Mit automatisierten Smartsheet-Genehmigungsanforderungen halten Sie Prozesse am Laufen, indem Sie automatisch eine Genehmigung von einem oder mehreren Entscheidungsträgern anfordern und ihr Feedback in Smartsheet protokollieren.
Genehmigungsanforderungen können umfassend angepasst und einzeln oder mit mehreren Schritten als Teil eines komplexeren Workflows versendet werden.
Genehmigungsanforderungen können auf Mobilgerten genutzt und von überall aus verwaltet werden. Dies spart Zeit, reduziert die Fehlerquote und beschleunigt Fortschritte.
Genehmigungen mit Workflows anfordern
Genehmigungsanforderungen pausieren den Workflow, bis die Anforderung genehmigt oder abgelehnt wurde. Bei jeder Genehmigung oder Ablehnung bestimmen die Bedingungen und Aktionen auf dem Pfad, was als Nächstes geschieht.
Benutzer*innen mit Berechtigungen auf Bearbeiterebene können Alarme oder Erinnerungen nur für sich selbst erstellen, bearbeiten oder löschen. Weitere Informationen zu Workflow-Berechtigungen.
Genehmigungs-Workflow einrichten
Bei geöffnetem Sheet:
- Wählen Sie in der Menüleiste Automatisierung > Aus Vorlage erstellen … aus.
- Im Abschnitt Aktualisierungs- und Genehmigungsanforderungen wählen Sie Eine Genehmigung anfordern, wenn bestimmte Kriterien erfüllt werden … > Vorlage verwenden aus.
- Geben Sie einen Namen für Ihren Workflow ein.
- Legen Sie im Auslöserblock fest, welche Kriterien den Workflow auslösen.
- Optional: Erstellen Sie Bedingungsblöcke, um die Zeilen zu filtern, die in der zugestellten Genehmigungsanforderung enthalten sein sollen.
- Verwenden Sie im Aktionsblock das Feld Name oder E-Mail hinzufügen. Hiermit wählen Sie aus, welche*r Stakeholder*in die Genehmigung erteilen muss.
Wenn Sie nur einen einzigen Kontakt hinzufügen, lautet der Standardname, den Smartsheet für den Genehmigungsstatus erstellt: Kontaktname Genehmigung (z. B. Max Mustermann Genehmigung). Wenn Sie mehr als eine genehmigende Person hinzufügen, lautet der Standardname Genehmigungsstatus.
- Wählen Sie in der Dropdown-Liste Antwort speichern unter die Spalte aus, in der Sie den Genehmigungsstatus erfassen möchten.
- Optional: Wählen Sie Nachricht anpassen aus, um den Betreff und die Nachricht der E-Mail zu bearbeiten.
- Wählen Sie die Schaltflächen Hinzufügen unter Wenn genehmigt und Wenn abgelehnt aus.
- Definieren Sie die Aktionen, die ausgeführt werden sollen, je nachdem, ob die Stakeholder*innen eine Genehmigung oder Ablehnung erteilt haben.
- Wählen Sie Speichern aus.
Fertig! Ihr Workflow weist nun mehrere, verbundene Aktionen basierend auf dem Status „Genehmigen“ oder „Ablehnen“ einer ursprünglichen Genehmigungsanforderung auf.
Erweiterte Optionen:
Wählen Sie im Block Genehmigung anfordern das Menü Mehr und dann Erweiterte Optionen … aus.Dort können Sie die folgenden Felder bearbeiten:
- Wenn eingereicht – Legen Sie fest, welcher Wert in der Spalte für den Genehmigungsstatus angezeigt wird, nachdem Sie eine Genehmigungsanforderung eingereicht haben.
- Wenn genehmigt – Legen Sie fest, welcher Wert in der Spalte für den Genehmigungsstatus (oder einer anderen ausgewählten Spalte) für genehmigte Anforderungen angezeigt wird.
- Schaltflächentext – Passen Sie die Beschriftung für die Genehmigungsschaltfläche an (z. B. „Genehmigen“ oder „Abzeichnen“).
- Wenn abgelehnt – Legen Sie fest, welcher Wert in der Spalte für den Genehmigungsstatus (oder einer anderen ausgewählten Spalte) für abgelehnte Anforderungen angezeigt wird.
- Schaltflächentext – Passen Sie die Beschriftung für die Schaltfläche zum Ablehnen an (z. B. „Ablehnen“ oder „Verweigern“).
Beachten Sie Folgendes:
- Verwenden Sie unterschiedliche Genehmigungswerte oder fügen Sie Bedingungen nach jeder genehmigten oder abgelehnten Anforderung hinzu, um doppelte Alarme zu vermeiden.
- Aktionen, die an das Ergebnis einer Genehmigungsanforderung geknüpft sind, werden mit dem Status Genehmigt oder Abgelehnt ausgeführt und berücksichtigen keine der Bedingungen, die vor der Genehmigungsanforderung definiert wurden.
- Es empfiehlt sich, die Spalten für den Genehmigungsstatus im Quellsheet zu sperren oder das Sheet nicht an Personen freizugeben, von denen Sie eine Genehmigung benötigen. Hierdurch verhindern Sie, dass die Statusspalte manuell geändert wird.
- Wenn eine Zeile gesperrt ist, kann niemand eine eingereichte Genehmigungsanforderung für diese Zeile genehmigen oder ablehnen. Eine gesperrte Genehmigungsspalte verhindert jedoch nicht das Einreichen, Genehmigen oder Ablehnen einer Genehmigungsanforderung.
- Sie können nur bis zu 5.000 Genehmigungsanforderungsaktionen in einer einzigen Workflow-Ausführung senden.
Um Endlosschleifen zu vermeiden, startet Smartsheet die Aktion Genehmigungsanforderung nicht, wenn die Auslöserzelle sheetübergreifende Formeln enthält oder mit anderen Zellen verlinkt ist. Um dies zu umgehen, verwenden Sie zeitbasierte Automatisierungen oder regelmäßige Workflows.