Centro de administração: combine contas com a mesclagem de usuários

Com a mesclagem de usuários, você pode atualizar endereços de e-mail em lote ou mesclar duas contas de usuário em uma. A mesclagem de contas de usuário transfere automaticamente todas as planilhas, relatórios, painéis, áreas de trabalho e o compartilhamento de informações de duas contas para uma.

Você tem um plano Executivo ou Pro? Você precisará transferir itens para a conta que deseja manter e excluir a conta adicional. 

Você pode usar a mesclagem de usuários para os seguintes cenários:

• para mesclar duas contas de usuário que pertencem à mesma pessoa na sua organização. Uma das contas pode ter sido criada devido a uma alteração de e-mail ou alteração no domínio;
• para atualizar o endereço de e-mail principal de usuários na organização, desde que ele não esteja associado a um usuário fora da organização;
  se um endereço de e-mail inserido já existir como uma conta de usuário do Smartsheet, essa conta deverá ser um membro da organização.
• para atualizar os domínios de e-mail dos usuários na organização. A atualização de domínio pode ser o resultado de uma fusão, uma aquisição, um desinvestimento, um desenvolvimento de marca ou uma consolidação.

Antes de começar

Antes de poder usar a mesclagem de usuários, você deve validar e ativar todos os domínios de e-mail associados aos endereços de e-mail que deseja mesclar.

O administrador de sistema que executa a mesclagem de usuários não pode ser uma das contas que estão sendo mescladas. Outro administrador de sistema precisará executar uma mesclagem de usuários da conta de um administrador de sistema.

Validar e ativar todos os domínios

A mesclagem de usuários exige a validação e a ativação de domínios, mas o recurso UAP (provisionamento automático de usuário) pode ser desabilitado.

Se uma conta de usuário já existir para um endereço de e-mail inserido, ela deverá ser um membro da organização na Lista de usuários.

A conta de usuário pode existir e não estar indicada no Gerenciamento de usuários se ela tiver sido excluída ou compartilhada em uma planilha. Para mesclar esse usuário, convide-o para a sua conta. Ele deverá aceitar o convite para ser adicionado como membro ativo à sua organização.

Remova funções premium do aplicativo

Caso uma das contas que você deseja mesclar tenha funções premium do aplicativo habilitadas, remova as permissões antes de mesclar as contas. Você pode reatribuir as funções do Aplicativo premium após a mesclagem das contas.

Baixar e configurar o modelo de Mesclagem de usuários

1. Faça login no centro de administração em https://admin.smartsheet.com usando suas credenciais atuais da conta do Smartsheet.
2. Selecione Mais ações > Mesclar usuários.
   
   
3. Para baixar o arquivo de modelo, selecione Baixar. 
   Você usará o modelo para a mesclagem de usuário.
4. No modelo baixado, insira o seguinte:
   • No Endereço de e-mail de login atual, insira os endereços de e-mail das contas correspondentes que devem ser mescladas e encerradas.
   • Na coluna Endereço de e-mail de login substituto, insira os endereços de e-mail principais das contas que você deseja manter.
     
     
5. Salve o arquivo concluído e mantenha o formato CSV.

Confira se os endereços de e-mail de cada par pertencem à mesma pessoa.

Você pode especificar até 500 pares de endereços de e-mail em um arquivo. Caso precise atualizar mais de 500 pares de endereços de e-mail, será necessário carregar outros arquivos de mesclagem.

Se um endereço de e-mail inserido já existir como uma conta de usuário do Smartsheet, essa conta deverá ser um membro da organização.

Após a mesclagem, o endereço de e-mail principal da conta mantida será o valor na coluna Endereço de e-mail de login substituto. O valor na coluna Endereço de e-mail de login atual será mantido como um endereço de e-mail alternativo para a conta.

Visualizar previamente e aplicar a mesclagem

1. Faça login no centro de administração em https://admin.smartsheet.com usando suas credenciais atuais da conta do Smartsheet.
2. Na página Gerenciamento de usuários, selecione Mais ações > Mesclar usuários.
3. Carregue o arquivo atualizado e selecione Visualização prévia da mesclagem.

   A Visualização prévia da mesclagem verificará os endereços de e-mail em busca de possíveis problemas, como endereços de e-mail inválidos, entradas duplicadas, domínios não validados, entre outros. As entradas que não estiverem Prontas para mesclagem não serão aplicadas, e uma correção prática será exibida na coluna Recomendação.
   
   

4. Quando tudo estiver pronto, selecione Aplicar mesclagem.
   
   Você verá uma mensagem de confirmação indicando que o processo de Mesclagem de usuários está em andamento.
   
   

5. Quando o processo de Mesclagem de usuários estiver concluído, os usuários envolvidos receberão uma confirmação por e-mail informando as alterações.

   Você também receberá um e-mail com um link para acessar o relatório dos resultados da Mesclagem de usuários. Os resultados da Mesclagem de usuários incluem as seguintes informações:

   • O Endereço de e-mail de login atual é o endereço de e-mail mesclado.
   • O Endereço de e-mail de login substituto é o endereço de e-mail mantido.
   • O Resultado mostra se a mesclagem foi bem-sucedida para um usuário específico.
   • As métricas, que mostram o número de funções, os itens de propriedade, os itens compartilhados e as associações de grupos para a conta mantida.

Pronto! Você concluiu a Mesclagem de usuários.

Itens incluídos em uma mesclagem de usuários

No processo de mesclagem de usuários, o Smartsheet segue esta lógica: 

1. Se um usuário tiver contas licenciadas e não licenciadas, o Smartsheet encerrará a conta não licenciada. 
   • O Smartsheet transfere todos os ativos da conta não licenciada para a conta licenciada. 
2. Caso um usuário tenha duas contas licenciadas, o Smartsheet manterá a conta mais antiga e encerrará a nova.

Após a conclusão, o Smartsheet transferirá os seguintes itens da conta encerrada para a conta mantida:

• planilhas, relatórios, áreas de trabalho e painéis compartilhados com o usuário ou que pertencem a ele;
• grupos que pertencem ao usuário;
• associação do grupo;
• funções, por exemplo, usuário licenciado, administrado de grupo, administrador de sistema, visualizador de recursos etc.;
• endereços de e-mail alternativos;
• informações do perfil.

No processo de Mesclagem de usuários, o sistema transfere os itens da área de trabalho para a pasta Transferido de.

Pontos importantes

O Smartsheet solicitará que um usuário externo crie uma conta se receber:

• um convite para editar ou visualizar um item do Smartsheet;
• um alerta de um fluxo de trabalho de automação ou outros acionadores. 

Para não perder fluxos de trabalho do conector nem tokens de API ao mesclar contas, verifique se:

• a conta que você deseja manter é licenciada; 
• a conta que você deseja encerrar não é licenciada.

Itens não incluídos em uma Mesclagem de usuários

• fluxos de trabalho de automação;
• contatos;
• conectores;
• Favoritos
• Tokens de API* 

*Os tokens de API são usados para integrações e aplicativos premium, como o Control Center e o Calendar App. Para usar esses aplicativos, talvez os usuários precisem autenticá-los novamente.

Desfazer a Mesclagem de usuários

Se você tiver problemas com a mesclagem de usuários ou se precisar desfazer a mesclagem de usuários de alguma conta, realce as linhas do arquivo de mesclagem de usuários que deseja desfazer e entre em contato com a equipe de suporte do Smartsheet. Anexe o arquivo de mesclagem de usuários à solicitação de suporte.

O suporte do Smartsheet entrará em contato com você para confirmar a solicitação antes de prosseguir com as alterações.

Uma mesclagem de usuários só poderá ser revertida se tiver sido concluída nos últimos sete dias.

A reversão não retornará completamente uma conta de usuário ao seu estado original anterior à mesclagem. Somente os itens que foram mesclados serão restaurados. Talvez os usuários precisem fazer a autenticação novamente nos aplicativos Premium, corrigir fluxos de trabalho automatizados ou executar outras ações.