Centro de administração: combinar contas com a mesclagem de usuário

Visão geral

Use a mesclagem de usuário para:

• Mesclar duas contas de usuário que pertencem à mesma pessoa no seu plano. Uma dessas contas pode ter sido criada devido a uma alteração de e-mail ou domínio.

• Você pode atualizar o endereço de e-mail principal de um usuário em seu plano se ele ainda não estiver associado a um usuário fora do plano.

  Se um endereço de e-mail inserido já existir como a própria conta de usuário do Smartsheet, essa conta deverá ser um membro do seu plano.

• Atualizar os domínios de e-mail dos usuários no seu plano. A atualização de domínio pode ser o resultado de uma mesclagem, uma aquisição, uma alienação, um desenvolvimento de marca ou uma consolidação.

Pré-requisitos

Validar e ativar todos os domínios

A mesclagem de usuário requer validação e ativação de domínio para todos os domínios de e-mail associados aos endereços de e-mail que você deseja mesclar. Ainda assim, o recurso de Provisionamento automático pode ser desativado.

O administrador de sistema que executa a mesclagem de usuário não pode ser proprietário de uma das contas que está sendo mesclada. Um outro administrador de sistema deve executar uma mesclagem de usuário da conta de um administrador de sistema.

A conta do usuário pode existir, mas não estar listada em Gerenciamento de usuários (modelo de colaborador legado)/Funções de usuário e relatórios (modelo de assinatura de usuário) se ela tiver sido excluída da conta ou compartilhada em uma planilha. Para mesclar esse usuário, convide-o para sua conta e faça com que ele aceite o convite para ser adicionado ao seu plano como um membro ativo.

Se você não tiver certeza sobre o tipo de modelo, saiba como determinar o modelo em que seu plano está.

Remover funções do aplicativo premium

Caso uma das contas que você deseja mesclar tenha funções do aplicativo premium habilitadas, remova as permissões antes de mesclar as contas. Você pode reatribuir as funções do aplicativo premium após a mesclagem das contas.

Remover usuários de grupos em outro plano

Se qualquer uma das contas constar como membro de grupos fora do plano atual, remova-as primeiro desses grupos antes de mesclá-las. Você pode adicioná-las novamente a esses grupos após a mesclagem.

Baixar e configurar o modelo de mesclagem de usuário

1. Faça login no centro de administração usando as credenciais atuais da sua conta do Smartsheet.
2. Selecione Menu> Gerenciamento de usuários (modelo de colaborador legado)/Funções de usuário e relatórios (modelo de assinatura de usuário).
3. Selecione Mais ações > Mesclar usuários…
4. Para baixar o arquivo do modelo que você usará para fazer a mesclagem de usuário, selecione Baixar.
5. No modelo baixado, insira o seguinte:
   • Em Endereço de e-mail de login atual, insira os endereços de e-mail das contas correspondentes que devem ser mescladas e encerradas.
   • Na coluna Endereço de e-mail de login substituto, insira os endereços de e-mail principais das contas que você deseja manter.

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6. Salve o arquivo concluído e o mantenha no formato CSV.

Confira se os endereços de e-mail de cada par pertencem à mesma pessoa.

Após a mesclagem, o endereço de e-mail principal da conta mantida será o valor na coluna Endereço de e-mail de login substituto. O valor na coluna Endereço de e-mail de login atual permanecerá como um endereço de e-mail alternativo para a conta.

Você pode atualizar até 500 pares de endereços de e-mail em um arquivo. Se tiver que atualizar mais de 500 pares de endereços de e-mail, você deverá carregar arquivos de mesclagem adicionais.

Visualizar previamente e aplicar a mesclagem

1. Faça login no centro de administração usando as credenciais atuais da sua conta do Smartsheet.
2. Na página de Gerenciamento de usuários (modelo de colaborador legado)/Funções de usuário e relatórios (modelo de assinatura de usuário), selecione Mais ações > Mesclar usuários...
3. Carregue o arquivo atualizado e selecione Visualização prévia da mesclagem.

A opção Visualização prévia da mesclagem valida os endereços de e-mail para problemas, como endereços de e-mail inválidos, entradas duplicadas, domínios não validados, entre outros. As entradas que não estiverem Prontas para mesclagem não serão aplicadas, e uma correção prática será exibida na coluna Recomendação.

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4. Quando tudo estiver pronto, selecione Aplicar mesclagem. Você verá uma mensagem de confirmação indicando que o processo de mesclagem de usuário está em andamento.
5. Quando o processo de mesclagem de usuário estiver concluído, os usuários envolvidos receberão uma confirmação por e-mail informando as alterações. 

Você também receberá um e-mail com um link para o relatório dos resultados da mesclagem de usuário, que inclui:

• Endereço de e-mail de login atual: endereço de e-mail que foi mesclado.
• Endereço de e-mail de login substituto: endereço de e-mail que foi mantido.
• Resultado: mostra se a mesclagem foi bem-sucedida para um usuário específico.
• Métricas a serem exibidas: o número de funções, itens de propriedade, itens compartilhados e associações a grupos para a conta mantida.

Itens incluídos em uma mesclagem de usuário

O Smartsheet segue esta lógica:

Modelo de colaborador legado 

1. Se um usuário tiver contas licenciadas e não licenciadas, o Smartsheet encerrará a conta não licenciada. 
   • O Smartsheet transfere todos os itens da conta não licenciada para a conta licenciada. 
2. Caso um usuário tenha duas contas licenciadas, o Smartsheet manterá a conta mais antiga e encerrará a nova.

Modelo de assinatura de usuário

1. Se um usuário tiver contas de membro e visualizador, o Smartsheet fechará a conta de visualizador.
   • O Smartsheet transfere todos os itens da conta de visualizador para a conta de membro.

2. Caso um usuário tenha duas contas de membro, o Smartsheet manterá a conta mais antiga e fechará a nova.

    

Após a conclusão, o Smartsheet transferirá os seguintes itens da conta encerrada para a conta mantida:

• Todas as planilhas, relatórios, áreas de trabalho e painéis aos quais o usuário tem acesso
• Grupos que pertencem ao usuário
• Associação a grupos
• Funções
• Endereços de e-mail alternativos
• Informações do perfil

O sistema transfere os itens da área de trabalho para a pasta Transferido de no processo de mesclagem de usuário.

Pontos importantes

O Smartsheet solicita que um usuário externo crie uma conta se receber:

• um convite para editar ou exibir um item do Smartsheet;
• um alerta de um fluxo de trabalho de automação ou outros acionadores. 

Para não perder fluxos de trabalho do conector nem tokens de API ao mesclar contas, verifique se:

• a conta que você quer manter é licenciada (modelo de colaborador legado) ou de um membro (modelo de assinatura de usuário);
• a conta que você quer fechar não é licenciada (modelo de colaborador legado) ou é de visualizador (modelo de assinatura de usuário);

Itens não incluídos em uma mesclagem de usuário

• Fluxos de trabalho de automação
• Contatos
• Conectores
• Favoritos
• Tokens de API * 

* Os tokens de API são usados para integrações e aplicativos premium, como o Control Center e o Calendar App. Para usar esses aplicativos, talvez os usuários precisem autenticá-los novamente.

Desfazer a mesclagem de usuário

Para desfazer a mesclagem, destaque as linhas no arquivo de mesclagem de usuário que você deseja desfazer e entre em contato com o suporte do Smartsheet. Lembre-se de anexar o arquivo de mesclagem de usuário à solicitação de suporte.

O suporte do Smartsheet entrará em contato com você para confirmar a solicitação antes de fazer as alterações.

A mesclagem de usuário só poderá ser revertida se tiver sido concluída dentro dos últimos sete dias.

A reversão retornará apenas parcialmente uma conta de usuário ao seu estado original anterior à mesclagem. Somente os itens que foram mesclados podem ser restaurados. Talvez os usuários precisem fazer a autenticação novamente nos aplicativos premium, corrigir fluxos de trabalho automatizados ou executar outras ações.