Centro de administração: combine contas com a Mesclagem de usuários

Com a Mesclagem de usuários, você pode atualizar endereços de e-mail em massa ou mesclar duas contas de usuário e transformá-las em uma. A mesclagem de contas de usuário transfere automaticamente todas as planilhas, relatórios, painéis, áreas de trabalho e o compartilhamento de informações de duas contas para uma.

Você tem o plano Executivo ou Pro? Precisará transferir itens para a conta que deseja manter e excluir a conta adicional. 

Você pode usar a Mesclagem de usuários nas seguintes situações:

• para mesclar duas contas de usuário que pertencem à mesma pessoa na sua organização. Uma das contas pode ter sido criada devido a uma alteração de e-mail ou alteração no domínio;
• para atualizar o endereço de e-mail principal de usuários na organização, desde que ele não esteja associado a um usuário fora da organização;
  se um endereço de e-mail inserido já existir como uma conta de usuário do Smartsheet, essa conta deverá ser um membro da organização.
• para atualizar os domínios de e-mail dos usuários na organização. A atualização de domínio pode ser o resultado de uma fusão, uma aquisição, um desinvestimento, um desenvolvimento de marca ou uma consolidação.

Antes de começar

Valide e ative todos os domínios

Antes de usar a Mesclagem de usuários, é preciso validar e ativar todos os domínios de e-mail associados aos endereços de e-mail que você deseja mesclar.

A Mesclagem de usuários exige a validação e ativação de domínios, mas o recurso UAP (provisionamento automático de usuário) pode ser desabilitado.

Se uma conta de usuário já existir para um endereço de e-mail inserido, ela deverá ser um membro da organização na Lista de usuários.

A conta de usuário pode existir e não estar indicada no Gerenciamento de usuários se ela tiver sido excluída ou compartilhada em uma planilha. Para mesclar esse usuário, convide-o para a sua conta. Ele deverá aceitar o convite para ser adicionado como membro ativo à sua organização.

Remova funções premium do aplicativo

Caso uma das contas que você deseja mesclar tenha funções premium do aplicativo habilitadas, remova as permissões antes de mesclar as contas. Você pode reatribuir as funções do Aplicativo premium após a mesclagem das contas.

Baixar e configurar o modelo de Mesclagem de usuários

1. Faça login no Centro de administração em https://admin.smartsheet.com usando as credenciais atuais da conta do Smartsheet.
2. Selecione Mais ações > Mesclar usuários.
   
   
3. Para baixar o arquivo do modelo, selecione Baixar. 
   você usará o modelo para fazer a mesclagem de usuários. 
4. No modelo baixado, insira o seguinte:
   • Em Endereço de e-mail de login atual, insira os endereços de e-mail das contas correspondentes que devem ser mescladas e encerradas.
   • Na coluna Endereço de e-mail de login substituto, insira os endereços de e-mail principais das contas que deseja manter.
     
     
5. Salve o arquivo concluído e mantenha o formato CSV.

Confira se os endereços de e-mail de cada par pertencem à mesma pessoa.

Você pode especificar até 500 pares de endereços de e-mail em um arquivo. Caso precise atualizar mais de 500 pares de endereços de e-mail, será necessário carregar outros arquivos de mesclagem.

Se um endereço de e-mail inserido já existir como uma conta de usuário do Smartsheet, essa conta deverá ser um membro da organização.

Após a mesclagem, o endereço de e-mail principal da conta mantida será o valor na coluna Endereço de e-mail de login substituto. O valor na coluna Endereço de e-mail de login atual será mantido como um endereço de e-mail alternativo para a conta.

Visualizar previamente e aplicar a mesclagem

1. Faça login no Centro de administração em https://admin.smartsheet.com usando as credenciais atuais da conta do Smartsheet.
2. Na página Gerenciamento de usuários, selecione Mais ações > Mesclar usuários.
3. Carregue o arquivo atualizado e selecione  Visualização prévia da mesclagem.

   A Visualização prévia da mesclagem verificará os endereços de e-mail em busca de possíveis problemas, como endereços de e-mail inválidos, entradas duplicadas, domínios não validados, entre outros. As entradas que não estiverem Prontas para mesclagem não serão aplicadas, e uma correção prática será exibida na coluna Recomendação.
   
   

4. Quando tudo estiver pronto, selecione Aplicar mesclagem.
   
   Você verá uma mensagem de confirmação indicando que o processo de Mesclagem de usuários está em andamento.
   
   

5. Quando o processo de Mesclagem de usuários estiver concluído, os usuários envolvidos receberão uma confirmação por e-mail informando as alterações.

   Você também receberá um e-mail com um link para acessar o relatório dos resultados da Mesclagem de usuários. Os resultados da Mesclagem de usuários incluem as seguintes informações:

   • O Endereço de e-mail de login atual é o endereço de e-mail mesclado.
   • O Endereço de e-mail de login substituto é o endereço de e-mail mantido.
   • O Resultado mostra se a mesclagem foi bem-sucedida para um usuário específico.
   • As métricas, que mostram o número de funções, os itens de propriedade, os itens compartilhados e as associações de grupos para a conta mantida.

Pronto! Você concluiu a Mesclagem de usuários.

Itens incluídos em uma Mesclagem de usuários

No processo de Mesclagem de usuários, o Smartsheet segue esta lógica: 

1. Se um usuário tiver contas licenciadas e não licenciadas, o Smartsheet encerrará a conta não licenciada. 
   • O Smartsheet transfere todos os ativos da conta não licenciada para a conta licenciada. 
2. Caso um usuário tenha duas contas licenciadas, o Smartsheet manterá a conta mais antiga e encerrará a nova.

Após a conclusão, o Smartsheet transferirá os seguintes itens da conta encerrada para a conta mantida:

• planilhas, relatórios, áreas de trabalho e painéis compartilhados com o usuário ou que pertencem a ele;
• grupos que pertencem ao usuário;
• associação do grupo;
• funções, por exemplo, usuário licenciado, admin de grupo, administrador de sistema, visualizador de recursos etc.;
• endereços de e-mail alternativos;
• informações do perfil.

No processo de Mesclagem de usuários, o sistema transfere os itens da área de trabalho para a pasta Transferido de.

Bom saber

O Smartsheet solicitará que um usuário externo crie uma conta se receber:

• um convite para editar ou visualizar um item do Smartsheet;
• um alerta de um fluxo de trabalho de automação ou outros acionamentos. 

Para não perder fluxos de trabalho do Conector nem tokens de API ao mesclar contas, verifique se:

• a conta que deseja manter está licenciada; 
• a conta que deseja encerrar não está licenciada.

Itens não incluídos em uma Mesclagem de usuários

• fluxos de trabalho de automação;
• contatos;
• conectores;
• favoritos;
• tokens de API*. 

*Os tokens de API são usados para integrações e aplicativos premium, como o Control Center e o aplicativo Calendário. Para usar esses aplicativos, talvez os usuários precisem autenticá-los novamente.

Desfazer a Mesclagem de usuários

Se você tiver problemas ou precisar desfazer a Mesclagem de usuários para alguma conta, destaque as linhas no arquivo da Mesclagem de usuários que deseja desfazer e fale com o Suporte do Smartsheet. Anexe o arquivo da Mesclagem de usuários à solicitação de suporte.

O Suporte do Smartsheet entrará em contato para confirmar a solicitação antes de realizar as alterações.

Só será possível reverter uma Mesclagem de usuários se ela tiver sido concluída nos últimos sete dias.

A reversão não retorna completamente uma conta de usuário ao seu estado original antes da mesclagem. Apenas os itens mesclados serão revertidos. Talvez os usuários precisem se autenticar novamente em aplicativos premium, corrigir fluxos de trabalho automatizados ou realizar outras ações.