Automação

 

Agilize a execução de tarefas da equipe e economize um tempo valioso com fluxos de trabalho automatizados que combinam vários cenários e ações. Automatize tarefas manuais repetitivas, como aprovações, atualizações de status e lembretes. Crie, gerencie e colabore facilmente nos fluxos de trabalho usando um editor visual.

Fluxos de trabalho automatizados consistem em três componentes: acionadores, condições e ações.

Blocos e caminhos: anatomia de um fluxo de trabalho automatizado

Criar um fluxo de trabalho automatizado é semelhante à criação de um fluxograma. Você reunirá acionamentos, condições e ações, de um bloco inicial até um ou mais blocos finais.

No criador de fluxo de trabalho:

  1. Selecione o botão Adicionar Botão adicionar  
  2. Selecione o que deseja adicionar (condição, caminho condicional, ação). 

Para conceituar a automação, pense nos fluxos de trabalho por meio da seguinte estrutura: quando uma alteração acionar o fluxo de trabalho, se a linha atender às condições definidas, execute a ação especificada.

Consulte a tabela abaixo para obter detalhes sobre o que esses elementos fazem.

ElementoUsar para
Bloco de acionamentoA data e hora especificadas, a configuração de recorrência ou as atividades da planilha que ativam o fluxo de trabalho automatizado. 
Bloco condicionalUsado para filtrar quais linhas estão incluídas nas ações do fluxo de trabalho no mesmo caminho
Bloco de açõesTipo de automação (alerta, aprovação, solicitação, etc.) que você deseja que ocorra como resultado do acionamento mediante atendimento das condições precedentes. Detalhes sobre os diferentes tipos de automação disponíveis podem ser encontrados aqui.
Caminho condicionalUma linha que conecta blocos de modo a representar as diferentes rotas que seu fluxo de trabalho pode percorrer, dependendo das condições definidas. Seu fluxo de trabalho pode ter um único caminho do acionamento até a ação, ou ele pode ter vários caminhos, indicando diferentes ações com base nas condições precedentes.

Práticas recomendadas de fluxo de trabalho automatizado

Tenha em mente o seguinte ao configurar seu fluxo de trabalho:

  • Digite um nome para o seu fluxo de trabalho no canto superior esquerdo do criador do fluxo de trabalho
  • Não se esqueça de salvar seu fluxo de trabalho (clicando em salvar, no canto inferior direito) após a configuração ou eventuais alterações. Você pode voltar e fazer novas alterações em seu fluxo de trabalho a qualquer momento.

Blocos de acionamento: defina quando o seu fluxo de trabalho é executado

Ao criar fluxos de trabalho de automação, você pode definir os critérios que acionarão seu fluxo de trabalho. As possibilidades de acionamento incluem:

  • Quando linhas são adicionadas ou alteradas
  • Quando linhas são alteradas
  • Quando linhas são adicionadas (não ocorre acionamento em caso de alterações nas linhas existentes)
  • Quando uma data é alcançada

    bloco de acionamento

Você pode inserir critérios para o acionamento do fluxo de trabalho ao lado da opção Quando, no bloco de acionamento, a fim de garantir que apenas as alterações desejadas nos campos escolhidos acionem o fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode criar um fluxo de trabalho que seja acionado apenas quando o status de um item passe para “Concluído”.

Blocos condicionais: filtre o que seus fluxos de trabalho automatizados enviam

Entre o bloco de acionamento e os blocos de ação de seus fluxos de trabalho de automação, é possível definir condições para filtrar quais linhas serão incluídas na ação ou no alerta resultante. Também é possível adicionar caminhos condicionais para gerenciar uma série de cenários distintos, a fim de automatizar ações em um fluxo de trabalho com base em critérios específicos. 

Crie lógicas condicionais em bloco condicionais clicando em e para alternar entre os dois estados:

  • Apenas uma condição precisa ser atendida (ou)
  • Todas as condições precisam ser atendidas (e) para disparar as ações subsequentes

clique em e

Por exemplo, quando um novo chamado de solicitação de TI é adicionado a uma planilha por meio de um formulário, é possível enviar diferentes alertas e solicitações para destinatários específicos de acordo com o departamento, a prioridade e o tipo de solicitação especificado no chamado.

Misture a lógica E com a lógica Ou no mesmo caminho condicional

Se você deseja misturar condições da lógica e com condições da lógica ou, adicione vários blocos condicionais (por exemplo, um para suas condições E, outro para suas condições OU) no mesmo caminho condicional.

lógica mista

O exemplo acima exige que os critérios das Condições (1) sejam atendidos antes que os critérios das Condições (2) sejam avaliados.  


O que esperar de caminhos condicionais sobrepostos

É possível configurar caminhos condicionais que se sobreponham, ou seja, que possuam condições semelhantes ou idênticas definidas para diferentes caminhos condicionais. Em situações como essa, o Smartsheet avalia as condições da esquerda para a direita e dispara as ações do caminho condicional mais à esquerda (cujas condições tenham sido atendidas). O Smartsheet não dispara todas as ações de todos os caminhos paralelos cujas condições tenham sido atendidas. 

Por exemplo, vamos supor que tenhamos um fluxo de trabalho automatizado com dois caminhos condicionais - Condições (1) e Condições (2):

Lógica de sobreposição

  • As Condições (1) representam o caminho condicional mais à esquerda e estabelecem que o Preço seja menor ou igual a 100. (O atendimento dessa condição dispara um alerta direto ao gerente de finanças)
  • As Condições (2) estão à direita do caminho condicional A, e determinam que o Preço esteja entre 50 e 250. (Isso dispara uma solicitação de aprovação às principais partes interessadas listadas nas células de contato da planilha.)

Quando o fluxo de trabalho é acionado para uma linha com Preço menor ou igual a 100, as ações das Condições (1) serão disparadas, já que sua condição foi atendida e ela é a condição mais à esquerda de duas condições sobrepostas. (As ações das Condições (2) não serão disparadas, a menos que o Preço fique entre 101 e 250.)
 

Blocos de ação: especifique que tipo de automação será acionado

Com um bloco de ação, você pode escolher o tipo de automação que deseja que seu fluxo de trabalho execute quando acionado. Use a tabela a seguir como referência para os diferentes tipos de ações.

Use este tipo de alerta ou açãoNesta situação
AlertaPara alertar as pessoas sobre as principais alterações em campos específicos
Para alertar alguém quando essa pessoa é designada a uma nova tarefa
Para saber quando os campos estão configurados com um valor específico (por exemplo, quando um campo suspenso de Status está configurado como “Bloqueado”)
LembretePara alertar as pessoas (seja com base em um campo de contato ou inserindo manualmente) antes, após ou em datas-chave (com base em um campo de data ou especificando manualmente)
Solicitação de aprovaçãoPara sign-off de uma parte interessada em uma tarefa específica
Para que alguém aprove ou rejeite um item (por exemplo, a aprovação do diretor em uma proposta de projeto a fim de avançar seu status para Aprovado ou Recusado, respectivamente)
Para aprovação em um item que atende determinado critério (por exemplo, aprovação financeira quando a despesa de um item está acima de determinada quantia)
Solicitação de atualizaçãoPara obter detalhes sobre o proprietário de um item de trabalho quando o item está em atraso (a data limite já passou e o status não é igual a concluído)
Para buscar automaticamente as últimas informações do responsável por um item quando um valor é alterado em um campo específico (por exemplo, quando o status de uma linha muda para “em andamento”, solicite que o responsável atualize a data de início)
Bloqueio automático de linhaPara evitar futuras edições após um item ter sido aprovado ou concluído
Para evitar futuras edições após um determinado momento
Desbloqueio automático de linhaForneça consistência de processo permitindo que os itens sejam editados somente quando as etapas de pré-requisito forem concluídas

Ao adicionar um bloco de ações, você escolhe que tipo de ação deseja usar. Se você selecionar um tipo de ação e quiser alterá-lo, selecione o ícone de Menu, no canto superior direito do bloco, para alterar o tipo de ação.

No bloco de acionamento do seu fluxo de trabalho automatizado, selecione Menu > Opções avançadas para configurar quais campos são exibidos no alerta ou na solicitação, ou o status de aprovação e os detalhes do nome do botão das solicitações de aprovação.

Opções avançadas

Selecione seus destinatários

Configure o bloco de ações para garantir que os alertas e as solicitações sejam enviados a pessoas envolvidas em um item de trabalho específico. Você pode configurar para que eles sejam enviados a:
Pessoas em um campo de contato daquela linha (por exemplo: o responsável)
Todos inclusos no compartilhamento da planilha
Pessoas especificadas manualmente
Membros de um canal em um aplicativo de terceiros, como o Slack ou o Microsoft Teams

Se você configurou um alerta tendo você mesmo como destinatário, mas não é notificado quando edita a planilha, será necessário ativar as notificações para as alterações realizadas por você. Consulte o artigo Ajustanto as configurações pessoais para obter mais informações sobre como alterar as preferências de notificação e outras configurações na sua conta.

Crie uma mensagem personalizada

Você pode criar assuntos e corpos personalizados para mensagens entregues por meio de ações do tipo de alerta e do tipo de solicitação, a fim de garantir que o destinatário tenha todas as informações e o contexto de que precisam para se manterem totalmente informados ou tomarem as medidas adequadas.

Consulte o artigo Adicione dinamicamente dados de célula ao assunto e ao corpo de mensagens de alerta e solicitações a fim de tornar suas mensagens personalizadas ainda mais poderosas.