Automação

Agilize a execução da equipe e poupe um tempo valioso com os fluxos de trabalho automatizados que combinam vários cenários e ações. Automatize tarefas manuais repetitivas, como aprovações, atualizações de status e lembretes. Crie, gerencie e colabore com facilidade nos fluxos de trabalho usando um editor visual.

Os fluxos de trabalho automatizados são formados por três componentes: gatilhos, condições e ações.

Blocos e caminhos: anatomia de um fluxo de trabalho automatizado

Criar um fluxo de trabalho automatizado é semelhante à criação de um fluxograma. Você reunirá acionamentos, condições e ações, de um bloco inicial até um ou mais blocos finais.

No criador de fluxo de trabalho:

  1. Selecione o botão Adicionar Botão adicionar  
  2. Selecione o que deseja adicionar (condição, caminho condicional, ação). 

Para conceituar a automação, pense nos fluxos de trabalho por meio da seguinte estrutura: quando uma alteração acionar o fluxo de trabalho, se a linha atender às condições definidas, execute a ação especificada.

Consulte a tabela abaixo para obter detalhes sobre o que esses elementos fazem.

ElementoUsar para
Bloco de acionamentoA data e hora especificadas, a configuração de recorrência ou as atividades da planilha que ativam o fluxo de trabalho automatizado. 
Bloco condicionalUsado para filtrar quais linhas estão incluídas nas ações do fluxo de trabalho no mesmo caminho
Bloco de açõesTipo de automação (alerta, aprovação, solicitação, etc.) que você deseja que ocorra como resultado do acionamento mediante atendimento das condições precedentes. Detalhes sobre os diferentes tipos de automação disponíveis podem ser encontrados aqui.
Caminho condicionalUma linha que conecta blocos de modo a representar as diferentes rotas que seu fluxo de trabalho pode percorrer, dependendo das condições definidas. Seu fluxo de trabalho pode ter um único caminho do acionamento até a ação, ou ele pode ter vários caminhos, indicando diferentes ações com base nas condições precedentes.

Práticas recomendadas de fluxo de trabalho automatizado

Tenha em mente o seguinte ao configurar seu fluxo de trabalho:

  • Digite um nome para o seu fluxo de trabalho no canto superior esquerdo do criador do fluxo de trabalho
  • Não se esqueça de salvar seu fluxo de trabalho (clicando em salvar, no canto inferior direito) após a configuração ou eventuais alterações. Você pode voltar e fazer novas alterações em seu fluxo de trabalho a qualquer momento.

Blocos de acionamento: Definir quando seu fluxo de trabalho é executado

Ao criar fluxos de trabalho de automação, você poderá definir os critérios que dispararão seu fluxo de trabalho. Os acionamentos incluem:

  • Quando linhas são adicionadas ou alteradas
  • Quando linhas são alteradas
  • Quando linhas são adicionadas (isso não acionará alterações nas linhas existentes)
  • Quando uma data é alcançada

    bloco de acionamento

Você poderá inserir critérios para o acionador do fluxo de trabalho ao lado de Quando no bloco de acionamento, a fim de garantir que apenas as alterações desejadas nos campos escolhidos acionem o fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode criar um fluxo de trabalho que é acionado apenas quando o Status de um item se torna “Concluído”.

Considere o seguinte ao configurar seu bloco de acionamento:

  • Se o seu fluxo de trabalho for acionado por alterações em Qualquer Valor, isso incluirá quando uma célula ficar em branco.

  • As ações que modificam automaticamente a planilha não poderão ser acionadas por links de célula de entrada ou fórmulas entre planilhas. Isso inclui Solicitar uma aprovação, Mover linhas, Copiar linhas, Bloquear linhas e Desbloquear linhas. Por exemplo, se a célula de Status da linha for preenchida por um link de célula com um valor proveniente de outra planilha, as alterações desse valor de célula por meio do link de célula não acionarão o fluxo de trabalho que bloqueia a linha quando o Status mudar para Concluído.

Blocos condicionais: filtre o que seus fluxos de trabalho automatizados enviam

Entre o bloco de acionamento e os blocos de ação de seus fluxos de trabalho de automação, é possível definir condições para filtrar quais linhas serão incluídas na ação ou no alerta resultante. Também é possível adicionar caminhos condicionais para gerenciar uma série de cenários distintos, a fim de automatizar ações em um fluxo de trabalho com base em critérios específicos. 

Crie lógicas condicionais em bloco condicionais clicando em e para alternar entre os dois estados:

  • Apenas uma condição precisa ser atendida (ou)
  • Todas as condições precisam ser atendidas (e) para disparar as ações subsequentes

clique em e

Por exemplo, quando um novo chamado de solicitação de TI é adicionado a uma planilha por meio de um formulário, é possível enviar diferentes alertas e solicitações para destinatários específicos de acordo com o departamento, a prioridade e o tipo de solicitação especificado no chamado.

Misture a lógica E com a lógica Ou no mesmo caminho condicional

Se você deseja misturar condições da lógica e com condições da lógica ou, adicione vários blocos condicionais (por exemplo, um para suas condições E, outro para suas condições OU) no mesmo caminho condicional.

lógica mista

O exemplo acima exige que os critérios das Condições (1) sejam atendidos antes que os critérios das Condições (2) sejam avaliados.  


O que esperar de caminhos condicionais sobrepostos

É possível configurar caminhos condicionais que se sobreponham, ou seja, que possuam condições semelhantes ou idênticas definidas para diferentes caminhos condicionais. Em situações como essa, o Smartsheet avalia as condições da esquerda para a direita e dispara as ações do caminho condicional mais à esquerda (cujas condições tenham sido atendidas). O Smartsheet não dispara todas as ações de todos os caminhos paralelos cujas condições tenham sido atendidas. 

Por exemplo, vamos supor que tenhamos um fluxo de trabalho automatizado com dois caminhos condicionais - Condições (1) e Condições (2):

Lógica de sobreposição

  • As Condições (1) representam o caminho condicional mais à esquerda e estabelecem que o Preço seja menor ou igual a 100. (O atendimento dessa condição dispara um alerta direto ao gerente de finanças)
  • As Condições (2) estão à direita do caminho condicional A, e determinam que o Preço esteja entre 50 e 250. (Isso dispara uma solicitação de aprovação às principais partes interessadas listadas nas células de contato da planilha.)

Quando o fluxo de trabalho é acionado para uma linha com Preço menor ou igual a 100, as ações das Condições (1) serão disparadas, já que sua condição foi atendida e ela é a condição mais à esquerda de duas condições sobrepostas. (As ações das Condições (2) não serão disparadas, a menos que o Preço fique entre 101 e 250.)
 

Blocos de ação: Especifica que tipo de automação é acionado

Com um bloco de ação, você poderá escolher que tipo de automação deseja que seu fluxo de trabalho execute ao ser acionado. Use a tabela a seguir como referência para os diferentes tipos de ações.

Use este tipo de alerta ou açãoNesta situação
Enviar alerta para alguém

Para alertar as pessoas sobre alterações importantes em campos específicos

 Para alertar alguém quando uma nova tarefa lhe for atribuída

 Para saber quando os campos são definidos com um valor específico (por exemplo, quando um campo suspenso de Status é definido como “Bloqueado”)

Nota: Anexos serão enviados apenas quando forem atualizados ou adicionados à linha depois que o alerta já tiver sido definido.

Definir um lembretePara alertar as pessoas (seja com base em um campo de contato ou inserindo-as manualmente) em datas específicas ou antes/depois delas (seja com base em um campo de data ou especificando manualmente)
Solicitar uma atualizaçãoPara obter detalhes do proprietário de um item de trabalho quando o item estiver atrasado (a data de vencimento estiver no passado e o status não for Concluído)

 Para buscar automaticamente as informações mais recentes do responsável por um item de trabalho assim que um valor for alterado em um campo específico (por exemplo, quando o status de uma linha mudar para “Em andamento”, solicite que o responsável atualize a data de início)
Configurar um fluxo de trabalho de aprovaçãoPara obter a aprovação de uma tarefa específica por uma parte interessada importante

 Para alguém aprovar ou recusar um item (por exemplo, aprovação de uma proposta de projeto pela Diretoria para avançar seu status para Aprovado ou Recusado, respectivamente)

 Para aprovação de um item que atenda a um determinado critério (por exemplo, aprovação financeira quando o custo de um item excede um determinado montante)
Mover ou copiar linhas para outra planilhaPara mover ou copiar uma linha para outra planilha quando ela for marcada como concluída.

 Para rotear automaticamente os itens de trabalho recebidos para planilhas diferentes com base nas características (por exemplo, quando o Departamento Responsável estiver designado, mova a tarefa para a planilha de registro de entrada desse departamento).
Bloquear linhasPara evitar novas edições após a aprovação ou conclusão de um item

 Para evitar edições adicionais após um determinado momento
Desbloquear linhasForneça consistência de processo permitindo que os itens sejam editados somente quando as etapas de pré-requisito forem concluídas

Ao adicionar um bloco de ação, você escolherá o tipo de ação que deseja usar. Se você selecionar um tipo de ação e quiser alterá-lo, selecione o ícone Menu, no canto superior direito do bloco, para alterar a ação.

No bloco acionador do seu fluxo de trabalho automatizado, selecione Menu > Opções avançadas para configurar quais campos são exibidos no alerta ou na solicitação ou o status de aprovação e os detalhes do nome do botão para as Solicitações de aprovação.

Opções avançadas

Selecione seus destinatários

Configure o bloco de ação para garantir que os alertas e as solicitações sejam enviados às pessoas envolvidas com um item de trabalho específico. Você poderá configurá-los para serem enviados para:

Pessoas em um campo de contato para aquela linha (por exemplo: o responsável)

Todos os usuários com quem a planilha está compartilhada

Indivíduos que você especifica manualmente

Membros de um canal em um aplicativo de terceiros, como o Slack ou o Microsoft Teams

Se você configurar um alerta tendo você mesmo como destinatário, mas não for notificado ao editar a planilha, você deverá ativar as notificações para as alterações que fizer. Consulte Ajuste das configurações pessoais para obter mais informações sobre como alterar as preferências de notificação e outras configurações na sua conta.

Criar uma mensagem personalizada

Você poderá criar um assunto e um corpo personalizados para as mensagens entregues por ações do tipo de alerta e do tipo de solicitação, a fim de garantir que o destinatário tenha todas as informações e o contexto necessários para que seja totalmente informado ou tome as medidas apropriadas.

Confira Adicionar dados de célula dinamicamente no assunto e no corpo das mensagens de alerta e de solicitação a fim de tornar suas mensagens personalizadas ainda mais poderosas.