Gerenciar fluxos de trabalho

Para estabelecer uma conexão com o Data Shuttle, acesse o menu Conexões na barra de navegação do aplicativo Smartsheet ou selecione o botão Fazer login no Data Shuttle abaixo.

Fazer login no Data Shuttle

Gerenciamento de fluxos de trabalho pelo administrador de sistema

Se você for um administrador de sistema, poderá:

• ver uma lista de todos os fluxos de trabalho criados na sua organização;

• adicionar ou remover gerenciadores de fluxo de trabalho;

• exibir os detalhes da configuração;

• pausar qualquer fluxo de trabalho;

• arquivar qualquer fluxo de trabalho;

• excluir e restaurar qualquer fluxo de trabalho;

• exibir o registro de atividade de qualquer fluxo de trabalho.

Use o menu de fluxo de trabalho na parte superior da tela para alternar seus próprios fluxos, os de sua organização e os arquivados.

Lembre-se:

• Você não pode editar fluxos de trabalho que não sejam de sua propriedade.
• Também não pode acessar as planilhas de origem ou destino usadas nos fluxos, a menos que sejam compartilhadas com você.
• Os proprietários dos fluxos de trabalho recebem uma notificação quando um administrador age em um dos fluxos pelo centro de notificações ou por e-mail, dependendo das configurações de notificação.

Editar um fluxo de trabalho

1. Passe o cursor sobre o fluxo de trabalho e selecione o menu de três pontos. 
2. Selecione Editar fluxo de trabalho.

Se tiver ocorrido um erro na configuração ou na última execução do fluxo de trabalho (por exemplo, se a planilha de origem foi excluída), Última execução mostrará um ícone e uma mensagem de erro. Para corrigir o problema, edite o fluxo de trabalho e publique-o novamente.

Editar e adicionar novas colunas a um fluxo de trabalho

Pode ser necessário alterar a estrutura do arquivo de origem à medida que o processo evolui. Para manter a nova estrutura na planilha de destino:

1. Edite o arquivo de origem com os novos cabeçalhos de coluna ou colunas adicionais. Se você estiver usando um arquivo Excel ou CSV, carregue o novo arquivo de origem no local de origem e edite a planilha de destino com cabeçalhos de coluna atualizados ou colunas adicionais.
2. Acesse Origem > Local de origem e selecione outro local de origem. Por exemplo, se a origem for o Google Drive, mude para o Smartsheet.

3. Mude o local de origem de volta para a seleção original.

   Pode ser necessário selecionar outra vez a planilha de anexos ou o nome do arquivo.

4. Selecione Avançar até chegar à página Mapeamento. Mapeie todas as colunas e expressões de entrada novamente. Saiba mais sobre o mapeamento de colunas no artigo Criar um fluxo de trabalho de upload no Data Shuttle. 

   Pode ser necessário mapear todas as colunas novamente, não apenas aquelas que você adicionou e editou.

Agora você pode ativar e executar o fluxo de trabalho. 

Pausar um fluxo de trabalho

O Data Shuttle pausa os fluxos de trabalho que apresentam erros e falhas constantemente. O status da última execução no painel mostra o ícone de pausado. Os erros resultantes de um carregamento parcial de dados não pausam o fluxo de trabalho.

Para reativar um fluxo de trabalho pausado, selecione Revisar e edite a configuração para garantir uma execução bem-sucedida na próxima vez. Salve o fluxo de trabalho para que ele volte a ser executado e retome as atividades agendadas.

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Arquivar um fluxo de trabalho 

Quando você arquiva um fluxo de trabalho, ele é pausado e transferido para o arquivo morto. Você tem 90 dias para recuperar o fluxo de trabalho antes que ele seja excluído permanentemente.

Se você restaurar o fluxo de trabalho, as configurações não serão alteradas, e o fluxo de trabalho será executado de acordo com o cronograma. Quando um fluxo de trabalho é arquivado, ele não é executado, mas você pode acessar o registro de atividade.

Você pode excluir permanentemente um fluxo de trabalho do arquivo morto antes do fim do período de 90 dias. Se você excluir permanentemente um fluxo de trabalho, o registro de atividade não ficará mais disponível.

Compartilhar ou transferir um fluxo de trabalho

Para compartilhar ou transferir um fluxo de trabalho, selecione e, em seguida, Configurações de compartilhamento. Você pode compartilhar fluxos de trabalho com outros gerentes de fluxo de trabalho, mas somente dentro do mesmo plano.

Observe que a transferência de fluxos de trabalho envolve adicionar outro gerente de fluxo de trabalho e remover a si das permissões de compartilhamento desses fluxos. Para remover a si, você deve primeiro adicionar outro gerente de fluxo de trabalho.

Todos os gerentes de fluxo de trabalho podem editar, executar, arquivar e compartilhar um fluxo de trabalho desde que tenham, pelo menos, permissões de editor nos arquivos de origem e de destino. Como responsáveis pelos planos, os administradores também podem adicionar ou remover gerentes de qualquer fluxo de trabalho.

Como funcionam as notificações

Todos os gerentes de fluxo de trabalho receberão notificações sobre o seguinte:

• erros de fluxo de trabalho;
• adições ou remoções de usuários de um fluxo de trabalho do Data Shuttle, incluindo eles mesmos;
• edições e exclusões do fluxo de trabalho.

As notificações serão enviadas no aplicativo do Smartsheet e por e-mail de acordo com as configurações de notificação definidas pelo usuário no Smartsheet. Para ajustar as preferências de notificação do Data Shuttle, edite as opções na seção @Menções, Convites de compartilhamento e Solicitações de comprovante.

No momento, não há suporte para compartilhamento em massa e compartilhamento com grupos.

Executar ações em massa em fluxos de trabalho

Os administradores e usuários do sistema podem executar ações de fluxo de trabalho em massa nos painéis principais: Meus fluxos de trabalho, Minha organização (somente administradores) e Fluxos de trabalho arquivados. Eles podem fazer o seguinte, dependendo do nível de acesso:

• Os usuários podem:

  • selecionar vários ou todos os fluxos de trabalho de uma só vez para ações específicas;

  • arquivar um número selecionado ou todos os fluxos de trabalho e excluí-los permanentemente em massa do arquivo.

• Os administradores de sistema podem realizar as mesmas ações para todos os fluxos de trabalho na organização, bem como excluir permanentemente os fluxos de trabalho em massa.

Exibir notificações de erro para fluxos de trabalho com falha

Sempre que um fluxo de trabalho que você criou falhar, o Data Shuttle enviará uma notificação com um link para o fluxo com falha no aplicativo ou por e-mail, dependendo das suas configurações de notificação. Ao seguir esse link, você poderá revisar o registro de execução e resolver eventuais problemas conforme necessário.

Observe que as notificações de erro só são acionadas na primeira instância de uma falha de fluxo de trabalho, a menos que o erro seja alterado ou o fluxo de trabalho tenha sido editado desde a última ocorrência da falha.

Você pode gerenciar as preferências de notificação do Data Shuttle navegando até Conta > Configurações pessoais... > Notificações. Lá, ajuste as opções na seção @Menções, Convites de compartilhamento e Solicitações de comprovante.

Exibir alterações no fluxo de trabalho

Para visualizar as alterações no fluxo de trabalho, selecione o ícone de mais e, depois, Registro de atividade. O registro de atividade lista as ações do fluxo de trabalho, incluindo alterações na origem, destino ou atualizações no cronograma. 

Visualizar mensagens do log de execução do fluxo de trabalho

No painel do Data Shuttle, você verá um indicador de status para o fluxo de trabalho:

• Uma marca de seleção verde informa que o fluxo de trabalho foi executado com sucesso. 

• Um sinal de atenção amarelo indica que algo está errado com o fluxo de trabalho do Data Shuttle, mas que alguns dados foram transferidos com sucesso. 

• Um ponto de exclamação vermelho informa que algo está errado e que houve uma falha no fluxo de trabalho. 

A mensagem do log exibe o erro quando há falha no fluxo de trabalho e oferece orientações para solução de problemas. Dependendo das instruções de erro, será preciso editar as configurações do fluxo de trabalho, corrigir o arquivo ou formato de arquivo e/ou carregar um novo arquivo de origem.

Quando um fluxo de trabalho é executado, o log de execução mostra informações da seguinte forma:  

• Para acessar as mensagens do log, selecione a data abaixo de Última execução.