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Os administradores de sistema podem gerenciar fluxos de trabalho do Data Shuttle na organização.
Gerenciar fluxos de trabalho do Data Shuttle
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Existem algumas maneiras de acessar o Data Shuttle no aplicativo Smartsheet:
- Através do menu Connections (Conexões) na barra de navegação superior na exibição em Grid (Grade).
- Através do botão Data Integrations (Integrações de dados) na barra de navegação superior na exibição em Table (Tabela).
Você também pode entrar usando o botão abaixo.
Gerenciamento de fluxos de trabalho pelo administrador de sistema
Se você for um administrador de sistema, poderá:
- ver uma lista de todos os fluxos de trabalho criados na sua organização;
- adicionar ou remover gerenciadores de fluxo de trabalho;
- exibir os detalhes da configuração;
- pausar qualquer fluxo de trabalho;
- arquivar qualquer fluxo de trabalho;
- restaurar qualquer fluxo de trabalho;
excluir qualquer fluxo de trabalho;
A exclusão de um fluxo de trabalho é uma ação permanente. Você não pode desfazer isso.
- exibir o registro de atividade de qualquer fluxo de trabalho.
Use o menu de fluxo de trabalho na parte superior da tela para alternar entre seus próprios fluxos, os de sua organização e os arquivados.
Importante
- Também não pode acessar as planilhas de origem ou destino usadas nos fluxos, a menos que sejam compartilhadas com você.
- Você não pode controlar permissões para locais de arquivos externos no centro de administração do Smartsheet.
- Os proprietários dos fluxos de trabalho recebem uma notificação quando um administrador age em um dos fluxos pelo centro de notificações ou por e-mail, dependendo das configurações de notificação.
Editar um fluxo de trabalho
Você deve ser o proprietário do fluxo de trabalho para editá-lo.
- Passe o cursor sobre o fluxo de trabalho e selecione o menu de três pontos
. Selecione Edit workflow (Editar fluxo de trabalho).
Se ocorreu um erro durante a última execução do fluxo de trabalho ou um erro de configuração do fluxo de trabalho (como a planilha de origem sendo excluída), Last run (Última execução) exibirá um ícone e uma mensagem de erro. Para corrigir o problema, edite o fluxo de trabalho e publique-o novamente.
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Adicionar novas colunas a um fluxo de trabalho
Pode ser necessário alterar a estrutura do arquivo de origem à medida que o processo evolui. Para manter a nova estrutura na planilha de destino:
- Edite o arquivo de origem com os novos cabeçalhos de coluna ou colunas adicionais. Se você estiver usando um arquivo Excel ou CSV, carregue o arquivo de origem mais recente no local de origem e edite a planilha de destino para incluir cabeçalhos de coluna atualizados ou colunas adicionais.
- Vá para Source > Source Location (Origem > Local de origem) e selecione um local de origem diferente. Por exemplo, se a origem for o Google Drive, mude para o Smartsheet.
Mude o local de origem de volta para a seleção original.
Pode ser necessário selecionar outra vez a planilha de anexos ou o nome do arquivo.
Selecione Next (Avançar) até chegar à página Mapping (Mapeamento). Mapeie todas as colunas e expressões de entrada novamente. Saiba mais sobre o mapeamento de colunas no artigo Criar um fluxo de trabalho de upload no Data Shuttle.
Talvez seja necessário remapear todas as colunas, não apenas as que você adicionou e editou.
- Agora você pode ativar e executar o fluxo de trabalho.
Pausar um fluxo de trabalho
O Data Shuttle pausa fluxos de trabalho que falham repetidamente. O status da última execução no painel mostra o ícone de pausado. Os erros resultantes de um carregamento parcial de dados não pausam o fluxo de trabalho.
Para reativar um fluxo de trabalho pausado, selecione Review (Revisar) e edite a configuração para garantir uma execução bem-sucedida na próxima vez. Salve o fluxo de trabalho para que ele volte a ser executado e retome as atividades agendadas.
Arquivar um fluxo de trabalho
Quando você arquiva um fluxo de trabalho, ele é pausado e transferido para o arquivo morto. Você tem 90 dias para recuperar o fluxo de trabalho antes que ele seja excluído permanentemente.
Se você restaurar o fluxo de trabalho, as configurações permanecerão inalteradas e o fluxo de trabalho continuará sendo executado de acordo com o cronograma. Quando um fluxo de trabalho é arquivado, ele não é mais executado, mas você ainda pode acessar o registro de atividade.
Você pode excluir permanentemente um fluxo de trabalho do arquivo morto antes do fim do período de 90 dias. Se você excluir permanentemente um fluxo de trabalho, também excluirá o registro de atividade.
- Passe o cursor sobre o fluxo de trabalho e selecione o menu de três pontos
.
Selecione Archive workflow > Archive (Arquivar fluxo de trabalho > Arquivar).
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Compartilhar ou transferir um fluxo de trabalho
Para compartilhar ou transferir um fluxo de trabalho, selecione
e, em seguida, selecione Sharing settings (Configurações de compartilhamento). Você pode compartilhar fluxos de trabalho com outros gerentes de fluxo de trabalho, mas somente dentro do mesmo plano.
A transferência de fluxos de trabalho envolve adicionar outro gerenciador de fluxo de trabalho e remover suas próprias permissões de compartilhamento de fluxo de trabalho. Você deve primeiro adicionar outro gerente de fluxo de trabalho para se remover de um fluxo de trabalho.
Todos os gerentes de fluxo de trabalho podem editar, executar, arquivar e compartilhar um fluxo de trabalho, desde que tenham pelo menos permissões de editor nos arquivos de origem e destino. Os administradores podem adicionar ou remover gerentes de fluxo de trabalho em qualquer fluxo de trabalho dentro do plano.
Como funcionam as notificações
Todos os gerentes de fluxo de trabalho recebem notificações sobre o seguinte:
- erros de fluxo de trabalho;
- adições ou remoções de usuários de um fluxo de trabalho do Data Shuttle, incluindo eles mesmos;
- edições e exclusões do fluxo de trabalho.
As notificações são entregues no aplicativo do Smartsheet e por e-mail, com base nas configurações de notificação do Smartsheet definidas pelo usuário. Para ajustar as preferências de notificação do Data Shuttle, edite as opções das seções @Menções, Convites de compartilhamento e Solicitações de comprovante.
No momento, não há suporte para compartilhamento em massa e compartilhamento com grupos.
Executar ações em massa em fluxos de trabalho
Administradores de sistema e usuários podem executar ações de fluxo de trabalho em massa nos painéis principais: Meus fluxos de trabalho, Minha organização (somente para administradores) e Fluxos de trabalho arquivados. Eles podem fazer o seguinte, dependendo do nível de acesso:
- Os usuários podem:
- selecionar vários ou todos os fluxos de trabalho de uma só vez para ações específicas;
- arquivar um número determinado ou todos os fluxos de trabalho e excluí-los permanentemente em massa.
Os administradores de sistema podem executar as mesmas ações para todos os fluxos de trabalho na organização e excluir permanentemente fluxos de trabalho em massa.
Obtenha seu relatório de fluxo de trabalho
Este relatório está disponível apenas para usuários do Smartsheet nos EUA, AU e UE.
Os administradores podem baixar um arquivo CSV contendo os principais detalhes sobre todos os fluxos de trabalho da organização, conforme mostrado na tabela abaixo.
Coluna do relatório | Descrição |
|---|---|
Nome do fluxo de trabalho | Nome do fluxo de trabalho que você designou no momento da criação. |
ID do fluxo de trabalho | Número de identificação exclusivo do fluxo de trabalho |
Tipo de fluxo de trabalho | Tipo de operação: download ou upload |
Status do fluxo de trabalho | Status do fluxo de trabalho: excluído, arquivado, pausado pelo administrador Pausado pelo sistema ou Ativo |
Ação do fluxo de trabalho | Modo de manipulação de dados: mesclar, substituir ou atualizar menus suspensos |
Fluxo de trabalho definido no cronograma | Sim se um cronograma de execução estiver configurado; Não se acionado manualmente. |
Criador do fluxo de trabalho (e-mail) | E-mail do usuário que criou o fluxo de trabalho |
Último editor (e-mail) | E-mail do usuário que modificou a configuração pela última vez |
Fluxo de trabalho compartilhado com (e-mail) | Usuários com os quais o fluxo de trabalho é compartilhado |
Nome do arquivo de origem | Fonte configurada para uploads; objeto de origem para downloads |
Nome da planilha de destino | Nome da planilha de destino no momento do relatório |
Data e horário de criação (UTC) | A primeira vez que o fluxo de trabalho foi executado, uma vez criado |
Data/hora da última edição (UTC) | Carimbo de data e hora da alteração de configuração mais recente |
Data/hora da última execução (UTC) | Carimbo de data e hora da tentativa de execução mais recente |
Status da última execução | Resultado da execução mais recente: Complete, CompletedWithErrors, Error ou In Progress |
Linhas processadas na última execução | Linhas processadas pela execução mais recente, de acordo com as regras de contagem do tipo de operação |
Linhas processadas (últimos 365 dias: {from} a {to}) | Total de linhas processadas nos últimos 365 dias a partir da data do relatório. As datas no cabeçalho indicam as datas exatas incluídas nesses 365 dias. |
Siga estas etapas para baixar:
No painel, acesse Minha organização.
Selecione o relatório de fluxo de trabalho no canto superior direito.
O download do CSV começa automaticamente e é salvo na pasta Downloads padrão. Abra o arquivo assim que o download for concluído.
Mantenha a janela aberta até que o download termine, o que leva alguns segundos.
O que são linhas processadas?
Uma linha processada é qualquer linha modificada pelo Data Shuttle como parte de uma execução de fluxo de trabalho. Veja os detalhes na tabela a seguir.
Fluxo de trabalho ou cenário | O que conta |
|---|---|
Substituir modo (carregar) | Linhas adicionadas pela execução |
Modo de mesclagem (carregamento) | Linhas adicionadas, atualizadas ou excluídas pela execução |
Download | Linhas adicionadas ao destino pela execução |
Atualizar lista suspensa | Não contadas separadamente, as linhas descarregadas já são contadas no fluxo de trabalho de descarregamento que gera a lista de valores |
Uploads para um DataTable | Não contar |
Carregamentos do Resource Management para uma planilha | Não contar |
Exibir notificações de erro para fluxos de trabalho com falha
Sempre que um fluxo de trabalho que você criou falha, o Data Shuttle envia uma notificação com um link para o fluxo de trabalho com falha no aplicativo ou por e-mail, dependendo das configurações de notificação. Revisar o registro de execução e resolver quaisquer problemas de acordo.
Observe que as notificações de erro só são acionadas na primeira instância de uma falha no fluxo de trabalho, a menos que o erro mude ou o fluxo de trabalho tenha sido editado desde a última falha.
Você pode gerenciar as preferências de notificação do Data Shuttle acessando Account > Personal Settings... > Notifications(Conta > Configurações pessoais... > Notificações). Lá, ajuste as opções na seção @Mentions, Sharing Invitations, and Proof Requests (@Menções, Convites de compartilhamento e Solicitações de comprovante).
Exibir alterações no fluxo de trabalho
Para visualizar as alterações no fluxo de trabalho, selecione o menu de três pontos
e, depois, Activity log (Registro de atividade). O registro de atividade lista as ações do fluxo de trabalho, incluindo alterações na origem, destino ou atualizações no cronograma.
Visualizar mensagens do log de execução do fluxo de trabalho
Você verá um indicador de status para o fluxo de trabalho no painel do Data Shuttle:
Uma marca de seleção verde informa que o fluxo de trabalho foi executado com sucesso.
Um sinal de atenção amarelo indica que algo está errado com o fluxo de trabalho do Data Shuttle, mas que alguns dados foram transferidos com sucesso.
Um ponto de exclamação vermelho indica que algo está errado e seu fluxo de trabalho falhou.
A mensagem de registro exibe o erro que ocorre quando um fluxo de trabalho falha e fornece orientação para solução de problemas. Dependendo das instruções de erro, será preciso editar as configurações do fluxo de trabalho, corrigir o arquivo ou formato de arquivo e/ou carregar um novo arquivo de origem.
Para acessar as mensagens do log, selecione a data abaixo de Last Run (Última execução).
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Quando um fluxo de trabalho é executado, o log de execução mostra informações da seguinte forma:
| Tipos de relatório do log de execução | Descrição |
|---|---|
| Linhas atualizadas | Número de linhas atualizadas no arquivo de destino. |
| Linhas adicionadas | Número de linhas adicionadas no arquivo de destino. |
| Linhas excluídas | Número de linhas excluídas no arquivo de destino. |
| Linhas filtradas | Número de linhas contendo dados filtrados no arquivo de destino. |
| Linhas não afetadas (planilhas) | Número de linhas que já contêm dados e são consistentes com a origem. Essas linhas permanecem inalteradas. |
| Linhas não afetadas (DataTable) | Com base nas Opções de linha selecionadas para o arquivo de destino, o log de execução mostrará:
|
| Opções de coluna atualizadas | Número de linhas em que as opções de coluna foram atualizadas. |
| Linhas atualizadas e adicionadas (DataTable) | Número de linhas que foram adicionadas e atualizadas. |