Criar listas suspensas dinâmicas com o Data Shuttle

Use os recursos de download e carregamento do Data Shuttle para criar menus suspensos dinâmicos em planilhas e formulários do Smartsheet. 

Quem pode usar isso?

Planos:

  • Business
  • Enterprise
  • Smartsheet Advance Package

Permissões:

  • Editor
  • Administrador
  • Proprietário

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

Visão geral

As listas suspensas dinâmicas atualizam automaticamente uma lista suspensa em um determinado local quando ela é alterada em outro local. 

Use o Data Shuttle para carregar uma lista de itens e atualizar as opções suspensas de uma lista da mesma planilha, de outra planilha ou de um arquivo CSV ou XLSX.

Existem algumas maneiras de acessar o Data Shuttle no aplicativo Smartsheet:

  • Através do menu Connections (Conexões) na barra de navegação superior na exibição em Grid (Grade). 
  • No botão Integrações de dados na barra de navegação superior na exibição em tabela.

Pré-requisitos

Para usar o Data Shuttle, você precisa:

  • Ter permissões de editor, administrador ou proprietário na planilha de destino.
  • Ter permissões do aplicativo premium Data Shuttle habilitadas no Centro de administração pelo administrador de sistema do Smartsheet.

Criar listas suspensas dinâmicas

Para criar listas suspensas dinâmicas usando o Data Shuttle, prepare o seguinte:

  • A lista de origem pode ser uma planilha dentro do Smartsheet ou um arquivo externo contendo as opções suspensas.
  • A planilha de destino é onde você pode atualizar as opções de menu suspenso de acordo com as alterações na planilha de origem.

O exemplo mostra como automatizar valores de lista suspensa usando dois fluxos de trabalho:

  • Fluxo de trabalho de download: extrai dados da planilha de origem, mapeia as colunas relevantes e salva como um arquivo CSV.
  • Carregar fluxo de trabalho: usa o arquivo CSV gerado para atualizar as opções de menu suspenso na planilha de destino, mapeando o conteúdo CSV para as colunas suspensas da planilha de destino.

Criar um fluxo de trabalho de download 

  1. Acesse Criar um fluxo de trabalho > Fazer download de dados.

  2. Selecione sua planilha de origem. Em seguida, selecione Avançar. 

    Create a dynamic dropdown with DataShuttle
  3. Selecione um local de destino entre as seguintes opções:
    • Anexo do Smartsheet: selecione a planilha na qual deseja anexar o arquivo.
    • OneDrive e Sharepoint: entre na sua conta externa.
    • GoogleDrive: entre na sua conta externa.
    • Box: entre na sua conta externa.

Nos planos Smartsheet Gov, a unidade para a opção GCC High da Microsoft também está disponível. No entanto, como a maioria das unidades não pode ser acessada por padrão, você precisa contatar o suporte para ativar o acesso.

Create a dynamic dropdown with DataShuttle
  1. Nomeie o arquivo exportado e selecione CSV como o tipo de arquivo exportado.
  2. Selecione se deseja adicionar cabeçalhos ao arquivo de destino. Em seguida, selecione Avançar.
  3. (Opcional) Adicione um filtro para exportar apenas dados que atendam a critérios específicos.
  4. Selecione Avançar.
  5. Mapeie colunas entre a origem e o destino selecionados. Selecione Avançar.
  6. Ative Executar conforme o cronograma caso deseje definir um cronograma. Selecione Avançar.
  7. Nomeie o fluxo de trabalho e selecione Salvar.
  8. Passe o cursor sobre o fluxo de trabalho que você acabou de criar e selecione Executar.

Uma mensagem confirma que o fluxo de trabalho foi executado corretamente. 

Criar um fluxo de trabalho de carregamento

  1. Acesse Criar um fluxo de trabalho > Carregar dados.
  2. Selecione o local de origem:
    • Anexo do Smartsheet: você precisa selecionar a planilha onde o anexo está.
    • OneDrive e Sharepoint: entre na sua conta externa.
    • GoogleDrive: entre na sua conta externa.
    • Box: entre na sua conta externa.
  3. Selecione a planilha onde o anexo está.
  4. Selecione o modo como o Data Shuttle escolhe o anexo:
    • Nome: você deve inserir o nome do anexo (incluir o formato do anexo).
    • Mais recente: o anexo mais recente é selecionado.
  5. Marque a caixa caso seu anexo tenha cabeçalhos de coluna.

  6. Selecione a primeira linha e o separador de caracteres. Em seguida, selecione Avançar.

    Create a dynamic dropdown with DataShuttle
  7. Selecione sua planilha de destino. É aqui que as opções suspensas aparecem.

  8. Selecione a ação Atualizar as opções da lista suspensa para as colunas selecionadas. Em seguida, selecione Avançar. 

    Create a dynamic dropdown with DataShuttle
  9. (Opcional) Adicione um filtro para importar apenas dados que atendam a critérios específicos.
  10. Selecione Avançar.
  11. Mapeie colunas entre a origem e o destino selecionados. Selecione Avançar.
  12. Ative Executar conforme o cronograma se quiser definir um cronograma, ou ative Executar conforme o anexo se quiser que o fluxo de trabalho seja executado quando o anexo for carregado. Selecione Avançar.
  13. (Opcional) Adicione expressões para incluir um novo campo de função na planilha de destino.
  14. Selecione Avançar.
  15. Nomeie o fluxo de trabalho e selecione Salvar.
  16. Depois que a confirmação for exibida, selecione Concluído.

Você pode selecionar manualmente Executar para testar os fluxos de trabalho. 

Se você tiver definido uma frequência para os fluxos de trabalho de download e carregamento, os fluxos serão executados automaticamente e manterão as opções de lista suspensa sincronizadas com sua lista de origem.