Criar listas suspensas dinâmicas com o Data Shuttle

Use os recursos de download e carregamento do Data Shuttle para criar menus suspensos dinâmicos em planilhas e formulários do Smartsheet. 

Quem pode usar isso?

Planos:

  • Business
  • Enterprise
  • Smartsheet Advance Package

Permissões:

  • Editor
  • Administrador
  • Proprietário

Descubra se essa capacidade está incluída em Smartsheet Regions ou Smartsheet Gov.

Visão geral

As listas suspensas dinâmicas atualizam automaticamente uma lista suspensa em um determinado local quando ela é alterada em outro local. 

Use o Data Shuttle para carregar uma lista de itens e atualizar as opções suspensas de uma lista da mesma planilha, de outra planilha ou de um arquivo CSV ou XLSX.

Existem algumas maneiras de acessar o Data Shuttle no aplicativo Smartsheet:

  • Através do menu Connections (Conexões) na barra de navegação superior na exibição em Grid (Grade). 
  • No botão Integrações de dados na barra de navegação superior na exibição em tabela.

Pré-requisitos

Para usar o Data Shuttle, você precisa:

  • Ter permissões de editor, administrador ou proprietário na planilha de destino.
  • Ter permissões do aplicativo premium Data Shuttle habilitadas no Centro de administração pelo administrador de sistema do Smartsheet.

Criar listas suspensas dinâmicas

Para criar listas suspensas dinâmicas usando o Data Shuttle, prepare o seguinte:

  • A lista de origem pode ser uma planilha dentro do Smartsheet ou um arquivo externo contendo as opções suspensas.
  • A planilha de destino é onde você pode atualizar as opções de menu suspenso de acordo com as alterações na planilha de origem.

O exemplo mostra como automatizar valores de lista suspensa usando dois fluxos de trabalho:

  • Fluxo de trabalho de download: extrai dados da planilha de origem, mapeia as colunas relevantes e salva como um arquivo CSV.
  • Carregar fluxo de trabalho: usa o arquivo CSV gerado para atualizar as opções de menu suspenso na planilha de destino, mapeando o conteúdo CSV para as colunas suspensas da planilha de destino.

Criar um fluxo de trabalho de download 

  1. Acesse Criar um fluxo de trabalho > Fazer download de dados.

  2. Selecione sua planilha de origem. Em seguida, selecione Avançar. 

    Create a dynamic dropdown with DataShuttle
  3. Selecione um local de destino entre as seguintes opções:
    • Anexo do Smartsheet: selecione a planilha na qual deseja anexar o arquivo.
    • OneDrive e Sharepoint: entre na sua conta externa.
    • GoogleDrive: entre na sua conta externa.
    • Box: entre na sua conta externa.

Nos planos Smartsheet Gov, a unidade para a opção GCC High da Microsoft também está disponível. No entanto, como a maioria das unidades não pode ser acessada por padrão, você precisa contatar o suporte para ativar o acesso.

Create a dynamic dropdown with DataShuttle
  1. Nomeie o arquivo exportado e selecione CSV como o tipo de arquivo exportado.
  2. Selecione se deseja adicionar cabeçalhos ao arquivo de destino. Em seguida, selecione Avançar.
  3. (Opcional) Adicione um filtro para exportar apenas dados que atendam a critérios específicos.
  4. Selecione Avançar.
  5. Mapeie colunas entre a origem e o destino selecionados. Selecione Avançar.
  6. Ative Executar conforme o cronograma caso deseje definir um cronograma. Selecione Avançar.
  7. Nomeie o fluxo de trabalho e selecione Salvar.
  8. Passe o cursor sobre o fluxo de trabalho que você acabou de criar e selecione Executar.

Uma mensagem confirma que o fluxo de trabalho foi executado corretamente. 

Criar um fluxo de trabalho de carregamento

  1. Acesse Criar um fluxo de trabalho > Carregar dados.
  2. Selecione o local de origem:
    • Anexo do Smartsheet: você precisa selecionar a planilha onde o anexo está.
    • OneDrive e Sharepoint: entre na sua conta externa.
    • GoogleDrive: entre na sua conta externa.
    • Box: entre na sua conta externa.
  3. Selecione a planilha onde o anexo está.
  4. Selecione o modo como o Data Shuttle escolhe o anexo:
    • Nome: você deve inserir o nome do anexo (incluir o formato do anexo).
    • Mais recente: o anexo mais recente é selecionado.
  5. Marque a caixa caso seu anexo tenha cabeçalhos de coluna.

  6. Selecione a primeira linha e o separador de caracteres. Em seguida, selecione Avançar.

    Create a dynamic dropdown with DataShuttle
  7. Selecione sua planilha de destino. É aqui que as opções suspensas aparecem.

  8. Selecione a ação Atualizar as opções da lista suspensa para as colunas selecionadas. Em seguida, selecione Avançar. 

    Create a dynamic dropdown with DataShuttle
  9. (Opcional) Adicione um filtro para importar apenas dados que atendam a critérios específicos.
  10. Selecione Avançar.
  11. Mapeie colunas entre a origem e o destino selecionados. Selecione Avançar.
  12. Ative Executar conforme o cronograma se quiser definir um cronograma, ou ative Executar conforme o anexo se quiser que o fluxo de trabalho seja executado quando o anexo for carregado. Selecione Avançar.
  13. (Opcional) Adicione expressões para incluir um novo campo de função na planilha de destino.
  14. Selecione Avançar.
  15. Nomeie o fluxo de trabalho e selecione Salvar.
  16. Depois que a confirmação for exibida, selecione Concluído.

Você pode selecionar manualmente Executar para testar os fluxos de trabalho. 

Se você tiver definido uma frequência para os fluxos de trabalho de download e carregamento, os fluxos serão executados automaticamente e manterão as opções de lista suspensa sincronizadas com sua lista de origem.