Gerenciar fluxos de trabalho do Data Shuttle

Existem algumas maneiras de acessar o Data Shuttle no aplicativo Smartsheet:

• Através do menu Connections (Conexões) na barra de navegação superior na exibição em Grid (Grade). 
• Através do botão Data Integrations (Integrações de dados) na barra de navegação superior na exibição em Table (Tabela).

Você também pode entrar usando o botão abaixo.

Entrar no Data Shuttle

Gerenciamento de fluxos de trabalho pelo administrador de sistema

Se você for um administrador de sistema, poderá:

• ver uma lista de todos os fluxos de trabalho criados na sua organização;

• adicionar ou remover gerenciadores de fluxo de trabalho;

• exibir os detalhes da configuração;

• pausar qualquer fluxo de trabalho;

• arquivar qualquer fluxo de trabalho;

• excluir e restaurar qualquer fluxo de trabalho;

• exibir o registro de atividade de qualquer fluxo de trabalho.

Use o menu de fluxo de trabalho na parte superior da tela para alternar entre seus próprios fluxos, os de sua organização e os arquivados.

Lembre-se

• Você não pode editar fluxos de trabalho que não sejam de sua propriedade.
• Também não pode acessar as planilhas de origem ou destino usadas nos fluxos, a menos que sejam compartilhadas com você.
• Você não pode controlar permissões para locais de arquivos externos no centro de administração do Smartsheet.
• Os proprietários dos fluxos de trabalho recebem uma notificação quando um administrador age em um dos fluxos pelo centro de notificações ou por e-mail, dependendo das configurações de notificação.

Editar um fluxo de trabalho

1. Passe o cursor sobre o fluxo de trabalho e selecione o menu de três pontos  Brandfolder Image  . 

2. Selecione Edit workflow (Editar fluxo de trabalho).

   Se tiver ocorrido um erro na última execução do fluxo de trabalho ou um erro de configuração do fluxo de trabalho (por exemplo, se a planilha de origem foi excluída), Last run (Última execução) mostrará um ícone e uma mensagem de erro. Para corrigir o problema, edite o fluxo de trabalho e publique-o novamente.

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Editar e adicionar novas colunas a um fluxo de trabalho

Pode ser necessário alterar a estrutura do arquivo de origem à medida que o processo evolui. Para manter a nova estrutura na planilha de destino:

1. Edite o arquivo de origem com os novos cabeçalhos de coluna ou colunas adicionais. Se você estiver usando um arquivo Excel ou CSV, carregue o arquivo de origem mais recente no local de origem e edite a planilha de destino com cabeçalhos de coluna atualizados ou colunas adicionais.
2. Vá para Source > Source Location (Origem > Local de origem) e selecione um local de origem diferente. Por exemplo, se a origem for o Google Drive, mude para o Smartsheet.

3. Mude o local de origem de volta para a seleção original.

   Pode ser necessário selecionar outra vez a planilha de anexos ou o nome do arquivo.

4. Selecione Next (Avançar) até chegar à página Mapping (Mapeamento). Mapeie todas as colunas e expressões de entrada novamente. Saiba mais sobre o mapeamento de colunas no artigo Criar um fluxo de trabalho de upload no Data Shuttle. 

   Pode ser necessário mapear todas as colunas novamente, não apenas aquelas que você adicionou e editou.

5. Agora você pode ativar e executar o fluxo de trabalho. 

Pausar um fluxo de trabalho

O Data Shuttle pausa os fluxos de trabalho que apresentam erros e falhas constantemente. O status da última execução no painel mostra o ícone de pausado. Os erros resultantes de um carregamento parcial de dados não pausam o fluxo de trabalho.

Para reativar um fluxo de trabalho pausado, selecione Review (Revisar) e edite a configuração para garantir uma execução bem-sucedida na próxima vez. Salve o fluxo de trabalho para que ele volte a ser executado e retome as atividades agendadas.

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Arquivar um fluxo de trabalho 

Quando você arquiva um fluxo de trabalho, ele é pausado e transferido para o arquivo morto. Você tem 90 dias para recuperar o fluxo de trabalho antes que ele seja excluído permanentemente.

Se você restaurar o fluxo de trabalho, as configurações não serão alteradas, e o fluxo de trabalho será executado de acordo com o cronograma. Quando um fluxo de trabalho é arquivado, ele não é executado, mas você pode acessar o registro de atividade.

Você pode excluir permanentemente um fluxo de trabalho do arquivo morto antes do fim do período de 90 dias. Se você excluir permanentemente um fluxo de trabalho, também excluirá o registro de atividade.

1. Passe o cursor sobre o fluxo de trabalho e selecione o menu de três pontos  Brandfolder Image  .

2. Selecione Archive workflow > Archive (Arquivar fluxo de trabalho > Arquivar).

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Compartilhar ou transferir um fluxo de trabalho

Para compartilhar ou transferir um fluxo de trabalho, selecione  Brandfolder Image  e, em seguida, selecione Sharing settings (Configurações de compartilhamento). Você pode compartilhar fluxos de trabalho com outros gerentes de fluxo de trabalho, mas somente dentro do mesmo plano.

A transferência de fluxos de trabalho envolve adicionar outro gerente de fluxo de trabalho e se remover das permissões de compartilhamento de fluxo de trabalho. Você deve primeiro adicionar outro gerente de fluxo de trabalho para se remover de um fluxo de trabalho.

Todos os gerentes de fluxo de trabalho podem editar, executar, arquivar e compartilhar um fluxo de trabalho, desde que tenham pelo menos permissões de editor nos arquivos de origem e destino. Os administradores podem adicionar ou remover gerentes de fluxo de trabalho em qualquer fluxo de trabalho dentro do plano.

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Como funcionam as notificações

Todos os gerentes de fluxo de trabalho recebem notificações sobre o seguinte:

• erros de fluxo de trabalho;
• adições ou remoções de usuários de um fluxo de trabalho do Data Shuttle, incluindo eles mesmos;
• edições e exclusões do fluxo de trabalho.

As notificações são entregues dentro do aplicativo do Smartsheet e por e-mail de acordo com as configurações de notificação do Smartsheet definidas pelo usuário. Para ajustar as preferências de notificação do Data Shuttle, edite as opções das seções @Menções, Convites de compartilhamento e Solicitações de comprovante.

No momento, não há suporte para compartilhamento em massa e compartilhamento com grupos.

Executar ações em massa em fluxos de trabalho

Os administradores de sistema e usuários podem executar ações de fluxo de trabalho em massa nos painéis principais: My Workflows (Meus fluxos de trabalho), My Organization (Minha organização) (somente administradores) e Archived workflows (Fluxos de trabalho arquivados). Eles podem fazer o seguinte, dependendo do nível de acesso:

• Os usuários podem:

  • selecionar vários ou todos os fluxos de trabalho de uma só vez para ações específicas;

  • arquivar um número determinado ou todos os fluxos de trabalho e excluí-los permanentemente em massa.

• Os administradores de sistema podem executar as mesmas ações para todos os fluxos de trabalho em sua organização e excluir permanentemente fluxos de trabalho em massa.

Exibir notificações de erro para fluxos de trabalho com falha

Sempre que um fluxo de trabalho que você criou falha, o Data Shuttle envia uma notificação com um link para o fluxo de trabalho com falha no aplicativo ou por e-mail, dependendo das configurações de notificação. Ao clicar nesse link, você pode revisar o registro de execução e resolver os problemas adequadamente.

Observe que as notificações de erro só são acionadas na primeira instância de uma falha de fluxo de trabalho, a menos que o erro seja alterado ou o fluxo de trabalho tenha sido editado desde a última ocorrência da falha.

Você pode gerenciar as preferências de notificação do Data Shuttle acessando Account > Personal Settings... > Notifications(Conta > Configurações pessoais... > Notificações). Lá, ajuste as opções na seção @Mentions, Sharing Invitations, and Proof Requests (@Menções, Convites de compartilhamento e Solicitações de comprovante).

Exibir alterações no fluxo de trabalho

Para visualizar as alterações no fluxo de trabalho, selecione o menu de três pontos  Brandfolder Image  e, depois, Activity log (Registro de atividade). O registro de atividade lista as ações do fluxo de trabalho, incluindo alterações na origem, destino ou atualizações no cronograma.

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Visualizar mensagens do log de execução do fluxo de trabalho

Você verá um indicador de status para o fluxo de trabalho no painel do Data Shuttle:

• Uma marca de seleção verde informa que o fluxo de trabalho foi executado com sucesso. 

• Um sinal de atenção amarelo indica que algo está errado com o fluxo de trabalho do Data Shuttle, mas que alguns dados foram transferidos com sucesso. 

• Um ponto de exclamação vermelho informa que algo está errado e que houve uma falha no fluxo de trabalho. 

A mensagem do log mostra o erro quando há falha no fluxo de trabalho e oferece orientações para solução de problemas. Dependendo das instruções de erro, será preciso editar as configurações do fluxo de trabalho, corrigir o arquivo ou formato de arquivo e/ou carregar um novo arquivo de origem. 

• Para acessar as mensagens do log, selecione a data abaixo de Last Run (Última execução). 

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Quando um fluxo de trabalho é executado, o log de execução mostra informações da seguinte forma: