Visão geral do Data Shuttle

Para usar o Data Shuttle, você deve possuir permissões de proprietário, administrador ou editor na planilha de destino e possuir permissões do aplicativo premium Data Shuttle habilitadas no centro de administração pelo administrador de sistema do Smartsheet. Para entrar em contato com seu representante de vendas e saber mais, acesse o Data Shuttle Marketplace.

O Data Shuttle permite que você carregue ou faça download dos dados entre o Smartsheet e ERPs, CRMs e bancos de dados. Isso permite que você centralize seus dados de forma automática e perfeita em uma única fonte de verdade, permitindo que você tome decisões confiantes e em tempo real.

Introdução

Quando sua organização começar a usar o Data Shuttle, lembre-se destas recomendações para maximizar as vantagens:

• Os administradores de sistema são responsáveis por conceder aos usuários acesso ao Data Shuttle. Como administrador de sistema, realize verificações de permissão para os usuários a fim de garantir que usuários ou membros licenciados tenham o acesso apropriado.
  • Individual
  • Em massa
• Compartilhe conteúdo de aprendizagem e o login do Data Shuttle com usuários relevantes dentro da sua organização.
• Familiarize-se com os controles de gerenciamento do Data Shuttle.
• Inscreva-se para ser um mobilizer e ter acesso a recursos exclusivos.

Acessar o Data Shuttle

Existem algumas maneiras de acessar o Data Shuttle no aplicativo Smartsheet:

• Através do menu Connections (Conexões) na barra de navegação superior na exibição em Grid (Grade). 
• Através do botão Data Integrations (Integrações de dados) na barra de navegação superior na exibição em Table (Tabela).

Você também pode entrar usando o botão abaixo.

Entrar no Data Shuttle

Fluxos de trabalho do Data Shuttle

O Data Shuttle consiste em fluxos de trabalho. Os dois tipos de fluxos de trabalho são upload e download de dados. Carregar dados permite que você configure um fluxo de trabalho que traz automaticamente arquivos de planilha para o seu Smartsheet, onde você pode filtrá-los e transformá-los. O download de dados configura um fluxo de trabalho que salva automaticamente uma cópia da planilha que outro aplicativo pode importar em seu processo.

Os fluxos de trabalho ajudam a fazer o seguinte:

• Definir de onde vêm os dados e para onde vão 
• Aplicar filtros a esses dados 
• mapear os dados em seu destino; 
• Criar um cronograma opcional para que o fluxo de trabalho seja executado automaticamente 

Ao criar fluxos de trabalho, é preciso ter um endpoint claro. Evite fluxos de trabalho circulares, que são executados em um loop infinito e podem danificar seus dados.

Etapas básicas do fluxo de trabalho

1. Confirme as permissões e a compatibilidade de dados. 
2. Entre no Data Shuttle em datashuttle.smartsheet.com.
3. Na barra de navegação à esquerda, selecione + para criar um novo fluxo de trabalho. 

4. Selecione o tipo de fluxo de trabalho que deseja criar: carregamento ou download.

   Você não pode carregar ou fazer download de relatórios, WorkApps, painéis, anexos ou imagens na célula.

5. Siga as instruções das telas do fluxo de trabalho para:
   • Identificar sua origem 
   • Definir o destino
   • Aplicar filtros 
   • Mapear colunas 
   • Compartilhar o fluxo de trabalho

6. (Opcional) Crie um cronograma para que o fluxo de trabalho seja executado de forma automática.

   O Data Shuttle é executado em UTC e não segue as definições de fuso horário que você configurou no aplicativo Smartsheet.

7. Publique o fluxo de trabalho para salvá-lo. Retorne ao painel para revisar, editar ou arquivar o fluxo de trabalho.

Compatibilidade de dados

Todas as suas unidades estão ativadas por padrão se você tem uma conta comercial do Smartsheet. 

Se você tem uma conta Smartsheet Gov, as unidades estão desativadas. Em contas Smartsheet Gov, você pode selecionar as unidades que deseja que o Data Shuttle possa acessar, mas deve contatar o suporte para solicitar essa capacidade.

Fluxos de trabalho de carregamento

Os fluxos de trabalho de carregamento extraem dados de um anexo e podem adicionar, atualizar ou excluir linhas em uma planilha com base em um ID exclusivo. O anexo deve ser um arquivo CSV ou XLSX. Os fluxos de trabalho de upload também podem obter dados de um arquivo vinculado em uma unidade de armazenamento de terceiros.

Você pode criar um fluxo de trabalho de carregamento no Data Shuttle para realizar as seguintes ações:

• Importar o horário real trabalhado de uma ferramenta externa de monitoramento de tempo;
• Importar as despesas reais de um sistema de contabilidade externo;
• Atualizar o pipeline de vendas de entrega a partir de uma ferramenta de CRM que não seja SFDC (Salesforce);
• Mesclar dados de um sistema externo em uma planilha de entrada para conduzir o provisionamento do Control Center;
• Importar dados para o Smartsheet de ferramentas de criação de formulários personalizados.

Fluxos de trabalho de download

Você pode usar o Data Shuttle para fazer download de dados como um anexo para uma planilha do Smartsheet ou para uma nuvem externa (OneDrive, SharePoint, Google Drive ou Box).

Crie um fluxo de trabalho de download no Data Shuttle para realizar as seguintes ações:

• Mostrar informações importantes do Smartsheet a usuários que não usam o Smartsheet
• Exportar dados complexos em uma estrutura simples para ingestões de banco de dados
• Disponibilizar planilhas semanalmente em um sistema de armazenamento em nuvem para enviá-las como anexos de e-mails
• Enviar dados filtrados e modificados a outra planilha como anexo para criar soluções complexas
• Exportar, arquivar e fazer auditoria dos dados mantendo as versões exportadas como backups

Nos planos Smartsheet Gov, a unidade para a opção GCC High da Microsoft também está disponível.

Insights sobre o Data Shuttle

Os administradores de sistemas podem acessar Admin Center > Plan Insights (Centro de administração > Insights do plano) para ver os insights do Data Shuttle. Os dados de insights incluem o número total de fluxos de trabalho criados, linhas atualizadas, execuções, usuários ativos, erros, itens arquivados e muito mais. Saiba mais sobre os insights do plano.