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Crie um fluxo de trabalho de upload para conectar uma origem de dados externa e carregar, editar e gravá-la no Smartsheet.
Criar um fluxo de trabalho de carregamento no Data Shuttle
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Pré-requisitos
- Permissões de proprietário, administrador ou editor na planilha de destino.
- Permissões do aplicativo premium do Data Shuttle habilitadas no centro de administração pelo administrador de sistema do Smartsheet.
Se você tiver acesso à Smartsheet University, poderá encontrar essas mesmas informações com instruções interativas no curso sobre Fluxos de trabalho de carregamento do Data Shuttle.
Este artigo é uma visão geral sobre como importar dados em uma planilha.
Principais termos
- Origem: de onde você importa os dados. Por exemplo, a origem pode ser um arquivo XLSX de outro sistema que você deseja importar no Smartsheet.
- Destino: o local onde você importa os dados. O Data Shuttle pode importar dados em uma planilha ou um DataTable.
- Identificadores exclusivos: são IDs exclusivos (valores principais de coluna) que não devem ser duplicados em uma coluna específica de uma planilha. Por exemplo, se você usa uma planilha para monitorar contatos, pode atribuir o endereço de e-mail como o identificador exclusivo para evitar entradas duplicadas. Outros exemplos de identificadores exclusivos são números de peças, números de identificação de alunos ou códigos de funcionários.
Noções básicas dos fluxos de trabalho de carregamento do Data Shuttle
Com o Data Shuttle, você pode carregar arquivos CSV, arquivos XLSX e Google Sheets no Smartsheet diretamente das seguintes origens:
Google Drive
Google Sheets (somente para uploads de planilhas do Google)
Box
OneDrive ou SharePoint
Você deve atender aos seguintes requisitos com base no seu arquivo e ambiente:
- Os arquivos CSV e XLSX devem ser um anexo de planilha ou de linha no Smartsheet ou estar localizado em uma conta do Google Drive, OneDrive ou Box à qual você tem acesso.
- O Google Sheets deve estar em um Google Drive ao qual você tem acesso.
- Se os arquivos estiverem em um Google Drive, um dos gerentes de fluxo de trabalho do Data Shuttle deverá ter pelo menos acesso de visualizador a eles.
Limitações
- Os fluxos de trabalho de carregamento de planilhas são compatíveis. Você pode criar fluxos de trabalho que carregam dados diretamente nas planilhas. (Relatórios, WorkApps, painéis e anexos não estão incluídos.)
- Os fluxos de trabalho de mesclagem são compatíveis com até 20.000 linhas por execução.
- Os fluxos de trabalho de substituição são compatíveis com até 5.000 linhas por execução.
- Os fluxos de trabalho podem processar até 400 colunas por planilha.
- Os fluxos de trabalho de mesclagem precisam de uma coluna de identificador exclusivo e não são compatíveis com:
- Colunas geradas pelo sistema
- Colunas suspensas de seleção múltipla
- Fórmulas das colunas
- Células em branco
- Duplicatas dentro da coluna
Etapa 1: criar um fluxo de trabalho
- Faça login no Data Shuttle ou acesse o recurso em Inicializador > Data Shuttle na barra de navegação à esquerda.
- Na barra de navegação à esquerda, selecione
Selecione Upload Data (Carregar dados).
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Dica importante: copiar de um fluxo de trabalho existente
Você também pode fazer uma cópia de um fluxo de trabalho existente e editá-la para criar outro:
- Passe o cursor sobre o fluxo de trabalho que deseja copiar. Em seguida, selecione
- Selecione Create a copy (Criar uma cópia) e dê um nome ao novo fluxo de trabalho.
Passe o mouse sobre a linha criada para o novo fluxo de trabalho e selecione
Etapa 2: selecionar um arquivo de origem
Notas sobre origens
- Você deve ter pelo menos permissões de editor para qualquer unidade compartilhada usada como origem. Para o OneDrive, o Smartsheet é compatível apenas com a conexão a unidades pessoais.
- O Data Shuttle não aceita arquivos XLSX baseados em XML aberto. Se você estiver gerando o arquivo de dados usando uma API, considere gerar um arquivo CSV em vez de um arquivo XLSX.
- O arquivo de origem não deve ser maior do que 1 GB.
Para definir uma origem
- Selecione seu Source Location (Local de origem). O arquivo de origem deve estar em um dos seguintes locais:
Anexo do Smartsheet: como você está conectado, pode pesquisar ou selecionar um arquivo para localizar o anexo da planilha ou da linha em que o arquivo está anexado. Você deve ter pelo menos permissões de visualizador da planilha. Selecione se você deseja sempre importar o anexo mais recente ou um anexo específico pelo nome.
Se você tiver dificuldades para anexar arquivos às planilhas, entre em contato com o administrador de sistema do Smartsheet.
OneDrive ou SharePoint: siga os avisos para permitir que smartsheetapps.com exiba os arquivos da sua conta do OneDrive ou SharePoint. Após a autenticação, pesquise ou explore no OneDrive/SharePoint sincronizado para encontrar o arquivo.
Se você selecionar OneDrive como local de origem/destino, seus locais do SharePoint serão exibidos no painel esquerdo na parte de baixo dos arquivos do OneDrive.
- Google Drive: siga os avisos para permitir que smartsheetapps.com exiba os arquivos da sua conta do Google Drive. Depois da autenticação, pesquise ou explore no Google Drive sincronizado para localizar o arquivo (XLSX, CSV ou Planilha Google).
- Box: siga os avisos para permitir que smartsheetapps.com exiba os arquivos da sua conta do Box. Depois da autenticação, pesquise ou explore no Box sincronizado para localizar o arquivo (XLSX ou CSV). Você pode carregar arquivos do Box de sua propriedade ou compartilhados com você.
- Marque a caixa This file has column headers (Este arquivo tem cabeçalhos de coluna) se o arquivo contiver cabeçalhos de coluna.
- Se os dados não começarem na linha 1 ou não estiverem na guia 1 da pasta de trabalho, especifique a First Row (Primeira linha) dos dados e o Tab Number (Número da guia).
Selecione Next (Avançar).
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Etapa 3: selecionar um destino e as ações do fluxo de trabalho
Configure o modo como deseja que os resultados sejam carregados no Smartsheet.
Selecione o destino, ou seja, o local para onde os dados serão enviados. Para este exemplo, mostramos como carregar dados em uma planilha.
- Se você quiser saber como carregar em um DataTable, consulte Criar e preencher um DataTable.
- Se você estiver usando Anexos do Smartsheet como origem, a planilha de destino e a planilha de origem poderão ser as mesmas.
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Escolha como deseja importar os dados para o Smartsheet. Selecione apenas uma destas duas opções:
- Substituir todas as linhas da planilha de destino pelos dados do arquivo de entrada. Essa opção verifica a planilha de origem para encontrar a primeira alteração. Quando uma alteração é detectada, o Data Shuttle substitui todos os dados na planilha de destino a partir dessa linha.
- Mesclar os dados no destino com base em um valor principal de coluna. Você deve ter uma coluna de identificador exclusivo para usar essa funcionalidade. Se você decidir mesclar os dados, também terá que selecionar opções de linha. Você pode selecionar qualquer uma dessas combinações:
Adicionar linhas à planilha conforme elas são inseridas no arquivo de origem. Essa opção adiciona novas linhas para identificadores exclusivos que ainda não estejam incluídos no destino.
Exemplo
Se você tiver uma lista de contatos e usar endereços de e-mail como identificadores exclusivos, e o Data Shuttle encontrar um novo endereço de e-mail na sua origem (por exemplo: Hiro Senjima, hiro.senjima@mbfcorp.com) que ainda não esteja na planilha , ele adicionará uma nova linha para Hiro e preencherá os detalhes. Se Hiro tiver dois endereços de e-mail diferentes, isso poderá fazer com que ele apareça duas vezes na lista na planilha de destino.
Atualizar linhas conforme elas mudam no arquivo de origem. Essa opção faz parte de uma funcionalidade de mesclagem. Se houver uma linha de dados existente na planilha para um ID exclusivo e forem feitas alterações nesse registro na origem, ela atualizará essa linha no destino.
Exemplo
Se a coluna Identificador exclusivo contiver endereços de e-mail e o número de telefone de Sally Smith (sally.smith@mbfcorp.com) for alterado para (111) 222-3333, o Data Shuttle procurará a linha em que o endereço de e-mail é sally.smith@smartsheet.com e atualizará o número de telefone dessa linha.
Excluir as linhas que não correspondem mais aos critérios de filtro. Essa opção exclui as linhas que não correspondem mais aos filtros configurados na próxima etapa.
Exemplo
Se você definir um filtro para importar apenas registros da sua origem onde a coluna Local tem o valor de Estados Unidos e Hiro Senjima se mudar para o Canadá, essa ação excluirá a linha com os dados de Hiro da sua planilha de destino.
- Atualizar as opções da lista suspensa para as colunas selecionadas. Essa opção substitui as opções de coluna suspensa na planilha de destino por valores no arquivo CSV ou do Excel. Use esse recurso para criar listas suspensas dinâmicas com o Data Shuttle.
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Etapa 4: criar filtros
- Se você não quiser criar um filtro, selecione Next (Avançar) e continue na Etapa 5.
A criação de filtros é opcional. Use-os para determinar os dados que você deseja trazer para o Smartsheet. Por exemplo, você pode criar um filtro para importar linhas com um valor de Em andamento na colunaStatus.
Os filtros são úteis para trabalhar com grandes conjuntos de dados que excedem o limite de planilha de 20 mil linhas. Para conjuntos de dados que excedem as limitações da planilha, considere usar o DataTable.
Os filtros fazem distinção entre letras maiúsculas e minúsculas. Digite os valores exatamente como aparecem no arquivo.
Na guia Filter (Filtro), selecione Add another filter (Adicionar outro filtro).
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- Na configuração de filtro, selecione uma coluna de entrada, um operador de comparação (por exemplo: “é igual a” ou “contém”) e o valor.
- Na caixa Filter logic (Lógica do filtro), conecte cada filtro aos operadores AND ou OR.
Use os IDs de filtro, que são os números ao lado de cada filtro, para definir as relações entre eles.
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- Selecione Next (Avançar).
Definir uma lógica mais complexa
Você pode definir uma lógica de filtro mais complexa com parênteses e os operadores AND ou OR.
Exemplo
(1 AND 2) OR 3 combina operadores lógicos para incluir todos os dados em que (Departamento = “Serviços” AND Tamanho do widget = “Grande”) OR Departamento = “Marketing”.
Neste exemplo, apenas widgets grandes para o departamento de serviços são importados, mas todos os widgets de marketing também são importados.
Etapa 5: mapear as colunas entre a origem e o destino
Designe quais colunas do arquivo de origem devem ser mapeadas para as colunas de destino. Confira alguns pontos a serem observados:
Os nomes das colunas de origem e de destino não precisam ser iguais.
Se houver nomes de colunas da origem que correspondam aos nomes de colunas na planilha de destino, eles serão mapeados automaticamente. Você pode adicionar ou editar qualquer um desses mapeamentos.
Você não precisa mapear todas as colunas da origem ou do destino.
Você precisará selecionar a coluna Unique Identifier (Identificador exclusivo) se tiver mesclado dados no destino com base em um valor de coluna de chave. Consulte os termos principais para obter mais informações.
Se você tiver problemas com a formatação dos campos após a importação, poderá selecionar o formatador Column Type (Tipo de coluna) para alterar o formato da coluna. Essa opção é um menu de coluna oculto entre as colunas do campo Source (Origem) e Sheet (Planilha).
Se você modificar a planilha subjacente, selecione o botão Refresh (Atualizar) para atualizar as colunas de origem e de destino. A atualização substitui eventuais alterações manuais feitas por você, então verifique se as colunas estão sendo mapeadas corretamente.
Ao mapear, você verá as colunas do arquivo de origem e as colunas da planilha.
Selecione a lista suspensa na coluna do campo Source (Origem) e escolha o mapeamento correto para a coluna do Smartsheet no lado direito.
Depois de concluir todo o mapeamento, selecione Next (Avançar).
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Etapa 6: agendar seu fluxo de trabalho
Há duas formas de agendar a execução automática do fluxo de trabalho:
- Executar com base no anexo
- Executar com base no cronograma
Você pode escolher uma, ambas ou nenhuma das configurações. Você deve executar o fluxo de trabalho manualmente se não escolher uma configuração.
Executar com base no anexo
Use esta opção se a origem for um anexo do Smartsheet; você não poderá usá-la se o destino for o DataTable.
Quando essa opção está ativada, sempre que alguém adiciona um novo anexo em nível de planilha ou linha na planilha de origem, o fluxo de trabalho é executado, caso o anexo atenda aos critérios. Os critérios de correspondência dependem se o nome está alinhado com o que você indicou na página de origem. Se você selecionar Mais recentes, ele importará consistentemente novos dados se as colunas no anexo corresponderem aos nomes das colunas na etapa de mapeamento.
Executar com base no cronograma
Se você selecionar Run on attachment (Executar com base no anexo), ainda poderá escolher Run on schedule (Executar com base no cronograma). Você também pode ativá-los separadamente.
Quando você habilita Run on schedule (Executar com base no cronograma), o Data Shuttle verifica o local de origem com frequência e atualiza automaticamente a planilha de destino com as alterações que encontra. Os locais de origem incluem unidades compartilhadas como Google Drive, OneDrive/SharePoint e Box.
- Ative a opção Run on schedule (Executar com base no cronograma).
- Para configurar um cronograma, preencha os campos a seguir:
- Days of the week (Dias da semana): dias em que você deseja que o fluxo de trabalho seja executado.
- Start time (Horário de início): horário em que você deseja que a execução do fluxo de trabalho inicie.
- Execute every (Executar a cada): frequência com que você deseja que o fluxo de trabalho seja executado. Por exemplo, a cada 15 minutos.
- End time (UTC) (Horário de término (UTC)): horário em que você deseja que a execução do fluxo de trabalho termine.
Selecione Next (Avançar).
O Data Shuttle usa o UTC (Tempo universal coordenado).
Executar manualmente
Não é possível selecionar essa opção, mas você pode executar manualmente qualquer fluxo de trabalho do Data Shuttle após a criação, mesmo que tenha definido como Run on attachment (Executar com base no anexo) ou Run on schedule (Executar com base no cronograma).
Depois de publicar um fluxo de trabalho, você pode executá-lo manualmente pelo painel passando o mouse sobre o fluxo de trabalho desejado e selecionando Run (Executar).
Você pode ver o status de execução do fluxo de trabalho na coluna Last Run (UTC) (Última execução (UTC)) do painel.
Etapa 7: usar expressões de entrada (opcional)
Como etapa opcional, você pode usar expressões de entrada para aplicar fórmulas do Smartsheet aos dados inseridos na planilha por meio do Data Shuttle. Muitas vezes, você pode ignorar essa etapa e, em vez disso, criar fórmulas de coluna depois de carregar os dados na planilha de destino.
Exemplo
Digamos que você tenha vários arquivos de origem que alimentam uma planilha no Smartsheet. Você deve diferenciar a origem de cada linha de dados. Se um arquivo veio do NetSuite e outro do Oracle, você pode usar uma expressão de entrada para identificar a origem durante o carregamento do Data Shuttle.
Marcar os dados com as informações do local de origem
Sua planilha de destino já deve conter a coluna que você usa para a expressão de entrada. Neste exemplo, a coluna é Source (Origem).
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- Ignore a coluna Source (Origem) na etapa de mapeamento ao criar o fluxo de trabalho do Data Shuttle.
- Na guia Expressions (Expressões), selecione Add another expression (Adicionar outra expressão).
- Insira o nome da nova coluna em Unique Field Name (Nome exclusivo do campo). Este exemplo usa Source (Origem).
Insira uma fórmula no campo Function Syntax (Sintaxe da função). Este exemplo usa =“NetSuite”.
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Volte à guia Mapping (Mapeamento) e mapeie esse campo de expressão para a coluna correspondente. Neste exemplo, Source (Origem) está relacionado a Source (Origem).
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Depois que você terminar de criar e publicar o fluxo de trabalho, a fórmula será colocada nas linhas carregadas quando o Data Shuttle for executado. Neste exemplo, ao selecionar uma célula na coluna Source (Origem), você verá a fórmula =”Netsuite”.
Você pode usar outras funções do Smartsheet como expressões, inclusive as que fazem referência a valores em colunas diferentes.
Veja alguns exemplos:
- =TODAY(). Essa fórmula seria colocada na função TODAY(), atualizada automaticamente sempre que a planilha fosse aberta.
- =RIGHT(Location@row,3). Essa fórmula extrairia os três caracteres à direita da cadeia de caracteres na coluna Location (Local) e na linha correspondente.
Etapa 8: compartilhar seu fluxo de trabalho
Você pode compartilhar seus fluxos de trabalho com outros usuários no seu plano Smartsheet. Quando você compartilha um fluxo de trabalho, esses usuários se tornam gerentes do fluxo de trabalho. Todos os gerentes do fluxo de trabalho podem editar, executar, arquivar e compartilhar um fluxo de trabalho desde que tenham, pelo menos, permissões de editor nos arquivos de origem e de destino. Os administradores também podem adicionar ou remover gerentes de qualquer fluxo de trabalho no mesmo plano.
- Na guia de configurações de Sharing (Compartilhamento), digite o nome do usuário com o qual deseja compartilhar o fluxo de trabalho no campo de texto fornecido.
- Selecione Next (Avançar).
Etapa 9: publicar o novo fluxo de trabalho
- Conclua seu trabalho na página Input Expressions (Expressões de entrada) e selecione Next (Avançar).
Insira um nome para o fluxo de trabalho e selecione Publicar. Agora você pode acessar seu fluxo de trabalho no painel do Data Shuttle a qualquer momento para executá-lo, editá-lo ou excluí-lo.
- Se o fluxo de trabalho do Data Shuttle for definido como Run on a schedule (Executar com base no cronograma), ele será executado no horário designado.
- Se você escolheu Run on attachment (Executar com base no anexo) ou nenhuma opção, pode ser necessário executar o fluxo de trabalho manualmente selecionando Run (Executar) ao passar o mouse sobre o fluxo de trabalho no painel do Data Shuttle.
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