行の移動とコピー

プロジェクトが複数のシートにまたがる場合、行の移動および行のコピー ワークフローの自動化により、作業アイテムをあるシートから別のシートに手動で移動する際の遅延を回避できます。

  • 新しいリクエストや注文などが到着したらすぐに配布します。

  • 適切なタイミングで、アイテムを次のプロジェクト フェーズまたはチームにシームレスに移行します。

  • 完了した作業を自動的にアーカイブします。

行を移動するとシートが合理化されるため、チームは最も関連性の高い作業アイテムに集中できます。 移動された行は対象シートに追加され、元のシートから削除されます。

複数のシートで作業アイテムの記録を保持する必要がある場合、行をコピーすると、コピー元のシートから行を削除せずに、コピー先のシートに重複項目が追加されます。

シート間での行の自動移動またはコピー

行の移動」または「行のコピー」というアクションを使用すると、条件を満たした場合に行を自動的に別のシートに移動またはコピーすることができます。 たとえば、以下のような例が考えられます。

  1. 調達リクエストがフォーム経由でシートに送信される。
  2. リクエストの詳細情報を追加し、リクエストを IT チームに割り当てる。
  3. IT マネージャーがリクエストを承認する。
  4. 調達リクエストを含む行が自動的に現在使用中の IT プロジェクト シートに移動し、次のアクションを待つ。

行を自動的に移動またはコピーするワークフローを作成するには、自分と元のシート所有者の両方が、対象シートの所有者レベルまたは管理者レベルの共有権限を持っている必要があります。


行を自動的に移動またコピーするアクションを作成する

元のシートでの手順:

注: [シートの選択] ウィンドウにシートを表示するには、自分と元のシート所有者の両方が、対象シートの所有者レベルまたは管理者レベルの共有権限を持っている必要があります。

  1. [自動化] > [ワークフローの作成] の順に選択し、新しいワークフローを作成します。 (ワークフローの作成についての詳細は、「自動化されたワークフローで時間の節約と作業の高速化を実現」をご覧ください)。
  2. [アクションを選択] で [行を移動] を選択します。

    ワークフローのアクション ブロックの画像
  3. [行を移動] または [行をコピー] で、[シートの選択] を選択します。

    [シートの選択] ウィンドウが開きます。

    シートの選択の画像
    注: [シートの選択] ウィンドウにシートを表示するには、自分と元のシートの所有者の両方が、対象シートの所有者レベルまたは管理者レベルの共有権限を持っている必要があります。
  4. 対象シートを選択し、[OK] をクリックします。

これでワークフローに [行を移動] または [行をコピー] のアクションが追加されたので、保存します。 必要に応じて、条件の追加、ワークフロー トリガーの変更、およびワークフローのその他の点についてもさらに変更が可能です。
 


 

行を移動またはコピーする上で

シート間での行の移動またはコピーを行う際には、次の点に留意してください。

  • 行が移動されると、その行は元のシートから削除され、対象シートに追加されます。 行をコピーすると、その行は元のシートから削除されずに、対象シートに追加されます。
  • 行は対象シートの一番下に移動/コピーされますが、手動で上下にドラッグして場所を変更できます。
  • 行の添付ファイル/リンクやコメントは、自動的に対象シートに移動されます。
  • シート間で行を移動する場合、行のセルの履歴は、引き続き利用できます (セルを右クリックしてから [セルの履歴を表示] をクリックすると、「別のシートから行が移動されました」と表示されます")。
  • シート間で行をコピーする場合、セルの履歴は保持されません。
  • 行の数式は、対象シートで静的な値に置き換えられます。
  • 対象シートにはない列が元のシートに含まれている場合、このような列は、行の移動/コピー時に対象シートで作成されます。
  • 列が対象シートに存在するが元のシートには存在しない場合、[作成日] 列には、行が移動またはコピーされた日付/時刻が含まれます。
  • [作成者] 列には、行を移動またはコピーしたユーザーが表示されます。 行が自動化によって移動またはコピーされた場合は、automation@smartsheet.com と表示されます。
  • 列が対象シートと元のシートの両方に存在する場合、元のシートの値が対象シートに引き継がれます。 他の列タイプとは異なり、列名は一致する必要はありません。

無限の承認ループを防ぐために、シート間の数式またはセル リンクを含むセルは、シートを自動的に変更する自動化 (行の移動、行のコピー、行のロック、行ロックの解除、承認リクエスト) をトリガーしません。 これを回避するには、時間ベースの自動化または定期的なワークフローの使用を検討してください。

シートの 1 つに、異なる列タイプ (ドロップダウン、文字列/数値など) の列と一致する名前のシステム列が含まれている場合、次のエラーが発生する可能性があります。

  • 列の名前が元のシートのシステム列と同じであるため、対象シートに行を追加できません。
  • システム列の名前が元のシートの列と同じであるため、対象シートに行を追加できません。

これを解決するには、列の 1 つの名前を変更するか、元のシートと一致するように列タイプを変更してください。 (システム列の詳細については、システム列の記事を参照してください。)