Usa i moduli Smartsheet per migliorare il modo di raccogliere e gestire i dati. I moduli standardizzano la raccolta dei dati, quindi aggiungi tale informazione direttamente nel tuo foglio, dove vuoi sfruttare altri strumenti Smartsheet.
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Puoi condividere un modulo con qualcuno senza dare accesso al foglio sottostante.
Come posso configurare un modulo da zero?
I seguenti articoli possono aiutarti a capire meglio come configurare un modulo da zero:
Dove posso trovare i miei moduli?
Esistono tre modi per trovare il modulo:
- Responsabile dei moduli
Apri il foglio di intake e seleziona Moduli > Gestisci moduli per trovare tutti i moduli attivi e inattivi collegati a quel foglio.
- Workspace
1. Vai a Home > Tutti i workspace e trova il workspace in cui risiede il tuo modulo attivo.
2. Una volta aperto il pannello del workspace, seleziona il foglio collegato al modulo per visualizzare il modulo sottostante.
3. Trova, seleziona e carica il modulo
Dal menu Modulo a tre punti all'interno del pannello del workspace, puoi:
- Aprire il modulo in una nuova scheda con l'URL del modulo pubblicato
- Copiare il link del modulo pubblicato direttamente dal workspace
- Modificare il modulo
Brandfolder Image
Cercare
Aprire l'icona Cerca
Brandfolder Image
sulla barra a sinistra e cercare il modulo attivo per nome.
Chi può creare e modificare un modulo?
Il Proprietario e gli Amministratori del foglio possono creare e modificare i moduli.
I collaboratori con accesso Amministratore al foglio possono modificare i moduli condivisi.
Gli utenti con la versione di prova di Smartsheet possono creare moduli, ma non condividerli.
Gli utenti con i piani Business e Aziendale ottengono branding personalizzato e funzionalità di sicurezza.
Come faccio a semplificare la compilazione del modulo per le altre persone?
- Ordina i tuoi campi in modo sensato.
- Aggiungi etichette o istruzioni chiare per i campi specifici del modulo.
- Usa la convalida dei campi per aiutare la persona a inserire i dati corretti.
- Precompila i campi utilizzando valori predefiniti o parametri di query.
Usa la logica condizionale per controllare quando mostrare un campo.
Come posso controllare i dati che i miei mittenti di moduli possono visualizzare o a cui possono accedere?
Predefinito: non fornisci accesso ai tuoi dati
Per impostazione predefinita, i mittenti possono inviare via e-mail una copia delle loro risposte e delle domande selezionando la casella di spunta Inviami una copia delle mie risposte. In qualità di creatore del modulo, puoi disattivare questa funzione.
A tale scopo, apri la scheda Impostazioni nel generatore di moduli e deseleziona l'opzione Consenti al mittente di inviare un'e-mail con una copia dell'invio del modulo.
Per ulteriori informazioni, consulta Gestire le opzioni di visualizzazione e invio dei moduli.
Fornisci accesso in sola visualizzazione a dati specifici.
Crea un report di riga e limita quali colonne e righe i tuoi utenti possono visualizzare. Quando sei pronto per condividerlo, puoi pubblicarlo procedendo come segue:
- Seleziona File > Menu o seleziona il pulsante Condividi nell'area in alto a destra dello schermo.
Devi essere un Proprietario o un Amministratore per vedere il pulsante Condividi. In caso contrario, le opzioni nel pulsante possono variare.
- Seleziona Report.
- Nel campo Invita persone e gruppi, digita l'indirizzo e-mail dell'utente o del gruppo.
- Seleziona il livello di autorizzazione che desideri assegnare a ciascuna persona o gruppo.
- (Facoltativo) Seleziona Personalizza messaggio per personalizzare l'invito.
- Seleziona Condividi.
Fornisci l'accesso come Editor a dati specifici
Esistono diversi modi in cui puoi condividere i dati limitando l'accesso.
- Richieste di aggiornamento
Dopo l'invio iniziale del modulo, puoi configurare un flusso di lavoro di richieste di aggiornamento per richiedere cambiamenti a una riga dopo l'invio iniziale del modulo. È un buon modo per collaborare con persone che non hanno bisogno di avere l'accesso al foglio.
Per automatizzare le richieste di aggiornamento, procedi come segue:
- Nella barra dei menu, seleziona Automazione > Crea da modello.
- Seleziona Richiedi un aggiornamento ogni settimana.
- Seleziona Usa modello.
- Personalizza il modello secondo necessità.
2. Dynamic View
Se hai un problema di sicurezza e non vuoi che le persone vedano altre righe o colonne, crea una Visualizzazione dinamica per condividere sezioni del tuo foglio o report senza condividere il foglio di origine sottostante.
3. Report di riga in una WorkApp
Quando crei una WorkApp, puoi includere report. In questo modo, puoi condividere i dati con i collaboratori senza che abbiano bisogno di accedere al foglio sottostante.
Fornisci accesso a tutti i dati
Condividi il foglio in cui raccogli gli invii dei moduli. Se una delle persone con cui desideri condividere i dati non ha un account Smartsheet, puoi pubblicare il foglio per farli accedere.
Come faccio a verificare che i dati che sto raccogliendo siano quelli che mi servono?
- Contrassegna un campo come obbligatorio se non vuoi che qualcuno possa inviare il modulo senza aver prima inserito un valore.
- Verifica che la raccolta dei dati sia coerente restringendo gli input dei campi (valori a comparsa/date/caselle di spunta) o aggiungendo la convalida dei dati.
- Puoi aggiungere più di un modulo su un foglio. È utile se desideri inviare un messaggio diverso per ciascun pubblico, ma vuoi raccogliere i dati in un unico posto.
- Usa la logica condizionale e/o i parametri di query per riutilizzare lo stesso modulo in scenari diversi.
Per raccogliere i dati senza che l'utente del modulo li veda o li modifichi, aggiungi un valore predefinito o pre-compilali con un parametro di interrogazione e nascondi il campo.
Come faccio a sapere chi ha inviato un modulo e quando?
Gli invii dei moduli sono anonimi per impostazione predefinita e i mittenti non hanno accesso ai dati inclusi nel foglio sottostante a meno che non li condividano con altri.
Puoi raccogliere informazioni su chi sta compilando il modulo e quando lo ha fatto in due modi.
- Aggiungi una colonna di sistema Creato da al tuo foglio e modifica la sicurezza del modulo per richiedere l'accesso a Smartsheet. Ciò raccoglie informazioni su chi compila il modulo.
- Se desideri monitorare quando un mittente ha compilato il modulo, aggiungi una colonna Data di creazione al tuo foglio. Questa colonna tiene traccia di quando il modulo è stato compilato e quando è stata creata una nuova riga.
Non puoi raccogliere retroattivamente informazioni su chi ha compilato il modulo prima di aver configurato questa impostazione di sicurezza.
- Crea una colonna dei contatti (senza valori precompilati), rendila obbligatoria e aggiungi la convalida dei dati e-mail.
Se chiedi a qualcuno di accedere per compilare il tuo modulo, non è necessario che faccia parte del tuo piano Smartsheet per accedervi.
Chi può inviare i moduli?
Chiunque abbia il link al modulo può inviare un modulo, non è richiesto alcun accesso.
Chiunque può compilare un modulo senza dover accedere a Smartsheet. Tuttavia, puoi impostare un extra impostazioni di sicurezza e limita chi può accedere al tuo modulo richiedendo di accedere al proprio account Smartsheet. L'Amministratore di sistema imposta la sicurezza aggiuntiva nel generatore di moduli.
Alcune funzionalità del modulo, come l'invio offline, la scansione di codici a barre e la geolocalizzazione, sono disponibili solo tramite l'app mobile di Smartsheet. I mittenti devono creare un accesso Smartsheet per utilizzare l'app.
Per limitare ulteriormente chi può compilare un modulo, puoi provare una delle seguenti soluzioni:
- Aggiungi una password per il modulo. Includi una colonna Password modulo nel tuo foglio e rendi quel campo il primo campo del tuo modulo. Quindi, aggiungi la logica condizionale al modulo in modo da poter inserire la password corretta per vedere il resto delle domande nel modulo.
- Incorpora il modulo in una dashboard. Utilizza un widget Contenuto Web per aggiungere l'URL del modulo e condividere la dashboard con i collaboratori desiderati.
- Incorpora il modulo sul tuo sito web. Rivolgiti al tuo reparto IT per incorporare il modulo in una pagina web che limita già l'accesso.
I miei invii di moduli sono anonimi?
I moduli hanno impostazioni di sicurezza impostate dal proprietario di quel modulo. Puoi identificare se il tuo invio è anonimo o meno quando accedi a un modulo:
Se il modulo ti chiede di accedere per accedervi, il tuo indirizzo e-mail viene visualizzato nel foglio di intake a cui è collegato il modulo.
Se l'accesso al modulo tramite il suo URL ti porta direttamente al modulo, il tuo invio è riservato e il proprietario non può risalire a te.
Dove vanno a finire le risposte dei moduli?
Le risposte vengono aggiunte come nuove righe al foglio sottostante. Da lì, queste risposte sono pronte per la revisione, l'automazione, il reporting o la condivisione personalizzata con Dynamic View.
Chi può visualizzare le risposte dei moduli?
Puoi archiviare gli invii dei moduli in un foglio.
Chiunque abbia accesso al foglio può visualizzare gli invii del modulo direttamente sul foglio, trovare il modulo nei risultati della ricerca o copiare e condividere il link del modulo.
Come faccio a organizzare in modo semplice le risposte dei moduli?
- Utilizza la scheda Impostazioni per definire se desideri che i nuovi invii di moduli vengano visualizzati nella parte superiore o inferiore del foglio.
Consulta Gestire le opzioni di visualizzazione e invio dei moduli per ulteriori informazioni. - Crea un report a righe usando il foglio di invio del modulo come fonte. Puoi lavorare direttamente dal report e usare il foglio come archivio di dati.
Nel report, puoi raggruppare gli invii dei moduli correlati o usare la funzione di ordinamento per fare in modo che le nuove righe appaiano automaticamente nel raggruppamento o nell'ordinamento corretti.
Come posso gestire facilmente le risposte ai moduli con flussi di lavoro automatici?
Le righe appena create dai moduli possono attivare flussi di lavoro automatizzati per assegnare immediatamente proprietari delle attività, spostare o copiare righe su altri fogli, avviare un ciclo di approvazione, generare automaticamente un documento e altro ancora.
Consulta Blocchi di azione: Specifica il tipo di automazione attivato per ulteriori informazioni.
Flussi di lavoro delle richieste di aggiornamento e approvazione
Puoi utilizzare flussi di lavoro automatizzati per inviare richieste di aggiornamento e approvazione e inviare e-mail una volta che il modulo ha un nuovo invio.
Puoi impostare flussi di lavoro automatizzati per inviare e-mail ai contatti nel tuo foglio quando attivato da eventi chiave, come un nuovo invio o la necessità di ulteriori informazioni in base alle risposte del modulo.
Flussi di lavoro di notifica o richiesta
Per utilizzare un flusso di lavoro di notifica o richiesta insieme a un modulo, è necessario l'indirizzo e-mail della persona che ha compilato il modulo. Chiedi loro di includerlo come valore di contatto durante l'invio.
Ci sono due modi per raccogliere questi dati:
- Configura una colonna Contatti e fai inserire all'utente l'indirizzo e-mail con convalida e-mail.
- Aggiungi una colonna di sistema Creato da al tuo foglio e cambia la sicurezza del modulo per richiedere all'utente di accedere.
Considera anche quanto segue:
- Se non desideri condividere il mittente del modulo sul tuo foglio, imposta le autorizzazioni di automazione in modo da eliminare le limitazioni.
- Per includere un ID univoco nelle e-mail, aggiungi una colonna Numerazione automatica sul foglio e includila nelle e-mail automatizzate.
Come faccio a rilevare automaticamente le informazioni pertinenti in base al contenuto inviato?
Le formule nel foglio sottostante possono popolare dati aggiuntivi nella stessa riga all'invio del modulo. Invia prima il modulo in modo che la formula possa essere eseguita nella riga selezionata del foglio.
Ad esempio, crea un modulo in cui le persone possono nominare altri dipendenti per un premio. Uno dei tuoi campi è un contatto da nominare. Gli utenti che inviano il modulo potrebbero non conoscere il manager del candidato, ma tu avrai bisogno di quella informazione quando è il momento di scegliere un vincitore.
In questo caso, potresti avere un altro foglio di riferimento con tutti i dipendenti elencati in una colonna e i relativi manager elencati in una seconda colonna. Quindi potresti usare una combinazione INDEX/MATCH come formula per la colonna, per far comparire automaticamente il manager nel tuo foglio.
In che modo Smartsheet garantisce la sicurezza dei dati inviati tramite un modulo?
I dati (inclusi gli allegati) inviati tramite i moduli Smartsheet sono crittografati end-to-end. Smartsheet usa protezioni standard del settore contro XSS e SQL injection e impedisce agli utenti di caricare file eseguibili.
Una volta che i dati si trovano nel foglio, sono vincolati dalle autorizzazioni di condivisione del foglio e dai criteri di uscita dei dati della tua organizzazione.
Non raccogliere (o fornire) informazioni tramite un modulo Smartsheet che i tuoi collaboratori non dovrebbero avere o condividere, come password, numeri di previdenza sociale o informazioni della carta di credito.
Usa il giudizio prima di aprire un URL fornito tramite un modulo.
Considera l'utilizzo di Dynamic View se il tuo foglio contiene colonne che non dovrebbero essere visibili a tutti i collaboratori.
Cosa succede se perdo l'accesso a un foglio connesso a un modulo di cui sono proprietario?
Se disponi delle autorizzazioni di proprietario su un foglio con un modulo e smetti di essere un utente a pagamento, la logica condizionale smetterà di funzionare.
Se un foglio finisce in uno stato in cui nessuno nella tua organizzazione dispone delle autorizzazioni di proprietario, il modulo diventerà completamente inaccessibile. Una best practice per evitare che ciò accada è condividere qualcuno nella tua organizzazione sul tuo foglio e renderlo il proprietario.
Cosa succede se perdo l'accesso a un foglio connesso a un modulo di cui sono proprietario?
Se disponi delle autorizzazioni di proprietario su un foglio con un modulo e smetti di essere un utente a pagamento, la logica condizionale smetterà di funzionare.
Se un foglio finisce in uno stato in cui nessuno nella tua organizzazione dispone delle autorizzazioni di proprietario, il modulo diventerà completamente inaccessibile.
Come posso eliminare un modulo?
- Apri il foglio collegato al modulo.
- Dal menu in alto, seleziona Moduli > Gestisci moduli.
- Trova il modulo che desideri eliminare e utilizza il menu a tre punti per selezionare Elimina.