Blocchi di azioni: Specifica il tipo di automazione attivato

Scegli il tipo di automazione da eseguire per il tuo flusso di lavoro, quando attivato, con un blocco di azioni.

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Permessi

Per creare flussi di lavoro devi avere un’autorizzazione di livello Proprietario, Amministratore o Editor e licenza sul foglio.

Gli utenti con autorizzazioni di livello Editor possono solo creare, modificare o eliminare avvisi o promemoria con se stessi come destinatario.

Scopri di più sulle autorizzazioni per i flussi di lavoro.

Esistono quattro tipi di flussi di lavoro, e ogni tipo ha tipi di azioni diversi. Utilizza le seguenti tabelle come riferimento per diversi tipi di azioni del flusso di lavoro.

Tipi di azioni di notifica

Utilizza questo tipo di avviso o azione	In questa situazione	Esempi
Avvisa qualcuno	Avvisa gli utenti sulle modifiche chiave in campi specifici o quando vengono assegnati a una nuova attività Ricevi un avviso quando i campi vengono impostati su un valore specifico	Hai creato un flusso di lavoro per ricevere avvisi quando un campo Stato viene impostato su Bloccato.
Avvisa un canale Microsoft Teams	Invia aggiornamenti di campi o fogli-righe a un canale Microsoft Teams	Hai creato un flusso di lavoro per inviare avvisi al canale Microsoft Teams del tuo team quando viene aggiunta una nuova voce del modulo al foglio.
Invia un avviso al canale Slack	Invia aggiornamenti di campi o fogli-righe a un canale Slack	Hai creato un flusso di lavoro per inviare avvisi al canale Slack del tuo team quando un’attività viene contrassegnata come Urgente.

Tipi di azioni per richieste di approvazione e aggiornamento

Utilizza questo tipo di avviso o azione	In questa situazione	Esempi
Richiesta di aggiornamento	Chiedi informazioni su un elemento di lavoro al proprietario dell’attività quando questo elemento ha superato la scadenza e non è ancora contrassegnato come completo Cerca le informazioni più recenti dall’assegnatario di un elemento di lavoro quando il valore cambia in un campo specifico	Il tuo manager ha creato un flusso di lavoro per richiedere agli assegnatari delle attività di aggiornare la colonna Data di inizio quando lo stato di una riga passa a In corso.
Richiesta di approvazione	Chiedi a un revisore o a un manager di rivedere e approvare un elemento di lavoro quando un campo soddisfa determinati criteri	Hai creato un flusso di lavoro per chiedere al revisore del contenuto di approvare o rifiutare la bozza quando una bozza viene contrassegnata come Completata. Il team di marketing ha creato un flusso di lavoro per chiedere al team finanziario di rivedere e approvare o rifiutare la richiesta quando il costo di un elemento di lavoro supera l’importo previsto.

Utilizza questo tipo di avviso o azione

In questa situazione

Esempi

Richiesta di aggiornamento

Chiedi informazioni su un elemento di lavoro al proprietario dell’attività quando questo elemento ha superato la scadenza e non è ancora contrassegnato come completo
Cerca le informazioni più recenti dall’assegnatario di un elemento di lavoro quando il valore cambia in un campo specifico

Il tuo manager ha creato un flusso di lavoro per richiedere agli assegnatari delle attività di aggiornare la colonna Data di inizio quando lo stato di una riga passa a In corso.

Richiesta di approvazione

Chiedi a un revisore o a un manager di rivedere e approvare un elemento di lavoro quando un campo soddisfa determinati criteri

Hai creato un flusso di lavoro per chiedere al revisore del contenuto di approvare o rifiutare la bozza quando una bozza viene contrassegnata come Completata.

Il team di marketing ha creato un flusso di lavoro per chiedere al team finanziario di rivedere e approvare o rifiutare la richiesta quando il costo di un elemento di lavoro supera l’importo previsto.

Tipi di azioni per modifiche del foglio

Utilizza questo tipo di avviso o azione	In questa situazione	Esempi
Assegna persone	Assegna una o più persone a un elemento di lavoro quando viene raggiunta una data o quando viene aggiunta o modificata una riga.	Hai creato un flusso di lavoro per assegnare attività al team di escalation quando un elemento di lavoro viene contrassegnato come Urgente.
Modifica valore della cella	Modifica i dati in queste colonne quando vengono soddisfatte determinate condizioni: Testo/Numero Elenco a discesa (Selezione singola) Elenco a discesa (Selezione multipla) Casella di spunta	Puoi impostare il foglio per selezionare la colonna della casella di spunta Completato quando un utente imposta la colonna Stato approvazione su Approvato.
Registra una data	Registra la data attuale nel campo selezionato quando viene attivato un flusso di lavoro.	Puoi impostare il foglio in modo che registri la data corrente quando un’attività viene contrassegnata come Completata.
Cancella valore della cella	Rimuovi il contenuto di un campo quando vengono soddisfatte determinate condizioni.	Hai creato un flusso di lavoro per aiutarti a rimuovere il contenuto.
Blocca righe	Evita ulteriori modifiche dopo che un elemento è stato approvato o completato, o dopo un determinato momento.	Puoi impostare il foglio in modo che blocchi una riga quando il valore nella colonna Stato revisione è impostato su In corso.
Sblocca righe	Consenti agli utenti di modificare le righe solo quando vengono completati i passaggi preliminari.	Puoi impostare il foglio in modo che sblocchi una riga quando il valore nella colonna Stato revisione è impostato su Completato.

Tipi di azioni per flussi di lavoro da foglio a foglio

Utilizza questo tipo di avviso o azione	In questa situazione	Esempi
Sposta righe	Sposta una riga su un altro foglio quando è contrassegnato come Completato Instrada automaticamente gli elementi di lavoro in entrata a fogli diversi in base alle caratteristiche	Il team di e-learning ha creato un flusso di lavoro per rimuovere le richieste che non dovrebbero essere presenti nel foglio di intake del team. Se si ricevono richieste per il team di marketing, il flusso di lavoro sposta l’attività nel foglio di intake di quel reparto.
Copia righe	Crea una copia di una riga in un altro foglio quando un campo soddisfa determinati criteri.	Hai un foglio in cui vengono registrate tutte le attività completate. Per ridurre il lavoro manuale, hai creato un flusso di lavoro per copiare le righe su quel foglio quando le righe nel tuo file principale sono contrassegnate come completate.

Puoi modificare l’azione che hai selezionato: basta andare all’icona Menu nell’angolo in alto a destra del blocco.

Per evitare che si generino richieste di approvazione all’infinito, le celle che contengono formule incrociate tra fogli o collegamenti alle celle non attiveranno alcuna automazione che vada automaticamente a modificare il foglio (Sposta riga, Copia riga, Blocca riga, Sblocca riga, Richiesta di approvazione, Registra una data, Assegna persona, Modifica cella, Cancella contenuto cella, Genera documento). Per aggirare questo problema, utilizza l’automazione temporizzata o i flussi di lavoro di ricorrenza.

Seleziona i destinatari

Configura il blocco di azione per assicurare che gli avvisi e le richieste siano inviati a coloro che sono coinvolti con un elemento di lavoro specifico. Puoi configurarli in modo da inviarli a:

Persone in un campo di contatto per la riga in questione (ad esempio: l’assegnatario)
Chiunque con cui sia stato condiviso il foglio
Persone specificate manualmente
Membri di un canale in un’app di terzi come Slack o Microsoft Teams

Personalizza il messaggio di avviso

Puoi personalizzare il messaggio di avviso in modo che i destinatari ricevano solo le informazioni di cui hanno bisogno. Nella sezione Personalizza messaggio puoi controllare quali campi vengono visualizzati e modificare l’oggetto e il messaggio.

Non ho ricevuto gli avvisi che ho impostato per me stesso

Le notifiche del tuo foglio potrebbero essere disattivate. Per risolvere questo problema, attiva le notifiche per le modifiche al foglio. Non sai come fare? Leggi l’articolo Attiva flussi di lavoro automatizzati sulle modifiche apportate.

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