Creare fogli, report e pannelli di controllo

Questo Articolo della guida compare nelle seguente tracce di apprendimento.

Inizia a collaborare con gli altri condividendo un elemento Smartsheet (foglio, report o pannello di controllo) o confermando la richiesta di condivisione da parte di un membro del team.

Il metodo migliore da adottare per la condivisione dipende dal numero di elementi che desideri condividere e dal numero di persone con cui desideri condividere:

  • Per condividere elementi singoli uno per volta con poche persone, segui la procedura di condivisione descritta in questo articolo. (Per condividere elementi singoli archiviati in un workspace, vedi la sezioneCondivisione di un elemento da un workspacedi questo articolo).
  • Per condividere uno o più elementi con un gruppo di persone, utilizza un workspace. Per ulteriori informazioni su questa funzionalità, vedi Creazione di un workspace e Condivisione del workspace.

Per una guida visiva sulla condivisione in Smartsheet, consulta l’infografica: Descrizione dei tipi di utente e delle autorizzazioni di condivisione.

In questo articolo

Una volta che gli elementi sono condivisi, sono disponibili ulteriori informazioni su alcune best practice qui: ulteriori informazioni su cosa aspettarsi sono qui.Collaborazione con più persone su un foglio contemporaneamente.

Panoramica dei livelli di autorizzazione e condivisione

Quando condividi un elemento con qualcuno, è necessario che questa persona effettui l’accesso a Smartsheet per accedere al foglio. Tu controlli il livello di accesso di un utente attraverso il livello di autorizzazione di condivisione da te scelto, Lettore, Editor o Amministratore. Puoi interrompere la condivisione di un elemento o modificare il suo livello di autorizzazione in qualsiasi momento.

Condividi report: È inoltre necessario condividere fogli sorgente

Se scopri che un report ha un aspetto diverso rispetto a quello di qualcuno con cui l’hai condiviso, se ci sono informazioni mancanti o è vuoto, magari non hai condiviso tutti i fogli sorgente con l’utente in questione.

per motivi di sicurezza, un report non permette l’accesso a fogli che non siano già stati condivisi con un utente. Ad esempio, puoi condividere un report relativo a tre fogli con un utente che ha accesso a uno solo di questi fogli. Quando il collaboratore apre il report, vede solo le righe estratte da un foglio che è stato condiviso con lui. Se nessuno dei fogli è stato condiviso col collaboratore, la sua versione del report è vuota.

Controlli di condivisione amministratore del sistema e amministratore di gruppo

Amministratore di sistema: può rimuovere un utente dalla condivisione degli elementi di proprietà degli utenti con licenza sull’account Per saperne di più vedi Gestione degli utenti su un piano multi-utente.

Gli amministratori di gruppo possono rimuovere un membro da un gruppo per rimuoverlo anche da tutti gli elementi condivisi con il gruppo in questione. Per ulteriori informazioni, vedi Gestione e utilizzo dei gruppi di contatto Smartsheet.

Condivisione di un elemento Smartsheet

Utenti con condivisione di autorizzazioni Proprietario, Amministratore ed Editor - può condividere hanno la capacità di condividere elementi Smartsheet.

Se l’elemento si trova all’interno di un workspace, puoi condividere il singolo elemento o l’intero workspace. Per ulteriori informazioni, vedi Condivisione di un elemento da un workspace più avanti in questo articolo.

  1. Clicca sul pulsante Condividi nella parte superiore del foglio.

    pulsante Condividi
    Se il pulsante Condividi non è visibile, clicca sull’icona della freccia verso il basso nell’angolo superiore destro della finestra Smartsheet.
    condivisione mostra barra dei menu
    Viene visualizzato il modulo di condivisione. Se l’elemento non è condiviso con nessuno, compare Dettagli invito.
    Modulo condivisione foglio

    Se è attualmente condiviso con altri utenti, viene visualizzato per impostazione predefinita un elenco dei Collaboratori esistenti. (Puoi sempre cliccare su Dettagli invito se invece desideri visualizzare questa sezione).
    Finestra condivisione

    SUGGERIMENTO: Tutti i collaboratori che dispongano di un accesso in condivisione possono utilizzare il collegamento sicuro al foglio per aprirlo direttamente; è possibile aggiungere il collegamento ai preferiti per un accesso rapido al foglio. Quando si utilizza il collegamento, viene richiesto di accedere a Smartsheet (se non hai già eseguito l’accesso) per poter accedere al foglio.

  2. Nella casella Invita collaboratori in alto, inserisci gli indirizzi e-mail delle persone o dei gruppi con cui desideri condividere l’elemento. Separa i vari indirizzi e-mail con una virgola o con un punto e virgola.
  3. Seleziona un livello di Autorizzazioni.Per una descrizione dettagliata delle funzioni disponibili per ogni livello di autorizzazione, consulta l’articolo Livelli di autorizzazione di condivisione.
  4. Clicca su Condividi.

L’elemento viene condiviso con i collaboratori, che riceveranno una notifica se hai scelto di inviarne una. Il modulo Condivisione viene aggiornato per mostrare l’elenco dei Collaboratori con accesso in condivisione, compresi quelli appena aggiunti.

Puoi assicurarti che un collaboratore stia guardando un elemento con la stessa visualizzazione e filtri applicati inviando loro l’URL dalla barra degli indirizzi del browser. (Per saperne di più sulle visualizzazioni).

Altre opzioni di condivisione

Se desideri collaborare o condividere i dati senza condividere direttamente con le persone direttamente i oggetti Smartsheet, puoi utilizzare una delle seguenti opzioni:

  • Pubblica: Se desideri condividere elementi Smartsheet con persone che non dispongono di account Smartsheet, puoi inviare loro un collegamento di pubblicazione. Gli elementi pubblicati Smartsheet sono dinamici, pertanto visualizzano sempre i dati correnti. Vedi Pubblicazione di un foglio, un report o un pannello di controllo per ulteriori informazioni sulla pubblicazione.
  • Invia come allegato:  Se desideri condividere un file statico Excel o PDF di un elemento Smartsheet, puoi inviarlo tramite e-mail come allegato utilizzando la funzione Invia come allegato. Puoi inoltre inviare i dati di una riga specifica ad altre persone che possono essere utili, se desiderano informazioni su un compito specifico o un gruppo di righe in un foglio grande. Per saperne di più vedi Condivisione delle informazioni di un foglio tramite e-mail.
  • Utilizza un modulo: Se desideri raccogliere informazioni dalle persone, utilizza un modulo. I moduli consentono alle persone di aggiungere nuove righe al foglio in base all’invio di moduli senza accesso di condivisione diretto. Per ulteriori informazioni, vedi Raccolta di informazioni con un modulo.
  • Utilizza Flussi di lavoro automatizzati:  Se hai bisogno di condividere i dati specifici per notificare automaticamente alle persone le modifiche ai fogli, invia i promemoria per le date di scadenza o richiedi aggiornamenti o approvazioni automatici, utilizza i flussi di lavoro automatizzati. Le informazioni sui flussi di lavoro automatizzati sono disponibili in Risparmia tempo e lavora più rapidamente grazie ai flussi di lavoro automatizzati.

Condivisione di un elemento da un workspace

Se un foglio, un report o un pannello di controllo si trova all’interno di un workspace, è disponibile a chiunque disponga delle autorizzazioni di condivisione per il workspace. Anche quando è all’interno di un workspace, l’elemento può essere condiviso a livello dell’elemento in modo tale che gli utenti che non dispongono dell’accesso al workspace siano comunque in grado di accedere al foglio.

Per condividere il foglio, devi disporre delle autorizzazioni come Proprietario, Amministratore o Editor - può condividere, per l’elemento. (Allo stesso modo, per condividere un workspace, devi disporre delle autorizzazioni come Proprietario, Amministratore o Editor - può condividere, per il workspace).

Di seguito viene descritta la procedura per consentire l’accesso a un elemento che si trova in un workspace:

  1. Clicca sull’icona Menu nell’angolo superiore sinistro della finestra Smartsheet per aprire il pannello sinistro.
  2. SottoHome>Workspace,clicca sul workspace in cui si trova l’elemento.
  3. Clicca con il tasto destro del mouse sul nome dell’elemento e clicca su Condividi per aprire il modulo Condivisione.
  4. Clicca nel campo Invita collaboratori e inserisci o seleziona i contatti.

    Viene visualizzato il testoQuesto foglio, report o pannello di controllo si trova in un workspace. Se disponi delle autorizzazioni per il workspace, viene visualizzato anche il nome del workspace.

    Modulo di condivisione di fogli, Questo foglio è in un workspace cerchiato
     
  5. Per condividere solo il foglio, clicca su Condividi. Per condividere il workspace, clicca su Condividi workspace.

Quando elementi e workspace vengono condivisi, si visualizza l’immagine Condivisione Workspace Condiviso su foglio, su report o su pannello di controllo attraverso l’icona workspace e l’icona Condiviso solo su foglio e l’icona Condiviso solo su foglio, report, o pannello di controllo vicino ai livelli di permesso nella sezione Collaboratori del modulo di condivisione. Queste icone possono aiutarti a individuare la modalità di condivisione dell’elemento con i diversi collaboratori.

Impostazione di una visualizzazione di condivisione predefinita

Se sei il proprietario del foglio o disponi delle autorizzazioni a livello di amministratore puoi accertarti che il foglio che hai condiviso sia visualizzato da chiunque allo stesso modo in cui hai inteso, applicando una visualizzazione e un filtro predefiniti. Imposta una visualizzazione predefinita, per esempio, per i collaboratori con recente condivisione per aprire un foglio direttamente alla Visualizzazione cartellino con un filtro applicato per mostrare solo le attività ad alta priorità.

Sarà necessario creare un filtro salvato prima di impostare un filtro predefinito.Per ulteriori informazioni sulla creazione dei filtri, consulta il nostro articolo Utilizzo dei filtri per mostrare o nascondere i dati del foglio.

Per impostare una visualizzazione predefinita nel tuo foglio

  1. Clicca sul pulsante Condividi nella parte superiore dell’elemento per visualizzare la finestra di condivisione.
    Finestra condivisione
  2. Seleziona collaboratori per visualizzare l’elenco degli utenti correnti do Smartsheet con cui è condiviso il foglio.
     
  3. A destra di Visualizzazione predefinita , seleziona Modifica.

    Viene visualizzato il modulo Visualizzazione predefinita.

    visualizzazione predefinita
     
  4. In Visualizzazione, selezionaVisualizzazione griglia, Visualizzazione cartellino, Visualizzazione Gantt, o Visualizzazione Calendario. Puoi inoltre selezionare un filtro predefinito e specificare le corsie della visualizzazione Cartellino, se desideri.

    NOTA: Sarà necessario creare un filtro condiviso prima di impostare un filtro predefinito.Per ulteriori informazioni sulla creazione dei filtri, consulta il nostro articolo Utilizzo dei filtri per mostrare o nascondere i dati del foglio.
     
  5. Clicca su Salva.

Puoi assicurarti che un collaboratore stia guardando un elemento con la stessa visualizzazione e filtri applicati inviando loro l’URL dalla barra degli indirizzi del browser. (Per saperne di più sulle visualizzazioni).

Rimozione di un collaboratore o modifica dei livelli di autorizzazione

Il proprietario dell’elemento e i collaboratori con accesso Amministratore all’elemento hanno la possibilità di rimuovere gli altri utenti o di modificare i relativi livelli di autorizzazione. Anche gli Editor hanno questa possibilità se è stata concessa loro l’autorizzazione di condividere l’elemento quando sono stati invitati.

  1. Clicca sul pulsante Condividi nella parte superiore del foglio.

    Se il pulsante Condividi non è visibile, clicca sull’icona della freccia verso il basso in alto a destra della finestra Smartsheet.
    condivisione mostra barra dei menu

  2. Nel modulo Condivisione, posiziona il cursore del mouse sulla persona che desideri rimuovere o modificare per evidenziare la riga ed eseguire una delle operazioni seguenti:
    • Modifica autorizzazioni: seleziona un nuovo livello di autorizzazione dall’elenco a discesa. Tieni presente che non è possibile dare a un altro collaboratore un livello di accesso superiore al proprio (ad esempio qualcuno con autorizzazioni di livello Editor e fornirgli l’accesso di livello Amministratore).
    • Rimuovi dalla condivisione: Clicca sulla X all’estremità destra della riga del livello di autorizzazione.

      La persona non avrà più accesso all’elemento. Se interrompi la condivisione con qualcuno mentre sta visualizzando l’elemento, riceverà un messaggio di errore la prossima volta che esegue un aggiornamento.

      NOTA: se viene visualizzata l’immagineCondivisione del workspace, Condiviso tramite workspace accanto al livello di autorizzazione di un collaboratore, significa che il collaboratore ha accesso al foglio tramite un workspace. Cliccando sulla X viene rimossa l’autorizzazione del collaboratore per il workspace. Per ulteriori informazioni sulla condivisione di un workspace, consulta l’articoloCondivisione del workspace.

      Nella sezione Collaboratori , nota l’immagine Condivisione di workspace dell’icona Condiviso tramite workspace o l’icona   Condiviso solo solo su fogliol’icona  Condiviso solo su... accanto ai livelli di autorizzazione. Queste icone ti aiutano a individuare la modalità di condivisione dell’elemento con i diversi collaboratori.

Richiedi l’accesso al proprietario

In alcuni casi, quando tenti di aprire un elemento , viene visualizzato un messaggio simile al seguente: "L’elemento non è attualmente disponibile. Potrebbe essere stato eliminato, oppure la tua autorizzazione potrebbe essere stata rimossa".

Elemento attualmente non disponibile...


I motivi più comuni per questo messaggio possono essere:

  • Ti è stato inoltrato un collegamento di condivisione, ma il tuo indirizzo e-mail non è condiviso con l’elemento
  • Hai effettuato l’accesso a Smartsheet con un indirizzo di posta elettronica diverso da quello a cui è stata inviata l’e-mail
  • Il proprietario dell’elemento o un altro collaboratore ti ha rimosso dalla condivisione
  • L’elemento da allora è stato eliminato

Se desideri accedere a un foglio, un report, un pannello di controllo o workspace che non siano condivisi con il tuo indirizzo e-mail, clicca sul pulsante Richiesta di accesso dal proprietario nel messaggio di pop-up. In questo caso, al proprietario dell’elemento o del workspace viene inviata un’e-mail contenente un collegamento di conferma sul quale è possibile cliccare per selezionare un livello di autorizzazione di condivisione associato al tuo indirizzo e-mail. Non appena il proprietario dell’elemento o del workspace avrà completato questa procedura, sarai in grado di accedere all’elemento (dal collegamento ricevuto o dal foglio all’interno di Smartsheet).