Panoramica: condividere fogli e report

Aggiungi collaboratori a un foglio o report. I collaboratori con cui condividi il file possono trovarsi all'interno o all'esterno della tua organizzazione. Puoi anche condividere elementi Smartsheet con utenti che non hanno un account Smartsheet, anche se, senza un account, potrebbero non essere in grado di accedere a tutte le funzioni di Smartsheet. 

Suggerimenti sulla condivisione di elementi Smartsheet

• Vuoi condividere singoli elementi uno alla volta con poche persone? Segui i passaggi di condivisione descritti in questo articolo. 
• Vuoi condividere uno o più elementi con un gruppo di persone? Usa un workspacee condividilo con i tuoi colleghi.
• Vuoi condividere un pannello di controllo? Consulta l'articolo Condividi un pannello di controllo. 

Informazioni sui livelli di autorizzazione e condivisione

Quando condividi un elemento con qualcuno, quest'ultimo dovrà effettuare l’accesso a Smartsheet per accedervi. Le azioni che potrà eseguire sul file dipenderanno dalle autorizzazioni che gli hai concesso. È possibile aggiungere collaboratori in qualità di:

• Amministratore
• Editor - può condividere
• Editor - non può condividere
• Commentatore
• Visualizzatore

Puoi interrompere la condivisione di un elemento o modificare il livello di autorizzazione di un collaboratore in qualsiasi momento.

Per condividere un foglio o report

1. Apri il modulo Condivisione foglio o Condivisione report. Puoi farlo in due modi:
   • Nella barra dei menu, seleziona File> Menu.
   • Nell'area in alto a destra della schermata, seleziona Condividi.
2. Nella sezione Invita collaboratori del modulo Condivisione, digita l'indirizzo e-mail dell'utente o del gruppo. 
   • In alternativa, per scegliere dal modulo Seleziona contatti, seleziona
3. Dopo aver selezionato i collaboratori, seleziona Condividi report.

Quando condividi i report, assicurati di condividere i relativi fogli di origine 

Se scopri che un report ha un aspetto diverso rispetto a quello di qualcuno con cui l’hai condiviso, se ad esempio ci sono informazioni mancanti o è vuoto, è possibile che tu non abbia condiviso tutti i fogli di origine con l’utente in questione.

Per motivi di sicurezza, la condivisione di un report non fornisce automaticamente agli utenti l'accesso ai fogli non condivisi. Ad esempio, puoi condividere un report relativo a tre fogli con un collaboratore che ha accesso solo a uno di questi fogli. Quando il collaboratore apre il report, vede solo le righe estratte dal foglio che è stato condiviso con quella persona. Se nessuno dei fogli è stato condiviso con il collaboratore, la sua versione del report è vuota.

Vuoi condividere un report con qualcuno che non ha accesso ai fogli di origine?

Puoi scegliere una qualsiasi delle seguenti opzioni:

• Pubblica il report e condividi il link
• Inserisci il report come widget in un pannello di controllo

Chi può controllare l'accesso alla condivisione degli utenti

Esistono due tipi di utenti che hanno la possibilità di rimuovere l'accesso di un utente agli elementi Smartsheet condivisi con loro: 

• Nel Centro dell'amministratore, gli amministratori di sistema possono impedire a un utente di condividere elementi di proprietà di utenti con licenza sull'account. 
• Gli amministratori del gruppo possono rimuovere un membro da un gruppo per rimuoverlo anche da tutti gli elementi condivisi con il gruppo in questione.