Condividere fogli, report e pannelli di controllo

Comincia a collaborare con gli altri condividendo un elemento di Smartsheet (foglio, report o pannello di controllo) oppure confermando una richiesta di condivisione di un membro del team.

Il metodo migliore da utilizzare per la condivisione dipende dal numero di elementi che si desidera condividere e dal numero di utenti che si desidera impostare per la condivisione:

  • Per condividere singoli elementi uno alla volta con alcuni utenti, segui i passi per la condivisione in questo articolo. (Per condividere un singolo elemento che è memorizzato in un workspace, consulta la sezione Condividere un elemento da un workspace di questo articolo).
  • Per condividere uno o più elementi con un gruppo di utenti, utilizza un workspace. Per ulteriori informazioni sulla modalità di esecuzione di questa operazione, consulta Creazione di un workspace e Condivisione di un workspace.

Per una guida visiva sulla condivisione in Smartsheet, vedi Infografica: Spiegazione dei tipi di utente e delle autorizzazioni di condivisione.

In questo articolo

SUGGERIMENTO: una volta condivisi gli elementi, potrai apprendere alcune best practice qui: ulteriori informazioni su cosa puoi aspettarti qui: Lavorare su un foglio con più persone contemporaneamente.


Panoramica dei livelli di autorizzazione e condivisione

Quando condividi un elemento con altri utenti, tali utenti dovranno effettuare l'accesso a Smartsheet per poter accedere alla condivisione del foglio. Puoi controllare il livello di accesso di una persona attraverso il livello di autorizzazione alla condivisione scelto—Lettore, Editor o Amministratore. Puoi interrompere la condivisione di un foglio o modificare il livello di autorizzazione di un collaboratore in qualsiasi momento.

Condividere report: devi condividere anche i fogli di origine 

Se rilevi che un report appare in modo diverso rispetto a come appare a un altro utente con il quale lo hai condiviso-vi sono informazioni mancanti o è vuoto—è possibile che tu non abbia condiviso tutti i fogli di origine con quell'utente. 

Per motivi di sicurezza, unreport non permette l'accesso a fogli che non siano già stati condivisi con un utente. Ad esempio, puoi condividere un report relativo a tre fogli con un utente che ha accesso a uno solo di questi fogli. Quando il collaboratore apre il report, vede solo le righe estratte da un foglio che è stato condiviso con lui. Se nessuno dei fogli è stato condiviso col collaboratore, la sua versione del report è vuota.

SUGGERIMENTI:

Controlli di condivisione dell'Amministratore di sistema e dell'Amministratore di gruppo

Un Amministratore di sistema può rimuovere un utente dalla condivisione di tutti gli elementi di proprietà di utenti autorizzati sull'account. Per ulteriori informazioni, consulta Gestire gli utenti in un piano multiutente.

Un Amministratore di gruppo può rimuovere un membro da un gruppo per rimuoverlo anche da tutti gli elementi condivisi con il gruppo in questione. Per ulteriori informazioni, consulta Gestire e utilizzare i gruppi di contatti Smartsheet.


Condividere un elemento di Smartsheet

Gli utenti condivisi con le autorizzazioni Proprietario, Amministratore ed Editor - Può condividere, possono condividere gli elementi di Smartsheet.

NOTA: se l'elemento si trova in un workspace, puoi scegliere di condividere il singolo elemento o di condividere l'intero workspace. Per ulteriori informazioni, consulta Condivisione di un elemento da un workspace più avanti in questo articolo.

  1. Fai clic sul pulsante Condividi sulla parte superiore di un elemento.

    pulsante-condividi
    Se il pulsante Condividi non appare, clicca sull'icona di freccia verso il basso in alto a destra della finestra di Smartsheet.
    mostra-barra-menu-condivisione
    Viene visualizzato il modulo di condivisione. Se l'elemento non è condiviso con nessuno, compare Dettagli invito.
    Modulo Condivisione di fogli

    Se al momento sono presenti utenti di condivisione, per impostazione predefinita sarà visualizzato un elenco dei Collaboratori esistenti. (Puoi fare clic su Dettagli invito se invece desideri visualizzare tali dettagli).
    Finestra Condivisione

    SUGGERIMENTO: tutti i collaboratori che dispongano di un accesso in condivisione possono utilizzare il link sicuro al foglio per aprirlo direttamente; è possibile aggiungere il link ai preferiti per un accesso rapido all'elemento. Quando si utilizza il link, viene richiesto di accedere a Smartsheet (se non è già stato fatto) per potervi accedere.

  2. Nella casella Invita collaboratori situata in alto, digita l'indirizzo e-mail delle persone o dei gruppi con cui desideri condividere l'elemento. Separa i vari indirizzi e-mail con una virgola o con un punto e virgola.
  3. Seleziona un livello di Autorizzazioni. Per una descrizione dettagliata delle funzioni disponibili per ogni livello di autorizzazione, consulta l'articolo Livelli di autorizzazione di condivisione.
  4. Clicca su Condividi.

I collaboratori potranno condividere l'elemento e riceveranno una notifica, se hai scelto di inviarne una. Il modulo Condivisione sarà aggiornato in modo da visualizzare l'elenco dei Collaboratori per la condivisione, compresi quelli appena aggiunti.

SUGGERIMENTO: puoi assicurarti che un collaboratore stia visualizzando un elemento con la stessa vista e gli stessi filtri applicati inviandogli l'URL dalla barra degli indirizzi del tuo browser. (Ulteriori informazioni sulle visualizzazioni.)

Altre opzioni di condivisione

Se desideri colaborare o condividere dati senza condividere le persone direttamente sui tuoi elementi Smartsheet, puoi utilizzare una delle seguenti opzioni:

  • Pubblica—Se desideri condividere gli elementi di Smartsheet con persone che non dispongono di account Smartsheet, puoi inviare loro un link alla pubblicazione. Gli elementi di Smartsheet pubblicati sono dinamici, pertanto i dati sono sempre aggiornati. Per ulteriori informazioni sulla pubblicazione, vedi Pubblicare un foglio, un report o un pannello di controllo.
  • Inviare un allegato—Se desideri condividere un file Excel o PDF statico di un elemento Smartsheet, puoi inviarlo per e-mail come allegato utilizzando la funzione Invia come allegato. Puoi anche inviare per e-mail dati di una riga specifica ad altre persone; ciò può essere utile se dsiderano informazioni su un'attività specifica o su un gruppo di righe in un foglio grande. Per maggiori informazioni, vedi Condividere le informazioni del foglio nell'e-mail.
  • Utilizzare un modulo—Se desideri raccogliere inforazioni da persone, usa un modulo. I moduli permettono alle persone di aggiungere nuove righe al tuo foglio in base ai propri invii, senza accesso con condivisione diretta. Per ulteriori informazioni , vedi Raccogliere informazioni con un modulo.
  • Usare avvisi e azioni—Se hai bisogno di condividere dati specifici per avvisare automaticamente le persone sulle modifiche apportate ai tuoi fogli, inviare promemoria per le date di scadenza oppure richiedere aggiornamenti automatici o approvazioni, usa Avvisi e azioni. Le informazioni su Avvisi e azioni sono disponibili nell'articolo Automatizzare i processi lavorativi con avvisi e azioni.

Condividere un elemento da un workspace

Quando in un workspace è presente un foglio, un report o un pannello di controllo, questo sarà disponibile per tutti gli utenti che dispongono di autorizzazione di condivisione per il workspace. Anche quando è presente in un workspace, l'elemento può essere condiviso a livello di elemento, in modo che gli utenti che non dispongono dell'accesso al workspace possano comunque accedere all'elemento.

Per condividere l'elemento, occorre disporre delle autorizzazioni Proprietario, Amministratore o Editor - può condividere. (Analogamente, per condividere un workspace, è necessaria l'autorizzazione Proprietario, Amministratore o Editor - può condividere, per il workspace).

Ecco come puoi assegnare a un utente l'accesso a un elemento che si trova in un workspace:

  1. Fai clic sull'icona Menu nell'angolo in alto a sinistra della finestra di Smartsheet per aprire il pannello di sinistra.
  2. Da Home > Workspace, fai clic sul workspace in cui è presente l'elemento.
  3. Fai clic con il pulsante destro del mouse sul nome dell'elemento, quindi fai clic su Condividi per aprire il modulo Condivisione.
  4. Fare clic nella casella Invita collaboratori e immetti o seleziona i contatti.

    Verrà visualizzato il testo Questo foglio, report o pannello di controllo si trova in un workspace. Se disponi delle autorizzazioni per il workspace, potrai visualizzare anche il nome del workspace.

    Modulo Condivisione foglio, Questo foglio si trova in uno spazio di lavoro cerchiato
     
  5. Per condividere solo l'elemento, fai clic su Condividi. Per condividere il workspace, fai clic su Condividi workspace.

Quando sono condivisi elementi e workspace, viene visualizzata l'icona Immagine di condivisione del workspace di condivisione del foglio, del report o del pannello di controlloattraverso il workspace e l'icona Icona di condivisione solo del foglio di condivisione solo del foglio, del report o del pannello di controllo accanto ai livelli di autorizzazione nella sezione Collaboratori del modulo di condivisione. Queste icone possono essere di aiuto per distinguere le modalità di condivisione di un elemento con i vari collaboratori.


Impostazione di una visualizzazione di condivisione predefinita

Se sei Proprietario o disponi di diritti di condivisione a livello di Amministratore, puoi accertarti che gli utenti che condividono il tuo foglio visualizzino il foglio nel modo che hai stabilito applicando una visualizzazione predefinita e un filtro. Impostare una visualizzazione predefinita, ad esempio, in modo che i collaboratori condivisi di recente aprano un foglio direttamente nella visualizzazione Scheda, applicando un filtro per visualizzare esclusivamente le attività di alta priorità.

NOTA: prima di impostare un filtro predefinito, è necessario creare un filtro e salvarlo. Per ulteriori informazioni sulla creazione dei filtri, consulta il nostro articolo sull'Utilizzo dei filtri per mostrare o nascondere i dati del foglio.

Per impostare una visualizzazione predefinita sul tuo foglio:

  1. Clicca sul pulsante Condividi sulla parte superiore dell'elemento per visualizzare la finestra Condivisione.
    Finestra Condivisione
  2. Seleziona Collaboratori per visualizzare l'elenco degli utenti Smartsheet correntemente condivisi sul foglio.
     
  3. A destra della Visualizzazione predefinita, selezionare Modifica.

    Viene visualizzato il modulo Visualizzazione predefinita.

    visualizzazione predefinita
     
  4. In Visualizzazione, seleziona Visualizzazione griglia, Visualizzazione scheda, Visualizzazione Gantt o Visualizzazione calendario. Puoi anche selezionare un filtro predefinito e corsie specifiche per la visualizzazione scheda, se lo desideri.

    NOTA: prima di poter impostare un filtro predefinito, sarà necessario creare un filtro condiviso. Per ulteriori informazioni sulla creazione dei filtri, consulta il nostro articolo sull'Utilizzo dei filtri per mostrare o nascondere i dati del foglio.
     
  5. Fai clic su Salva.

SUGGERIMENTO: puoi assicurarti che un collaboratore stia visualizzando un elemento con la stessa vista e gli stessi filtri applicati inviandogli l'URL dalla barra degli indirizzi del tuo browser. (Ulteriori informazioni sulle visualizzazioni.)


Rimuovere un collaboratore o modificare i livelli di autorizzazione

Il proprietario dell'elemento e i collaboratori con accesso Amministratore all'elemento hanno la possibilità di rimuovere altri o di modificare i propri livelli di autorizzazione. Anche gli Editor hanno questa possibilità se è stata concessa loro l'autorizzazione di condividere l'elemento quando sono stati invitati.

  1. Fai clic sul pulsante Condividi sulla parte superiore di un elemento.

    Se il pulsante Condividi non appare, clicca sull'icona di freccia verso il basso in alto a destra della finestra di Smartsheet.
    mostra-barra-menu-condivisione

  2. Nel modulo Condivisione, posiziona il mouse sul nome della persona che desideri rimuovere o modificare per evidenziare la riga e scegliere una delle seguenti opzioni:
    • Modifica autorizzazioni: seleziona un nuovo livello di autorizzazioni dall'elenco a discesa. Tieni presente che non è possibile fornire a un altro collaboratore un accesso di livello superiore al proprio (vale a dire che una persona con autorizzazioni di livello Editor non può promuovere un altro da Editor ad Amministratore).
    • Rimuovi dalla condivisione: fai clic su all'estrema destra della riga del livello di autorizzazione.

      La persona non potrà più accedere all'elemento. Se interrompi la condivisione con utenti nel momento in cui stanno visualizzando l'elemento, riceveranno un messaggio di errore al successivo salvataggio o aggiornamento.

      NOTA: se viene visualizzata l'icona Immagine di condivisione del workspace di condivisione attraverso il workspace accanto al livello di autorizzazione di un collaboratore, ciò significa che il collaboratore dispone di accesso all'elemento attraverso un workspace. Facendo clic su X vengono rimosse autorizzazioni del collaboratore dal workspace. Per ulteriori informazioni sulla condivisione di un workspace, consulta Condivisione di un workspace.

      Nella sezione Collaboratori, presta attenzione all'icona Immagine di condivisione del workspace di condivisione attraverso il workspace o all'icona diIcona di condivisione solo del foglio condivisione solo di... accanto ai livelli di autorizzazione. Ciò ti aiuterà a distinguere la modalità di condivisione dell'elemento con i vari collaboratori.

Richiesta di condivisione

In alcuni casi, puoi tentare di aprire un elemento e veder apparire un messaggio pop-up che ti informa che non puoi farlo perché non è condiviso con te.



Generalmente, i motivi di questo messaggio sono:

  • Ti è stato trasmesso un link di condivisione, ma il tuo indirizzo e-mail non è condiviso con l'elemento
  • Hai effettuato l'accesso a Smartsheet con un indirizzo di posta elettronica diverso da quello a cui è stata inviata l'e-mail
  • Il proprietario dell'elemento o un altro collaboratore ti ha rimosso dalla condivisione
  • L'elemento da allora è stato cancellato

Se desideri accedere a un foglio, a un report, a un pannello di controllo o a workspace che non siano condivisi con il tuo indirizzo e-mail, clicca sul pulsante Richiesta di accesso dal proprietario nel messaggio. In questo caso, al proprietario dell'elemento o del workspace viene inviata un'e-mail contenente un link di conferma sul quale è possibile fare clic per selezionare un livello di autorizzazione di condivisione associato al tuo indirizzo e-mail. Non appena il proprietario dell'elemento o del workspace avrà completato questa procedura, sarai in grado di accedere all'elemento (utilizzando il link che hai ricevuto o individuando il foglio direttamente in Smartsheet).

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