Creare fogli, report e pannelli di controllo

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Smartsheet
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  • Enterprise

Questo Articolo della guida compare nelle seguente tracce di apprendimento.

Inizia a collaborare con gli altri condividendo un elemento Smartsheet (foglio, report o pannello di controllo) o confermando la richiesta di condivisione da parte di un membro del team.

Il metodo migliore da adottare per la condivisione dipende dal numero di elementi che desideri condividere e dal numero di persone con cui desideri condividere:

  • Per condividere elementi singoli uno per volta con poche persone, segui la procedura di condivisione descritta in questo articolo. (Per condividere elementi singoli archiviati in un workspace, vedi la sezioneCondivisione di un elemento da un workspacedi questo articolo).
  • Per condividere uno o più elementi con un gruppo di persone, utilizza un workspace. Per saperne di più su questa funzionalità, consulta gli articoli Creazione di un workspace e Condivisione del workspace.

Una volta che gli elementi sono condivisi, ulteriori informazioni su alcune best practice saranno disponibili qui: ulteriori informazioni su cosa può accadere:Collaborazione con più persone su un foglio contemporaneamente.


Panoramica dei livelli di autorizzazione e condivisione

Quando condividi un elemento con qualcuno, è necessario che questa persona effettui l’accesso a Smartsheet per accedere al foglio. Tu controlli il livello di accesso di un utente attraverso il livello di autorizzazione di condivisione da te scelto, Lettore, Commentatore, Editor o Amministratore. Puoi interrompere la condivisione di un elemento o modificare il livello di autorizzazione di un collaboratorein qualsiasi momento.Per saperne di più sulle autorizzazioni di Smartsheet, consulta l'articolo Livelli di autorizzazione alla condivisione.

Condividi report: È inoltre necessario condividere fogli sorgente

Se scopri che un report ha un aspetto diverso rispetto a quello di qualcuno con cui l’hai condiviso, se ci sono informazioni mancanti o è vuoto, magari non hai condiviso tutti i fogli sorgente con l’utente in questione.

Per motivi di sicurezza, un report non permette l’accesso a fogli che non siano già stati condivisi con un utente. Ad esempio, puoi condividere un report relativo a tre fogli con un collaboratore che ha accesso a uno solo di questi fogli. Quando il collaboratore apre il report, vede solo le righe estratte da un foglio che è stato condiviso con lui. Se nessuno dei fogli è stato condiviso col collaboratore, la sua versione del report è vuota.

Controlli di condivisione per Amministratore di sistema e Amministratore di gruppo

Amministratore di sistema: può rimuovere un utente dalla condivisione degli elementi di proprietà degli utenti con licenza sull’account. Per ulteriori informazioni, consulta l’articolo Rimuovere i collaboratori dalla condivisione di tutti i fogli.

Gli amministratori di gruppopossono rimuovere un membro da un gruppo per rimuoverlo anche da tutti gli elementi condivisi con il gruppo in questione. Per saperne di più, consulta l'articolo Gestione e utilizzo dei gruppi di contatto Smartsheet.


Condivisione di un elemento Smartsheet

Gli utenti con autorizzazione di Proprietario, Amministratore ed Editor - può condividere hanno la possibilità di condividere elementi Smartsheet.

Se l’elemento si trova all’interno di un workspace, puoi condividere il singolo elemento o l’intero workspace. Per saperne di più, consulta l’articolo Condivisione di un elemento da un workspace più avanti in questo articolo.

  1. Fai clic su Condividi nell'angolo in alto a destra dello schermo. Se il pulsante Condividi non è visibile, clicca sull’icona della freccia verso il basso nell’angolo superiore destro della finestra Smartsheet.

  2. Viene aperto il modulo di condivisione.

    Se l’elemento non è già condiviso, sarà visualizzata la scritta Dettagli invito. Utilizza Dettagli invito per abilitare o disabilitare l'e-mail di invito e creare la bozza di un messaggio personalizzato.

    Se è attualmente condiviso con altri utenti, viene visualizzato per impostazione predefinita un elenco dei Collaboratori esistenti. (Puoi selezionare Dettagli invito se invece desideri visualizzare questa sezione).


    SUGGERIMENTO: Tutti i collaboratori che dispongano di un accesso in condivisione possono utilizzare il collegamento sicuro al foglio per aprirlo direttamente; è possibile aggiungere il collegamento ai preferiti per un accesso rapido al foglio. Quando si utilizza il collegamento, viene richiesto di accedere a Smartsheet (se non hai già eseguito l’accesso) per poter accedere al foglio.


  3. Nella casella Invita collaboratori in alto, inserisci gli indirizzi e-mail delle persone o dei gruppi con cui desideri condividere l’elemento. Separa i vari indirizzi e-mail con una virgola o con un punto e virgola.
  4. Seleziona un livello di Autorizzazioni.Per una descrizione dettagliata delle funzioni disponibili per ogni livello di autorizzazione, consulta l’articolo Livelli di autorizzazione di condivisione.
  5. Fai clic su Condividi.

L’elemento viene condiviso con i collaboratori, che riceveranno una notifica se hai scelto di inviarne una. Il moduloCondivisione viene aggiornato per mostrare l’elenco dei Collaboratori con accesso in condivisione, compresi quelli appena aggiunti.

Puoi assicurarti che un collaboratore stia guardando un elemento con la stessa visualizzazione e gli stessi filtri che sono stati applicati, inviandogli l’URL dalla barra degli indirizzi del browser. (Per saperne di più sulle visualizzazioni).

Altre opzioni di condivisione

Se desideri collaborare o condividere i dati senza condividere direttamente con le persone direttamente i oggetti Smartsheet, puoi utilizzare una delle seguenti opzioni:

  • Pubblica: Se desideri condividere elementi Smartsheet con persone che non dispongono di account Smartsheet, puoi inviare loro una Pubblicazione collegamenti. Gli elementi pubblicati Smartsheet sono dinamici, pertanto visualizzano sempre i dati correnti. Vedi Pubblicazione di un foglio, un report o un pannello di controllo per ulteriori informazioni sulla pubblicazione.
  • Invia come allegato: Se desideri condividere un file statico Excel o PDF di un elemento Smartsheet, puoi inviarlo tramite e-mail come allegato utilizzando la funzione Invia come allegato. Puoi inoltre inviare i dati di una riga specifica ad altre persone che possono essere utili, se desiderano informazioni su un’attività specifica o un gruppo di righe in un foglio grande. Per saperne di più vedi Condivisione delle informazioni di un foglio tramite e-mail.
  • Utilizza un modulo:Se desideri raccogliere informazioni dalle persone, utilizza un modulo. I moduli consentono alle persone di aggiungere nuove righe al foglio in base all’invio di moduli senza accesso di condivisione diretto. Per ulteriori informazioni, vedi Raccolta di informazioni con un modulo.
  • Utilizza Flussi di lavoro automatizzati:Se hai bisogno di condividere i dati specifici per notificare automaticamente alle persone le modifiche ai fogli, invia i promemoria per le date di scadenza o richiedi aggiornamenti o approvazioni automatici, utilizza i flussi di lavoro automatizzati. Le informazioni sui flussi di lavoro automatizzati sono disponibili in Risparmia tempo e lavora più rapidamente grazie ai flussi di lavoro automatizzati.

Condivisione di un elemento da un workspace

Se un foglio, un report o un pannello di controllo si trova all’interno di un workspace, è disponibile a chiunque disponga delle autorizzazioni di condivisione per il workspace. Anche quando si trova all’interno di un workspace, l’elemento può essere condiviso a livello dell’elemento, in modo tale che gli utenti che non dispongono dell’accesso al workspace siano comunque in grado di accedere all’elemento.

Per condividere l’elemento, devi disporre delle autorizzazioni come Proprietario, Amministratore o Editor - può condividere per l’elemento in questione. Allo stesso modo, per condividere un workspace, devi disporre delle autorizzazioni come Proprietario, Amministratore o Editor - può condividere per il workspace in questione.

NOTA: Solo i Proprietari  e gli Amministratori possono condividere i pannelli di controllo.

Di seguito viene descritta la procedura per consentire l’accesso a un elemento che si trova in un workspace:

  1. Individua nel workspace la voce che desideri condividere.
  2. Fai clic su Condividi nell'angolo in alto a destra dello schermo.
  3. Fai clic nella casella Invita collaboratori e inserisci o seleziona i contatti.
    Alla fine del modulo, sarà visualizzato il messaggio Questo foglio, report o pannello di controllo si trova in un workspace. Se disponi delle autorizzazioni per accedere al workspace, viene visualizzato anche il nome del workspace.
  4. Per condividere solo il foglio, clicca su Condividi. Per condividere il workspace, clicca su Condividi workspace.

Quando elementi e workspace vengono condivisi, viene visualizzata l’icona Condiviso su foglio, su report o su pannello di controllo attraverso il workspace e/o l’icona Condiviso solo su foglio, report, o pannello di controllo vicino ai livelli di autorizzazione nella sezione Collaboratori del modulo di condivisione. Queste icone mostrano il modo in cui l’elemento è stato condiviso con i diversi collaboratori.


Impostazione di una visualizzazione di condivisione predefinita

Se sei il proprietario del foglio o disponi delle autorizzazioni a livello di amministratore, puoi accertarti che il foglio che hai condiviso sia visualizzato da tutti nel modo che volevi applicando una visualizzazione e un filtro predefiniti. Imposta una visualizzazione predefinita, per esempio, per i collaboratori con recente condivisione per aprire un foglio direttamente alla Visualizzazione cartellino con un filtro applicato per mostrare solo le attività ad alta priorità.

Sarà necessario creare un filtro salvato prima di impostare un filtro predefinito.Per saperne di più sulla creazione dei filtri, consulta il nostro articolo Utilizzo dei filtri per mostrare o nascondere i dati del foglio.

Per impostare una visualizzazione predefinita nel tuo foglio:

  1. Fai clic su Condividi nell'angolo in alto a destra dello schermo.
  2. Seleziona Collaboratori per visualizzare l’elenco degli utenti correnti di Smartsheet con cui è condiviso il foglio.
  3. A destra di Visualizzazione predefinita, seleziona Modifica. Viene visualizzato il modulo Visualizzazione predefinita.
  4. In Visualizzazione, seleziona Visualizzazione griglia, Visualizzazione cartellino, Visualizzazione Gantt, o Visualizzazione Calendario. Puoi inoltre selezionare un filtro predefinito e specifiche corsie della visualizzazione Cartellino.

    NOTA: Sarà necessario creare un filtro condiviso prima di impostare un filtro predefinito.Per saperne di più sulla creazione dei filtri, consulta il nostro articolo Utilizzo dei filtri per mostrare o nascondere i dati del foglio.
     
  5. Fai clic su Salva.

Puoi assicurarti che un collaboratore stia guardando un elemento con la stessa visualizzazione e gli stessi filtri che sono stati applicati, inviandogli l’URL dalla barra degli indirizzi del browser. (Per saperne di più sulle visualizzazioni).
NOTA: le impostazioni di visualizzazione predefinite non si applicano all'app mobile. Gli utenti che accedono a un foglio dall'app verranno indirizzati per impostazione predefinita sulla visualizzazione a griglia.


Rimozione di un collaboratore o modifica dei livelli di autorizzazione

Il proprietario dell’elemento e i collaboratori con accesso da Amministratore all’elemento hanno la possibilità di rimuovere gli altri utenti o di modificare i relativi livelli di autorizzazione. Anche gli Editor hanno questa possibilità se è stata concessa loro l’autorizzazione di condividere l’elemento quando sono stati invitati.

  1. Fai clic su Condividi nell'angolo in alto a destra dello schermo.

    Se il pulsante Condividi non è visibile, clicca sull’icona della freccia verso il basso situata in alto a destra della finestra Smartsheet.

  2. Nel modulo Condivisione, posiziona il cursore del mouse sulla persona che desideri rimuovere o modificare per evidenziare la riga ed eseguire una delle operazioni seguenti:
    • Modifica autorizzazioni: Seleziona un nuovo livello di autorizzazione dall’elenco a discesa. Tieni presente che non è possibile dare a un altro collaboratore un livello di accesso superiore al proprio (ad esempio qualcuno con autorizzazioni di livello Editor e fornirgli l’accesso di livello Amministratore).
    • Rimuovi dalla condivisione: Fai clic sulla X all’estremità destra della riga del livello di autorizzazione.

      La persona non avrà più accesso all’elemento. Se interrompi la condivisione con qualcuno mentre sta visualizzando l’elemento, riceverà un messaggio di errore la prossima volta che esegue un aggiornamento.

      NOTA:  se viene visualizzata l’icona Condiviso tramite workspace accanto al livello di autorizzazione di un collaboratore, significa che il collaboratore ha accesso al foglio tramite un workspace.Facendo clic sulla X viene rimossa l’autorizzazione del collaboratore per il workspace. Per saperne di più sulla condivisione di un workspace, consulta l’articoloCondivisione del workspace.

      Nella sezione Collaboratori, presta attenzione all’icona Condiviso tramite workspace  o all’icona  Condiviso solo su...accanto ai livelli di autorizzazione. Queste icone ti aiutano a individuare la modalità di condivisione dell’elemento con i diversi collaboratori.

Richiedi l’accesso al proprietario

In alcuni casi, quando tenti di aprire un elemento, viene visualizzato un messaggio simile al seguente: “L’elemento non è attualmente disponibile. Potrebbe essere stato eliminato, oppure la tua autorizzazione potrebbe essere stata rimossa”.

Tra i motivi più comuni per cui compare questo messaggio vi sono i seguenti:

  • Ti è stato inoltrato un link di condivisione, ma il tuo indirizzo e-mail non è condiviso con l’elemento
  • Hai effettuato l’accesso a Smartsheet con un indirizzo di posta elettronica diverso da quello a cui è stata inviata l’e-mail
  • Il proprietario dell’elemento o un altro collaboratore ti ha rimosso dalla condivisione
  • L’elemento da allora è stato eliminato

Se desideri accedere a un foglio, un report, un pannello di controllo o un workspace che non siano condivisi con il tuo indirizzo e-mail, clicca sul pulsante Richiesta di accesso dal proprietario. In questo caso, al proprietario viene inviata un'e-mail contenente un link sul quale è possibile cliccare per selezionare un livello di autorizzazione di condivisione. Non appena il proprietario dell’elemento o del workspace avrà completato questa procedura, sarai in grado di accedere all’elemento.