Procédez de la façon suivante pour définir une sauvegarde.
Il existe différentes manières de sauvegarder vos données dans Smartsheet. Passez en revue les options dans cette section.
À propos des sauvegardes de données Smartsheet
Pour demander une sauvegarde ponctuelle de feuille ou d’espace de travail, vous devez disposer d’autorisations Spectateur ou supérieures. Pour demander des sauvegardes régulières d’un espace de travail, vous devez avoir l’autorisation Propriétaire ou Administrateur dans l’espace de travail.
Contenu des sauvegardes
- Les sauvegardes comprennent les données de la feuille, les commentaires et les pièces jointes.
- Les sauvegardes ne comprennent pas les rapports, les tableaux de bord, les formules, les flux de travail, les références de feuilles croisées, les informations de mise en forme ou les configurations personnalisées.
- Les sauvegardes d’un espace de travail comprennent les données des feuilles qu’il contient, et non sa structure. Les sauvegardes permettent de sécuriser vos données. Cependant, la restauration de votre solution nécessite de recréer chaque ressource Smartsheet.
- La taille des fichiers de sauvegarde est limitée à 4 Go.
Si vous souhaitez une copie de sauvegarde de vos données et que vous disposez d’un forfait Affaire ou Entreprise, vous pouvez :
- Demander une sauvegarde ponctuelle ou une sauvegarde hebdomadaire régulière, ou
- Demander un instantané de la feuille à un moment donné à partir de son journal d’activité.
Tous les types de forfait peuvent effectuer l’action suivante :
- Exporter manuellement un(e) ou plusieurs feuilles ou rapports.
Conseils pour gérer les données de sauvegarde
- Programmez des sauvegardes hebdomadaires régulières. Cette option est réservée aux forfaits Affaire et Entreprise.
- Définissez un rappel pour exporter vos données au début ou à la fin de chaque journée de travail.
- Demandez à votre service informatique les processus de sauvegarde qu’il a déjà mis en place.
- Utilisez Fichier > Enregistrer sous un nouveau nom… pour copier vos tableaux de bord. Ainsi, vous disposerez d’une version locale intégrant l’ensemble des widgets et formules utiles, au cas où.
Comprendre et résoudre les problèmes de mise en forme dans les sauvegardes Smartsheet
Les données de sauvegarde Smartsheet peuvent ne pas conserver la mise en forme d’origine, mais vous pouvez gérer efficacement les sauvegardes et la mise en forme.
Pour demander une sauvegarde de feuille ou d’espace de travail, vous devez disposer au moins d’autorisations Spectateur ou supérieures. Pour demander des sauvegardes régulières d’un espace de travail, vous devez être son propriétaire ou administrateur.
Vous ne pouvez pas voir les informations de mise en forme lorsque vous exportez vos données vers une sauvegarde. La feuille stocke les informations de mise en forme séparément de vos données.
Lorsque vous importez les données d’une sauvegarde dans une nouvelle feuille, il est possible que vous deviez reformater (retours à la ligne des textes, caractères gras, mise en forme conditionnelle) une fois que vous avez réimporté vos données.
Si votre feuille comporte une hiérarchie (retrait positif ou négatif pour créer des sous-tâches), les lignes sont regroupées dans le fichier Excel exporté.
Cliquez sur l’icône + à gauche des numéros de ligne dans Excel pour développer les lignes réduites et faire apparaître les sous-tâches.
Pour plus d’informations sur l’utilisation de la hiérarchie dans Smartsheet, consultez Hiérarchie : ajouter un retrait positif ou un retrait négatif aux lignes.