Configurer un domaine de messagerie personnalisé

Avec un domaine de messagerie personnalisé, vous pouvez personnaliser votre compte pour que tous les utilisateurs utilisent le sous-domaine de votre organisation au lieu du domaine par défaut de Smartsheet pour les e-mails de notification Smartsheet.

Les domaines de messagerie personnalisés fonctionnent pour tous les e-mails déclenchés par l’utilisateur à partir de l’application Smartsheet, dont :

• Alertes automatisées
• Demande d’actualisation
• Partage de feuille
• @mention

Non pris en charge pour les e-mails de bienvenue et les e-mails système de Smartsheet, tels que la réinitialisation de mot de passe, les e-mails de notification de paiement.

Avant de commencer

• Vous devez être Administrateur système d’un forfait Entreprise pour configurer un domaine de messagerie personnalisé.
• Vous devez savoir mettre à jour les enregistrements DNS de votre domaine principal et de votre domaine de messagerie personnalisé, ou collaborer avec votre équipe informatique ou votre administrateur de domaine. Si votre organisation dispose de plusieurs comptes Smartsheet, ces comptes doivent être configurés séparément. Ils peuvent partager le même domaine de messagerie personnalisé.

Le domaine d’envoi doit être un sous-domaine de votre domaine principal. Vous devrez valider que vous êtes le propriétaire du domaine principal via le flux de validation de domaine du Centre d’administration. Pour en savoir plus, consultez Ajouter automatiquement des utilisateurs à un compte d’entreprise avec le provisionnement automatique des utilisateurs.

Entrées DNS requises pour la configuration

Afin de permettre l’envoi d’e-mails au nom de votre organisation en utilisant votre domaine de messagerie personnalisé, les paramètres DNS (Domain Name System - Système de noms de domaine) suivants sont requis pour accorder l’autorisation à SparkPost, le prestataire de services de messagerie de l’application Smartsheet, de sorte que nous répondions aux normes de sécurité des e-mails suivantes : SPF (Sender Policy Framework - Cadre de politique d’envoi), DKIM (DomainKeys Identified Mail - Clés de domaine de courrier identifié) et DMARC (Domain-Based Message Authentication, Reporting and Conformance - Authentification, déclaration et conformité des messages par domaine).

REMARQUE : vous devrez peut-être collaborer avec votre équipe informatique afin de configurer les entrées DNS requises.

• Enregistrement de la clé de domaine (DKIM) : tous les e-mails Smartsheet envoyés avec le domaine personnalisé contiendront une signature numérique chiffrée dans l’en-tête du courrier. Le serveur de réception du courrier validera le message en recherchant la clé DKIM du domaine personnalisé et l’utilisera pour vérifier la signature chiffrée. Ce mécanisme d’authentification des e-mails protège les expéditeurs et les destinataires contre l’usurpation d’identité (« spoofing ») et l’hameçonnage (« phishing ») en vérifiant que les e-mails sont envoyés par leur expéditeur légitime.
• Enregistrement CNAME : il fait pointer le domaine de messagerie personnalisé vers le domaine Sparkpost, lequel contient un enregistrement SPF pour un autre mécanisme d’authentification qui protège les expéditeurs et les destinataires contre l’usurpation d’identité (« spoofing ») et l’hameçonnage (« phishing »). L’enregistrement SPF définit les serveurs de courrier autorisés à envoyer du courrier pour le domaine personnalisé. Le serveur de réception du courrier les recherche dans l’enregistrement SPF et compare l’adresse IP d’envoi du courrier pour vérifier que l’e-mail est envoyé par le serveur d’envoi de courrier autorisé.
• Enregistrement DMARC : il définit les actions à effectuer par le serveur de réception du courrier lorsque les e-mails prétendent provenir du domaine de messagerie personnalisé mais échouent à leur authentification DKIM et/ou SPF. Nous recommandons de définir une politique de mise en quarantaine ou de rejet des e-mails afin d’empêcher les parties non authentifiées d’usurper le courrier du domaine.

Configurer votre compte pour utiliser un domaine de messagerie personnalisé

En tant qu’administrateur système, vous pouvez visiter la page des paramètres de Marque et personnalisation dans le Centre d’administration pour configurer un domaine de messagerie personnalisé pour votre organisation.

L’assistant de configuration vous guidera dans les étapes suivantes :

1. Assurez-vous que votre compte dispose d’un domaine principal validé. Sinon, vous serez dirigé vers la page de validation de domaine pour ajouter et valider votre domaine principal.
2. Sélectionnez le nom de domaine de messagerie personnalisé à utiliser pour la configuration.
3. L’assistant de configuration présente les enregistrements DNS que vous devez créer pour votre domaine de messagerie personnalisé. Si vous n’avez pas accès à la modification des DNS de votre organisation, vous devez transmettre les informations à votre équipe informatique ou aux administrateurs de domaine pour les configurer.
4. Une fois les enregistrements DNS créés pour le domaine de messagerie personnalisé, vous devez effectuer l’étape de vérification dans le Centre d’administration.
5. Lorsque la vérification du domaine personnalisé a réussi, la fonctionnalité est activée pour votre organisation. Tous les utilisateurs de votre organisation commenceront à voir les e-mails Smartsheet envoyés depuis votre domaine de messagerie personnalisé.
   Une période de montée en puissance de 10 jours est nécessaire pendant laquelle les e-mails seront progressivement transférés de smartsheet.com vers le nouveau domaine d’envoi.

Les utilisateurs de l’organisation ne doivent rien faire de particulier lorsqu’ils créent des notifications, telles que le partage, l’envoi de feuilles et les flux de travail automatisés. Une fois la configuration DNS du domaine de messagerie personnalisé terminée, la fonctionnalité est activée : les notifications nouvelles et existantes commenceront à utiliser le domaine de messagerie personnalisé dans l’adresse de l’expéditeur.

Après la création des enregistrements DNS, il peut s’écouler jusqu’à 72 heures avant que les changements ne se propagent sur Internet. Pendant ce temps, la vérification DNS à partir de l’assistant de configuration pourrait échouer. Vous devrez alors vérifier que vous avez configuré les DNS correctement et attendre pour réessayer.