Configurer un domaine de messagerie personnalisé

S’applique à

Smartsheet

Fonctionnalités

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Icône des conditions d’autorisation Les administrateurs système configurent un domaine de messagerie personnalisé.

Icône des forfaits disponiblesEntreprise et Premier

Avec un domaine de messagerie personnalisé, vous pouvez personnaliser votre compte pour que tous les utilisateurs utilisent le sous-domaine de votre organisation au lieu du domaine par défaut de Smartsheet pour les e-mails de notification Smartsheet.

Les domaines de messagerie personnalisés fonctionnent pour tous les e-mails déclenchés par l’utilisateur à partir de l’application Smartsheet, dont :

  • Alertes automatisées
  • Demande d’actualisation
  • Partage de feuille
  • @mention

Non pris en charge pour les e-mails de bienvenue et les e-mails système de Smartsheet, tels que la réinitialisation de mot de passe, les e-mails de notification de paiement.

Avant de commencer

  • Vous devez être administrateur système d’un forfait Entreprise ou Premier pour configurer un domaine de messagerie personnalisé.
  • Vous devez savoir mettre à jour les enregistrements DNS de votre domaine principal et de votre domaine de messagerie personnalisé, ou travailler avec votre équipe informatique ou votre administrateur de domaine. Si votre organisation dispose de plusieurs comptes Smartsheet, ces comptes doivent être configurés séparément. Ils peuvent partager le même domaine de messagerie personnalisé.

Le domaine d’envoi doit être un sous-domaine de votre domaine principal. Vous devrez valider que vous êtes le propriétaire du domaine principal via le flux de validation de domaine du Centre d’administration. Pour en savoir plus, consultez Ajouter automatiquement des utilisateurs à un compte d’entreprise avec le provisionnement automatique des utilisateurs.

Entrées DNS requises pour la configuration

Afin de permettre l’envoi d’e-mails au nom de votre organisation en utilisant votre domaine de messagerie personnalisé, les paramètres DNS (Domain Name System - Système de noms de domaine) suivants sont requis pour accorder l’autorisation à SparkPost, le prestataire de services de messagerie de l’application Smartsheet, de sorte que nous répondions aux normes de sécurité des e-mails suivantes : SPF (Sender Policy Framework - Cadre de politique d’envoi), DKIM (DomainKeys Identified Mail - Clés de domaine de courrier identifié) et DMARC (Domain-Based Message Authentication, Reporting and Conformance - Authentification, déclaration et conformité des messages par domaine).

REMARQUE : Vous devrez peut-être travailler avec votre équipe informatique afin de configurer les entrées DNS requises.

  • Enregistrement de la clé de domaine (DKIM) : tous les e-mails Smartsheet envoyés avec le domaine personnalisé contiendront une signature numérique cryptée dans l’en-tête du courrier. Le serveur de réception du courrier validera le message e-mail en recherchant la clé DKIM du domaine personnalisé et l’utilisera pour vérifier la signature cryptée. Ce mécanisme d’authentification des e-mails protège les expéditeurs et les destinataires contre l’usurpation d’identité (« spoofing ») et l’hameçonnage (« phishing ») en vérifiant que les e-mails sont envoyés par leur expéditeur légitime.
  • Enregistrement CNAME : il fait pointer le domaine de messagerie personnalisé vers le domaine Sparkpost, lequel contient un enregistrement SPF pour un autre mécanisme d’authentification qui protège les expéditeurs et les destinataires contre l’usurpation d’identité (« spoofing ») et l’hameçonnage (« phishing »). L’enregistrement SPF définit les serveurs de courrier autorisés à envoyer du courrier pour le domaine personnalisé. Le serveur de réception du courrier les recherche dans l’enregistrement SPF et compare l’adresse IP d’envoi du courrier pour vérifier que l’e-mail est envoyé par le serveur d’envoi de courrier autorisé.
  • Enregistrement DMARC : il définit les actions à effectuer par le serveur de réception du courrier lorsque les e-mails prétendent provenir du domaine de messagerie personnalisé mais échouent à leur authentification DKIM et/ou SPF. Nous recommandons de définir une politique de mise en quarantaine ou de rejet des e-mails afin d’empêcher les parties non authentifiées d’usurper le courrier du domaine.

Configurer votre compte pour utiliser un domaine de messagerie personnalisé

En tant qu’administrateur système, vous pouvez visiter la page des paramètres de Marque et personnalisation dans le Centre d’administration pour configurer un domaine de messagerie personnalisé pour votre organisation.

Domaine de messagerie personnalisé

L’assistant de configuration vous guidera dans les étapes suivantes :

  1. Assurez-vous que votre compte dispose d’un domaine principal validé. Sinon, vous serez dirigé vers la page de validation du domaine pour ajouter et valider votre domaine principal.
  2. Sélectionnez le nom de domaine de messagerie personnalisé à utiliser pour la configuration.
  3. L’assistant de configuration présente les enregistrements DNS que vous devez créer pour votre domaine de messagerie personnalisé. Si vous n’avez pas accès à la modification des enregistrements DNS de votre organisation, vous devez transmettre les informations à votre équipe informatique ou aux administrateurs de domaine pour les configurer.
  4. Une fois les enregistrements DNS créés pour le domaine de messagerie personnalisé, vous devez effectuer l’étape de vérification dans le Centre d’administration.
  5. Lorsque la vérification du domaine personnalisé a réussi, la fonctionnalité est activée pour votre organisation. Tous les utilisateurs de votre organisation commenceront à voir les e-mails Smartsheet envoyés depuis votre domaine de messagerie personnalisé.
    Une période de montée en puissance de 10 jours est mise en place pendant laquelle les e-mails seront progressivement transférés de smartsheet.com vers le nouveau domaine d’envoi.

Les utilisateurs de l’organisation ne doivent rien faire de particulier lorsqu’ils créent des notifications, telles que le partage, l’envoi de feuilles et les flux de travail automatisés. Une fois la configuration DNS du domaine de messagerie personnalisé terminée, la fonctionnalité est activée : les notifications nouvelles et existantes commenceront à utiliser le domaine de messagerie personnalisé dans l’adresse de l’expéditeur.

Après la création des enregistrements DNS, il peut s’écouler jusqu’à 72 heures avant que les changements ne se propagent sur Internet. Pendant ce temps, la vérification DNS à partir de l’assistant de configuration pourrait échouer. Vous devrez alors vérifier que vous avez configuré le DNS correctement et attendre pour réessayer.

Foire aux questions

J’ai configuré un domaine de messagerie personnalisé, mais je ne reçois plus les e-mails générés par l’application Smartsheet. Comment puis-je résoudre le problème ?

Nous créons un tout nouveau domaine d’envoi pour chaque client souscrivant à cette fonctionnalité. Pour de nombreux fournisseurs de boîtes aux lettres et de filtres de courrier indésirable (anti-spam), un nouveau domaine d’envoi sans réputation d’envoi sera traité avec prudence. Cela peut entraîner le retard et le blocage intermittent d’e-mails. Pour améliorer la livraison réussie des e-mails, nous vous suggérons d’ajouter le nouveau domaine d’envoi en tant qu’expéditeur de confiance à vos règles de filtrage du courrier indésirable, et vous devrez demander à vos destinataires externes de faire de même.
Nous utilisons également un planning de montée en puissance afin de transférer progressivement les e-mails du domaine smartsheet.com vers votre nouveau domaine de messagerie, de manière à réduire l’impact sur la capacité de remise du courrier.

Je veux modifier ou désactiver mon domaine de messagerie personnalisé, comment faire :

Ce service n’est actuellement pas pris en charge par le Centre d’administration. Veuillez contacter l’assistance Smartsheet pour obtenir de l’aide.

Can the email domain be my primary domain? Can I choose the subdomain name?

The custom email domain must be a subdomain. For security reasons we cannot send email on behalf of a customer's primary domain. For managing sending reputation, it must be a dedicated sending domain for Smartsheet so the subdomain name is limited to either @smartsheet or @smartsheetmail.

What happens when someone replies to the emails sent from my custom email domain. Where will those messages go?

If recipients reply to the Smartsheet emails, most of them are sent to the reply-to address which is the person who generated that email. In the cases when there is no reply-to address in the Smartsheet email, the message is replied to your custom domain and routed to our mail service provider SparkPost. The inbound messages are not monitored and are deleted.