Partager les informations d'une feuille dans un courrier électronique

Vous disposez de plusieurs possibilités pour l'envoi d'informations de feuilles ou de rapports dans un e-mail. 

Pour effectuer ceci Procédez de cette façon
Partager les données en lecture seule avec les destinataires.

Remarque : pour donner la possibilité à quelqu'un de modifier des lignes de votre feuille, et ce même s'il ne dispose pas de compte Smartsheet, envoyez une demande d'actualisation. Pour plus de détails à ce sujet, consultez l'article Demandes d'actualisation de notre centre d'assistance.
Envoyez une ou plusieurs lignes par courrier électronique. 
Partagez ponctuellement ou régulièrement une capture statique.Envoyez l'intégralité de la feuille ou du rapport par courrier électronique sous forme de pièce jointe PDF ou Excel (.xls).
Donnez l'accès aux personnes partagées sur la feuille.Envoyez un lien sécurisé vers la feuille.


Remarque : si vous disposez d'un forfait Entreprise, un administrateur système Smartsheet peut restreindre votre capacité à partager de l'information, de façon à ce que vous ne puissiez envoyer des courriers électroniques qu'à une liste de destinataires précise. Pour plus d'informations, consultez « Créer une liste de partage des domaines » dans l'article Contrôles de sécurité.


Envoyer une ou plusieurs lignes par courrier électronique

Vous pouvez envoyer des lignes d'une feuille ou d'un rapport par e-mail à qui vous voulez.

Remarque : si vous travaillez dans un rapport combinant les informations de plusieurs feuilles, gardez à l'esprit que vous ne pouvez envoyer que les lignes d'une même feuille dans l'e-mail.

  1. Cliquez sur la flèche déroulante située à côté du numéro de la ligne que vous souhaitez envoyer et sélectionnez Envoyer.

    Le formulaire Envoyer apparaît.



    Astuce : pour envoyer plusieurs lignes, maintenez enfoncée la touche Maj ou Ctrl ( sur Mac) en cliquant sur le numéro des lignes. L'e-mail peut afficher 50 lignes.
     
  2. Dans le champ À, saisissez l'adresse e-mail des personnes ou des groupes à qui vous souhaitez envoyer le courrier électronique. Séparez les adresses électroniques par une virgule ou un point-virgule.

    Astuces :
    • Si vous avez ajouté des contacts à votre liste de contacts Smartsheet, cliquez sur l'icône du collaborateur sur la droite pour sélectionner les contacts auxquels vous souhaitez envoyer l'e-mail. Pour plus d'informations quant à l'utilisation des contacts dans Smartsheet, consultez Contacts de Smartsheet.
    • Les utilisateurs titulaires d'un abonnement multi-utilisateurs pourront également choisir parmi d'autres membres de leur équipe ou des groupes créés par leurs administrateurs de groupe. Pour en savoir plus sur le partage et l'envoi d'informations aux groupes, consultez Gérer et utiliser les groupes de contacts Smartsheet.
  3. La ligne d'objet et le corps du message de l'e-mail contiennent des valeurs par défaut : modifiez les champs de votre choix en fonction de vos besoins.
  4. Utilisez les options Personnaliser et Mise en page pour indiquer les champs à inclure dans l'e-mail ainsi que leur mode d'affichage.

    Remarque : l'option Mise en page n'est disponible que si vous envoyez une seule ligne.

    Par défaut, toutes les colonnes seront envoyées (y compris les pièces jointes et les discussions). Cliquez sur le bouton Modifier pour décocher et exclure de l'e-mail les colonnes de votre choix.
  5. Cochez Me mettre en copie pour recevoir une copie du courrier électronique. C'est le seul moyen de suivre les lignes envoyées depuis Smartsheet.

  6. Cliquez sur Envoyer.

Les lignes sélectionnées seront intégrées au corps du message électronique et envoyées aux destinataires. Généralement, les messages sont envoyés dans les cinq minutes.


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Envoyer une feuille en tant que pièce jointe

Vous pouvez envoyer la capture d'une feuille ou d'un rapport en la joignant au format PDF ou Excel (.xls) à un courrier électronique.

  1. Cliquez sur l'icône Actions - Feuille actions de la feuille dans la barre d'outils de gauche, et sélectionnez Envoyer en tant que pièce jointe.

    Le formulaire Envoyer en tant que pièce jointe apparaît.

    Envoyer en tant que pièce jointe
  2. Dans l'encadré À, saisissez l'adresse e-mail des personnes à qui vous souhaitez envoyer le courrier électronique. Séparez les adresses électroniques par une virgule ou un point-virgule.

    Astuces :

    • Si vous avez ajouté des contacts à votre liste de contacts Smartsheet, cliquez sur l'icône du collaborateur pour sélectionner les contacts auxquels vous souhaitez envoyer l'e-mail. Consultez l'article Contacts Smartsheet pour plus d'informations.
    • Les utilisateurs titulaires d'un abonnement multi-utilisateurs pourront également choisir parmi d'autres membres de leur équipe ou des groupes créés par leurs administrateurs de groupe. Pour en savoir plus sur le partage et l'envoi d'informations aux groupes, consultez Gérer et utiliser les groupes de contacts Smartsheet.
  3. Modifiez la ligne d'objet et le corps du message comme bon vous semble. Par défaut, le nom de la feuille est inclus dans la ligne d'objet.

  4. Sélectionnez le type de pièce jointe dans le champ Joindre en tant que : PDF ou Excel. Astuce : si vous envoyez la pièce jointe au format PDF, vous pouvez utiliser le lien options pour accéder au menu Configuration du PDF et définir l'aspect de la pièce jointe.

  5. Choisissez une option de livraison pour le message électronique Envoyer en tant que pièce jointe.

Par défaut, la pièce jointe sera envoyée immédiatement et une seule fois. Pour envoyer un fichier de manière périodique, lisez la section suivant de l'article.

Configurer l'envoi périodique de fichier en tant que pièce jointe

Pour configurer l'envoi périodique d'une feuille en tant que pièce jointe à la fréquence de votre choix :

  1. Suivez les étapes décrites ci-dessus pour accéder au formulaire Envoyer en tant que pièce jointe.
  2. Cliquez sur le lien Programmer dans le formulaire à côté de Livraison.

    Envoyer en tant que pièce jointe - Livraison
     
  3. Dans le formulaire Options de livraison, sélectionnez la fréquence à laquelle vous souhaitez que la livraison intervienne (journalière, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle) et indiquez toute option de périodicité.
  4. Cliquez sur OK.

Une fois configurées, les récurrences apparaitront dans le volet droit du formulaire Envoyer en tant que pièce jointe. Pour modifier ou supprimer une récurrence, cliquez sur la flèche à côté de la description de ladite récurrence.


Envoyer un lien sécurisé vers une feuille.

Un lien permanent est généré pour chaque feuille dans Smartsheet. Les collaborateurs partagés peuvent utiliser le lien pour accéder directement à la feuille dans Smartsheet. Ajoutez ce lien permanent à vos signets pour accéder rapidement à la feuille. Les personnes n'étant pas listées dans la section Collaborateurs du formulaire Partage de la feuille obtiendront un message d'erreur s'ils cliquent sur le lien permanent.

Astuce : pour générer un lien vers une feuille ouverte à tous, consultez l'article Publier des éléments Smartsheet sur notre centre d'aide.

  1. Cliquez sur le bouton Partager en haut de l'élément.

    Bouton Partager
    Le formulaire de partage apparaitra. Si l'élément n'est pas partagé avec tout le monde, Inviter - Détails apparaîtra.

  2. Cliquez sur Collaborateurs pour afficher l'URL du lien sécurisé vers la feuille. (Le lien sera visible juste en dessous de la liste des collaborateurs partagés.)
     
    Partager les feuilles avec les collaborateurs

  3. Cliquez sur l'icône représentant une enveloppe, à droite du lien permanent, pour l'envoyer par e-mail à tous les collaborateurs avec lesquels la feuille est partagée.


Personnaliser votre message de partage

  1. Cliquez sur l'icône Envoyer ou partager une feuilleenveloppe dans la barre d'outils de gauche et sélectionnez Envoyer un e-mail aux utilisateurs du partage.

    Le formulaire Envoyer un e-mail aux utilisateurs du partage apparaît.


    Le nom de la feuille sera indiqué par défaut dans la ligne d'objet. Il peut être modifié selon vos besoins, tout comme le corps du message. Par défaut, l'e-mail sera envoyé à tous ceux avec qui la feuille est partagée, mais vous pouvez cliquer sur Tous les utilisateurs du partage pour affiner la liste des destinataires.
     
  2. Cliquez sur Me mettre en copie pour recevoir une copie de l'e-mail.

    C'est le seul moyen de garder la trace des e-mails envoyés aux collaborateurs depuis Smartsheet.
     
  3. Cliquez sur Envoyer.

Les destinataires recevront votre e-mail avec un lien permettant de s'identifier et d'ouvrir la feuille.

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