Partager les informations d’une feuille par e-mail

Il existe différentes manières d’envoyer par e-mail des informations issues de feuilles ou de rapports. 

Si vous possédez un abonnement au forfait Entreprise, un administrateur système Smartsheet peut restreindre vos possibilités de partage des informations de façon à ce que vos e-mails soient envoyés uniquement à des adresses spécifiques.

Envoyer une ou plusieurs lignes par e-mail

Si vous travaillez dans un rapport qui contient des informations issues de différentes feuilles, seules les lignes comportant des valeurs issues d’une même feuille pourront être incluses dans le message de l’e-mail.

Si le regroupement est activé dans votre rapport, les en-têtes de groupe ne pourront pas être sélectionnés en même temps que les lignes de la feuille.

1. Dans la ou les lignes que vous souhaitez envoyer, sélectionnez Menu de ligne.
   Pour envoyer plusieurs lignes, maintenez appuyée la touche Maj ou Ctrl (commande ⌘ sur Mac) en sélectionnant les différents numéros de ligne. L’e-mail peut afficher jusqu’à 50 lignes.
2. Sélectionnez Envoyer.
3. Dans la zone À, saisissez les adresses e-mail des personnes ou des groupes qui doivent recevoir le courrier électronique. Séparez les adresses e-mail par une virgule ou un point-virgule.
   • Pour ajouter des contacts à partir de votre Liste des contacts Smartsheet, sélectionnez Sélectionner des contacts  .
   • Vous pouvez également sélectionner d’autres membres de votre équipe ou des groupes créés par vos administrateurs de groupe.
4. Dans les zones de texte Objet et Message, saisissez l’objet et le message de l’e-mail.
5. Personnalisez les informations que vous souhaitez ajouter ainsi que la disposition de l’e-mail.
   • Inclus : Toutes les colonnes (y compris les pièces jointes et les discussions) sont incluses par défaut. Utilisez le champ Inclus pour ajouter des colonnes à l’e-mail ou en supprimer.
   • Disposition : Choisissez comment s’afficheront les informations ajoutées.
     L’option de disposition est uniquement disponible lorsque vous envoyez une seule ligne.
6. Pour recevoir une copie de l’e-mail, sélectionnez Me mettre en copie. L’option Me mettre en copie est le seul moyen de suivre les lignes envoyées depuis Smartsheet.
7. Sélectionnez Envoyer.

Les utilisateurs du forfait Pro peuvent envoyer jusqu’à 300 e-mails par jour à partir de Smartsheet. Les e-mails de Smartsheet sont envoyés lorsque vous @mentionnez une personne dans une conversation, envoyez une ligne, partagez un élément Smartsheet, envoyez une confirmation d’envoi de formulaire, etc. Si vous avez besoin d’envoyer plus de 300 e-mails quotidiens, vous devrez passer à un forfait supérieur.

Envoyer une feuille en tant que pièce jointe à un e-mail

Vous pouvez envoyer la capture d’une feuille ou d’un rapport en la joignant au format PDF ou Excel (.xls) à un message électronique.

Pour envoyer une feuille en tant que pièce jointe à un e-mail

1. Dans la barre de menu, sélectionnez Fichier > Envoyer en tant que pièce jointe.
2. Saisissez les adresses e-mail des personnes qui doivent recevoir le message. Séparez les adresses e-mail par une virgule ou un point-virgule.
   • Pour choisir des contacts à partir de votre Liste des contacts Smartsheet en tant que destinataires de l’e-mail, sélectionnez Sélectionner des contacts .
   • Les utilisateurs peuvent sélectionner d’autres membres de leur équipe ou des groupes créés par leurs administrateurs de groupe.
3. Modifiez l’objet et le message de l’e-mail comme vous le souhaitez. Le nom de la feuille est inclus par défaut dans le champ Objet.
4. Sélectionnez le type de pièce jointe que vous voulez envoyer. Si vous souhaitez envoyer la feuille en tant que fichier PDF, sélectionnez (Options) pour accéder au menu Configuration PDF et définissez la disposition de la pièce jointe.
5. Sélectionnez Envoyer.

Par défaut, la pièce jointe sera envoyée immédiatement et une seule fois. 

Vous pouvez utiliser un filtre pour afficher uniquement les lignes que vous souhaitez envoyer. Les filtres fonctionnent uniquement pour les pièces jointes à usage unique. Vous ne pouvez pas utiliser de filtre pour des pièces jointes qui seront envoyées de façon récurrente.

Pour définir une option de récurrence pour l’envoi de fichiers en pièces jointes

1. Dans la barre de menu, sélectionnez Fichier > Envoyer en tant que pièce jointe.
2. Sélectionnez Planifier. 
3. Sélectionnez la fréquence de l’envoi (par exemple : Quotidien) et spécifiez les autres options de récurrence.
4. Sélectionnez OK.

Les récurrences apparaîtront sur le panneau droit du formulaire Envoyer en tant que pièce jointe. 

Dans la section Remise du formulaire Envoyer en tant que pièce jointe, sélectionnez la planification à définir.

Envoyer un lien sécurisé vers une feuille

Un lien permanent est l’URL permanente d’une page ou d’un site. Smartsheet en génère un pour chaque feuille. 

Les utilisateurs du partage peuvent utiliser ce lien pour accéder à la feuille directement dans Smartsheet. Vous pouvez ajouter ce lien permanent à vos signets pour pouvoir y accéder facilement. Toute personne ne faisant pas partie des collaborateurs de la feuille verra s’afficher un message d’erreur si elle tente d’accéder au lien permanent.
Si vous souhaitez que les utilisateurs puissent accéder à un élément Smartsheet sans s’identifier, générez un lien accessible à tous.

1. En haut à droite de la feuille, sélectionnez Partager. Dans le formulaire de partage de feuille, si l’élément n’a été partagé avec personne, vous verrez apparaître la section Inviter - Détails. ​​​​
2. Pour afficher l’URL du lien sécurisé vers la feuille, sélectionnez Collaborateurs. Vous verrez s’afficher le lien juste en dessous de la liste des collaborateurs partagés.
3. Sélectionnez l’icône E-mail pour envoyer le lien permanent via e-mail à l’ensemble des collaborateurs de la feuille.

Personnaliser le message de partage

1. Dans la barre de menu, sélectionnez Fichier > Envoyer un e-mail aux utilisateurs du partage.
2. Saisissez l’objet et le message de l’e-mail. Le nom de la feuille apparaît en tant que ligne d’objet par défaut. 
3. Pour recevoir une copie de l’e-mail, sélectionnez Me mettre en copie. L’option Me mettre en copie est le seul moyen de suivre les e-mails envoyés aux collaborateurs depuis Smartsheet.
4. Sélectionnez Envoyer.

Par défaut, l’e-mail sera envoyé à tous les collaborateurs de la feuille. Pour réduire la liste des destinataires, sélectionnez Tous les utilisateurs du partage.