Partager les informations d’une feuille par e-mail

Vous disposez de différentes options de partage :

• Si vous devez fournir aux destinataires une version en lecture seule des données, envoyez une ou plusieurs lignes par e-mail. 
• Si vous souhaitez autoriser une personne à modifier les lignes de votre feuille, même si celle-ci ne possède pas de compte Smartsheet, utilisez une demande d’actualisation.
• Si vous souhaitez partager un instantané d’une feuille ou d’un rapport, une fois ou à intervalles réguliers, envoyez la feuille ou le rapport par e-mail sous forme de pièce jointe au format PDF ou Excel.
• Si vous souhaitez accorder aux collaborateurs l’accès à une feuille, envoyez un lien sécurisé vers la feuille.

Si vous possédez un abonnement au forfait Entreprise, un administrateur système Smartsheet peut restreindre vos possibilités de partage des informations de façon à ce que vos e-mails soient envoyés uniquement à des adresses spécifiques.

Envoyer une ou plusieurs lignes par e-mail

Vous pouvez envoyer jusqu’à 50 lignes par e-mail.

1. Dans la ou les lignes que vous souhaitez envoyer, sélectionnez Menu de ligne .
   Pour envoyer plusieurs lignes, maintenez appuyée la touche Maj ou Ctrl (commande ⌘ sur Mac) en sélectionnant les différents numéros de ligne.
2. Sélectionnez Envoyer….
3. Dans le champ À, saisissez l’adresse e-mail des personnes ou des groupes qui doivent recevoir le courrier électronique. Séparez les adresses e-mail par une virgule ou un point-virgule. Pour ajouter des contacts à partir de votre liste de contacts Smartsheet, cliquez sur Sélectionner des contacts  .
4. Dans les zones de texte Objet et Message, saisissez l’objet et le message de l’e-mail.
5. Personnalisez les informations que vous souhaitez ajouter ainsi que la disposition de l’e-mail.
   • Inclure : toutes les colonnes (y compris les pièces jointes et les discussions) sont incluses par défaut. Sélectionnez Modifier pour ajouter des colonnes, des pièces jointes ou des commentaires à l’e-mail ou pour en supprimer.
   • Mise en page : choisissez comment s’afficheront les informations ajoutées. Cette option est uniquement disponible lorsque vous envoyez une seule ligne.
6. Pour recevoir une copie de l’e-mail, sélectionnez Me mettre en copie. 
7. Sélectionnez Envoyer.

Si vous travaillez dans un rapport qui contient des informations issues de différentes feuilles, seules les lignes comportant des valeurs issues d’une même feuille pourront être incluses dans le message de l’e-mail.

Si le regroupement est activé dans votre rapport, les en-têtes de groupe ne pourront pas être sélectionnés en même temps que les lignes de la feuille.

Envoyer une feuille sous forme de pièce jointe

Vous pouvez envoyer la capture d’une feuille ou d’un rapport en la joignant au format PDF ou Excel (.xls) à un message électronique.

1. Dans la barre de menu, sélectionnez Fichier > Envoyer en tant que pièce jointe….
2. Dans le champ À, saisissez les adresses e-mail des personnes ou des groupes qui doivent recevoir l’e-mail. Séparez les adresses e-mail par une virgule ou un point-virgule. Pour choisir des contacts à partir de votre liste de contacts Smartsheet en tant que destinataires de l’e-mail, sélectionnez Contacts .
3. Modifiez l’objet et le message de l’e-mail comme vous le souhaitez. Le nom de la feuille est inclus par défaut dans le champ Objet.
4. Sélectionnez le type de pièce jointe que vous voulez envoyer. Si vous souhaitez envoyer la feuille en tant que fichier PDF, sélectionnez (options) pour accéder au menu Configuration PDF et définissez la disposition de la pièce jointe.
5. Facultatif : si vous souhaitez définir quand envoyer l’e-mail, ou définir une option de récurrence, sélectionnez Programmer. Définissez ensuite la fréquence de l’envoi ou spécifiez quand vous souhaitez que l’e-mail soit envoyé.Sélectionnez OK.
6. Sélectionnez Envoyer.

Les récurrences apparaîtront sur le panneau droit du formulaire Envoyer en tant que pièce jointe. 

Envoyer un lien sécurisé vers une feuille

Un lien permanent est l’URL permanente d’une page ou d’un site. Smartsheet en génère un pour chaque feuille. 

Les utilisateurs du partage peuvent utiliser ce lien pour accéder à la feuille directement dans Smartsheet. Vous pouvez ajouter ce lien permanent à vos signets pour pouvoir y accéder facilement. Toute personne ne faisant pas partie des collaborateurs de la feuille verra s’afficher un message d’erreur si elle tente d’accéder au lien permanent.

1. En haut à droite de la feuille, sélectionnez Partager. Dans le formulaire de partage de feuille, si l’élément n’a été partagé avec personne, vous verrez apparaître la section Inviter - Détails. ​​​​
2. Pour afficher l’URL du lien sécurisé vers la feuille, sélectionnez Collaborateurs. Le lien se trouve en dessous de la liste des collaborateurs du partage.
3. Sélectionnez l’icône E-mail pour envoyer le lien permanent via e-mail à l’ensemble des collaborateurs de la feuille.

Si vous souhaitez que les utilisateurs puissent accéder à un élément Smartsheet sans s’identifier, générez un lien accessible à tous.

Personnaliser le message de partage

1. Dans la barre de menu, sélectionnez Fichier > Envoyer un e-mail aux utilisateurs de cette feuille…
2. Pour réduire la liste des destinataires, sélectionnez Tous les utilisateurs du partage. Par défaut, l’e-mail sera envoyé à tous les collaborateurs de la feuille.
3. Saisissez l’objet et le message de l’e-mail. Le nom de la feuille apparaît en tant que ligne d’objet par défaut. 
4. Pour recevoir une copie de l’e-mail, sélectionnez Me mettre en copie.
5. Sélectionnez Envoyer.