Partager un espace de travail

S’applique à

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Fonctionnalités

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Pour partager/retirer du partage un espace de travail ou pour modifier les autorisations de partage des collaborateurs, vous devez en être le Propriétaire ou avoir les niveaux d’autorisation de partage Administrateur ou Éditeur - pouvant partager. Le Propriétaire ou l’Administrateur peut modifier les autorisations de partage de tout collaborateur, l’Éditeur - pouvant partager ne peut pas modifier le Propriétaire ou les Administrateurs.

Lorsque vous partagez un espace de travail avec un collaborateur, vous lui donnez l’accès à tous les éléments qu’il contient. Ce collaborateur peut accéder à l’espace de travail sous Parcourir (dans le panneau de gauche) > Espaces de travail.

Alors que vos besoins de partage évoluent, il est facile de retirer des personnes de l’espace de travail ou de modifier leurs niveaux d’autorisation de partage.

REMARQUES :

  • les collaborateurs auxquels vous accordez le partage ne peuvent pas accéder à vos autres données Smartsheet (sauf si vous choisissez de les partager avec eux).
  • Si vous souhaitez partager une feuille ou un autre élément contenu dans un espace de travail sans avoir à partager tout l’espace de travail avec eux, cela est possible. Pour ce faire, vous devez partager une feuille individuelle dans un espace de travail.Dans ce cas, le collaborateur disposant du partage a uniquement accès à la feuille. Pour en savoir plus, consultez Partage de feuilles.

Partage de l’espace de travail : premiers pas

  1. Dans la barre de navigation de gauche, cliquez sur Parcourir.

  2. Dans le panneau de gauche, sous Espaces de travail, cliquez sur le nom de l’espace de travail.

Vous verrez qui dispose du partage dans l’espace de travail en haut à droite, sous Espace de travail partagé.

Panneau Espace de travail partagé

ASTUCE : la colonne Partage de l’espace de travail vous donne des informations sur la façon dont les éléments qu’il contient sont partagés.Si un élément est partagé individuellement (en plus d’être partagé avec les personnes dans l’espace de travail), l’icône plus et l’icône d’individu apparaissent à côté de l’élément, comme dans l’image ci-dessous :

Élément partagé individuellement et dans l’espace de travail
Cliquez sur l’icône Partager située en haut à droite de l’espace de travail pour commencer à le partager.

La fenêtre Partage de l’espace de travail apparaît.

Dans la fenêtre Partage de l’espace de travail, procédez comme suit :

  1. Dans le champ Inviter des collaborateurs, sélectionnez ou saisissez les adresses e-mail des personnes ou des groupes avec lesquels vous souhaitez partager l’espace de travail. (Séparez les adresses e-mail par une virgule ou un point-virgule.)

  2. Sélectionnez un niveau d’autorisation pour l’ensemble des éléments de l’espace de travail. (Reportez-vous à la section ci-dessous sur les Autorisations de partage de l’espace de travail pour plus d’informations sur ce que peuvent faire les collaborateurs, selon chaque niveau d’autorisation.)

    ASTUCE : utilisez les Détails de l’invitation pour personnaliser la notification de partage.

  3. Cliquez sur le bouton Partager l’espace de travail.

  4. Si vous partagez un espace de travail avec un groupe, une fenêtre de confirmation supplémentaire vous avertira des notifications de partage qui seront envoyées. Cliquez sur Notifier quand même dans cette fenêtre, ou revenez en arrière et décochez la case Notifier les personnes si vous choisissez de ne pas envoyer une notification de partage à tous les membres du groupe.
    Notifier quand même

Vous ajouterez ainsi le(s) collaborateur(s) sélectionné(s) lors de l’étape 1 à l’espace de travail et enverrez l’e-mail de partage si vous avez sélectionné l’option correspondante.


Arrêter le partage ou modifier les niveaux d’autorisation

  1. Pour retirer un collaborateur ou modifier son niveau d’autorisation, cliquez sur le bouton Partager dans l’angle supérieur droit de l’espace de travail et ouvrez la section Collaborateurs du formulaire Partage d’espace de travail.

  2. Avec votre curseur, passez sur le collaborateur à retirer ou à modifier :

    • Retirer du partage d’espace de travail : Cliquez sur le x à droite du niveau d’autorisation. Le collaborateur est retiré de l’espace de travail et ne peut plus ouvrir aucun de ses éléments.

      REMARQUE : si vous arrêtez le partage avec un collaborateur qui est en train de consulter une feuille dans un espace de travail, il recevra un message d’erreur au prochain enregistrement ou à la prochaine actualisation.

    • Modifier les autorisations : Sélectionner un nouveau niveau d’autorisation dans la liste déroulante. Vous ne pouvez pas attribuer à un autre collaborateur un niveau d’accès supérieur au vôtre (par exemple, un Éditeur ne peut pas conférer à un autre Éditeur le statut d’Administrateur).

 


Autorisations de partage de l’espace de travail

Le niveau d’autorisation que vous accordez à une personne sur l’espace de travail (individuellement ou par l’intermédiaire d’un groupe de contacts) lui donne accès à l’espace de travail et à tous les éléments qu’il contient avec ce niveau d’autorisation. Par exemple, si vous accordez à quelqu’un des autorisations de partage de niveau Éditeur sur une feuille et que vous lui accordez ensuite des autorisations de niveau Administrateur sur l’espace de travail contenant la feuille, ce collaborateur disposera des autorisations de partage de niveau Administrateur sur la feuille. Pour cette raison, partager en utilisant les autorisations du plus bas niveau requis constitue une bonne pratique.

Notez que vous ne pouvez pas attribuer à un autre collaborateur un niveau d’accès supérieur au vôtre (par exemple, un Éditeur ne peut pas conférer à un autre Éditeur le niveau Administrateur).

Tâche Spectateur Commentateur Éditeur - ne pouvant pas partager Éditeur - pouvant partager Administrateur Propriétaire
Visualiser tout le contenu des éléments de l’espace de travail Oui Oui Oui Oui Oui Oui
Modifier les feuilles et ajouter des documents et des commentaires aux feuilles de l’espace de travail Non Oui (Commentaires uniquement) Oui Oui Oui Oui
Partager l’espace de travail ou son contenu avec d’autres personnes Non Non Non Oui Oui Oui
Modifier la disposition des colonnes dans les feuilles Non Non Non Non Oui Oui
Ajouter, modifier, renommer ou supprimer des feuilles dans l’espace de travail Non Non Non Non Oui Oui
Déplacer des éléments dans l’espace de travail Non Non Non Non Oui Oui
Supprimer des éléments de l’espace de travail Non Non Non Non Oui Oui
Supprimer l’espace de travail Non Non Non Non Non Oui

IMPORTANT : un Administrateur peut devenir le propriétaire de l’espace de travail en supprimant le propriétaire actuel. Pour un espace de travail, il s’agit de la seule manière de changer de propriété. Pour plus d’informations, consultez Transfert de la propriété d’un espace de travail.

Pour plus de détails sur les niveaux d’autorisation et leur impact sur les éléments Smartsheet (feuilles, tableaux de bord, etc.), consultez l’article Niveaux d’autorisation de partage.

ASTUCE : vous pouvez simplifier le partage de l’espace de travail grâce aux groupes de contacts Smartsheet (consultez Gérer et utiliser les groupes de contacts Smartsheet).Notez que si vous partagez un espace de travail avec un groupe de contacts Smartsheet, tous les membres du groupe hériteront du niveau d’autorisation sélectionné.