Améliorez la collaboration en partageant les espaces de travail et les éléments qui s’y trouvent. Comprenez davantage comment donner accès à vos collaborateurs aux éléments dont ils ont besoin.
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Lorsque vous partagez un espace de travail avec un utilisateur, ce dernier a accès à tous les éléments qu’il contient.
Si vos besoins de partage évoluent, vous pouvez supprimer des personnes de l’espace de travail ou ajuster leurs niveaux d’autorisations de partage.
Les personnes avec lesquelles vous partagez un espace de travail ne peuvent accéder à aucun de vos éléments Smartsheet en dehors de l’espace de travail, à moins que vous ne les partagiez explicitement. Pour partager des éléments de l’espace de travail individuellement, consultez l’article Présentation : partager des feuilles et des rapports pour plus de détails.
Bases du partage des espaces de travail
Ouvrez l’espace de travail
- Sélectionnez l’onglet Accueil > Espaces de travail.
- Sélectionnez le nom de l’espace de travail que vous souhaitez partager.
Vous pouvez également rechercher votre espace de travail par son nom à l’aide de l’icône de recherche, ou utiliser l’icône en forme d’étoile dans le panneau de l’espace de travail pour l’ajouter à l’onglet Favoris afin d’y accéder rapidement.
Pour vérifier qui a déjà accès à votre espace de travail :
- Sélectionnez la liste déroulante à côté du bouton Partager. Sélectionnez Partager l’Espace de travail pour vérifier la liste des personnes ayant accès sous Gérer l’accès.
Pour vérifier qui a déjà accès à un élément :
- Sélectionnez le bouton Partager et vérifiez les personnes de la liste sous Gérer l’accès.
Partager un espace de travail
- En haut à droite de l’espace de travail, sélectionnez Partager > Partager l’Espace de travail.
- Dans le champ Ajouter des personnes par nom, adresse e-mail ou groupe, saisissez les noms ou adresses e-mail des utilisateurs ou des groupes qui peuvent accéder à cet espace de travail.
- Utilisez la liste déroulante pour sélectionner un niveau d’autorisation pour chaque collaborateur.
- Facultatif : utilisez le champ Message pour personnaliser un message pour vos collaborateurs.
- Sélectionnez Partager.
Les personnes et les groupes que vous avez invités ont accès à l’espace de travail et reçoivent une notification.
Si vous avez de nombreux destinataires d’e-mails, une boîte de dialogue de confirmation apparaît. Si vous souhaitez toujours envoyer la notification, sélectionnez Notifier quand même. Vous pouvez retirer des personnes de la liste de diffusion en sélectionnant Précédent et en décochant la case Notifier les personnes.
Les propriétaires ou les administrateurs peuvent partager, arrêter le partage et modifier toute autorisation de partage d’un collaborateur.
Tenez compte des éléments suivants :
- Lorsque vous partagez un espace de travail, la fenêtre Partager indique que les destinataires disposant d’un poste autre que Membre peuvent être limités à un accès en Lecture seule.
- Assurez-vous que les collaborateurs avec lesquels vous partagez votre tableau de bord disposent du bon type de poste pour devenir administrateur. En tant qu’administrateur, ouvrez la fenêtre Partager, accédez à Gérer l’accès et passez le curseur sur un nom pour afficher le type de poste de cette personne.
Partager un élément dans un espace de travail
- Dans l’espace de travail, ouvrez l’élément que vous souhaitez partager.
- En haut à droite de l’élément, sélectionnez Partager.
- Dans le champ Ajouter des personnes par nom, adresse e-mail ou groupe, saisissez les noms ou les adresses e-mail des utilisateurs ou des groupes qui peuvent accéder à cet élément.
- Utilisez la liste déroulante pour sélectionner un niveau d’autorisation pour chaque collaborateur.
- Facultatif : utilisez le champ Message pour personnaliser un message pour vos collaborateurs.
- Sélectionnez Partager.
Examinez l’icône à côté du niveau d’autorisation du collaborateur pour vérifier s’il n’a accès qu’à l’élément ou à l’espace de travail.
- Lorsqu’il a accès à l’espace de travail, vous voyez l’icône
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. - S’il n’a accès qu’à l’élément, vous voyez l’icône
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pour les feuilles, l’icône
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pour les rapports et l’icône
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pour les tableaux de bord.
Arrêter le partage ou modifier les niveaux d’autorisation au niveau de l’espace de travail
- En haut à droite de l’espace de travail, sélectionnez la liste déroulante à côté du bouton Partager. Sélectionnez Partager l’espace de travail.
- Ouvrez la section Gérer l’accès et recherchez le collaborateur que vous souhaitez supprimer ou modifier.
- Passez le curseur sur le nom du collaborateur.
- Supprimez-les en sélectionnant l’icône X à côté de leur niveau d’autorisation, ou modifiez leur niveau d’autorisation dans le menu déroulant.
Si vous arrêtez de partager une feuille avec un collaborateur alors qu’il la consulte dans l’espace de travail, il recevra un message d’erreur lors de la prochaine sauvegarde ou actualisation.
Autorisations de partage de l’espace de travail
Le niveau d’autorisation que vous accordez à un utilisateur (ou à un groupe) détermine son accès à un espace de travail et à ses éléments.
À titre de bonnes pratiques, partagez un espace de travail avec le niveau d’autorisation le plus bas (Spectateur ou Commentateur).
Si vous modifiez l’autorisation d’un administrateur de l’espace de travail en lui donnant le statut Éditeur ou Spectateur, vous devenez le nouveau propriétaire des éléments Smartsheet qu’il possède dans cet espace de travail.
Ce tableau montre comment l’accès d’un utilisateur à un espace de travail ou à un élément qui s’y trouve peut être affecté.
| Action de votre part | Conséquence pour l’utilisateur | Par exemple |
|---|---|---|
| Vous donnez à un utilisateur des autorisations de partage de l’espace de travail supérieures à celles dont il dispose pour un élément individuel. | Il reçoit le niveau d’autorisation supérieur pour l’élément de cet espace de travail. | Vous donnez à une personne un accès de niveau Éditeur à une feuille et elle a un niveau d’autorisation Administrateur dans l’espace de travail où se trouve la feuille. Cette personne disposera d’autorisations de niveau Administrateur sur la feuille. |
| Vous donnez à un utilisateur des autorisations de partage de l’espace de travail inférieures à celles dont il dispose pour un élément individuel. | Il ne constate aucune modification de son accès à l’élément dans l’espace de travail. | Un utilisateur a le statut d’Éditeur d’une feuille. Vous lui donnez ensuite un accès de niveau Spectateur à l’espace de travail où se trouve la feuille. Le niveau d’autorisation dont il dispose sur cette feuille reste identique : il restera Éditeur de cette feuille. |
Vous ne pouvez pas attribuer à un autre collaborateur un niveau d’accès supérieur au vôtre. Par exemple, un Éditeur ne peut pas conférer à un autre Éditeur le statut d’Administrateur si vous êtes Éditeur.
| Tâche | Spectateur | Commentateur | Éditeur | Administrateur | Propriétaire |
|---|---|---|---|---|---|
| Afficher le contenu de l’ensemble des éléments de l’espace de travail | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Ajouter des commentaires et des pièces jointes aux lignes | x | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Modifier le contenu des feuilles et des rapports | x | x | ✓ | ✓ | ✓ |
| Partager l’espace de travail ou les éléments de l’espace de travail | x | x | x (sauf indication contraire) | ✓ | ✓ |
| Renommer ou ajouter des éléments de l’espace de travail | x | x | x | ✓ | ✓ |
| Déplacer des éléments vers l’espace de travail ou hors de celui-ci | x | x | x | ✓ | ✓ |
| Supprimer les éléments de l’espace de travail | x | x | x | ✓ | ✓ |
| Supprimer l’espace de travail | x | x | x | x | ✓ |
Consultez l’article sur les niveaux d’autorisation de partage pour en savoir plus sur les niveaux d’autorisation et leur impact sur les éléments Smartsheet.
Vous pouvez simplifier le partage de l’espace de travail grâce aux groupes de contacts Smartsheet. Notez que si vous partagez un espace de travail avec un groupe de contacts Smartsheet, tous les membres du groupe hériteront du niveau d’autorisation sélectionné.