Partager un espace de travail

Lorsque vous partagez un espace de travail avec un utilisateur, ce dernier a accès à tous les éléments qu’il contient.

Si vos besoins de partage évoluent, vous pouvez facilement supprimer des personnes de l’espace de travail ou modifier leurs niveaux d’autorisation de partage.

Les personnes avec lesquelles vous partagez un espace de travail ne peuvent accéder à aucun de vos éléments Smartsheet en dehors de l’espace de travail, à moins que vous ne les partagiez explicitement. Pour partager des éléments de l’espace de travail individuellement, consultez l’article Présentation : partager des feuilles et des rapports pour plus de détails.

Bases du partage des espaces de travail

Ouvrir un espace de travail

1. Sélectionnez Accueil > Tous les espaces de travail…
2. Sélectionnez le nom de l’espace de travail que vous souhaitez partager. 

Pour vérifier qui a déjà accès à votre espace de travail :

• Sélectionnez Partager > Espace de travail et vérifiez la liste Personnes ayant accès. 

Pour vérifier qui a déjà accès à un élément :

• Sélectionnez Partager > Feuille et vérifiez la liste Personnes ayant accès. 

Partager un espace de travail

1. En haut à droite de l’espace de travail, sélectionnez Partager > Espace de travail.

Brandfolder Image

2. Dans le champ Inviter des personnes et des groupes, saisissez les adresses e-mail des utilisateurs ou des groupes avec lesquels vous partagerez l’espace de travail.
3. Sélectionnez un niveau d’autorisation pour chaque collaborateur. 
4. Facultatif : sélectionnez Personnaliser le messagepour personnaliser le message pour vos collaborateurs.
5. Sélectionnez Partager.

L’espace de travail est partagé avec les personnes et les groupes que vous avez invités, qui reçoivent la notification.

Si vous avez de nombreux destinataires, une boîte de dialogue confirme l’invitation. Si vous souhaitez toujours envoyer la notification, sélectionnez Notifier quand même. Vous pouvez retirer des personnes de la liste de diffusion en sélectionnant Précédent et en décochant la case Notifier les personnes.

Les propriétaires ou les administrateurs peuvent partager, arrêter le partage et modifier toute autorisation de partage d’un collaborateur. 

Partager un élément dans un espace de travail

1. Dans l’espace de travail, ouvrez l’élément que vous souhaitez partager.
2. En haut à droite de l’élément, sélectionnez Partager.
3. Dans le champ Inviter des personnes et des groupes, saisissez les adresses e-mail des utilisateurs ou des groupes avec lesquels vous partagerez l’espace de travail.
4. Sélectionnez un niveau d’autorisation pour chaque collaborateur. 
5. Facultatif : sélectionnez Personnaliser le messagepour personnaliser le message pour vos collaborateurs.
6. Sélectionnez Partager. Vous pouvez également partager l’espace de travail en sélectionnant Partager avec l’espace de travail.

Examinez l’icône à côté du niveau d’autorisation du collaborateur pour vérifier s’il n’a accès qu’à l’élément ou à l’espace de travail. 

• Lorsqu’il a accès à l’espace de travail, vous voyez l’icône  Brandfolder Image .
• S’il n’a accès qu’à l’élément, vous voyez l’icône  Brandfolder Image  pour les feuilles, l’icône  Brandfolder Image  pour les rapports et l’icône  Brandfolder Image pour les tableaux de bord. 

Arrêter le partage ou modifier les niveaux d’autorisation au niveau de l’espace de travail

1. En haut à droite de l’espace de travail, sélectionnez Partager > Espace de travail. 
2. Passez le curseur sur le collaborateur que vous souhaitez retirer ou modifier.
3. Vous pouvez retirer un collaborateur en cliquant sur le X à côté de son niveau d’autorisation ou modifier son autorisation de partage en sélectionnant une autre autorisation dans le menu déroulant.

Si vous arrêtez le partage avec un collaborateur alors qu’il consulte une feuille dans l’espace de travail, il recevra un message d’erreur lors du prochain enregistrement ou de la prochaine actualisation.

Autorisations de partage de l’espace de travail

Le niveau d’autorisation que vous accordez à un utilisateur (ou à un groupe) détermine son accès à un espace de travail et à ses éléments. 

À titre de bonne pratique, partagez un espace de travail en utilisant les autorisations du plus bas niveau (Spectateur, Commentateur).

Si vous modifiez l’autorisation d’un administrateur de l’espace de travail en lui donnant le statut Éditeur ou Spectateur, vous devenez le nouveau propriétaire des éléments Smartsheet qu’il possède dans cet espace de travail.

Ce tableau montre comment l’accès d’un utilisateur à un espace de travail ou à un élément qui s’y trouve peut être affecté.
 

Vous ne pouvez pas attribuer à un autre collaborateur un niveau d’accès supérieur au vôtre. Par exemple, un Éditeur ne peut pas conférer à un autre Éditeur le statut d’Administrateur si vous êtes Éditeur.

Consultez l’article sur les niveaux d’autorisation de partage pour en savoir plus sur les niveaux d’autorisation et leur impact sur les éléments Smartsheet.

Vous pouvez simplifier le partage de l’espace de travail grâce aux groupes de contacts Smartsheet. Notez que si vous partagez un espace de travail avec un groupe de contacts Smartsheet, tous les membres du groupe hériteront du niveau d’autorisation sélectionné.