Partager un espace de travail

Lorsque vous partagez un espace de travail avec un collaborateur, vous lui donnez l’accès à tous les éléments qu’il contient. Ce collaborateur peut accéder à l’espace de travail sous Accueil (dans le panneau de gauche) > Espaces de travail.

Tandis que vos besoins de partage évoluent, il est facile de supprimer des personnes de l’espace de travail ou de modifier leurs niveaux d’autorisation de partage.

REMARQUES :

  • les collaborateurs auxquels vous accordez le partage ne peuvent pas accéder à vos autres données Smartsheet (sauf si vous choisissez de les partager avec eux).
  • Si vous souhaitez partager une feuille ou un autre élément contenu dans un espace de travail sans avoir à partager tout l’espace de travail avec eux, c’est possible. Pour ce faire, vous devez partager une feuille individuelle dans un espace de travail. Dans ce cas, le collaborateur partagé a uniquement accès à la feuille. Pour en savoir plus, reportez-vous à Partage de feuilles.

Autorisations requises

Pour partager un espace de travail ou modifier les autorisations de partage pour les collaborateurs, vous devez être le propriétaire de l’espace de travail ou disposer des autorisations de partage de niveau Administrateur.

Sujets abordés dans cet article


Partage de l’espace de travail : premiers pas

  1. Cliquez sur l’icône Menu (coin supérieur gauche de la fenêtre Smartsheet) > Accueil.

  2. Dans le panneau de gauche, sous Espaces de travail, cliquez sur le nom de l’espace de travail.

Vous verrez qui est partagé dans l’espace de travail sous Espace de travail partagé

Espace de travail partagé vers une section d’un espace de travail

ASTUCE : la colonne Partage de l’espace de travail vous donne des informations sur la façon dont les éléments qu’il contient sont partagés.Si un élément est partagé individuellement (en plus d’être partagé avec les personnes dans l’espace de travail), l’icône plus et l’icône d’individu apparaissent à côté de l’élément, comme dans l’image ci-dessous :

Élément partagé individuellement et dans l’espace de travail
Cliquez sur l’icône Partager située en haut à droite de l’espace de travail pour commencer à le partager.

Bouton Partager dans l’espace de travail

La fenêtre Partage de l’espace de travail apparaît.
Détails de l’invitation au partage

Dans la fenêtre Partage de l’espace de travail, procédez comme suit :

  1. Dans le champ Inviter des collaborateurs, sélectionnez ou saisissez les adresses e-mail des personnes ou des groupes avec lesquels vous souhaitez partager l’espace de travail. (Séparez les adresses e-mail par une virgule ou un point-virgule.)

  2. Sélectionnez un niveau d’autorisation pour l’ensemble des éléments de l’espace de travail. (Reportez-vous à la section ci-dessous sur les Autorisations de partage de l’espace de travail pour plus d’informations sur ce que peuvent faire les collaborateurs selon chaque niveau d’autorisation.)

    ASTUCE : utilisez les Détails de l’invitation pour personnaliser la notification de partage.

  3. Cliquez sur le bouton Partager l’espace de travail.

Vous ajouterez ainsi le(s) collaborateur(s) sélectionné(s) lors de l’étape 1 à l’espace de travail et enverrez l’e-mail de partage si vous avez sélectionné l’option correspondante.


Arrêter le partage ou modifier les niveaux d’autorisation

  1. Pour supprimer un collaborateur ou modifier son niveau d’autorisation, cliquez sur le bouton Partager dans le coin supérieur droit de l’espace de travail et ouvrez la section Collaborateurs du formulaire Partage d’espace de travail.
    Passage de la souris (Mouseover) sur les collaborateurs du partage d’espace de travail

  2. Avec votre curseur, passez sur le collaborateur à supprimer ou à modifier :

    • Retirer du partage d’espace de travail : cliquez sur le x à droite du niveau d’autorisation. Le collaborateur est supprimé de l’espace de travail et n’est plus en mesure d’ouvrir aucun de ses éléments.

      REMARQUE : si vous arrêtez le partage avec un collaborateur qui est en train de consulter une feuille dans un espace de travail, il recevra un message d’erreur au prochain enregistrement ou à la prochaine actualisation.

    • Modifier les autorisations : sélectionner un nouveau niveau d’autorisation dans la liste déroulante. Vous ne pouvez pas attribuer à un autre collaborateur un niveau d’accès supérieur au vôtre (par exemple, un Éditeur ne peut pas conférer à un autre Éditeur le statut d’Administrateur).

 


Autorisations de partage de l’espace de travail

Le niveau d’autorisation que vous accordez à une personne sur l’espace de travail (individuellement ou par l’intermédiaire d’un groupe de contacts) lui donne accès à l’espace de travail et à tous les éléments qu’il contient avec ce niveau d’autorisation. Par exemple, si vous accordez à quelqu’un des autorisations de partage de niveau Éditeur sur une feuille et que vous lui accordez ensuite des autorisations de niveau Administrateur sur l’espace de travail contenant la feuille, ce collaborateur disposera des autorisations de partage de niveau Administrateur sur la feuille. Pour cette raison, partager en utilisant les autorisations du plus bas niveau requis constitue une bonne pratique.

Notez que vous ne pouvez pas attribuer à un autre collaborateur un niveau d’accès supérieur au vôtre (par exemple, un Éditeur ne peut pas conférer à un autre Éditeur le statut d’Administrateur).’

Tâche Spectateur Éditeur - ne peut pas partager Éditeur - peut partager Administrateur Propriétaire
Visualiser tout le contenu des éléments de l’espace de travail Oui Oui Oui Oui Oui
Modifier les feuilles et ajouter des documents et des commentaires aux feuilles de l’espace de travail Non Oui Oui Oui Oui
Partager l’espace de travail ou son contenu avec d’autres personnes Non Non Oui Oui Oui
Modifier la mise en page des colonnes dans les feuilles Non Non Non Oui Oui
Ajouter, modifier, renommer ou supprimer des feuilles dans l’espace de travail Non Non Non Oui Oui
Déplacer des éléments dans l’espace de travail Non Non Non Oui Oui
Supprimer des éléments de l’espace de travail Non Non Non Oui Oui
Supprimer l’espace de travail Non Non Non Non Oui

 

IMPORTANT : un Administrateur peut devenir le propriétaire de l’espace de travail en supprimant le propriétaire actuel. Pour les espaces de travail, c’est la seule manière de changer de propriété. Pour plus d’informations, reportez-vous à Transfert de la propriété d’un espace de travail.

Pour plus de détails sur les niveaux d’autorisation et leur impact sur les éléments Smartsheet (feuilles, tableaux de bord, etc.), reportez-vous à l’article Partage des niveaux d’autorisation.

ASTUCE : vous pouvez simplifier le partage de l’espace de travail grâce aux groupes de contacts Smartsheet (reportez-vous à Gérer et utiliser les groupes de contacts Smartsheet)Notez que si vous partagez un espace de travail avec un groupe de contacts Smartsheet, tous les membres du groupe hériteront du niveau d’autorisation sélectionné.