Partager un espace de travail

Lorsque vous partagez un espace de travail avec un utilisateur, ce dernier aura accès à tous les éléments qu’il contient.

Si vos besoins de partage évoluent, vous pouvez facilement supprimer des personnes de l’espace de travail ou modifier leurs niveaux d’autorisation de partage.

Les personnes avec lesquelles vous partagez un espace de travail n’ont pas accès à vos autres éléments Smartsheet, sauf si vous choisissez de les partager avec elles. Pour partager un élément dans un espace de travail et pas l’ensemble de ce dernier, vous devez partager une feuille individuelle dans un espace de travail.

Partage de l’espace de travail : premiers pas

Ouvrir un espace de travail

1. Dans la barre de navigation de gauche, sélectionnez Parcourir.
2. Sélectionnez Espaces de travail, puis le nom de l’espace de travail que vous souhaitez partager. 

Lorsque vous êtes dans l’espace de travail, vérifiez les deux paramètres suivants :

• Espace de travail partagé avec : indique qui a accès à l’espace de travail.
• Partage : indique la manière dont les éléments de l’espace de travail sont partagés. Si un élément est partagé individuellement avec des collaborateurs en dehors de l’espace de travail, l’icône apparaîtra. Pointez sur cette icône pour voir quels utilisateurs ou groupes ont accès à l’élément.

Partager un espace de travail

1. En haut à droite de l’espace de travail, sélectionnez Partager.
2. Dans le champ Inviter des personnes et des groupes, saisissez les adresses e-mail des utilisateurs ou des groupes avec lesquels vous souhaitez partager l’espace de travail.
3. Sélectionnez un niveau d’autorisation pour chaque collaborateur. 
4. Facultatif : sélectionnez Personnaliser le message pour individualiser le message envoyé à vos collaborateurs.
5. Sélectionnez Partager.

Si vous avez un grand nombre de destinataires, une boîte de dialogue vous demandera si vous souhaitez toujours envoyer la notification. Sélectionnez Notifier quand même pour leur envoyer toutes les notifications ou supprimez des personnes de la liste de diffusion en sélectionnant Précédent et en décochant la case Notifier les personnes.

Les contacts que vous avez sélectionnés auront accès à l’espace de travail et recevront une notification, si vous avez choisi d’en envoyer une.

Partager un élément dans un espace de travail

1. Dans l’espace de travail, ouvrez l’élément que vous souhaitez partager.
2. En haut à droite de l’élément, sélectionnez Partager.
3. Dans le champ Inviter des personnes et des groupes, saisissez les adresses e-mail des utilisateurs ou des groupes avec lesquels vous souhaitez partager l’espace de travail.
4. Sélectionnez un niveau d’autorisation pour chaque collaborateur. 
5. Facultatif : sélectionnez Personnaliser le message pour individualiser le message envoyé à vos collaborateurs.
6. Sélectionnez Partager. Vous pouvez également partager l’espace de travail en sélectionnant Partager avec l’espace de travail.

Vérifiez si un collaborateur a accès à l’élément uniquement ou à tout l’espace de travail grâce à l’icône à côté du niveau d’autorisation dont il dispose. 

• Lorsqu’ils ont accès à l’espace de travail, vous voyez l’icône .
• Lorsqu’ils n’ont accès qu’à l’élément, vous voyez l’icône de l’élément correspondant. 

Arrêter le partage ou modifier les niveaux d’autorisation

1. En haut à droite de l’espace de travail, sélectionnez Partager. 
2. Ouvrez la section Collaborateurs du formulaire Partager l’espace de travail.
3. Pointez sur le collaborateur que vous souhaitez retirer ou modifier.
4. Retirez un collaborateur ou modifiez son niveau d’autorisation à l’aide de l’un des éléments suivants :

   • Retirer de l’espace de travail : sélectionnez cette icône pour retirer le collaborateur de l’espace de travail. 

     Si vous arrêtez le partage avec un collaborateur qui est en train de consulter une feuille dans l’espace de travail, il recevra un message d’erreur au prochain enregistrement ou à la prochaine actualisation.

   • Autorisations : sélectionnez un nouveau niveau d’autorisation dans la liste déroulante. 

Autorisations de partage de l’espace de travail

L’accès d’un utilisateur (ou d’un groupe) à un espace de travail et à ses éléments dépend du niveau d’autorisation que vous lui accordez. Pour cette raison, partager un espace de travail en utilisant les autorisations du plus bas niveau (par exemple, Spectateur, Commentateur) constitue une bonne pratique.

Si vous modifiez l’autorisation d’un administrateur de l’espace de travail en lui donnant le statut Éditeur ou Spectateur, vous serez le nouveau propriétaire des éléments Smartsheet qu’il possède dans cet espace de travail. Il perdra ses droits de propriété sur les feuilles qu’il a créées.

Reportez-vous au tableau suivant pour obtenir des exemples sur la manière dont l’accès d’un utilisateur à un espace de travail, ou à une feuille dans un espace de travail, pourrait être affecté.
 

Vous ne pouvez pas attribuer à un autre collaborateur un niveau d’accès supérieur au vôtre. Par exemple, un Éditeur ne peut pas conférer à un autre Éditeur le statut d’Administrateur.

Pour plus de détails sur les niveaux d’autorisation et leur impact sur les éléments Smartsheet (feuilles, tableaux de bord, etc.), reportez-vous à l’article Partage des niveaux d’autorisation.

Vous pouvez simplifier le partage de l’espace de travail grâce aux groupes de contacts Smartsheet. Notez que si vous partagez un espace de travail avec un groupe de contacts Smartsheet, tous les membres du groupe hériteront du niveau d’autorisation sélectionné.