Partager un espace de travail

S’applique à

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Fonctionnalités

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Pour partager/retirer du partage un espace de travail ou pour modifier les autorisations de partage des collaborateurs, vous devez en être le Propriétaire ou avoir les niveaux d’autorisation de partage Administrateur ou Éditeur - pouvant partager. Le Propriétaire ou l’Administrateur peut modifier les autorisations de partage de tout collaborateur, l’Éditeur - pouvant partager ne peut pas modifier le Propriétaire ou les Administrateurs.

Lorsque vous partagez un espace de travail avec un utilisateur, ce dernier aura accès à tous les éléments qu’il contient.

Si vos besoins de partage évoluent, vous pouvez facilement supprimer des personnes de l’espace de travail ou modifier leurs niveaux d’autorisation de partage.

Les personnes avec lesquelles vous partagez un espace de travail n’ont pas accès à vos autres éléments Smartsheet, sauf si vous choisissez de les partager avec elles. Pour partager un élément dans un espace de travail et pas l’ensemble de ce dernier, vous devez partager une feuille individuelle dans un espace de travail.


Partage de l’espace de travail : premiers pas

Ouvrir un espace de travail

  1. Dans la barre de navigation de gauche, sélectionnez Parcourir Icône Parcourir.

  2. Pour ouvrir un espace de travail, sélectionnez Espace de travail, puis le nom de l’espace de travail que vous souhaitez partager. 

Lorsque vous êtes dans l’espace de travail, vérifiez les deux paramètres suivants :

  • Espace de travail partagé avec : utilisez ce paramètre pour voir qui a accès à l’espace de travail.
  • Colonne Partage : vérifiez la manière dont les éléments de l’espace de travail sont partagés. Si un élément est partagé individuellement (ou avec d’autres collaborateurs dans l’espace de travail), l’icône apparaîtra, comme dans l’image ci-dessous.

Élément partagé individuellement et dans l’espace de travail

Pour voir quels utilisateurs ou groupes ont accès à l’élément, pointez sur Icône permettant de consulter la liste des collaborateurs pour un élément Smartsheet .

Partager l’espace de travail

  1. En haut à droite de l’espace de travail, sélectionnez Partager.
  2. Dans le formulaire Partage de l’espace de travail, renseignez les champs suivants :
    • Inviter des collaborateurs : Saisissez les adresses e-mail des utilisateurs ou des groupes avec lesquels vous souhaitez partager l’espace de travail. Vous pouvez également sélectionner l’icône Sélectionner des contacts pour ajouter vos contacts comme collaborateurs.
    • Autorisations : sélectionnez un niveau d’autorisation pour chaque collaborateur. 
  3. Dans la section Détails de l’invitation, personnalisez le message.
  4. Sélectionnez Partager l’espace de travail.
  5. Si une boîte de dialogue vous demandant si vous souhaitez toujours envoyer la notification s’affiche, sélectionnez Notifier quand même

Notifier quand même

  • Retirer les personnes de la liste de diffusion :
    1. Sélectionnez Retour.
    2. Décochez la case Notifier les personnes.

Les contacts que vous avez sélectionnés auront accès à l’espace de travail et recevront une notification, si vous avez choisi d’en envoyer une.


Arrêter le partage ou modifier les niveaux d’autorisation

Retirer un collaborateur ou modifier son niveau d’autorisation

  1. En haut à droite de l’espace de travail, sélectionnez Partager
  2. Ouvrez la section Collaborateurs du formulaire Partage de l’espace de travail.
  3. Pointez sur le collaborateur que vous souhaitez retirer ou modifier.
  4. Retirez un collaborateur ou modifiez son niveau d’autorisation à l’aide de l’un des éléments suivants :
    • Icône Retirer de l’espace de travail : sélectionnez cette icône pour retirer le collaborateur de l’espace de travail. 
      Si vous arrêtez le partage avec un collaborateur qui est en train de consulter une feuille dans un espace de travail, il recevra un message d’erreur au prochain enregistrement ou à la prochaine actualisation.
    • Liste déroulante Autorisations : sélectionnez un nouveau niveau d’autorisation dans la liste déroulante. 


Autorisations de partage de l’espace de travail

L’accès d’un utilisateur (ou d’un groupe) à un espace de travail et à ses éléments dépend du niveau d’autorisation que vous lui accordez. Pour cette raison, partager un espace de travail en utilisant les autorisations du plus bas niveau (par exemple, Spectateur, Commentateur) constitue une bonne pratique.

Si vous modifiez l’autorisation d’un administrateur de l’espace de travail en lui donnant le statut Éditeur ou Spectateur, vous serez le nouveau propriétaire des éléments Smartsheet qu’il possède dans cet espace de travail. Il perdra ses droits de propriété sur les feuilles qu’il a créées.

Reportez-vous au tableau suivant pour obtenir des exemples sur la manière dont l’accès d’un utilisateur à un espace de travail, ou à une feuille dans un espace de travail, pourrait être affecté.
 

Action de votre part
 
Conséquence pour l’utilisateur Par exemple
Vous donnez à un utilisateur des autorisations de partage de l’espace de travail supérieures à celles dont il dispose pour un élément individuel. Il reçoit le niveau d’autorisation supérieur pour l’élément de cet espace de travail. Vous donnez à une personne un accès de niveau Éditeur à une feuille, puis vous la désignez comme Administrateur dans l’espace de travail où se trouve la feuille. Cette personne disposera d’autorisations de niveau Administrateur sur la feuille.
Vous donnez à un utilisateur des autorisations de partage de l’espace de travail inférieures à celles dont il dispose pour un élément individuel. Il ne constate aucune modification de son accès à l’élément dans l’espace de travail. Un utilisateur a le statut d’Éditeur d’une feuille. Vous lui donnez ensuite un accès de niveau Spectateur à l’espace de travail où se trouve la feuille. Le niveau d’autorisation dont il dispose sur cette feuille reste identique : il restera Éditeur de cette feuille. 

Vous ne pouvez pas attribuer à un autre collaborateur un niveau d’accès supérieur au vôtre. Par exemple, un Éditeur ne peut pas conférer à un autre Éditeur le statut d’Administrateur.

 

Tâche Spectateur Commentateur Éditeur Administrateur Propriétaire
Afficher le contenu de l’ensemble des éléments de l’espace de travail  ✓
Ajouter des commentaires et des pièces jointes aux lignes  x
Modifier le contenu des feuilles et des rapports  x x
Partager l’espace de travail ou les éléments de l’espace de travail  x x

x
(sauf indication contraire)

Renommer ou ajouter des éléments de l’espace de travail  x x x
Déplacer des éléments vers l’espace de travail ou hors de celui-ci  x x x
Supprimer les éléments de l’espace de travail  x x x
Supprimer l’espace de travail  x x x x

Pour plus de détails sur les niveaux d’autorisation et leur impact sur les éléments Smartsheet (feuilles, tableaux de bord, etc.), reportez-vous à l’article Niveaux d’autorisation de partage.

Vous pouvez simplifier le partage de l’espace de travail grâce aux groupes de contacts Smartsheet.Notez que si vous partagez un espace de travail avec un groupe de contacts Smartsheet, tous les membres du groupe hériteront du niveau d’autorisation sélectionné.