Modifier la propriété d’une feuille, d’un rapport ou d’un tableau de bord

Si vous devez transférer la propriété de feuilles, de rapports ou de tableaux de bord, vous pouvez le faire pour un seul élément Smartsheet ou effectuer un transfert par lots.

Bien qu’il n’existe aucune option directe permettant de transférer des éléments sélectionnés par lots, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous pour transférer plusieurs éléments spécifiques plus rapidement.

Cet article traite du transfert de la propriété des feuilles, rapports et tableaux de bord partagés individuellement, même s’ils sont contenus dans un espace de travail. Si vous souhaitez transférer la propriété d’un espace de travail entier, reportez-vous à Changer le propriétaire de l’espace de travail ou supprimer les collaborateurs.

Avant de commencer

Le transfert par lots n’est disponible que pour les types de comptes multi-utilisateurs. Vous n’êtes pas sûr du type de forfait que vous avez ? Reportez-vous à Identifier votre type d’utilisateur et votre forfait Smartsheet.

Les feuilles et les rapports peuvent uniquement être transférés aux utilisateurs sous licence Smartsheet. Pour plus d’informations sur les utilisateurs sous licence, reportez-vous à l’article d’aide Types d’utilisateurs au niveau du compte pour les forfaits multi-utilisateurs.

Conditions préalables au transfert

Assurez-vous que les conditions suivantes sont remplies avant de tenter de transférer des éléments :

  • Si vous devez transférer des éléments qui se trouvent dans un espace de travail, le nouveau propriétaire doit être un administrateur ou un propriétaire de l’espace de travail et être partagé directement au niveau de l’élément plutôt qu’au niveau de l’espace de travail. Pour plus d’informations sur le partage individuel des éléments Smartsheet, reportez-vous à l’article d’aide Partager des feuilles, des rapports et des tableaux de bord Smartsheet.
  • La personne à qui vous transférez des feuilles, des rapports ou des tableaux de bord doit posséder une licence payante.

    REMARQUE : Si vous disposez d’un abonnement Individuel et que vous devez aussi transférer votre licence d’utilisateur vers un autre compte, suivez nos instructions pour transférer votre abonnement payant.
     
  • Si vous transférez des rapports, la personne à qui vous les transférez doit disposer d’un forfait Affaire ou Entreprise.
  • Si vous transférez des tableaux de bord, la personne à qui vous les transférez doit disposer d’un forfait Affaire ou Entreprise.

Transférer la propriété d’un seul élément Smartsheet

Donner la propriété d’une feuille, d’un rapport ou d’un tableau de bord à quelqu’un d’autre

  1. Partagez l’élément et toutes ses autorisations de partage avec le nouveau propriétaire prévu. Si l’élément se trouve dans un espace de travail, le nouveau propriétaire prévu doit disposer d’un accès Administrateur. (Reportez-vous à Partage d’éléments pour plus d’informations.)
  2. Une fois partagé, cliquez sur le bouton Partage en haut de l’élément puis, dans le formulaire Partage qui apparaît, développez la section Collaborateurs. (Cliquez sur la flèche à côté de Collaborateurs.)
  3. Dans la liste déroulante à côté du nouveau propriétaire prévu, sélectionnez Désigner en tant que propriétaire.L’option Rendre propriétaire n’est pas disponible pour les personnes avec lesquelles uniquement l’espace de travail est partagé (tel qu’indiqué par l’icône de l’espace de travail, à droite de leurs autorisations de partage)

Si votre période d’essai a expiré, ou si vous avez annulé votre abonnement payant, aucun e-mail d’approbation n’est envoyé et le transfert de propriété se fait automatiquement.

Et ensuite ?

Lorsque le propriétaire actuel clique sur le lien Approuver dans l’e-mail, le demandeur devient le nouveau propriétaire et son prédécesseur obtient le statut d’Administrateur de l’élément. Tous les autres collaborateurs partagés (éventuels) demeurent partagés et conservent leur niveau d’autorisation de partage. Un e-mail de confirmation est envoyé au demandeur, l’informant que sa demande a été approuvée ou rejetée. Si l’élément transféré est une feuille, elle est désormais imputée à la limite du compte du nouveau propriétaire.

Demande d’octroi de propriété d’un élément Smartsheet

Si vous souhaitez devenir propriétaire d’un élément Smartsheet, et que le propriétaire actuel est dans votre organisation, vous pouvez faire une demande pour devenir propriétaire. Seuls les utilisateurs sous licence (et non ceux possédant une version d’essai) peuvent devenir propriétaires d’une feuille, d’un rapport ou d’un tableau de bord.

Vous pouvez suivre les mêmes instructions pour transférer la propriété d’un rapport.

  1. Partagez l’élément avec son nouveau propriétaire, en donnant à ce dernier l’accès Éditeur ou Administrateur.

    REMARQUE : Si l’élément est situé dans un espace de travail, vous devez être partagé, à la fois dans l’espace de travail (avec les autorisations de partage de niveau Administrateur) et dans l’élément individuel directement.(Reportez-vous à Partage d’éléments pour plus d’informations sur le partage des éléments individuels.) L’icône suivante est visible à côté des éléments partagés individuellement et dont la propriété peut être transférée dans le panneau de gauche, en cliquant sur Parcourir.

    partage d’espace de travail
     
  2. Une fois l’élément partagé, demandez au nouveau propriétaire prévu de se connecter, puis de cliquer sur Parcourir dans le panneau de gauche, en haut de Smartsheet.
  3. Le nouveau propriétaire prévu doit cliquer sur le nom du dossier ou de l’espace de travail qui contient l’élément dans le panneau de gauche. Les éléments qui y sont contenus s’afficheront au centre de l’écran.
  4. Le nouveau propriétaire prévu peut cliquer avec le bouton droit sur le nom d’un élément et sélectionner Faire de moi le propriétaire.

Un e-mail est alors envoyé au propriétaire actuel, avec un lien permettant d’approuver la demande de changement de propriétaire.

Si le propriétaire actuel est un membre à titre gratuit de votre organisation, le transfert aura lieu immédiatement.
REMARQUE : Pour demander la propriété des éléments Smartsheet, vous et le propriétaire devez faire partie de la même organisation. Le propriétaire devra transférer la propriété si vous n’êtes pas dans la même organisation.

Et ensuite ?

Lorsque le propriétaire actuel clique sur le lien Approuver dans l’e-mail, le demandeur devient le nouveau propriétaire et son prédécesseur obtient le statut d’Administrateur de l’élément. Tous les autres collaborateurs partagés (éventuels) demeurent partagés et conservent leur niveau d’autorisation de partage. Un e-mail de confirmation est envoyé au demandeur, l’informant que sa demande a été approuvée ou rejetée. Si l’élément transféré est une feuille, elle est désormais imputée à la limite du compte du nouveau propriétaire.


Transférer les éléments par lots (Affaire et Entreprise uniquement)

Les Administrateurs système de comptes Affaire et Entreprise peuvent transférer par lots des feuilles, des rapports et des tableaux de bord entre utilisateurs sous licence.

Ce processus permet de transférer l’ensemble des feuilles, des rapports et des tableaux de bord appartenant à l’utilisateur sous licence. Si vous devez transférer uniquement certains éléments, suivez les étapes ci-dessous dans la section Transférer des éléments par lots sélectivement.

  1. Cliquez sur l’image de votre compte dans le coin supérieur droit de la fenêtre Smartsheet et sélectionnez Centre d’administration.
  2. Cliquez sur Gérer les utilisateurs dans le panneau Nombre total d’utilisateurs sous Résumé du compte.
  3. Cliquez sur les trois points verticaux à l’extrême droite de la personne dont vous voulez transférer les éléments et sélectionnez Transférer les éléments possédés.

    transférer les éléments

    ASTUCE : Avant le transfert, vous pouvez voir les éléments consultés par un utilisateur en sélectionnant Télécharger le rapport sur les accès de l’utilisateur.
  4. Sélectionnez l’utilisateur auquel vous souhaitez transférer les éléments, puis cliquez sur Transférer.

Le nouveau propriétaire voit les feuilles, rapports et tableaux de bord transférés dans Parcourir sur le panneau de gauche, dans un dossier nommé Transféré de [adresse e-mail du propriétaire précédent].

Après le transfert, le propriétaire initial assume les autorisations de partage Administrateur sur les éléments, tandis que le nouveau propriétaire assume les autorisations Propriétaire. Tous les autres collaborateurs partagés (éventuels) restent partagés et conservent leur niveau d’autorisation de partage.

Remarque : si la feuille se trouve dans un espace de travail que les deux utilisateurs administrent, la feuille reste dans l’espace de travail au lieu d’être déplacée dans le dossier Transféré de [adresse e-mail du propriétaire précédent].


Transférer des éléments par lots sélectivement

Bien qu’il n’existe aucune option directe permettant de transférer des éléments par lots sélectivement, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous pour transférer plusieurs éléments spécifiques plus rapidement :

  1. Créez un espace de travail et partagez-y le nouveau propriétaire prévu avec les autorisations de partage de niveau Administrateur. (Reportez-vous à Présentation des espaces de travail pour plus d’informations.)
  2. Naviguez jusqu’à Parcourir dans le panneau de gauche et placez tous les éléments dans un dossier, avant de les glisser-déposer dans l’espace de travail.
  3. Demandez au nouveau propriétaire prévu de se connecter et de naviguer jusqu’à l’espace de travail.
  4. Le nouveau propriétaire peut glisser-déposer les éléments dans son dossier Feuilles pour obtenir leur propriété.