Vous pouvez créer des feuilles, des tableaux de bord, des rapports, des formulaires et des espaces de travail à l’aide de Smartsheet. Votre forfait est propriétaire de ces éléments afin de réduire les difficultés potentielles liées aux suppressions accidentelles, aux éléments orphelins ou aux demandes d’accès perdues.
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Cet article traite d’informations pertinentes pour les deux modèles d’utilisateurs. Si vous n’êtes pas sûr de votre type de modèle, découvrez comment déterminer le modèle de votre forfait.
Lorsque vous créez un élément, vous obtenez automatiquement l’autorisation Propriétaire pour l’utiliser. Vous pouvez ensuite le partager avec d’autres collaborateurs et leur accorder l’accès en leur attribuant des autorisations Administrateur, Éditeur, Propriétaire, Spectateur ou Commentateur.
Cependant, il est important de noter que les éléments que vous créez appartiennent principalement à votre forfait. Ce modèle de propriété facilite la gestion des demandes d’accès et évite la perte de précieux élément lorsqu’une personne quitte le forfait Smartsheet de votre entreprise.
Comment fonctionnent les notifications de demande d’accès ?
Notre modèle de propriété permet d’éviter que les demandes d’accès soient perdues ou passent inaperçues. Par exemple, si un collaborateur dispose des autorisations Propriétaire ou Administrateur sur un élément et est en congé, une autre personne disponible et disposant des autorisations appropriées concernant l’élément pourra recevoir les notifications et examiner la demande d’accès. Le service n’est ainsi jamais interrompu.
La logique est la suivante :
Y a-t-il un propriétaire ou un administrateur actif sur l’élément ?
- Si c’est le cas, la notification est envoyée à chacun d’eux.
- Si ce n’est pas le cas, existe-t-il des administrateurs des ressources du forfait ?
- Si c’est le cas, les administrateurs des ressources du forfait reçoivent la notification.
- Sinon, ce sont les administrateurs système qui reçoivent la notification.
Comment les administrateurs système et les administrateurs des ressources du forfait peuvent accorder l’accès
Les administrateurs système et les administrateurs des ressources du forfait peuvent accorder l’accès lorsque les propriétaires ou les administrateurs des éléments ne sont pas disponibles.
1. S’accorder des autorisations Administrateur
Pour accéder à l’élément, l’administrateur système ou l’administrateur des ressources du forfait a besoin de l’URL de l’élément.
Voici comment obtenir l’URL :
- Téléchargez le rapport sur les accès aux feuilles depuis le centre d’administration.
- Repérez la colonne Clé pour l’élément concerné.
- Joignez la clé à l’URL suivante :https://app.smartsheet.com/b/home?lx= pour créer l’URL de l’élément.
S’il n’a pas accès à l’élément, son ouverture le redirige vers la page d’accès refusé. En sélectionnant le bouton Partager avec soi-même, il peut accéder à l’élément en tant qu’administrateur. Après cela, il peut accorder l’accès comme le ferait un administrateur d’élément.
2. Bouton Gérer les demandes
Même si l’administrateur système ou l’administrateur des ressources du forfait n’a aucun accès à l’élément, mais que celui-ci fait partie de son forfait, il peut utiliser le bouton Gérer les demandes pour faire apparaître les demandes d’accès en attente et accorder l’accès sans s’accorder d’autorisations Administrateur.
3. Bouton Partager ou Demande de modification
Lorsque l’administrateur système ou l’administrateur des ressources du forfait dispose déjà d’un certain type d’accès à l’élément, il peut utiliser le bouton Partager ou Demande de modification dans le coin supérieur droit pour accéder à des options supplémentaires et s’accorder des autorisations Administrateur ou gérer les demandes d’accès.
Administrateurs des ressources du forfait
Les administrateurs des ressources du forfait servent de filet de sécurité. Leur but est de s’assurer que les demandes d’accès sont adressées à une personne autre que l’administrateur système dans les cas où aucun propriétaire ou administrateur n’est affecté à un élément.
Les administrateurs système peuvent attribuer le rôle d’administrateur des ressources du forfait à un utilisateur sous licence. Les administrateurs des ressources du forfait reçoivent les notifications de demande d’accès si aucun propriétaire ou administrateur n’est défini pour un élément.
Que peuvent faire les administrateurs des ressources du forfait ?
Les administrateurs des ressources du forfait gèrent les demandes d’accès aux éléments pour lesquels aucun autre utilisateur ne dispose d’autorisations Propriétaire ou Administrateur. Ils ne disposent pas d’autorisations de niveau Administrateur ou Propriétaire sur l’élément, telles que la possibilité de réorganiser des colonnes, verrouiller/déverrouiller des lignes, créer des formulaires, ajouter des interdépendances, etc., à moins qu’ils ne disposent également (ou ne s’accordent eux-mêmes) d’autorisations Administrateur d’élément pour cet élément.
Par défaut, les administrateurs des ressources du forfait n’ont pas accès à l’affichage ni à la modification du contenu d’un élément. Apprenez-en plus sur les niveaux d’autorisation de partage et les fonctionnalités de rôles.
Pour attribuer le rôle d’administrateur des ressources du forfait
- Dans le centre d’administration, sélectionnez l’icône Menu en haut à gauche.
Accédez à Utilisateurs et groupes > Rôles des utilisateurs et rapports.
La page Rôles des utilisateurs et rapports (pageGestion des utilisateurs dans l’ancien modèle) s’affiche.
- Passez le curseur sur l’utilisateur et sélectionnez-le. Le panneau de droite s’affiche.
Cochez la case Administrateur des ressources du forfait.
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Administrateurs système
Les administrateurs système peuvent gérer les demandes d’accès, accorder l’accès si nécessaire et s’attribuer le statut Administrateur.
- Par défaut, les administrateurs système ne peuvent pas ouvrir les éléments pour les consulter.
- Toutes les autorisations accordées pour les éléments sont consignées et vérifiables grâce aux rapports d’événements, dans les forfaits où la fonctionnalité est active. Découvrez-en plus sur le suivi de l’utilisation des données par votre organisation.
- Pour restreindre l’accès des administrateurs système existants à certains éléments, vous devrez peut-être souscrire un forfait distinct et ne pas accorder l’accès à d’autres utilisateurs.
Autres informations à connaître
- En tant qu’administrateur système, vous pouvez créer un rapport sur les accès aux feuilles dans le centre d’administration pour obtenir la liste de tous les éléments de votre forfait.
Lorsqu’une personne supprime un élément Smartsheet, il reste dans la corbeille pendant 30 jours. Au cours de cette période, l’élément placé dans la corbeille peut toujours être récupéré.
Seul l’administrateur qui a supprimé un élément peut le restaurer.
- Les administrateurs système et les administrateurs des ressources du forfait ne peuvent pas voir le contenu d’un élément s’ils n’ont pas les autorisations Spectateur ou supérieures sur l’élément.
Pourquoi ai-je besoin d’un administrateur des ressources du forfait ?
L’administrateur des ressources du forfait sert de filet de sécurité pour s’assurer que les demandes d’accès sont envoyées à une personne autre que l’administrateur système dans les cas où aucun propriétaire ou administrateur n’a été attribué à un élément.
Je reçois beaucoup trop de demandes d’accès, car je suis administrateur de plusieurs feuilles et espaces de travail. Que dois-je faire ?
Nous vous recommandons de réduire votre accès à l’autorisation Éditeur sur l’élément. Si vous avez besoin d’un accès administrateur pour utiliser des fonctionnalités spécifiques, demandez à passer temporairement à un niveau administrateur, effectuez votre tâche et repassez à un niveau éditeur.
Je redoute que les administrateurs système ne s’attribuent toutes les autorisations. Que faire des données confidentielles auxquelles les administrateurs système ne doivent pas avoir accès ?
- Votre entreprise gère les éléments et, par défaut, les administrateurs système ne peuvent pas ouvrir les éléments pour les consulter. Lorsqu’un administrateur système s’attribue des autorisations sur un élément, l’événement est consigné et vérifiable.
- Si une équipe a des besoins de confidentialité particuliers, elle peut envisager d’utiliser un forfait distinct qu’elle peut gérer elle-même. Le but est de s’assurer que les administrateurs système existants ne peuvent pas accéder à des éléments spécifiques.
Pourquoi les feuilles appartenant à des utilisateurs sans licence ou à des non-membres de mon forfait sont-elles toujours actives ? Je pensais que Smartsheet désactivait les éléments qui n’appartenaient pas à des utilisateurs sous licence ou des membres.
Auparavant, lorsque vous supprimiez la licence ou le statut de membre d’un utilisateur, tous les éléments dont il était propriétaire étaient désactivés. Désormais, Smartsheet transfère la propriété de ces éléments au forfait lui-même plutôt que de les désactiver. Cela garantit que vos processus restent fonctionnels, quelles que soient les modifications apportées aux autorisations, à la licence ou au statut de membre d’un utilisateur.
Si je retire un utilisateur de mon forfait, la feuille lui devient-elle inaccessible ?
Auparavant, lorsqu’un utilisateur était supprimé, toutes les feuilles dont il détenait la propriété devenaient inactives, ce qui faisait basculer ces feuilles en lecture seule pour tous les utilisateurs, y compris l’utilisateur supprimé.
Désormais, lorsqu’un utilisateur est supprimé, il peut toujours accéder aux feuilles et les modifier, car ces feuilles restent actives. Pour empêcher l’utilisateur supprimé d’accéder aux feuilles, l’administrateur système doit transférer la propriété et supprimer le partage pour cet utilisateur, ce qui révoquera son accès à tous les éléments de votre forfait.
Vous pouvez également éviter ce problème en demandant à l’administrateur système de désactiver l’utilisateur au lieu de le supprimer, car les utilisateurs désactivés ne peuvent plus se connecter à leur compte Smartsheet.
Comment puis-je obtenir une liste de tous mes éléments dans un forfait ?
Les administrateurs système peuvent créer un rapport sur les accès aux feuilles dans le centre d’administration pour obtenir une liste de tous les éléments de leur forfait.
J’ai accordé des autorisations, mais l’utilisateur ne peut pas les utiliser
Si un administrateur système a rétrogradé l’utilisateur à un type d’utilisateur à titre gratuit, son type de poste l’empêche d’utiliser des autorisations supérieures. Si l’utilisateur a besoin de fonctionnalités de niveau supérieur, il doit bénéficier d’un poste Membre. Seul un administrateur système peut mettre à niveau son type de poste.