Les feuilles, les tableaux de bord, les rapports, les formulaires et les espaces de travail sont tous des éléments que vous pouvez créer en utilisant Smartsheet. Votre forfait est propriétaire de ces éléments afin de réduire les difficultés potentielles liées aux suppressions accidentelles, aux éléments orphelins ou aux demandes d’accès perdues.
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Cet article présente des informations pertinentes pour l’ancien modèle de collaboration et le modèle d’abonnement utilisateur. Si vous n’êtes pas sûr de votre type de modèle, découvrez comment déterminer le modèle de votre forfait.
Lorsque vous créez un élément, vous en obtenez automatiquement la propriété. Vous pouvez ensuite le partager avec d’autres collaborateurs et leur accorder l’accès en leur attribuant des autorisations administrateur, éditeur, propriétaire, spectateur ou commentateur.
Cependant, il est important de noter que les éléments que vous créez appartiennent principalement à votre forfait. Ce modèle de propriété facilite la gestion des demandes d’accès et évite la perte de précieux élément lorsqu’une personne quitte le forfait Smartsheet de votre entreprise.
Comment fonctionnent les notifications de demande d’accès ?
Notre modèle de propriété permet d’éviter que les demandes d’accès soient perdues ou passent inaperçues. Par exemple, si un collaborateur dispose des autorisations Propriétaire ou Administrateur sur un élément et est en congé, une autre personne disponible et disposant des autorisations appropriées concernant l’élément pourra recevoir les notifications et examiner la demande d’accès. Le service n’est ainsi jamais interrompu.
La logique est la suivante :
Y a-t-il un propriétaire ou des administrateurs actifs sur l’élément ?
- Si oui, la notification est envoyée à chacun d’eux.
- Si ce n’est pas le cas, existe-t-il des administrateurs des ressources du forfait ?
- Si oui, les administrateurs des ressources du forfait reçoivent la notification.
- Sinon, ce sont les administrateurs système qui reçoivent la notification.
Administrateurs des ressources du forfait
Les administrateurs des ressources du forfait servent de filet de sécurité. Leur but est de s’assurer que les demandes d’accès sont adressées à une personne autre que l’administrateur système dans les cas où aucun propriétaire ou administrateur n’est affecté à un élément.
Les administrateurs système peuvent attribuer le rôle d’administrateur des ressources du forfait à un utilisateur sous licence. Les administrateurs des ressources du forfait reçoivent les notifications de demande d’accès si aucun propriétaire ou administrateur n’est défini pour un élément.
Rappel
Les administrateurs des ressources du forfait ne peuvent pas accorder arbitrairement l’accès à un élément, que ce soit à eux-mêmes ou à d’autres personnes. Pour en obtenir l’accès, ils doivent disposer d’un lien vers l’élément, puis demander l’accès au propriétaire ou à l’administrateur de l’élément. Si le propriétaire est désactivé et qu’aucun autre utilisateur n’a les autorisations d’administrateur sur cette ressource, la demande d’accès est redirigée vers l’administrateur de l’élément du forfait. Ce n’est que dans ce scénario que l’administrateur de la ressource du forfait peut s’accorder l’accès à lui-même.
Qu’est-ce que les administrateurs des ressources du forfait ont-ils le droit de faire ?
Les administrateurs des ressources du forfait gèrent les demandes d’accès aux éléments pour lesquels aucun autre utilisateur ne dispose des autorisations Propriétaire ou Administrateur. Ils ne disposent pas d’autorisations de niveau administrateur ou propriétaire. Par exemple, ils ne peuvent pas réorganiser les colonnes, verrouiller ou déverrouiller des lignes, créer de formulaires ou ajouter des interdépendances, sauf s’ils disposent également des autorisations d’administrateur des éléments pour l’élément en question.
Par défaut, les administrateurs des éléments du forfait n’ont pas accès au contenu d’une ressource. Apprenez-en plus sur les niveaux d’autorisation de partage et les fonctionnalités de rôles.
Pour attribuer le rôle d’administrateur des ressources du forfait
- Dans le centre d’administration, sélectionnez l’icône Menu en haut à gauche.
- Accédez à Utilisateurs et groupes > Rôles des utilisateurs et rapports. La page Gestion des utilisateurs s’affiche.
- Passez le curseur sur l’utilisateur et sélectionnez-le. Le panneau de droite s’affiche.
Cochez la case Administrateur des ressources du forfait.
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Administrateurs système
À l’instar des administrateurs des ressources du forfait, les administrateurs système ne peuvent pas accorder arbitrairement l’accès à un élément, que ce soit à eux-mêmes ou à d’autres personnes. Pour en obtenir l’accès, ils doivent disposer d’un lien vers l’élément, puis demander l’accès au propriétaire ou à l’administrateur de l’élément. Si le propriétaire est désactivé et qu’aucun autre utilisateur n’a les autorisations d’administrateur ou d’administrateur des éléments du forfait pour cette ressource, la demande d’accès est redirigée vers l’administrateur système. Ce n’est que dans ce scénario que l’administrateur système peut s’accorder l’accès à lui-même.
- Par défaut, les administrateurs système ne peuvent pas ouvrir les éléments pour les consulter.
- Toutes les autorisations accordées pour les éléments sont consignées et vérifiables grâce aux rapports d’événements, dans les forfaits où la fonctionnalité est active. Découvrez-en plus sur le suivi de l’utilisation des données par votre organisation.
- Pour vous assurer que les administrateurs système existants ne peuvent pas accéder à des éléments spécifiques, vous devrez peut-être souscrire un forfait distinct et ne pas accorder l’accès à d’autres utilisateurs.
Autres informations à connaître
- En tant qu’administrateur système, vous pouvez créer un rapport sur les accès aux feuilles dans le Centre d’administration pour obtenir la liste de tous les éléments de votre forfait.
Lorsqu’une personne supprime un élément Smartsheet, ce dernier est stocké dans la corbeille pendant 30 jours. Il peut être récupérée dans la corbeille pendant cette période.
Les éléments supprimés ne peuvent être restaurés que par l’administrateur qui les a supprimés.
- Les administrateurs système et les administrateurs des éléments du forfait ne peuvent pas voir le contenu d’une ressource s’ils n’ont pas les autorisations Spectateur ou supérieures sur l’élément.
Pourquoi ai-je besoin d’un administrateur des ressources du forfait ?
L’administrateur des ressources du forfait sert de filet de sécurité. Son but est de s’assurer que les demandes d’accès sont adressées à une personne autre que l’administrateur système dans les cas où aucun propriétaire ou administrateur n’est affecté à un élément.
Je reçois beaucoup trop de demandes d’accès, car je suis administrateur de plusieurs feuilles et espaces de travail. Que dois-je faire ?
Nous vous recommandons de réduire votre accès à l’autorisation Éditeur sur l’élément. Si vous avez besoin d’un accès administrateur pour utiliser des fonctionnalités spécifiques, demandez à passer temporairement à un niveau administrateur, effectuez votre tâche et repassez à un niveau éditeur.
Je redoute que les administrateurs système ne s’attribuent toutes les autorisations. Que faire des données confidentielles auxquelles les administrateurs système ne doivent pas avoir accès ?
- Les éléments sont gérés par l’entreprise. Par défaut, les administrateurs système ne peuvent pas consulter les éléments. Lorsqu’un administrateur système s’attribue des autorisations sur un élément, l’événement est consigné et vérifiable.
- Si une équipe a des besoins de confidentialité particuliers, elle peut envisager d’utiliser un forfait distinct qu’elle peut gérer elle-même. Le but est de s’assurer que les administrateurs système existants ne peuvent pas accéder à des éléments spécifiques.
Pourquoi les feuilles appartenant à des utilisateurs sans licence ou à des non-membres de mon forfait sont-elles toujours actives ? Je pensais que Smartsheet désactivait les éléments qui n’appartenaient pas à des utilisateurs sous licence ou des membres.
Auparavant, lorsque la licence ou le statut de membre d’un utilisateur était supprimé, tous les éléments dont il détenait la propriété étaient désactivés. Désormais, Smartsheet transfère la propriété de ces éléments au forfait lui-même plutôt que de les désactiver. Cela garantit que vos processus restent fonctionnels, quelles que soient les modifications apportées aux autorisations, à la licence ou au statut de membre d’un utilisateur.
Si je retire un utilisateur de mon forfait, la feuille lui devient-elle inaccessible ?
Auparavant, lorsqu’un utilisateur était supprimé, toutes les feuilles dont il détenait la propriété devenaient inactives, ce qui faisait basculer ces feuilles en lecture seule pour tous les utilisateurs, y compris l’utilisateur supprimé.
Désormais, lorsqu’un utilisateur est supprimé, il peut toujours accéder aux feuilles et les modifier, car ces feuilles restent actives. Pour empêcher l’utilisateur supprimé d’accéder aux feuilles, l’administrateur système doit transférer la propriété et supprimer le partage pour cet utilisateur, ce qui révoquera son accès à tous les éléments de votre forfait.
Si l’administrateur système désactive l’utilisateur au lieu de le supprimer, ce problème sera évité, car les utilisateurs désactivés ne peuvent plus se connecter à leur compte Smartsheet.
Comment puis-je obtenir une liste de toutes mes ressources dans un forfait ?
Les administrateurs système peuvent créer un rapport sur les accès aux feuilles dans le Centre d’administration pour obtenir une liste de tous les éléments de leur forfait.