Présentation de la propriété des ressources

Lorsque vous créez une ressource, vous en obtenez automatiquement la propriété. Vous pouvez ensuite la partager avec d’autres collaborateurs et leur accorder l’accès en leur attribuant des autorisations administrateur, éditeur, propriétaire, spectateur ou commentateur.

Cependant, il est important de noter que les ressources que vous créez appartiennent principalement à votre forfait. Ce modèle de propriété facilite la gestion des demandes d’accès et évite la perte des ressources précieuses lorsqu’une personne quitte le forfait Smartsheet de votre entreprise.

Comment fonctionnent les notifications de demande d’accès ?

Notre modèle de propriété permet d’éviter que les demandes d’accès soient perdues ou passent inaperçues. Par exemple, si un collaborateur dispose des autorisations Propriétaire ou Administrateur sur une ressource et est en congé, une autre personne disponible et disposant des autorisations appropriées concernant la ressource pourra recevoir les notifications et examiner la demande d’accès. Le service n’est ainsi jamais interrompu.

La logique est la suivante :

Y a-t-il un propriétaire ou des administrateurs actifs sur la ressource ?

• Si oui, la notification est envoyée à chacun d’entre eux.
• Si ce n’est pas le cas, existe-t-il des administrateurs des ressources du forfait ? 
  • Si oui, les administrateurs des ressources du forfait reçoivent la notification.
  • Sinon, ce sont les administrateurs système qui reçoivent la notification.

Administrateurs des ressources du forfait

Les administrateurs des ressources du forfait servent de filet de sécurité. Leur but est de s’assurer que les demandes d’accès sont adressées à une personne autre que l’administrateur système dans les cas où aucun propriétaire ou administrateur n’est affecté à une ressource. 

Les administrateurs système peuvent attribuer le rôle d’administrateur des ressources du forfait à n’importe quel utilisateur. Les administrateurs des ressources du forfait reçoivent les notifications de demande d’accès si aucun propriétaire ou administrateur n’est défini pour une ressource.

Rappel

Les administrateurs des ressources du forfait ne peuvent pas accorder arbitrairement l’accès à une ressource, que ce soit à eux-mêmes ou à d’autres personnes. Pour en obtenir l’accès, ils doivent disposer d’un lien vers la ressource, puis demander l’accès au propriétaire ou à l’administrateur de la ressource. Si le propriétaire est désactivé et qu’aucun autre utilisateur n’a les autorisations d’administrateur sur cette ressource, la demande d’accès est redirigée vers l’administrateur de la ressource du forfait. Ce n’est que dans ce scénario que l’administrateur de la ressource du forfait peut s’accorder l’accès à lui-même.

Qu’est-ce que les administrateurs des ressources du forfait ont-ils le droit de faire ?

Les administrateurs des ressources du forfait gèrent les demandes d’accès aux éléments pour lesquels aucun autre utilisateur ne dispose des autorisations Propriétaire ou Administrateur. Ils ne disposent pas d’autorisations de niveau administrateur ou propriétaire. Par exemple, ils ne peuvent pas réorganiser les colonnes, verrouiller ou déverrouiller des lignes, créer de formulaires ou ajouter des interdépendances, sauf s’ils disposent également des autorisations d’administrateur des ressources pour la ressource en question.

Par défaut, les administrateurs des ressources du forfait n’ont pas accès au contenu d’une ressource. Apprenez-en plus sur les niveaux d’autorisation de partage et les fonctionnalités de rôles.

Pour attribuer le rôle d’administrateur des ressources du forfait

1. Dans le centre d’administration, accédez à Gestion des utilisateurs si vous utilisez l’ancien modèle de collaboration ou Rôles des utilisateurs et rapports si vous utilisez le modèle d’abonnement utilisateur.
2. Passez le curseur sur l’utilisateur et sélectionnez-le. Le panneau de droite s’affiche.

3. Cochez la case Administrateur des ressources du forfait.

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Administrateurs système

À l’instar des administrateurs des ressources du forfait, les administrateurs système ne peuvent pas accorder arbitrairement l’accès à une ressource, que ce soit à eux-mêmes ou à d’autres personnes. Pour en obtenir l’accès, ils doivent disposer d’un lien vers la ressource, puis demander l’accès au propriétaire ou à l’administrateur de la ressource. Si le propriétaire est désactivé et qu’aucun autre utilisateur n’a les autorisations d’administrateur ou d’administrateur des ressources du forfait pour cette ressource, la demande d’accès est redirigée vers l’administrateur système. Ce n’est que dans ce scénario que l’administrateur système peut s’accorder l’accès à lui-même.

• Par défaut, les administrateurs système ne peuvent pas ouvrir les ressources pour les consulter.
• Toutes les autorisations accordées pour les ressources sont consignées et vérifiables grâce aux rapports d’événements, dans les forfaits où la fonctionnalité est active. Découvrez-en plus sur le suivi de l’utilisation des données par votre organisation.
• Pour vous assurer que les administrateurs système existants ne peuvent pas accéder à des ressources spécifiques, vous devrez peut-être souscrire un forfait distinct et ne pas accorder l’accès à d’autres utilisateurs.

Autres informations à connaître

• En tant qu’administrateur système, vous pouvez créer un rapport sur les accès aux feuilles dans le Centre d’administration pour obtenir la liste de toutes les ressources de votre forfait.

• Lorsqu’une personne supprime une ressource, cette dernière est stockée dans la corbeille pendant 30 jours. Elle peut être récupérée dans la corbeille pendant cette période.
   

  Les ressources supprimées ne peuvent être restaurées que par l’administrateur qui les a supprimées.

• Les administrateurs système et les administrateurs des ressources du forfait ne peuvent pas voir le contenu d’une ressource s’ils n’ont pas les autorisations Spectateur ou supérieures sur la ressource.