Controlar quién recibe alertas y solicitudes

Controles de automatización a nivel del plan

1. Inicie sesión en el Centro de administración.
2. Seleccione el ícono Menú en la esquina superior izquierda de la pantalla.
3. Vaya a Configuración > Controles de seguridad > Permisos.

Solo un Administrador del sistema puede acceder a esta configuración.

Controles de automatización a nivel de la hoja

El propietario o el administrador de la hoja puede controlar quiénes reciben alertas y solicitudes en la hoja.

Para recibir alertas y solicitudes por chat (Slack, Google Chat, Microsoft Teams), asegúrese de que la configuración de automatización sea ilimitada, tanto a nivel de la cuenta como de la hoja.

Para modificar las notificaciones a nivel de la hoja, haga lo siguiente: 

1. Seleccione Automatización > Administrar flujos de trabajo de automatización. 
2. Seleccione Configuración. 
3. En la ventana Permisos de automatización, elija la configuración deseada para las notificaciones:
   • Restringido (opción predeterminada): solo recibirán notificaciones las personas que puede ver la hoja y que han iniciado sesión en Smartsheet.

   • Limitado: reciben notificaciones las personas que comparten su cuenta de Smartsheet y que pueden ver la hoja desde Smartsheet. 

     Agregar una dirección de correo electrónico a sus contactos no hace que una persona esté disponible automáticamente en su cuenta. También es necesario agregarla como usuaria.

   • Ilimitado: cualquiera puede recibir notificaciones, incluso si no se comparten en la hoja.

     Si los permisos a nivel de la cuenta se establecen en Limitado o Restringido, es posible que algunas de estas opciones de configuración no estén disponibles. Si no puede establecer la configuración deseada para alertas y acciones a nivel de la hoja, póngase en contacto con el Administrador del sistema para hacer los ajustes al nivel de la cuenta.

El destinatario no recibe notificaciones del flujo de trabajo de automatización

Estas son algunas cosas que puede probar si Smartsheet le notifica que uno o más usuarios no recibirán notificaciones.

Compartir la hoja con el destinatario deseado

1. Abra la hoja y seleccione Compartir.
2. En el campo Invitar colaboradores, escriba la dirección de correo electrónico de la persona con quien desea compartir la hoja.
3. Defina el permiso de uso compartido para dicha persona.
4. En la sección Detalles de la invitación, puede ingresar un mensaje personal para la persona de manera que tenga más contexto sobre la hoja.
5. Seleccione Compartir hoja.

Cambiar la configuración para que tenga menos restricciones

Si creó una alerta para que llegue a aquellas personas con las que no comparte su hoja, debe editar la configuración de alertas y acciones para que tenga menos restricciones. Considere hacer esto si eliminó el acceso de alguien a la hoja, pero aun así desea que reciba alertas.

1. Abra la hoja y seleccione Automatización > Administrar flujos de trabajo automatizados.
2. Seleccione Configuración.
3. Elija una configuración con menos restricciones (por ejemplo, ilimitado).

Editar la lista de destinatarios de notificaciones

1. Abra la hoja y seleccione Automatización > Administrar flujos de trabajo automatizados.
2. Haga doble clic en la regla (un mensaje en texto color rojo indica que se eliminó un destinatario).
3. Modifique la lista de destinatarios según sea necesario.

Si copió una hoja con alertas configuradas para que les lleguen a personas específicas a quienes no se les compartieron las hojas nuevas, actualice la lista de destinatarios de flujos de trabajo para eliminar a estas personas si no quiere que reciban las alertas.

Confirmar que las direcciones de correo electrónico estén en la lista autorizada

Consulte con el Administrador del sistema de su cuenta a fin de garantizar que todas las direcciones de correo electrónico adecuadas estén en la lista autorizada para su organización.

Para buscar la dirección de correo electrónico del Administrador del sistema, seleccione su ícono de perfil en Smartsheet y seleccione Administración de la cuenta.