Controlar quiénes reciben notificaciones sobre alertas y solicitudes

Usted puede controlar quiénes pueden recibir alertas o solicitudes según la relación de la persona con su organización, y si tiene acceso o no a la hoja desde la cual se originaron las alertas o solicitudes. Puede controlar ambas situaciones a nivel de cuenta y de hoja.

Para que las integraciones de chat (Slack, Google Hangouts, Microsoft Teams) puedan recibir alertas y solicitudes, asegúrese de que la configuración de automatización sea ilimitada, tanto a nivel de cuenta como de hoja.

Controles de automatización a nivel de cuenta

Si usted es un administrador del sistema en la cuenta, puede definir su configuración preferida para controlar quiénes recibirán notificaciones a nivel de cuenta; para ello, navegue hasta Cuenta > Administrador del sistema > Configuración de la cuentaPermisos de automatización.

Para obtener más información, consulte Configuración global de la cuenta.

Controles de automatización a nivel de hoja

Suponiendo que usted sea el propietario de la hoja o tenga permisos de uso compartido a nivel de administrador, puede controlar quiénes reciben alertas y solicitudes sobre la hoja.

Para cambiar la configuración de notificaciones a nivel de la hoja, realice lo siguiente:

  1. Haga clic en Automatización > Administrar flujos de trabajo automatizados en la parte superior de la hoja para que aparezca la ventana Automatización.

    Si no ve Automatización, haga clic en el ícono de la flecha hacia abajo en la parte superior derecha de la ventana de Smartsheet.
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  2. En el extremo superior derecho de la ventana Automatización, seleccione el ícono Configuración

    Configuración
  3. En la ventana Permiso de automatización que aparece, elija la configuración deseada para controlar quiénes pueden recibir notificaciones sobre esta hoja:
    • Restringido (predeterminado): solo recibirán notificaciones aquellas personas que pueden ver la hoja desde Smartsheet.
    • Limitado: recibirán notificaciones las personas que compartan su cuenta de Smartsheet y que puedan ver la hoja desde Smartsheet.
    • Ilimitado: todos recibirán notificaciones, incluso aquellas personas con las que no comparte la hoja.

      NOTA: Si los permisos a nivel de cuenta se establecen en Limitado o Restringido, es posible que cierta configuración no esté disponible para usted. Si no puede establecer la configuración deseada para alertas y acciones a nivel de hoja, póngase en contacto con el Administrador del sistema para ajustarla al nivel de la cuenta.

Recibió la alerta "La regla de automatización de su hoja tiene destinatarios no válidos"

¿Acaso recibió una alerta de Smartsheet que indicaba que uno o más usuarios no recibirán las notificaciones? A continuación, le indicamos algunas medidas que puede tomar:

Compartir la hoja con el destinatario deseado

Si creó una alerta diseñada para que llegue a las personas con quienes comparte la hoja, pero recibió un correo electrónico que le indicaba que la alerta no se podía entregar a uno o más destinatarios, considere compartir la hoja con ellos si aún no lo ha hecho.

  1. Abra la hoja y haga clic en el botón Compartir en el extremo superior derecho. Aparece el formulario Uso compartido de la hoja.
  2. En el campo Invitar colaboradores, escriba la dirección de correo electrónico de la persona con quien desea compartir la hoja.
  3. Defina el permiso de uso compartido para dicha persona. (Más información en Niveles de permisos de uso compartido.)

    CONSEJO: En la sección Detalles de la invitación, puede ingresar un mensaje personal para la persona de manera que tenga más contexto sobre la hoja.
     
  4. Haga clic en el botón Compartir hoja.

Una vez que se comparta la hoja con dicha persona, esta comenzará a recibir alertas y solicitudes.

Cambiar la configuración para que tenga menos restricciones

Si creó una alerta diseñada para que llegue a aquellas personas con las que no comparte su hoja, es posible que deba editar la configuración de alertas y acciones para que tenga menos restricciones. Esto también puede suceder si dejó de compartir la hoja con alguna persona, pero aún desea que esta reciba alertas.

  1. Abra la hoja y haga clic en Automatización > Administrar flujos de trabajo automatizados.
  2. Haga clic en el ícono Configuración ubicado en el extremo superior derecho del Administrador de flujos de trabajo.
  3. Elija una configuración con menos restricciones (por ejemplo, cualquier persona con correo electrónico).

Editar la lista de destinatarios de notificaciones

Es posible que esto suceda si guardó una copia de la hoja con alertas configuradas para que lleguen a personas específicas.

  1. Abra la hoja y haga clic en Automatización > Administrar flujos de trabajo automatizados.
  2. Haga doble clic en la regla (tendrá un mensaje en texto color rojo que indica que se ha eliminado un destinatario).
  3. Modifique la lista de destinatarios desde el generador de flujos de trabajo según sea necesario.

Confirmar que las direcciones de correo electrónico estén en la lista autorizada

Consulte con el Administrador del sistema de su cuenta a fin de garantizar que todas las direcciones de correo electrónico adecuadas estén en la lista autorizada para su organización.

Puede encontrar la dirección de correo electrónico del Administrador del sistema en Smartsheet haciendo clic en el ícono del perfil del extremo superior derecho de la pantalla y seleccionando Administrador de la cuenta.