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FAQ: Smartsheet-Formulare

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Verwenden Sie Smartsheet-Formulare, um Daten besser zu erfassen und zu bearbeiten. Formulare standardisieren die Art und Weise, wie Sie Daten erfassen. Diese Informationen können Sie Ihrem Sheet dann direkt hinzufügen und dort weitere Smartsheet-Tools nutzen. Sie können ein Formular für jeden freigeben, ohne dass er Zugriff auf das zugrunde liegende Sheet erhält. 

Wer kann Formulare erstellen?

Lizenzierte Sheet-Inhaber oder Administratoren können Formulare erstellen.

Mit einer Smartsheet-Testversion können Sie Formulare erstellen, aber nicht freigeben.

Business- und Enterprise-Pläne bieten zusätzliche Optionen für das Branding und für die Sicherheit

Wer kann Formulare ausfüllen?

Abhängig von den Sicherheitseinstellungen des Formulars kann jeder ein Formular ausfüllen. Formulareinreicher benötigen keine Smartsheet-Lizenz oder -Anmeldedaten. 
 
Manche Formularfunktionen sind nur über die mobile Smartsheet-App verfügbar, wie die Offline-Einreichung, das Barcode-Scannen und die Geolokalisierung. Benutzer benötigen keine Lizenz, aber Anmeldedaten für Smartsheet, um die App nutzen zu können.

Wer kann ein Formular ändern, das ich erstellt habe?

Alle Mitarbeiter, für die das Sheet freigegeben wurde, in dem das Formular erstellt wurde, können auf den Tab mit den Formularen auf dem Sheet zugreifen. Jedoch können nur lizenzierte Administratoren oder Inhaber Änderungen an den Formularen vornehmen. 
 
Jeder, für den das Sheet freigegeben wurde, kann den Link des Formulars abrufen und ihn an andere weitergeben.

Wie vereinfache ich das Ausfüllen meines Formulars?

  • Ordnen Sie Ihre Felder sinnvoll an und entfernen Sie Felder, die keine Daten benötigen. 

  • Fügen Sie formularspezifische Feldbezeichnungen oder Anweisungen hinzu, damit andere genau wissen, welche Informationen sie angeben müssen. 

  • Fügen Sie Validierung hinzu, um andere bei der Angabe der richtigen Daten zu unterstützen.

  • Verwenden Sie Standardwerte oder Abfrageparameter zum Vorausfüllen bestimmte Felder.

  • Steuern Sie mit bedingter Logik, wann ein Feld angezeigt wird.

Möchten Sie bestimmte Drop-down-Werte basierend auf einem Wert in einem anderen Feld anzeigen, erstellen Sie eine andere Spalte für jeden Satz an Drop-down-Werten.

Wie erfasse ich nur die benötigten Daten?

  • ​​​​Kennzeichnen Sie ein Feld als erforderlich, damit das Formular nicht ohne einen Wert darin eingereicht werden kann.
  • Schränken Sie für eine konsistente Datenerfassung die mögliche Feldeingabe ein (Drop-down-Menüs/Daten/Kontrollkästchen) oder fügen Sie Datenvalidierung hinzu.

  • Sie können pro Sheet mehr als ein Formular verwenden. Dies ist hilfreich, wenn jede Zielgruppe unterschiedliche Nachrichten erhalten soll, Sie aber die Daten an einem Ort erfassen möchten. 

  • Verwenden Sie bedingte Logik und/oder Abfrageparameter, um dasselbe Formular in unterschiedlichen Szenarien wiederzuverwenden. 

  • Zum Sammeln von Daten, ohne dass Formularbenutzer sie sehen oder ändern können, fügen Sie einen Standardwert oder im Voraus einen Abfrageparameter hinzu und verbergen Sie das Feld.

Kann ich in einem Formular mein eigenes Branding nutzen?

Wenn Sie einen Business-Plan oder höher haben, können Sie ein Formular mit Ihrem Logo, Ihren Farben und Ihren Bildern anpassen. Siehe: Anpassen der Designs eines Formulars

Wie kann ich automatisch erfassen, wann eine Formulareinreichung übermittelt wurde?

Fügen Sie Ihrem Sheet die Systemspalte Erstellungsdatum hinzu, um automatisch zu erfassen, wann das Formular ausgefüllt und eine neue Zeile erstellt wurde.

Wie finde ich heraus, wer ein Formular übermittelt hat?

Formulareinreichungen sind standardmäßig anonym. Zum Erfassen, wer das Formular ausfüllt, erstellen Sie eine Kontaktspalte (ohne vorausgefüllte Werte), stellen Sie sie auf „erforderlich“ ein und fügen Sie E-Mail-Datenvalidierung hinzu.
 
Fügen Sie Ihrem Sheet alternativ die Systemspalte Erstellt von hinzu und ändern Sie die Formularsicherheit so, dass die Smartsheet-Anmeldung erforderlich ist. So wird automatisch erfasst, wer das Formular ausfüllt. Sie können nicht rückwirkend erfassen, wer das Formular vor Änderung dieser Sicherheitseinstellung ausgefüllt hat.
 

Als Erinnerung: Benutzer, die sich bei Smartsheet anmelden, um Ihr Formular auszufüllen, müssen nicht Teil des Smartsheet-Plans Ihrer Organisation sein oder eine Lizenz besitzen.

Auch wenn Sie zum Ausfüllen des Formulars eine Anmeldung verlangen, haben Mitarbeiter keinen Zugriff auf die Daten, die im zugrunde liegenden Sheet eingegeben wurden, wenn es nicht auch für sie freigegeben wurde.

 

Wie kann ich automatische E-Mails einrichten, nachdem ein Formular ausgefüllt wurde?

Mit automatisierten Workflows werden zu wichtigen Zeitpunkten E-Mails an Kontakte in Ihrem Sheet gesendet, z. B. wenn bei der Formulareinreichung eine Zeile in Ihrem Sheet erstellt wird oder wenn basierend auf den übermittelten Daten weitere Informationen benötigt werden. 
 
Zum Verwenden eines Benachrichtigungs- oder Anforderungs-Workflows zusammen mit einem Formular muss bei der Einreichung als Kontaktwert die E-Mail-Adresse der Person erfasst werden, die das Formular ausgefüllt hat. 
 
Zum Erfassen dieser Daten gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Erstellen Sie eine Kontaktspalte, in die der Benutzer seine E-Mail-Adresse mit E-Mail-Validierung eingibt.
  2. Fügen Sie Ihrem Sheet die Systemspalte „Erstellt von“ hinzu und ändern Sie die Formularsicherheit so, dass der Benutzer sich anmelden muss. 

 
Wenn das Sheet für den Formulareinreicher nicht freigegeben ist, müssen die Automatisierungsberechtigungen auf „uneingeschränkt“ festgelegt sein. 

Weisen Sie Ihren E-Mails eine eindeutige ID zu, indem Sie Ihrem Sheet eine automatische Nummernspalte hinzufügen und diese in Ihren automatisierten E-Mails verwenden.

 
Das funktioniert nicht nur für E-Mails.

Neu erstellte Zeilen in Formularen können automatisierte Workflows auslösen. Weisen Sie damit sofort Aufgabeninhaber zu, verschieben oder kopieren Sie Zeilen in andere Sheets, starten Sie einen Genehmigungszyklus, erstellen Sie automatisch ein Dokument und mehr. Siehe: Aktionsblöcke: Angeben, welche Art der Automatisierung ausgelöst wird

 

Wie kann ich automatisch relevante Informationen basierend auf eingereichtem Inhalt abrufen?

Mit Formeln im zugrunde liegenden Sheet können zusätzliche Daten in derselben Zeile der Formulareinreichung ausgefüllt werden. Das Formular muss zunächst übermittelt werden, bevor mit der Formel in der Zeile des Sheets gerechnet wird. 
 
Zum Beispiel: Mit Ihrem Formular werden Mitarbeiter für eine Auszeichnung nominiert. Eines Ihrer Felder enthält den zu nominierenden Kontakt. Die Benutzer, die das Formular einreichen, wissen möglicherweise nicht, wer der Manager des Nominierten ist, aber Sie benötigen diese Information bei der Wahl des Gewinners. 
 
In diesem Fall können Sie ein weiteres Referenz-Sheet mit allen Mitarbeitern in einer Spalte und ihren Managern in der zweiten Spalte erstellen. Verwenden Sie dann eine Kombination von INDEX und MATCH als Spaltenformel, um automatisch den Manager in Ihrem Sheet auszugeben. 

Wie kann ich Formularantworten einfach organisieren?

  1. Wählen Sie auf dem Tab „Einstellungen“, ob neue Formulareinreichungen am Anfang oder am Ende des Sheets hinzugefügt werden. Siehe: Formularanzeige verwalten und Einreichungsoptionen 

  2. Erstellen Sie einen Zeilenbericht und wählen Sie das Sheet mit den Formulareinreichungen als Quelle aus. Sie können direkt im Bericht arbeiten und das Sheet als Daten-Repository verwenden.  

    Im Bericht können Sie zusammengehörige Formulareinreichungen entweder zusammen gruppieren oder die Sortierfunktion verwenden, um sicherzustellen, dass neue Zeilen automatisch in der richtigen Gruppe oder Sortierreihenfolge angezeigt werden. 

Wie kann ich kontrollieren, auf welche Daten Benutzer, die Formulare einreichen, Zugriff haben?

Kein Zugriff auf Daten
Passen Sie Ihre Formulareinstellungen an: Standardmäßig können Einreichende in einer Antwort sich selbst auf CC setzen. Die Benutzer können dieses Kontrollkästchen aktivieren und Ihre E-Mail angeben, um eine Kopie Ihrer Einreichung und der Fragen im Formular zu erhalten. Als Formularersteller können Sie diese Funktion deaktivieren. Siehe: Formularanzeige verwalten und Einreichungsoptionen 

Nur Lesezugriff auf bestimmte Daten
Veröffentlichen Sie einen Zeilenbericht: Erstellen Sie einen Zeilenbericht und schränken Sie ein, welche Spalten und Zeilen die Benutzer sehen können.
 
Bearbeiterzugriff auf bestimmte Daten
Aktualisierungsanforderungen: Sie können einen Workflow für Aktualisierungsanforderungen einrichten, um Anforderungen zu erstellen, mit denen nach der ersten Formulareinreichung Änderungen an Zeilen vorgenommen werden. So arbeiten Sie mit Personen zusammen, für die nicht das gesamte Sheet freigegeben werden soll. 
 
Dynamic View: Haben Sie Sicherheitsbedenken, wenn andere weitere Zeilen oder Spalten sehen können, richten Sie Dynamic View ein. 
 
Zeilenbericht in einer WorkApp: Sie können Berichte in einer WorkApp einbinden, ohne dass Mitarbeiter Zugriff auf das zugrunde liegende Sheet erhalten. 
 
Zugriff auf alle Daten
Geben Sie das Sheet frei, in dem die Formulareinreichungen gesammelt werden, oder veröffentlichen Sie das Sheet für Benutzer ohne Smartsheet-Konto. 

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