Häufig gestellte Fragen: Smartsheet-Formulare

Die folgenden Artikel können Ihnen helfen, besser zu verstehen, wie Sie ein Formular von Grund auf neu einrichten:

1. Formular erstellen und bearbeiten
2. Einstellungen und Formatierungsoptionen einrichten
3. Formular überprüfen und freigeben
4. Formularantworten verwalten und Stakeholder*innen Einblicke gewähren

Es gibt drei Möglichkeiten, Ihr Formular zu finden:

1. Formularmanager

Öffnen Sie Ihr Eingangssheet und wählen Sie Formulare > Formulare verwalten aus, um alle aktiven und inaktiven Formulare zu finden, die mit diesem Sheet verbunden sind.

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2. Arbeitsbereiche

1. Gehen Sie zu Start > Alle Arbeitsbereiche und suchen Sie den Arbeitsbereich, in dem sich Ihr aktives Formular befindet.

2. Sobald der Arbeitsbereich geöffnet wird, wählen Sie das mit dem Formular verbundene Sheet aus, um das Formular darunter anzuzeigen.

3. Suchen, wählen und laden Sie das Formular.

Über das Drei-Punkte-Menü Formular im Arbeitsbereich haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Öffnen Sie das Formular in einem neuen Tab mit der URL des veröffentlichten Formulars.
• Kopieren Sie die URL des veröffentlichten Formulars direkt aus dem Arbeitsbereich.
• Bearbeiten Sie das Formular.

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3. Suchen

Verwenden Sie das Suchsymbol  Brandfolder Image auf der linken Seite, um Ihr aktives Formular nach Namen zu suchen.

• Sheetinhaber*innen und -administrator*innen können Formulare erstellen und bearbeiten.

• Mitarbeitende mit Administratorzugriff auf das Sheet können freigegebene Formulare bearbeiten.

• Benutzer*innen mit einer Smartsheet-Testversion können Formulare erstellen, aber nicht freigeben.

Business- und Enterprise-Benutzer*innen erhalten individuelle Branding- und Sicherheitsfunktionen.

• Ordnen Sie Ihre Felder sinnvoll an.
• Fügen Sie klare formularspezifische Feldbezeichnungen oder Anweisungen hinzu.
• Verwenden Sie die Feldvalidierung, um die Eingabe der richtigen Daten zu gewährleisten.
• Verwenden Sie Felder mit Standardwerten oder Abfrageparametern, um das Formular im Voraus auszufüllen.

Verwenden Sie bedingte Logik, um zu steuern, wann ein Feld angezeigt wird.

Standard: keinen Zugriff auf Ihre Daten gewähren

Standardmäßig können Einreicher*innen eine Kopie ihrer Antworten und der Fragen per E-Mail an sich selbst senden, indem sie das Kontrollkästchen „Eine Kopie meiner Antworten an mich senden“ aktivieren. Als Formularersteller*in können Sie diese Funktion deaktivieren.

Öffnen Sie dazu den Tab Einstellungen im Formular-Generator und deaktivieren Sie die Option Der einreichenden Person das Senden einer Kopie der Formulareinreichung per E-Mail erlauben.

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Weitere Informationen finden Sie unter Formularanzeige und Einreichungsoptionen verwalten.

Nur Lesezugriff auf bestimmte Daten gewähren

Erstellen Sie einen Zeilenbericht und schränken Sie ein, welche Spalten und Zeilen Benutzer*innen sehen können. Wenn Sie bereit sind, ihn freizugeben, können Sie ihn wie folgt veröffentlichen:

1. Wählen Sie Datei > Menü oder die Schaltfläche Freigeben oben rechts auf dem Bildschirm aus.

Nur Inhaber*innen oder Administrator*innen können die Schaltfläche Freigeben sehen. Andernfalls variieren die Optionen in Ihrer Schaltfläche.

2. Wählen Sie Bericht aus.
3. Geben Sie im Feld Personen und Gruppen einladen die E-Mail-Adresse eines*einer Benutzer*in oder einer Gruppe ein.
4. Wählen Sie die Berechtigungsstufe aus, die Sie jeder Person oder Gruppe zuweisen möchten.
5. (Optional) Wählen Sie Nachricht anpassen aus, um die Einladung zu personalisieren.
6. Wählen Sie Freigeben aus.

Bearbeiterzugriff auf bestimmte Daten gewähren

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Daten freizugeben und gleichzeitig den Zugriff einzuschränken.

1. Aktualisierungsanforderungen

Nach der ersten Formulareinreichung können Sie einen Workflow für Aktualisierungsanforderungen einrichten, um Änderungen an einer Zeile nach der ersten Formulareinreichung anzufordern. Dies ist eine gute Möglichkeit, mit Personen zusammenzuarbeiten, die keinen Zugriff auf das Sheet benötigen.

Um Aktualisierungsanforderungen zu automatisieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie in der Menüleiste auf Automatisierung > Aus Vorlage erstellen.
2. Wählen Sie Jede Woche eine Aktualisierung anfordern aus.
3. Wählen Sie Vorlage verwenden aus.
4. Passen Sie die Vorlage nach Bedarf an.

2. Dynamic View

Wenn Sie Sicherheitsbedenken haben und nicht möchten, dass Personen andere Zeilen oder Spalten sehen können, erstellen Sie eine dynamische Ansicht, um Abschnitte Ihres Sheets oder Berichts freizugeben, ohne das zugrunde liegende Quellsheet freizugeben.

3. Zeilenbericht in einer WorkApp:

Wenn Sie eine WorkApp erstellen, können Sie Berichte einbinden. Auf diese Weise können Sie Daten für Mitarbeitende freigeben, ohne dass diese Zugriff auf das zugrunde liegende Sheet benötigen.

Zugriff auf alle Daten gewähren

Geben Sie das Sheet frei, in dem Sie Formulareinreichungen sammeln. Wenn eine der Personen, für die Sie die Daten freigeben möchten, kein Smartsheet-Konto hat, können Sie das Sheet veröffentlichen, damit sie darauf zugreifen kann.

• ​Kennzeichnen Sie ein Feld als erforderlich, damit das Formular nicht ohne einen Wert darin eingereicht wird.
• Schränken Sie für eine konsistente Datenerfassung die mögliche Feldeingabe ein (Dropdown-Menüs/Daten/Kontrollkästchen) oder fügen Sie Datenvalidierung hinzu.
• Sie können pro Sheet mehr als ein Formular verwenden. Dies ist nützlich, wenn Sie jeder Zielgruppe eine andere Nachricht senden, aber die Daten an einem Ort erfassen möchten.
• Verwenden Sie bedingte Logik und/oder Abfrageparameter, um dasselbe Formular in unterschiedlichen Szenarien wiederzuverwenden.

Zum Sammeln von Daten, ohne dass Formularbenutzer*innen sie sehen oder ändern können, fügen Sie einen Standardwert oder einen vorausgefüllten Abfrageparameter hinzu und verbergen Sie das Feld.

Formulareinreichungen sind standardmäßig anonym und Einreicher*innen haben keinen Zugriff auf die Daten in Ihrem zugrunde liegenden Sheet, es sei denn, sie geben es für andere frei.

Es gibt zwei Möglichkeiten, Informationen darüber zu sammeln, wer Ihr Formular zu welchem Zeitpunkt ausfüllt.

1. Fügen Sie Ihrem Sheet die Systemspalte Erstellt von hinzu und ändern Sie die Formularsicherheit so, dass sich die Benutzer*innen bei Smartsheet anmelden müssen. Dadurch werden Informationen darüber erfasst, wer das Formular ausfüllt.
2. Wenn Sie nachverfolgen möchten, wann ein Formular ausgefüllt wurde, fügen Sie Ihrem Sheet die Spalte Erstellungsdatum hinzu. In dieser Spalte wird festgehalten, wann das Formular ausgefüllt und wann eine neue Zeile erstellt wurde.

Sie können keine rückwirkenden Informationen darüber erfassen, wer das Formular ausgefüllt hat, bevor Sie diese Sicherheitseinstellung eingerichtet haben.

3. Erstellen Sie eine Kontaktspalte (ohne vorausgefüllte Werte), machen Sie sie erforderlich und fügen Sie die E-Mail-Datenvalidierung hinzu.

Wenn Sie jemanden bitten, sich anzumelden, um Ihr Formular auszufüllen, muss diese Person nicht Teil Ihres Smartsheet-Plans sein, um darauf zugreifen zu können. 

Jede Person mit dem Formularlink kann ein Formular einreichen – keine Anmeldung erforderlich.

Alle können ein Formular ausfüllen, ohne sich bei Smartsheet anmelden zu müssen. Sie können jedoch zusätzliche Sicherheitseinstellungen vornehmen und einschränken, wer auf Ihr Formular zugreifen kann, indem Sie die Anmeldung bei einem Smartsheet-Konto erforderlich machen. Systemadmins legen zusätzliche Sicherheitsoptionen im Formular-Generator fest.

Manche Formularfunktionen wie die Offline-Einreichung, das Barcode-Scannen und die Geolokalisierung sind nur über die Smartsheet-Mobil-App verfügbar. Einreicher*innen müssen ein Smartsheet-Konto erstellen, um die App verwenden zu können.

Um weiter einzuschränken, wer ein Formular ausfüllen kann, haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Fügen Sie ein Formularkennwort hinzu. Fügen Sie eine Spalte für ein Formularkennwort in Ihr Sheet ein und machen Sie dieses Feld zum ersten Feld in Ihrem Formular. Fügen Sie dem Formular dann eine Bedingungslogik hinzu, damit die restlichen Fragen im Formular erst nach Eingabe des richtigen Kennworts angezeigt werden.
• Betten Sie das Formular in ein Dashboard ein. Verwenden Sie ein Widget für Webinhalte, um die Formular-URL hinzuzufügen, und geben Sie das Dashboard für die gewünschten Mitarbeitenden frei.
• Binden Sie das Formular in Ihre Website ein. Wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung, um das Formular in eine Webseite einzubetten, die den Zugriff bereits einschränkt.

Formulare verfügen über Sicherheitseinstellungen, die von den jeweiligen Inhaber*innen dieser Formulare festgelegt wurden. Sie können erkennen, ob Ihre Einreichung anonym ist oder nicht, wenn Sie auf ein Formular zugreifen:

• Wenn Sie im Formular aufgefordert werden, sich anzumelden, um darauf zuzugreifen, wird Ihre E-Mail-Adresse im Eingangssheet angezeigt, mit dem das Formular verknüpft ist. 

• Wenn der Zugriff auf das Formular über die URL direkt zum Formular führt, ist Ihre Einreichung vertraulich und der*die Inhaber*in kann sie nicht zu Ihnen zurückverfolgen. 

Antworten werden als neue Zeilen zu Ihrem zugrunde liegenden Sheet hinzugefügt. Von dort aus können diese Antworten überprüft, automatisiert, in Berichte integriert oder mit Dynamic View personalisiert freigegeben werden.

Sie können Formulareinreichungen in einem Sheet speichern. 

Alle Personen, die Zugriff auf das Sheet haben, können Formulareinreichungen direkt im Sheet anzeigen, das Formular in den Suchergebnissen finden oder den Formularlink kopieren und freigeben.

1. Verwenden Sie den Tab Einstellungen, um festzulegen, ob neue Formulareinreichungen oben oder unten in Ihrem Sheet angezeigt werden sollen. 
   
   Weitere Informationen finden Sie unter Formularanzeige und Einreichungsoptionen verwalten.
2. Erstellen Sie einen Zeilenbericht und wählen Sie das Sheet mit den Formulareinreichungen als Quelle aus. Sie können direkt im Bericht arbeiten und das Sheet als Daten-Repository verwenden.  
   
   Im Bericht können Sie zusammengehörige Formulareinreichungen entweder gruppieren oder die Sortierfunktion verwenden, um sicherzustellen, dass neue Zeilen automatisch in der richtigen Gruppierung oder Sortierreihenfolge angezeigt werden.

Neu erstellte Zeilen in Formularen können automatisierte Workflows auslösen.Weisen Sie damit sofort Aufgabeninhaber*innen zu, verschieben oder kopieren Sie Zeilen in andere Sheets, starten Sie einen Genehmigungszyklus, erstellen Sie automatisch ein Dokument und mehr.

Weitere Informationen finden Sie unter Aktionsblöcke: Angeben, welche Art der Automatisierung ausgelöst wird.

Workflows für Aktualisierungs- und Genehmigungsanforderungen

Sie können automatisierte Workflows verwenden, um Aktualisierungs- und Genehmigungsanforderungen zu senden und E-Mails zu senden, sobald das Formular neu eingereicht wurde.

Sie können automatisierte Workflows einrichten, die E-Mails an Kontakte in Ihrem Sheet senden, wenn sie durch wichtige Ereignisse ausgelöst werden, z. B. eine neue Einreichung oder wenn basierend auf den Formularantworten weitere Informationen benötigt werden.

Benachrichtigungs- oder Anforderungs-Workflows

Um einen Benachrichtigungs- oder Anforderungs-Workflow zusammen mit einem Formular zu verwenden, benötigen Sie die E-Mail-Adresse der Person, die das Formular ausgefüllt hat. Bitten Sie die Person, diese während der Einreichung als Kontaktwert anzugeben.

Zum Erfassen dieser Daten gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Erstellen Sie eine Kontaktspalte, in die die Benutzer*innen ihre E-Mail-Adresse mit E-Mail-Validierung eingeben.
2. Fügen Sie Ihrem Sheet die Systemspalte Erstellt von hinzu und ändern Sie die Formularsicherheit so, dass die Benutzer*innen sich anmelden müssen.

Berücksichtigen Sie auch Folgendes:

• Wenn Sie Ihr Sheet nicht für die Einreicher*innen des Formulars freigeben möchten, legen Sie die Automatisierungsberechtigungen auf uneingeschränkt fest.
• Weisen Sie Ihren E-Mails eine eindeutige ID zu, indem Sie Ihrem Sheet eine automatische Nummernspalte hinzufügen und diese in Ihren automatisierten E-Mails verwenden.

Mit Formeln im zugrunde liegenden Sheet können zusätzliche Daten in derselben Zeile wie bei der Formulareinreichung ausgefüllt werden. Reichen Sie zuerst das Formular ein, damit die Formel in der ausgewählten Zeile im Sheet ausgeführt werden kann.

Wenn Sie beispielsweise ein Formular erstellen, über das Personen andere Mitarbeitende für eine Auszeichnung nominieren können: Eines Ihrer Felder enthält den zu nominierenden Kontakt. Benutzer*innen, die das Formular einreichen, kennen möglicherweise nicht den*die Manager*in der nominierten Person, aber Sie benötigen diese Informationen, wenn es darum geht, eine*n Gewinner*in auszuwählen.

In diesem Fall können Sie ein weiteres Referenzsheet mit allen Mitarbeitenden in einer Spalte und ihren Manager*innen in der zweiten Spalte erstellen. Sie können eine INDEX(MATCH)-Kombination als Spaltenformel verwenden, um die Manager*innen automatisch in Ihrem Sheet anzeigen zu lassen.

Daten (einschließlich Anlagen), die über Smartsheet-Formulare übermittelt werden, sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Smartsheet verwendet branchenübliche Schutzmechanismen gegen XSS- und SQL-Injection und verhindert das Hochladen ausführbarer Dateien durch Benutzer*innen.

Sobald sich die Daten im Sheet befinden, sind sie an die Freigabeberechtigungen Ihres Sheets und die Datenegressrichtlinien Ihrer Organisation gebunden.

Erfassen (oder übermitteln) Sie keine Informationen über ein Smartsheet-Formular, die Ihre Sheet-Mitarbeitenden nicht besitzen oder weitergeben sollten, z. B. Kennwörter, Sozialversicherungsnummern oder Kreditkarteninformationen.

Seien Sie vorsichtig, bevor Sie eine URL öffnen, die über ein Formular bereitgestellt wird.

Ziehen Sie eine dynamische Ansicht in Betracht, wenn Ihr Sheet Spalten enthält, die nicht für alle Mitarbeitenden sichtbar sein sollten.

Wenn Sie Inhaberberechtigungen für ein Sheet mit einem Formular haben und nicht mehr zu den kostenpflichtigen Benutzer*innen gehören, funktioniert die Bedingungslogik nicht mehr.

Sollte es dazu kommen, dass niemand mehr in Ihrem Unternehmen eine Inhaberberechtigung für ein Sheet hat, kann auf das Formular nicht mehr zugegriffen werden. Eine Best Practice, um dies zu vermeiden, besteht darin, das Sheet für eine Person in Ihrer Organisation freizugeben und sie zum*zur Inhaber*in zu machen. 

Wenn Sie Inhaberberechtigungen für ein Sheet mit einem Formular haben und nicht mehr zu den kostenpflichtigen Benutzer*innen gehören, funktioniert die Bedingungslogik nicht mehr. 

Sollte es dazu kommen, dass niemand mehr in Ihrem Unternehmen eine Inhaberberechtigung für ein Sheet hat, kann auf das Formular nicht mehr zugegriffen werden.

1. Öffnen Sie das mit Ihrem Formular verbundene Sheet.
2. Wählen Sie im oberen Menü Formulare > Formulare verwalten aus.
3. Suchen Sie das Formular, das Sie löschen möchten, und wählen Sie über das Drei-Punkte-Menü Löschen aus.