Bedingungslogik verwenden, um Formulareinsendungen effizient zu gestalten

Mit einer Bedingungslogik in Formularen können Sie sicherstellen, dass Personen, die das Formular verwenden, nur die Fragen beantworten, die für ihre Einsendung relevant sind, indem basierend auf ihren Antworten auf andere Fragen spezifische Felder angezeigt werden. Beispiel:

  1. Sie können ein Formular zur Verwaltung von IT-Helpdesk-Anforderungen erstellen.
  2. Die Person, die das Formular verwendet, wählt „IT-Ausstattung“ als Anforderungstyp aus.
  3. Es werden mehrere Felder in Zusammenhang mit IT-Ausstattungsanforderungen im Formular angezeigt, während nicht in Zusammenhang stehende IT-Support-Anforderungsfelder nicht angezeigt werden.

Logik

Wer kann diese Funktion nutzen?

Symbol „Rollentypen“ Der Blattinhaber und Blattverwalter können Formulare erstellen und bearbeiten. Jeder mit Zugriff auf das Formular kann einen Eintrag für das Formular einreichen.

Symbol „Plantypen“ Alle Pläne. Lizenz zum Erstellen und Bearbeiten von Formularen erforderlich. Benutzer mit Testversion können Formulare erstellen, aber diese nicht freigeben. Sie sind sich nicht sicher, ob Sie eine Lizenz haben? Lesen Sie nach unter Ihren Smartsheet-Plan und -Benutzertyp erkennen.


Ein Formular erstellen und Felder bedingt anzeigen 

So erstellen Sie ein neues Formular und fügen Regeln zur bedingten Anzeige von Feldern hinzu:

  1. Öffnen Sie das Blatt, an welches das Formular angehängt werden soll.
  2. Klicken Sie in der Menüleiste oben im Smartsheet-Fenster auf „Formulare > Formular erstellen“.
  3. Wählen Sie das Feld aus, das bestimmt, welche anderen Felder basierend auf seinem Wert angezeigt werden. Dies wird als Quellfeld für Ihre Regel angesehen.
  4. Wählen Sie in den Feldeinstellungen rechts die Registerkarte „Logik“ aus und wählen Sie dann „Logik hinzufügen“.
  5. Definieren Sie in der Bedingung Ihrer Regel, die immer mit „When“ beginnt, den Operator (variiert basierend auf dem Feldtyp) sowie den/die Wert(e) des Quellfelds aus, das bestimmt, wann die Zielfelder angezeigt werden.

    Operator „Logik-Generator“
  6. Um die Aktion Ihrer Regel festzulegen (beginnend mit Then), wählen Sie die Felder aus, die angezeigt werden sollen, wenn die Bedingung erfüllt wird. Diese werden als Zielfelder für Ihre Regel angesehen.
  7. Klicken Sie unten rechts in Ihrer Regel auf Hinzufügen, um sie zum Quellfeld hinzuzufügen.
  8. Wenn Sie eine weitere Regel zu diesem Quellfeld hinzufügen möchten, klicken Sie auf den Link +Regel hinzufügen.
  9. Sobald Sie alle Felder und Regeln zu Ihrem Formular hinzugefügt haben, können Sie das Formular durch Auswahl von Formular öffnen rechts oben im Formular-Generator speichern und eine Vorschau anzeigen.

Die Logik in Ihrem Formular anzeigen

Felder mit Bedingungslogik werden durch Logiksymbole neben dem Feldnamen angegeben. 

Quellfelder werden durch das -Symbol bezeichnet. Klicken Sie auf das Symbol, um die Registerkarte „Logik“ für dieses Feld zu öffnen. 

Zielfelder werden durch das -Symbol bezeichnet. Halten Sie den Mauszeiger über das Zielfeldsymbol, um alle für dieses Feld geltenden Bedingungen anzuzeigen. 

Status Mauszeiger Logik


Verhalten der Bedingungslogik

Berücksichtigen Sie bei der Arbeit mit der Bedingungslogik in Ihren Formularen Folgendes:

  • Zielfelder werden standardmäßig nicht angezeigt. Sie werden angezeigt, wenn mindestens eine der Quellbedingungen erfüllt ist.
  • Zielfelder senden nur dann Daten an das Blatt, wenn sie bei der Einreichung des Formulars angezeigt werden. 
  • Erforderliche Zielfelder sind nur dann erforderlich, wenn sie bei der Einreichung des Formulars angezeigt werden.
  • Das Bearbeiten des Spaltentyps oder von Feldwerten, die in Ihrer Bedingungslogik verwendet werden, kann sich auf bestehende Regeln auswirken. 
  • Wenn Sie ein Feld aus dem Formular entfernen, wird eventuell auch die verknüpfte Logik entfernt.
  • Wenn mehr als eine Logikregel für ein Zielfeld gilt, wird das Feld angezeigt, wenn eine der Regeln erfüllt ist. 
  • Wenn Sie ein Feld mit dem Umschalter zum Ausblenden in den Feldeinstellungen ausblenden, werden sämtliche mit diesem Feld verknüpfte Regeln überschrieben.

Tipps zur Verwendung der Bedingungslogik

Anhand dieser Tipps können Sie vielseitigere Regeln mit einer Bedingungslogik erstellen:

  • Die Auswahl eines geeigneten Operators aus dem blauen Dropdown-Feld für die Bedingung Ihrer Regel kann Ihnen dabei helfen, Ihre Regel zu kürzen und die Anforderung für mehrere Regeln zu reduzieren.
    • Beispiel 1: Wenn mehrere Antworten in einem Dropdown-Quellfeld dazu führen können, dass dieselben Zielfelder im Formular angezeigt werden, müssen Sie keine separate Regel für jede Quellfeldantwort erstellen. Verwenden Sie stattdessen eine einzelne Regel mit dem ist ein beliebiger von-Operator in der Bedingung.
      Logik, Beispiel 1
    • Beispiel 2: Wenn Sie ein Zielfeld in den meisten Fällen anzeigen möchten, kann die Auflistung all dieser Fälle ineffizient sein. Dasselbe Ergebnis erreichen Sie stattdessen mit einer kürzeren Bedingung, die umgekehrte Operatoren verwendet, wie z. B. ist nicht. Wenn Sie z. B. Feld 2 in allen Fällen anzeigen möchten, außer wenn [Wert A] in [Feld 1] ausgewählt ist, können Sie folgende Regel verwenden:
      Logik, Beispiel 2
  • Ein Zielfeld kann auch ein Quellfeld sein, was Ihnen die Erstellung einer verschachtelten Logik ermöglicht. Die Antwort auf Frage 1 kann z. B. dazu führen, dass das Formular Frage 2 anzeigt, und die Antwort auf Frage 2 kann dazu führen, dass das Formular Frage 3 anzeigt. Wenn sich die Antwort auf Frage 1 ändert, sodass Frage 2 nicht angezeigt wird, dann wird Frage 3 auch nicht angezeigt.
  • Sie können Einsendungen an Ihr Formular standardisieren, indem Sie die Dropdown-Listen verwenden, um numerische Bedingungen nachzuahmen. Beispielsweise können Sie statt es dem Formularbenutzer zu erlauben, einen Budgetwert in ein Textfeld einzugeben, ein Budget-Dropdown-Feld mit Wertoptionen wie z. B. „Über 10.000 USD“ erstellen. Dann fügen Sie Regeln für eine Bedingungslogik hinzu, durch die bestimmte Felder angezeigt werden, wenn jemand eine oder mehrere der Wertoptionen auswählt.