Aktionsblöcke: Angeben, welche Art der Automatisierung ausgelöst wird

Mit einem Aktionsblock können Sie auswählen, welche Art der Automatisierung Ihr Workflow nach dem Auslösen ausführen soll. In der folgenden Tabelle finden Sie Informationen zu den verschiedenen Arten von Aktionen.

Diese Art von Alarm oder Aktion verwenden In dieser Situation
Alarm an einen Benutzer senden

Um Benutzer auf wichtige Änderungen an bestimmten Feldern hinzuweisen
Um einen Alarm an einen Benutzer zu senden, wenn ihm eine neue Aufgabe zugewiesen wird
Um zu wissen, wenn für Felder ein bestimmter Wert eingestellt ist (z. B. ein Status-Dropdownfeld wird auf „Blockiert“ gesetzt)

Hinweis: Anlagen werden bei Zeit-basierten Workflows nicht gesendet. Anlagen werden nur gesendet, wenn sie zu demselben Zeitpunkt hinzugefügt oder aktualisiert werden wie der Auslöser für den Workflow.

Erinnerung festlegen Um einen Alarm an einen Benutzer zu senden (basierend auf einem Kontaktfeld oder durch manuelle Eingabe), wenn, bevor oder nachdem wichtige Daten erreicht werden/wurden (basierend auf einem Datumsfeld oder durch manuelle Eingabe)
Aktualisierung anfordern Um Details zu einem Arbeitselement zu erhalten, wenn ein Element überfällig ist (das Fälligkeitsdatum liegt in der Vergangenheit und der Status lautet nicht „Abgeschlossen“)
Um automatisch die neuesten Informationen eines Benutzers zu erhalten, dem ein Arbeitselement zugewiesen ist, sobald sich ein Wert in einem bestimmten Feld ändert (z. B., wenn der Status einer Zeile sich in „In Bearbeitung“ ändert, anfordern, dass der Benutzer, dem die Aufgabe zugewiesen ist, das Startdatum aktualisiert)
Einen Genehmigungs-Workflow einrichten Für die Genehmigung einer bestimmten Aufgabe durch einen wichtigen Entscheidungsträger
Damit ein Benutzer ein Element genehmigt oder ablehnt (z. B. ein Direktor soll einen Projektvorschlag genehmigen, um den Status auf „Genehmigt“ oder „Abgelehnt“ zu setzen)
Für die Genehmigung eines Elements, das bestimmte Kriterien erfüllt (z. B. finanzielle Genehmigung, wenn die Kosten eines Elements über einem bestimmten Betrag liegen)
Zeilen in ein anderes Blatt verschieben oder kopieren Um eine Zeile in ein anderes Blatt zu verschieben oder zu kopieren, wenn sie als „Abgeschlossen“ markiert wird
Um eingehende Arbeitselemente je nach den Merkmalen automatisch an verschiedene Blätter weiterzuleiten (z. B. wenn eine Aufgabe der verantwortlichen Abteilung zugewiesen ist, wird sie in das Eingangsblatt dieser Abteilung verschoben)
Zeilen sperren Um weitere Änderungen zu verhindern, nachdem ein Element genehmigt oder abgeschlossen wurde
Um weitere Änderungen nach einem bestimmten Zeitpunkt zu verhindern
Zeilen entsperren Um Prozesskonsistenz zu bieten, indem Elemente nur dann bearbeitet werden dürfen, wenn bestimmte Schritte ausgeführt werden

Wenn Sie einen Aktionsblock hinzufügen, wählen Sie aus, welchen Typ von Aktion Sie verwenden möchten. Wenn Sie einen Aktionstyp auswählen und ihn dann ändern möchten, wählen Sie das Menüsymbol rechts oben im Block aus, um die Aktion zu ändern.

 

Ihre Empfänger auswählen

Konfigurieren Sie den Aktionsblock, um sicherzustellen, dass Alarme und Anforderungen an die Benutzer gesendet werden, die mit einem bestimmten Arbeitselement zu tun haben. Sie können den Versand an folgende Personen konfigurieren:

  • Personen in einem Kontaktfeld für diese Zeile (z. B.: die zugewiesene Person)
  • Jeder, für den das Blatt freigegeben ist
  • Personen, die Sie manuell eingeben
  • Mitglieder eines Kanals in einer Drittanbieter-App wie Slack oder Microsoft Teams

Wenn Sie einen Alarm mit sich selbst als Empfänger einrichten, Sie aber nicht benachrichtigt werden, wenn Sie das Blatt bearbeiten, können Sie die Benachrichtigungen für von Ihnen vorgenommene Änderungen aktivieren. Unter Persönliche Einstellungen anpassen finden Sie weitere Informationen zum Ändern der Benachrichtigungseinstellungen und anderer Einstellungen in Ihrem Konto.

Die Feldsichtbarkeit bearbeiten und eine benutzerdefinierte Nachricht erstellen

Sie können steuern, welche Felder angezeigt werden, und einen benutzerdefinierten Betreff sowie einen Text für Nachrichten erstellen, die bei Aktionen vom Typ „Alarm“ und „Anforderung“ versendet werden, um sicherzustellen, dass der Empfänger die relevantesten Informationen erhält und über den Kontext verfügt, um umfassend informiert zu sein und entsprechende Aktionen durchzuführen. Weitere Informationen zu benutzerdefinierten Nachrichten und Alarminhalten finden Sie unter Den Inhalt Ihrer Alarme und Anforderungen anpassen.

Wenn Sie Zeileninformationen direkt in Ihre benutzerdefinierten Nachrichten aufnehmen möchten, lesen Sie nach unter Zellendaten dynamisch zum Betreff und in den Text von Alarm- und Anforderungsnachrichten einfügen, um Ihre benutzerdefinierten Nachrichten sogar noch effektiver zu gestalten.