Wählen Sie mit einem Aktionsblock aus, welche Art der Automatisierung Ihr Workflow nach dem Auslösen ausführt.
Es gibt vier Arten von Workflows, und jeder Typ hat unterschiedliche Aktionstypen. In der folgenden Tabelle finden Sie Informationen zu den Arten von Workflow-Aktionen.
Benutzer*innen mit Berechtigungen zum Bearbeiten können Benachrichtigungen oder Erinnerungen nur erstellen, bearbeiten oder löschen, wenn sie selbst die Empfänger*innen sind. Weitere Informationen zu Workflow-Berechtigungen
Arten von Benachrichtigungsaktionen
Verwenden Sie diese Art der Benachrichtigung oder Aktion | In dieser Situation | Beispiel(e) |
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Verwenden Sie diese Art der Benachrichtigung oder Aktion Jemanden benachrichtigen | In dieser Situation
| Beispiel(e) Sie haben einen Workflow erstellt, um Benachrichtigungen zu erhalten, wenn ein Statusfeld auf „Blockiert“ festgelegt wird. |
Verwenden Sie diese Art der Benachrichtigung oder Aktion Microsoft Teams-Kanal benachrichtigen | In dieser Situation
| Beispiel(e) Sie haben einen Workflow erstellt, um Benachrichtigungen an den Microsoft Teams-Kanal Ihres Teams zu senden, wenn Ihrem Sheet ein neuer Formulareintrag hinzugefügt wird. |
Verwenden Sie diese Art der Benachrichtigung oder Aktion Slack-Channel benachrichtigen | In dieser Situation
| Beispiel(e) Sie haben einen Workflow erstellt, um Benachrichtigungen an den Slack-Channel Ihres Teams zu senden, wenn eine Aufgabe als dringend gekennzeichnet wird. |
Arten von Aktualisierungs- und Genehmigungsanforderungsaktionen
Verwenden Sie diese Art der Benachrichtigung oder Aktion | In dieser Situation | Beispiel(e) |
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Verwenden Sie diese Art der Benachrichtigung oder Aktion Aktualisierungsanforderung | In dieser Situation
| Beispiel(e) Ihr Manager hat einen Workflow erstellt, mit dem die einer Aufgabe zugewiesenen Benutzer aufgefordert werden, die Spalte „Startdatum“ zu aktualisieren, wenn der Status einer Zeile zu „In Bearbeitung“ geändert wird. |
Verwenden Sie diese Art der Benachrichtigung oder Aktion Genehmigungsanforderung | In dieser Situation
| Beispiel(e) Sie haben einen Workflow erstellt, um den Inhaltsprüfer zu bitten, einen Entwurf zu genehmigen oder abzulehnen, wenn dieser als „Abgeschlossen“ gekennzeichnet wird. Das Marketingteam hat einen Workflow erstellt, um das Finanzteam zu bitten, die Anforderung zu prüfen und zu genehmigen oder abzulehnen, wenn die Kosten eines Arbeitselements den prognostizierten Betrag übersteigen. |
Arten von Sheetänderungsaktionen
Verwenden Sie diese Art der Benachrichtigung oder Aktion | In dieser Situation | Beispiel(e) |
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Verwenden Sie diese Art der Benachrichtigung oder Aktion Personen zuweisen | In dieser Situation Weisen Sie einer Arbeitsaufgabe eine oder mehrere Personen zu, wenn ein Datum erreicht wird oder wenn eine Zeile hinzugefügt oder geändert wird. | Beispiel(e) Sie haben einen Workflow erstellt, um dem Eskalationsteam Aufgaben zuzuweisen, wenn ein Arbeitselement als „Dringend“ gekennzeichnet wird. |
Verwenden Sie diese Art der Benachrichtigung oder Aktion Zellenwert ändern | In dieser Situation Ändern Sie Daten in den folgenden Spalten, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind:
| Beispiel(e) Sie legen fest, dass im Sheet die Kontrollkästchenspalte „Abgeschlossen“ ausgewählt wird, wenn ein Benutzer für die Genehmigungsstatusspalte „Genehmigt“ festlegt. |
Verwenden Sie diese Art der Benachrichtigung oder Aktion Datum aufzeichnen | In dieser Situation Zeichnen Sie im ausgewählten Feld das aktuelle Datum auf, wenn ein Workflow ausgelöst wird. | Beispiel(e) Sie legen fest, dass im Sheet das aktuelle Datum aufgezeichnet wird, wenn eine Aufgabe als „Abgeschlossen“ gekennzeichnet wird. |
Verwenden Sie diese Art der Benachrichtigung oder Aktion Zellenwert löschen | In dieser Situation Entfernen Sie den Inhalt eines Feldes, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. | Beispiel(e) Sie haben einen Workflow erstellt, der Sie beim Entfernen von Inhalten unterstützt. |
Verwenden Sie diese Art der Benachrichtigung oder Aktion Zeilen sperren | In dieser Situation Verhindern Sie weitere Änderungen, nachdem ein Element genehmigt oder abgeschlossen wurde oder ab einem bestimmten Zeitpunkt. | Beispiel(e) Sie legen fest, dass im Sheet eine Zeile gesperrt wird, wenn der Wert in der Überprüfungsstatusspalte auf „In Bearbeitung“ festgelegt wird. |
Verwenden Sie diese Art der Benachrichtigung oder Aktion Zeilen entsperren | In dieser Situation Gestatten Sie Benutzern das Bearbeiten von Zeilen erst, wenn erforderliche Schritte ausgeführt wurden. | Beispiel(e) Sie legen fest, dass im Sheet eine Zeile entsperrt wird, wenn der Wert in der Überprüfungsstatusspalte auf „Abgeschlossen“ festgelegt wird. |
Arten von Sheet-zu-Sheet-Workflow-Aktionen
Verwenden Sie diese Art der Benachrichtigung oder Aktion | In dieser Situation | Beispiel(e) |
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Verwenden Sie diese Art der Benachrichtigung oder Aktion Zeilen verschieben | In dieser Situation
| Beispiel(e) Das E-Learning-Team hat einen Workflow erstellt, um Anforderungen zu entfernen, die nicht im Eingangssheet des Teams sein sollten. Wenn es Anforderungen für das Marketingteam erhält, verschiebt der Workflow die Aufgabe in das Eingangssheet dieser Abteilung. |
Verwenden Sie diese Art der Benachrichtigung oder Aktion Zeilen kopieren | In dieser Situation
| Beispiel(e) Sie haben ein Sheet, in dem alle abgeschlossenen Aufgaben aufgezeichnet werden. Um den manuellen Aufwand zu reduzieren, haben Sie einen Workflow erstellt, mit dem Zeilen in dieses Sheet kopiert werden, wenn Zeilen in Ihrer übergeordneten Datei als „Abgeschlossen “gekennzeichnet werden. |
Sie können die von Ihnen ausgewählte Aktion ändern. Klicken Sie dazu einfach auf das Menüsymbol in der oberen rechten Ecke des Blocks.
Beachten Sie, dass das Sheet durch folgende Aktionen automatisch geändert wird:
- Zeile verschieben
- Zeile kopieren
- Zeile sperren
- Zeile entsperren
- Genehmigungsanforderung
- Ein Datum aufzeichnen
- Personen zuweisen
- Zelle ändern
- Zelleninhalt löschen
- Dokument generieren
Ihre Empfänger auswählen
Konfigurieren Sie den Aktionsblock, um sicherzustellen, dass Benachrichtigungen und Anforderungen an Benutzer gesendet werden, die mit einem bestimmten Arbeitselement zu tun haben. Sie können den Versand an folgende Personen konfigurieren:
- Personen in einem Kontaktfeld für diese Zeile (z. B.: der zugewiesene Benutzer)
- Jeden, für den das Sheet freigegeben ist
- Manuell eingegebene Personen
- Mitglieder eines Kanals in einer Drittanbieter-App wie Slack oder Microsoft Teams
Benachrichtigungsmeldung anpassen
Sie können die Benachrichtigungsmeldung so anpassen, dass die Empfänger nur die Informationen erhalten, die sie wissen müssen. Im Abschnitt Meldung anpassen können Sie bestimmen, welche Felder angezeigt werden, sowie den Betreff und die Meldung bearbeiten.
Ich erhalte die Benachrichtigungen nicht, die ich für mich selbst eingerichtet habe
Möglichweise sind Ihre Sheetbenachrichtigungen deaktiviert. Aktivieren Sie die Benachrichtigungen für Sheetänderungen, um dies zu beheben. Sie sind sich nicht sicher, wie das geht? Im Artikel Automatisierte Workflows bei den von Ihnen vorgenommenen Änderungen auslösen erhalten Sie weitere Informationen.