Gilt für
- Pro
- Business
- Enterprise
Funktionen
Wer kann diese Funktion nutzen?
Um Workflows zu erstellen, müssen Sie ein lizenzierter Smartsheet-Benutzer sein und für das Sheet über Berechtigungen auf Inhaber-, Administrator- oder Bearbeiterebene verfügen.
Benutzer mit Berechtigungen auf Bearbeiterebene können Benachrichtigungen oder Erinnerungen nur erstellen, bearbeiten oder löschen, wenn sie selbst der Empfänger sind.
Weitere Informationen zu Workflow-Berechtigungen.
Aktionsblöcke: Angeben, welche Automatisierung ausgelöst wird
Wählen Sie mit einem Aktionsblock aus, welche Art der Automatisierung Ihr Workflow nach dem Auslösen ausführt.
Es gibt vier Arten von Workflows, und jeder Typ hat unterschiedliche Aktionstypen. In der folgenden Tabelle finden Sie Informationen zu den Arten von Workflow-Aktionen.
Arten von Benachrichtigungsaktionen
| Verwenden Sie diese Art der Benachrichtigung oder Aktion | In dieser Situation | Beispiel(e) |
|---|---|---|
| Jemanden benachrichtigen |
| Sie haben einen Workflow erstellt, um Benachrichtigungen zu erhalten, wenn ein Statusfeld auf „Blockiert“ festgelegt wird. |
| Microsoft Teams-Kanal benachrichtigen |
| Sie haben einen Workflow erstellt, um Benachrichtigungen an den Microsoft Teams-Kanal Ihres Teams zu senden, wenn Ihrem Sheet ein neuer Formulareintrag hinzugefügt wird. |
| Slack-Channel benachrichtigen |
| Sie haben einen Workflow erstellt, um Benachrichtigungen an den Slack-Channel Ihres Teams zu senden, wenn eine Aufgabe als dringend gekennzeichnet wird. |
Arten von Aktualisierungs- und Genehmigungsanforderungsaktionen
| Verwenden Sie diese Art der Benachrichtigung oder Aktion | In dieser Situation | Beispiel(e) |
|---|---|---|
| Aktualisierungsanforderung |
| Ihr Manager hat einen Workflow erstellt, mit dem die einer Aufgabe zugewiesenen Benutzer aufgefordert werden, die Spalte „Startdatum“ zu aktualisieren, wenn der Status einer Zeile zu „In Bearbeitung“ geändert wird. |
| Genehmigungsanforderung |
| Sie haben einen Workflow erstellt, um den Inhaltsprüfer zu bitten, einen Entwurf zu genehmigen oder abzulehnen, wenn dieser als „Abgeschlossen“ gekennzeichnet wird. Das Marketingteam hat einen Workflow erstellt, um das Finanzteam zu bitten, die Anforderung zu prüfen und zu genehmigen oder abzulehnen, wenn die Kosten eines Arbeitselements den prognostizierten Betrag übersteigen. |
Arten von Sheetänderungsaktionen
| Verwenden Sie diese Art der Benachrichtigung oder Aktion | In dieser Situation | Beispiel(e) |
|---|---|---|
| Personen zuweisen | Weisen Sie einer Arbeitsaufgabe eine oder mehrere Personen zu, wenn ein Datum erreicht wird oder wenn eine Zeile hinzugefügt oder geändert wird. | Sie haben einen Workflow erstellt, um dem Eskalationsteam Aufgaben zuzuweisen, wenn ein Arbeitselement als „Dringend“ gekennzeichnet wird. |
| Zellenwert ändern | Ändern Sie Daten in den folgenden Spalten, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind:
| Sie legen fest, dass im Sheet die Kontrollkästchenspalte „Abgeschlossen“ ausgewählt wird, wenn ein Benutzer für die Genehmigungsstatusspalte „Genehmigt“ festlegt. |
| Datum aufzeichnen | Zeichnen Sie im ausgewählten Feld das aktuelle Datum auf, wenn ein Workflow ausgelöst wird. | Sie legen fest, dass im Sheet das aktuelle Datum aufgezeichnet wird, wenn eine Aufgabe als „Abgeschlossen“ gekennzeichnet wird. |
| Zellenwert löschen | Entfernen Sie den Inhalt eines Feldes, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. | Sie haben einen Workflow erstellt, der Sie beim Entfernen von Inhalten unterstützt. |
| Zeilen sperren | Verhindern Sie weitere Änderungen, nachdem ein Element genehmigt oder abgeschlossen wurde oder ab einem bestimmten Zeitpunkt. | Sie legen fest, dass im Sheet eine Zeile gesperrt wird, wenn der Wert in der Überprüfungsstatusspalte auf „In Bearbeitung“ festgelegt wird. |
| Zeilen entsperren | Gestatten Sie Benutzern das Bearbeiten von Zeilen erst, wenn erforderliche Schritte ausgeführt wurden. | Sie legen fest, dass im Sheet eine Zeile entsperrt wird, wenn der Wert in der Überprüfungsstatusspalte auf „Abgeschlossen“ festgelegt wird. |
Arten von Sheet-zu-Sheet-Workflow-Aktionen
| Verwenden Sie diese Art der Benachrichtigung oder Aktion | In dieser Situation | Beispiel(e) |
|---|---|---|
| Zeilen verschieben |
| Das E-Learning-Team hat einen Workflow erstellt, um Anforderungen zu entfernen, die nicht im Eingangssheet des Teams sein sollten. Wenn es Anforderungen für das Marketingteam erhält, verschiebt der Workflow die Aufgabe in das Eingangssheet dieser Abteilung. |
| Zeilen kopieren |
| Sie haben ein Sheet, in dem alle abgeschlossenen Aufgaben aufgezeichnet werden. Um den manuellen Aufwand zu reduzieren, haben Sie einen Workflow erstellt, mit dem Zeilen in dieses Sheet kopiert werden, wenn Zeilen in Ihrer übergeordneten Datei als „Abgeschlossen “gekennzeichnet werden. |
Sie können die von Ihnen ausgewählte Aktion ändern. Klicken Sie dazu einfach auf das Menüsymbol in der oberen rechten Ecke des Blocks.
Um unendliche Genehmigungsschleifen zu vermeiden, lösen Zellen, die sheetübergreifende Formeln oder Zellenlinks enthalten, keine Automatisierung aus, die das Sheet automatisch ändert (Zeile verschieben, Zeile kopieren, Zeile sperren, Zeile entsperren, Genehmigungsanforderung, Datum aufzeichnen, Personen zuweisen, Zelle ändern, Zelleninhalt löschen, Dokument generieren). Verwenden Sie, um dies zu umgehen, zeitbasierte Automatisierung oder regelmäßige Workflows.
Ihre Empfänger auswählen
Konfigurieren Sie den Aktionsblock, um sicherzustellen, dass Benachrichtigungen und Anforderungen an Benutzer gesendet werden, die mit einem bestimmten Arbeitselement zu tun haben. Sie können den Versand an folgende Personen konfigurieren:
- Personen in einem Kontaktfeld für diese Zeile (z. B.: der zugewiesene Benutzer)
- Jeden, für den das Sheet freigegeben ist
- Manuell eingegebene Personen
- Mitglieder eines Kanals in einer Drittanbieter-App wie Slack oder Microsoft Teams
Benachrichtigungsmeldung anpassen
Sie können die Benachrichtigungsmeldung so anpassen, dass die Empfänger nur die Informationen erhalten, die sie wissen müssen. Im Abschnitt Meldung anpassen können Sie bestimmen, welche Felder angezeigt werden, sowie den Betreff und die Meldung bearbeiten.
Ich erhalte die Benachrichtigungen nicht, die ich für mich selbst eingerichtet habe
Möglichweise sind Ihre Sheetbenachrichtigungen deaktiviert. Aktivieren Sie die Benachrichtigungen für Sheetänderungen, um dies zu beheben. Sie sind sich nicht sicher, wie das geht? Im Artikel Automatisierte Workflows bei den von Ihnen vorgenommenen Änderungen auslösen erhalten Sie weitere Informationen.