Während sich Ihre Arbeitsprozesse entwickeln, müssen Sie möglicherweise automatisierte Workflows anpassen, übertragen, deaktivieren, löschen oder sich davon ab- oder anmelden.
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Auf gespeicherte Workflows zugreifen
Wählen Sie oben links im Sheet Automatisierung > Automatisierungs-Workflows verwalten aus. Sie können in der oberen rechten Ecke des Workflow-Managers Folgendes tun:
- Nach Status filtern: „Alle“, „Aktiv“, „Inaktiv“, „Ausführung nicht möglich“
- Sortieren nach: „Name“, „Änderungsdatum“, „Erstellungsdatum“, „Zuletzt ausgeführt“
Benutzer*innen mit Bearbeiterberechtigungen können Alarme oder Erinnerungen nur erstellen, bearbeiten oder löschen, wenn sie selbst die Empfänger*innen sind.
Ihre Workflows verwalten
- Wählen Sie oben links im Sheet Automatisierung > Automatisierungs-Workflows verwalten aus.
- Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Workflow und wählen Sie das Symbol Mehr aus. Die folgende Tabelle zeigt, welche Optionen Ihnen hier zur Verfügung stehen.
| Verwenden Sie diesen Befehl … | … um Folgendes zu erreichen | Tipps und Hinweise |
|---|---|---|
| Deaktivieren | Die Regel wird vorübergehend deaktiviert. | Verwenden Sie diesen Befehl, um die Regel zu einem anderen Zeitpunkt zu verwenden. |
| Jetzt ausführen … | Führen Sie den Workflow manuell aus. | Verwenden Sie diesen Befehl, um den Workflow bei Bedarf manuell auszuführen. |
Jetzt testen … | Den Workflow testen | Verwenden Sie diesen Befehl, um Ihren Workflow an einer Testzeile zu testen oder Vorschaubenachrichtigungen an sich selbst zu senden. |
| Bearbeiten | Hiermit lassen sich die Kriterien für die Regel umbenennen oder ändern. | Verwenden Sie diese Option, um die Alarmmeldung zu bearbeiten. |
| Duplizieren | Erstellen Sie eine Kopie der Regel. | Verwenden Sie diesen Befehl, um denselben Workflow-Typ für einen anderen Zweck zu erstellen. Dies beschleunigt die Erstellung weiterer Workflows. |
| Abonnieren oder Abbestellen | Beenden Sie das Versenden des Alarms. | Sie können den Alarm oder die Aktion, die Sie erhalten, direkt abbestellen. Wählen Sie dazu in der E-Mail-Nachricht im Abschnitt Sie möchten diese E-Mails nicht erhalten? die Option Abmelden aus. Wenn Sie Alarme oder automatisierte Aktionen erhalten möchten, öffnen Sie das Workflow-Menü und wählen Sie Abonnieren aus. |
| Löschen | Die Regel vollständig löschen | Dieser Vorgang lässt sich nicht rückgängig machen. |
| Workflow-Eigenschaften | Workflow-Eigenschaften anzeigen | Hier sehen Sie die Workflow-ID, Details zur Workflow-Erstellung und die Personen, die sich davon abgemeldet haben. |
Workflow-Probleme und -Benachrichtigungen
Sie erhalten möglicherweise E-Mail-Benachrichtigungen, falls in Ihrem Workflow Probleme auftreten. Befolgen Sie die Anweisungen aus der E-Mail, um Probleme zu lösen.
Einen Workflow duplizieren
Wählen Sie im Workflow-Menü Duplizieren aus, wie zuvor beschrieben. Sie können den Workflow nun bearbeiten und an mögliche neue Szenarien anpassen.
Beachten Sie diese Tipps:
- Bearbeiten Sie alle Genehmigungsanforderungen: Speichern Sie diese in einem neuen Feld oder verwenden Sie neue Werte. Andernfalls kann es passieren, dass durch Genehmigungen in Ihrem ursprünglichen Workflow Genehmigungsanforderungen im duplizierten Workflow ausgeführt werden.
- Überprüfen Sie die Abonnentenliste: So gewährleisten Sie, dass alle richtigen Personen Benachrichtigungen erhalten.
Workflow-Eigenschaften überprüfen
Öffnen Sie das Dialogfeld Workflow-Eigenschaften, um die folgenden Informationen zu überprüfen:
- Workflow-ID: 16-stelliger Wert, den Sie bei Interaktionen mit dem Smartsheet-Support verwenden können.
- Erstellt von: Benutzer*in, der*die den Workflow erstellt hat.
- Personen, die sich vom Workflow abgemeldet haben: Gesamtzahl und Liste der Benutzer*innen, die sich vom Workflow abgemeldet haben.