Automatisierte Workflows anzeigen und verwalten

Während sich Ihre Arbeitsprozesse entwickeln, müssen Sie möglicherweise automatisierte Workflows anpassen, übertragen, deaktivieren, löschen oder sich davon ab- oder anmelden.

Auf Ihre gespeicherten Workflows zugreifen:

• Wählen Sie oben links im Sheet „Automatisierung“ > „Workflows verwalten“ aus 

Sie können in der oberen rechten Ecke des Workflow-Managers Folgendes tun:

• Nach Status filtern: „Alle“, „Aktiv“, „Inaktiv“, „Ausführung nicht möglich“
• Sortieren nach: „Name“, „Änderungsdatum“, „Erstellungsdatum“, „Zuletzt ausgeführt“

Ihre Workflows aktualisieren

1. Wählen Sie oben links im Sheet Automatisierung > Workflows verwalten aus. Dort sehen Sie den Status und die Daten der letzten Ausführung und Änderung jedes Workflows.
2. Zeigen Sie mit Ihrem Mauszeiger auf den Workflow und wählen Sie das Mehr-Symbol aus.
   Von diesem Menü aus können Sie:
   • Den Workflow aktivieren oder deaktivieren
   • Den Workflow bearbeiten
   • Den Workflow duplizieren – das ist nützlich, wenn Sie den Workflow als Vorlage für einen weiteren Workflow benutzen möchten
   • Den Workflow löschen – Sie können einen gelöschten Workflow nicht wiederherstellen. Nutzen Sie „deaktivieren“, wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie den Workflow löschen möchten. 
   • Sich von einem bestehenden Workflow abmelden oder sich bei einem bestehenden Workflow anmelden 
   • Zeigen Sie Workflow-Eigenschaften an, wie z. B. die Workflow-ID, Workflow-Erstellungsdetails und wer sich (falls zutreffend) davon abgemeldet hat.

Workflow-Probleme und -Benachrichtigungen 

Sie erhalten möglicherweise E-Mail-Benachrichtigungen, falls in Ihrem Workflow Probleme auftreten. Möglicherweise wurde eine der Spalten des Workflows aus dem jeweiligen Sheet gelöscht oder einige der beabsichtigten Empfänger haben keinen Zugriff auf das Sheet.

Befolgen Sie die Anweisungen aus der E-Mail, um Probleme zu lösen. 

Sich von Workflow-Benachrichtigungen abmelden

Wenn Sie keine automatisierten Aktionen mehr für den Workflow erhalten möchten, melden Sie sich davon ab.

Wenn Sie Benachrichtigungen oder Anforderungen erhalten, können Sie den Link Abmelden neben dem Text „Wollen Sie diese Benachrichtigung nicht erhalten?“ am Ende der Nachricht auswählen.

Wenn es erforderlich ist, dass Sie Benachrichtigungen oder automatisierte Aktionen wieder erhalten: Rufen Sie das Workflow-Menü auf und wählen Sie Anmelden aus.

Einen Workflow duplizieren

Wählen Sie im Workflow-Menü Duplizieren aus.

Sie können nun den Workflow bearbeiten und an mögliche neue Szenarien anpassen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Genehmigungsanforderungen bearbeiten. Speichern Sie diese in einem neuen Feld oder benutzen Sie neue Werte für bestätigte oder abgelehnte Anforderungen. Falls Sie diese nicht ändern, kann es passieren, dass durch Genehmigungen in Ihrem ursprünglichen Workflow möglicherweise Genehmigungsanforderungen im duplizierten Workflow ausgeführt werden. Überprüfen Sie auch Ihre Abonnentenliste, um zu gewährleisten, dass alle richtigen Personen Benachrichtigungen erhalten. 

Workflow-Eigenschaften überprüfen

Öffnen Sie das Dialogfeld „Workflow-Eigenschaften“, um die folgenden Informationen zu überprüfen:

• Workflow-ID: 16-stelliger Wert, der Ihrem Workflow zugewiesen wurde und den Sie für Interaktionen mit dem Smartsheet-Support verwenden können
• Erstellt von: Benutzer, der den Workflow erstellt hat
• Personen, die sich vom Workflow abgemeldet haben: Gesamtzahl und Liste der Benutzer, die sich vom Workflow abgemeldet haben