Gilt für
- Pro
- Business
- Enterprise
Funktionen
Wer kann diese Funktion nutzen?
- Inhaber
- Administrator
- Bearbeiter
Automatisierte Workflows anzeigen und verwalten
Während sich Ihre Arbeitsprozesse entwickeln, müssen Sie möglicherweise automatisierte Workflows anpassen, übertragen, deaktivieren, löschen oder sich davon ab- oder anmelden.
Wer kann das nutzen?
Pläne:
- Smartsheet
- Pro
- Business
- Enterprise
Berechtigungen:
- Inhaber
- Administrator
- Bearbeiter
Finden Sie heraus, ob diese Funktion in Smartsheet-Regionen oder Smartsheet Gov enthalten ist.
Auf gespeicherte Workflows zugreifen
Wählen Sie oben links im Sheet Automatisierung > Automatisierungs-Workflows verwalten aus.Sie können in der oberen rechten Ecke des Workflow-Managers Folgendes tun:
- Nach Status filtern: „Alle“, „Aktiv“, „Inaktiv“, „Ausführung nicht möglich“
- Sortieren nach: „Name“, „Änderungsdatum“, „Erstellungsdatum“, „Zuletzt ausgeführt“
Benutzer*innen mit Berechtigungen auf Bearbeiterebene können Alarme oder Erinnerungen nur für sich selbst erstellen, bearbeiten oder löschen.
Ihre Workflows verwalten
- Wählen Sie oben links im Sheet Automatisierung > Automatisierungs-Workflows verwalten aus.
- Bewegen Sie den Mauszeiger über den Workflow und wählen Sie das Mehr
-Symbol aus. Die folgende Tabelle zeigt, welche Optionen Ihnen hier zur Verfügung stehen.
| Verwenden Sie diesen Befehl … | … um Folgendes zu erreichen | Tipps und Hinweise |
|---|---|---|
| Deaktivieren | Die Regel wird vorübergehend deaktiviert. | Verwenden Sie diesen Befehl, um die Regel zu einem anderen Zeitpunkt zu verwenden. |
| Jetzt ausführen … | Führen Sie den Workflow manuell aus. | Mit diesem Befehl können Sie den Workflow jederzeit manuell für das gesamte Sheet oder eine Teilmenge von Zeilen ausführen. |
Jetzt testen … | Testen Sie den Workflow. | Verwenden Sie diesen Befehl zum Testen Ihres Workflows an einer Testzeile. Mit diesem Befehl können Sie auch Vorschaubenachrichtigungen an sich selbst senden. |
| Bearbeiten | Hiermit lassen sich die Kriterien für die Regel umbenennen oder ändern. | Verwenden Sie diese Option, um die Alarmnachricht zu bearbeiten. |
| Duplizieren | Erstellen Sie eine Kopie der Regel. | Verwenden Sie diesen Befehl, um denselben Workflow-Typ für einen anderen Zweck zu erstellen. Dies beschleunigt die Erstellung weiterer Workflows. |
| Abonnieren oder kündigen | Beenden Sie das Versenden des Alarms. | Sie können sich direkt von dem Alarm oder der Aktion abmelden. Wählen Sie hierzu in der E-Mail-Nachricht im Abschnitt Sie möchten diese E-Mails nicht erhalten? die Option Kündigen aus. Wenn Sie Alarme oder automatisierte Aktionen erhalten möchten, öffnen Sie das Workflow-Menü zu und wählen Sie Abonnieren aus. |
| Löschen | Die Regel vollständig löschen | Dieser Vorgang lässt sich nicht rückgängig machen. |
| Workflow-Eigenschaften | Workflow-Eigenschaften anzeigen | Hier sehen Sie die Workflow-ID, Details zur Workflow-Erstellung und die Personen, die sich davon abgemeldet haben. |
Workflow-Probleme und -Benachrichtigungen
Sie erhalten möglicherweise E-Mail-Benachrichtigungen, falls in Ihrem Workflow Probleme auftreten.Befolgen Sie die Anweisungen aus der E-Mail, um Probleme zu lösen.
Einen Workflow duplizieren
Wählen Sie im Workflow-Menü Duplizieren aus, wie zuvor beschrieben. Hier können Sie den Workflow bearbeiten und an mögliche neue Szenarien anpassen.
Beachten Sie diese Tipps:
- Bearbeiten Sie alle Genehmigungsanforderungen: Speichern Sie diese in einem neuen Feld oder benutzen Sie neue Werte. Falls Sie diese nicht ändern, kann es passieren, dass durch Genehmigungen in Ihrem ursprünglichen Workflow möglicherweise Genehmigungsanforderungen im duplizierten Workflow ausgeführt werden.
- Überprüfen Sie die Abonnentenliste: So gewährleisten Sie, dass alle richtigen Personen Benachrichtigungen erhalten.
Workflow-Eigenschaften überprüfen
Öffnen Sie das Dialogfeld Workflow-Eigenschaften, um die folgenden Informationen zu überprüfen:
- Workflow-ID: 16-stelliger Wert, den Sie bei Interaktionen mit dem Smartsheet-Support verwenden können
- Erstellt von: Benutzer*in, der*die den Workflow erstellt hat
- Personen, die sich vom Workflow abgemeldet haben: Gesamtzahl und Liste der Benutzer*innen, die sich vom Workflow abgemeldet haben