Machen Sie es Empfänger*innen leicht, Alarme und Anforderungen zu verstehen, indem Sie benutzerdefinierte Nachrichten mitPlatzhaltern angeben oder die Informationen einschränken, sodass nur das Nötigste angezeigt wird.
USM Content
Sie können Workflows festlegen, die wöchentlich, täglich oder zu bestimmten Zeiten ausgeführt werden.
Benutzer*innen mit Bearbeiterberechtigungen können Alarme oder Erinnerungen nur für sich selbst erstellen, bearbeiten oder löschen. Weitere Informationen zu Workflow-Berechtigungen
Bestehenden Workflow bearbeiten
- Wählen Sie oben links im Sheet Automatisierung > Automatisierungs-Workflows verwalten aus.
- Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Workflow, den Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie Bearbeiten aus.
Bearbeiten Sie den Workflow im Workflow-Generator nach Bedarf. In diesem Beispiel wurde der Nachrichteninhalt aktualisiert.
Brandfolder Image
Sie müssen den Auslöserblock auf Wenn ausgelöst festlegen, um dynamische Platzhalter in einem änderungsbasierten Workflow verwenden zu können.
Eine Nachricht in einem Workflow anpassen
Wählen Sie Nachricht anpassen aus und geben Sie Ihre Nachricht in das entsprechende Feld ein.
Beachten Sie Folgendes, wenn Sie benutzerdefinierte Nachrichten verfassen:
- Um Platzhalter zu erstellen und die Nachricht anzupassen, setzen Sie geschweifte Klammern: {{Aufgabenname}}.
- Das Feld Nachricht anpassen ist auf 2.000 Zeichen beschränkt.
- Wenn Sie Nur Nachricht auswählen, müssen Sie eine benutzerdefinierte Nachricht eingeben. Anderenfalls ist der Nachrichtentext optional.
- Verwenden Sie das Dropdown-Menü Senden von, um festzulegen, was in der Absender-Zeile stehen soll.
Absendernamen anpassen
Im Dropdown-Menü Senden von können Sie auswählen, von wem der Alarm oder die Nachricht stammen soll.
Die Option Von meiner Organisation senden ist nur für Benutzer*innen mit Enterprise-Plan oder höher verfügbar.
In der Tabelle sind die Absender und die Antwortadressen für die einzelnen Alarmtypen aufgeführt.
| Ausgewählte Absenderoption | Benachrichtigungs-E-Mail-Absendername | E-Mail-Adresse für Antwort |
|---|---|---|
| Von Smartsheet-Automatisierung senden | Der Name ist Smartsheet-Automatisierung. | E-Mail-Adresse des Sheetinhabers / der Sheetinhaberin |
| Von Organisation senden | Der Name ist der Name Ihrer Organisation, der von Ihrem*Ihrer Systemadmin festgelegt wurde. | E-Mail-Adresse des Sheetinhabers / der Sheetinhaberin |
| Von auslösendem Benutzer senden (für Alarme) | Wenn ein Alarm durch die Änderungen einer einzelnen Person in Ihrem Sheet ausgelöst wird, wird der Name des jeweiligen Benutzers bzw. der Benutzerin als Absendername der Benachrichtigungs-E-Mail verwendet. | Die Antwortadresse ist die E-Mail-Adresse des auslösenden Benutzers / der auslösenden Benutzerin. |
| Von auslösendem Benutzer senden (für Alarme) | Wenn ein Alarm durch die Änderungen mehrerer Benutzer*innen an Ihrem Sheet ausgelöst wird oder wenn er zeitbasiert ist (also eine Erinnerung), dann wird der Name des*der Sheetinhaber*in als Absendername für die E-Mail-Benachrichtigung verwendet. | Die Antwortadresse ist die E-Mail-Adresse des Sheetinhabers / der Sheetinhaberin. |
| Von Sheetinhaber senden (für Aktualisierungs- und Genehmigungsanforderungen) | Der Name ist der Name des*der Sheetinhaber*in. | E-Mail-Adresse des Sheetinhabers / der Sheetinhaberin |
Was ist in einem Alarm oder einer Anforderung enthalten?
Die Nachricht enthält einen Abschnitt
Die Nachricht enthält unten auf der Seite einen Abschnitt mit drei Optionen. Folgendes sollten Sie wissen:
- Links zu Sheet und allen Feldern: Verwenden Sie diese Option, um alle Felder ins Sheet aufzunehmen.
- Links zu Sheet und spezifischen Feldern: Wählen Sie nur die Felder aus, die Benutzer*innen sehen müssen.
- Nur Nachricht: Verwenden Sie diese Option, wenn Sie dem Alarm nur eine Nachricht hinzufügen möchten.
Wenn Sie mit Personen arbeiten, die Smartsheet nicht verwenden, kann es hilfreich sein, die Option Links zu Sheet und allen Feldern auszuwählen.
Kommentare und Anlagen in Alarmen
- Alarmaktionen in zeitbasierten Workflows umfassen weder Kommentare noch Anlagen.
- Alarmaktionen in änderungsbasierten Workflows werden nur angezeigt, wenn die Anlage oder der Kommentar während des auslösenden Ereignisses geändert wird. Der Alarm enthält keine Anlagen oder Kommentare, die vor dem auslösenden Ereignis vorhanden waren.
- Aktionen für Aktualisierungsanforderungen und Genehmigungsanforderungen umfassen alle neuen und bestehenden Anlagen und Kommentare.
Zeilenhierarchie in Alarmen
Wenn für eine untergeordnete Zeile ein änderungsbasierter Alarm ausgelöst wird, wird die übergeordnete Zeile in der Benachrichtigung genannt. Wenn für eine untergeordnete Zeile ein zeitbasierter Alarm ausgelöst wird, wird die übergeordnete Zeile in der Benachrichtigung nicht genannt.
Platzhalter verwenden
Wenn Sie Platzhalter (Feldnamen in geschweiften Klammern) verwenden, fügt Smartsheet die entsprechenden eindeutigen Zellendaten zur Alarmmeldung für die Zeile hinzu.
- Wenn Sie Platzhalter im Betreff von Alarmen für Genehmigungsanforderungen verwenden, wird eine separate Benachrichtigung für jede Zeile erstellt.
- Platzhalter bei Aktionen für Alarme oder Aktualisierungsanforderungen in änderungsbasierten Workflows generieren separate Benachrichtigungen, wenn sechs oder weniger Zeilen gleichzeitig ausgelöst werden. Das System entfernt den benutzerdefinierten Betreff und Text, wenn sieben oder mehr Zeilen gleichzeitig ausgelöst werden.
- Beim Alarmtyp Nur Nachricht werden alle gleichzeitig ausgelösten Zeilen in einer einzelnen Benachrichtigung zusammengefasst.
- Wenn in der benutzerdefinierten Nachricht für eine zeitbasierte Aktualisierungsanforderung Platzhalter verwendet wurden, wird keine benutzerdefinierte Nachricht gesendet.
- Platzhalter können nicht verwendet werden, wenn Workflow ausführen auf stündlich, täglich oder wöchentlich eingestellt ist.
Zeitbasierte Alarme: Verhalten mit Platzhaltern
Wenn Sie einen Automatisierungs-Workflow mit dem Auslöser Wenn ein Datum erreicht wird einrichten und ein Datum im Auslöser auswählen, verhält sich die Benachrichtigung unterschiedlich, je nachdem, wie viele Zeilen die Kriterien erfüllen:
Eine Zeile: Platzhalter in der Betreffzeile zeigen die tatsächlichen Werte der Zeile an. Der E-Mail-Text enthält die von Ihnen eingerichtete benutzerdefinierte Nachricht mit Platzhaltern, die mit den Zeilendaten ausgefüllt werden. Darauf folgen die Zeileninformationen.
Beispiel: Ein Betreff mit dem Platzhalter {{Status}} zeigt „Aufgabe abgeschlossen“ an, wenn die Statusspalte der Zeile diesen Wert enthält.
Mehrere Zeilen: Alle Zeilen werden in einer E-Mail-Benachrichtigung zusammengefasst.
Betreff: Die Platzhalter im Betreff werden durch einen Standardbetreff ersetzt, z. B. „Erinnerung: [Sheetname]“.
E-Mail-Text: Die E-Mail enthält eine benutzerdefinierte Nachricht für jede Zeile, einschließlich aller verwendeten Platzhalter. Nach jeder Nachricht werden die Zeilendetails (wie im Bereich für die benutzerdefinierte Nachricht konfiguriert) am Ende der E-Mail aufgelistet.