Den Inhalt Ihrer Alarme und Anforderungen anpassen

Gilt für

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Alarme und Anforderungen sind leichter verständlich, wenn Sie individuelle Meldungen und Platzhalter einfügen. Sie können auch die gesendeten Informationen einschränken, damit der Empfänger nur das sieht, was er braucht.

Zur Verwendung von dynamischen Platzhaltern in einem änderungsbasierten Workflow müssen Sie den Block Auslöser auf Wenn ausgelöst festlegen. 

Sie können Workflows so festlegen, dass sie wöchentlich, täglich oder zu bestimmten Tageszeiten ablaufen. Weitere Informationen zum Erstellen von Workflows finden Sie unter Zeitersparnis dank automatisierter Workflows.

  • Wählen Sie zum Starten eines neuen Workflows oben im Blatt die Option Automatisierung und dann Neuer Workflow. Zur Anpassung eines bestehenden Workflows können Sie Workflows verwalten auswählen. 

Anpassen einer Nachricht in einem Workflow

Wählen Sie Nachricht anpassen und geben Sie Ihre Nachricht in den angezeigten Feldern ein. 

Beachten Sie Folgendes, wenn Sie benutzerdefinierte Nachrichten schreiben:

  • Sie können Platzhalter in geschweiften Klammern erstellen (z. B. {{Aufgabenname}}), um die Nachricht weiter anzupassen.
  • Im Feld Nachricht anpassen können maximal 2.000 Zeichen eingegeben werden. 
  • Wenn Sie Nur Nachricht wählen, ist eine benutzerdefinierte Nachricht erforderlich. Anderenfalls ist der Nachrichtentext optional.

Auswahl des Inhalts eines Alarms oder einer Anforderung 

Im Abschnitt „Nachricht enthält“:

Wählen Sie den Inhalt für den Alarm:

  • Links zu Blatt und allen Feldern – Alle Felder im Blatt werden einbezogen 
  • Links zu Blatt und spezifischen Feldern – Wählen Sie nur die Felder, die Benutzer sehen müssen 
  • Nur Nachricht – Verwenden Sie diese Option, wenn Sie nur eine Nachricht in den Alarm einfügen möchten

Wenn Sie mit Personen arbeiten, die Smartsheet nicht verwenden, kann es hilfreich sein, die Option Links zu Blatt und allen Feldern zu wählen.

Kommentare und Anlagen in Alarmen

Bei Alarmaktionen in zeitbasierten Workflows werden Kommentare und Anlagen nie berücksichtigt. Bei Alarmaktionen in änderungsbasierten Workflows werden sie nur angezeigt, wenn die Anlage oder der Kommentar zum Zeitpunkt des auslösenden Ereignisses geändert wird. Anlagen und Kommentare, die bereits vor dem auslösenden Ereignis vorhanden waren, werden nicht berücksichtigt. 

Bei Aktualisierungs- und Genehmigungsanforderungen werden alle neuen und bestehenden Anlagen und Kommentare aufgenommen.

Tipps für das Arbeiten mit Platzhaltern

Wenn Sie Platzhalter verwenden (d. h. Feldnamen in Klammern), fügt Smartsheet die eindeutigen Zelldaten der Alarmmeldung für die Zeile hinzu. Anstatt eine Alarmmeldung mit mehreren Zeilen zu senden, sendet Smartsheet für jede Zeile eine eigene Alarmmeldung.

Berücksichtigen Sie bei der Arbeit mit Platzhaltern Folgendes:

  • Bei der Verwendung von Platzhaltern mit dem Alarm Genehmigungsanforderungen erzeugt Smartsheet für jede Zeile eine eigene Benachrichtigung.
  • Wenn Sie Platzhalter mit Aktionen Jemanden warnen oder Aktualisierungsanforderungen in änderungsbasierten Workflows verwenden, generieren Platzhalter separate Benachrichtigungen, wenn sechs oder weniger Zeilen gleichzeitig ausgelöst werden. Wenn sieben oder mehr Zeilen gleichzeitig ausgelöst werden, werden der benutzerdefinierte Betreff und Text entfernt.
  • Wenn Sie den Alarmtyp Nur Nachricht verwenden, werden alle gleichzeitig ausgelösten Zeilen in einer einzigen Meldung zusammengefasst.
  • Platzhalter werden nicht auf den Betreff zeitbasierter Aktionen zu Jemanden warnen angewendet.
  • Platzhalter werden nicht auf zeitbasierte Aktionen zu Aktualisierungsanforderungen angewendet.
  • Platzhalter können nicht verwendet werden, wenn die Einstellung Workflow ausführen auf Stündlich, Täglich oder Wöchentlich festgelegt ist.