Alarme und Anforderungen anpassen

Sie können Workflows festlegen, die wöchentlich, täglich oder zu bestimmten Zeiten ausgeführt werden. 

Benutzer*innen mit Berechtigungen zum Bearbeiten können Alarme oder Erinnerungen nur erstellen, bearbeiten oder löschen, wenn sie selbst die Empfänger*innen sind. Weitere Informationen zu Workflow-Berechtigungen

So bearbeiten Sie einen vorhandenen Workflow 

1. Wählen Sie oben links im Sheet Automatisierung > Automatisierungs-Workflows verwalten aus.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Workflow, den Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie Bearbeiten aus. 
3. Bearbeiten Sie den Inhalt der Warnmeldung im Workflow-Generator.

Sie müssen den Auslöserblock auf Wenn ausgelöst festlegen, um dynamische Platzhalter in einem änderungsbasierten Workflow verwenden zu können.

Eine Nachricht in einem Workflow anpassen

Wählen Sie Nachricht anpassen aus und geben Sie Ihre Nachricht in das entsprechende Feld ein. 

Beachten Sie Folgendes, wenn Sie benutzerdefinierte Nachrichten verfassen:

• Um Platzhalter zu erstellen und die Nachricht anzupassen, setzen Sie geschweifte Klammern: {{Aufgabenname}}.
• Das Feld Nachricht anpassen ist auf 2.000 Zeichen beschränkt. 
• Wenn Sie Nur Nachricht auswählen, müssen Sie eine benutzerdefinierte Nachricht eingeben. Anderenfalls ist der Nachrichtentext optional.
• Verwenden Sie das Dropdown-Menü Senden von, um festzulegen, was in der Zeile Absender stehen soll. 

Namen des Absenders anpassen

Im Dropdown-Menü Senden von können Sie den Absender des Alarms oder der Nachricht auswählen. 

Die Option Von meiner Organisation senden ist nur für Benutzer mit Enterprise-Plänen oder höher verfügbar.

In der Tabelle sind der Absender und die Antwortadressen für die einzelnen Warnungstypen aufgeführt. 

Inhalt eines Alarms oder einer Anforderung auswählen 

Abschnitt „Nachricht enthält“ 

Der Abschnitt Nachricht enthält unten auf der Seite bietet drei Optionen. Folgendes sollten Sie wissen:

• Links zu Sheet und allen Feldern: Verwenden Sie diese Option, um alle Felder ins Sheet aufzunehmen. 
• Links zu Sheet und spezifischen Feldern: Wählen Sie nur die Felder aus, die Benutzer*innen sehen müssen. 
• Nur Nachricht: Verwenden Sie diese Option, wenn Sie dem Alarm nur eine Nachricht hinzufügen möchten.

Wenn Sie mit Personen arbeiten, die Smartsheet nicht verwenden, kann es hilfreich sein, die Option Links zu Sheet und allen Feldern auszuwählen.

Kommentare und Anlagen in Alarmen

• Alarmaktionen in zeitbasierten Workflows umfassen weder Kommentare noch Anlagen.
• Alarmaktionen in änderungsbasierten Workflows werden nur angezeigt, wenn die Anlage oder der Kommentar während des auslösenden Ereignisses geändert wird. Der Alarm enthält keine Anlagen oder Kommentare, die vor dem auslösenden Ereignis vorhanden waren. 
• Aktionen für Aktualisierungsanforderungen und Genehmigungsanforderungen umfassen alle neuen und bestehenden Anlagen und Kommentare.

Zeilenhierarchie in Alarmen

Wenn für eine untergeordnete Zeile ein änderungsbasierter Alarm ausgelöst wird, wird die übergeordnete Zeile in der Benachrichtigung genannt. Wenn für eine untergeordnete Zeile ein zeitbasierter Alarm ausgelöst wird, wird die übergeordnete Zeile in der Benachrichtigung nicht genannt.

Platzhalter verwenden

Wenn Sie Platzhalter (Feldnamen in geschweiften Klammern) verwenden, fügt Smartsheet die entsprechenden eindeutigen Zellendaten zur Warnmeldung für die Zeile hinzu.

• Wenn Sie Platzhalter in Alarmen vom Typ Genehmigungsanforderungen verwenden, wird eine separate Benachrichtigung für jede Zeile erstellt.
• Platzhalter bei Aktionen für Alarme oder Aktualisierungsanforderungen in änderungsbasierten Workflows generieren separate Benachrichtigungen, wenn sechs oder weniger Zeilen gleichzeitig ausgelöst werden.  Wenn sieben oder mehr Zeilen gleichzeitig ausgelöst werden, entfernt das System den benutzerdefinierten Betreff und Text.
• Beim Warnungstyp Nur Nachricht werden alle gleichzeitig ausgelösten Zeilen in einer einzelnen Benachrichtigung zusammengefasst.
• Wenn in der benutzerdefinierten Nachricht für eine zeitbasierte Aktualisierungsanforderung Platzhalter verwendet wurden, wird keine benutzerdefinierte Nachricht gesendet.
• Platzhalter können nicht verwendet werden, wenn Workflow ausführen auf stündlich, täglich oder wöchentlich eingestellt ist.

Zeitbasierte Alarme: Verhalten mit Platzhaltern

Wenn Sie einen Automatisierungs-Workflow mit dem Auslöser Wenn ein Datum erreicht wird einrichten und ein Datum im Auslöser auswählen, verhält sich die Benachrichtigung unterschiedlich, je nachdem, wie viele Zeilen die Kriterien erfüllen:

1. Eine Zeile: Platzhalter in der Betreffzeile zeigen die tatsächlichen Werte aus der Zeile an. Der E-Mail-Text enthält die von Ihnen eingerichtete benutzerdefinierte Nachricht mit Platzhaltern, die mit den Zeilendaten ausgefüllt werden. Darauf folgen die Zeileninformationen.

   • Beispiel: Ein Betreff mit dem Platzhalter {{Status}} zeigt „Aufgabe abgeschlossen“ an, wenn dies dem Wert entspricht, der sich in der Statusspalte der Zeile befindet.

2. Mehrere Zeilen: Alle Zeilen werden in einer E-Mail-Benachrichtigung gruppiert.

   • Betreff: Die Platzhalter im Betreff werden durch einen Standardbetreff ersetzt. Beispiel: Erinnerung: [Sheetname].

   • E-Mail-Text: Die E-Mail enthält eine benutzerdefinierte Nachricht für jede Zeile, einschließlich aller verwendeten Platzhalter. Nach jeder Nachricht werden die Zeilendetails (wie im Bereich „Nachricht anpassen“ konfiguriert) am Ende der E-Mail aufgelistet.