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Funktionen

Wer kann diese Funktion nutzen?

Um Workflows zu erstellen, müssen Sie ein lizenzierter Smartsheet-Benutzer sein und für das Sheet über Berechtigungen auf Inhaber- oder Administrator- oder Bearbeiterebene verfügen. Benutzer mit Berechtigungen auf Bearbeiterebene können Alarme oder Erinnerungen nur erstellen, bearbeiten oder löschen, wenn sie selbst der Empfänger sind. Informationen zu Workflow-Berechtigungen

Den Inhalt Ihrer Alarme und Anforderungen anpassen

Machen Sie es Empfängern leicht, Alarme und Anforderungen zu verstehen, indem Sie sie mit benutzerdefinierten Nachrichten und Platzhaltern versehen, oder schränken Sie die Informationen ein, sodass nur das Nötigste angezeigt wird.

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Berechtigungen

Um Workflows zu erstellen, müssen Sie ein lizenzierter Smartsheet-Benutzer sein und für das Sheet über Berechtigungen auf Inhaber- oder Administrator- oder Bearbeiterebene verfügen. Benutzer mit Berechtigungen auf Bearbeiterebene können Alarme oder Erinnerungen nur erstellen, bearbeiten oder löschen, wenn sie selbst der Empfänger sind. Informationen zu Workflow-Berechtigungen

Sie können festlegen, dass Workflows wöchentlich, täglich oder zu bestimmten Tageszeiten ausgeführt werden. 

So bearbeiten Sie einen vorhandenen Workflow 

  1. Wählen Sie oben links im Sheet Automatisierung > Workflows verwalten aus.
  2. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Workflow, den Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie Bearbeiten aus. 
  3. Bearbeiten Sie den Inhalt der Warnmeldung im Workflow-Generator.

Um dynamische Platzhalter in einem änderungsbasierten Workflow zu verwenden, müssen Sie den Auslöserblock auf Wenn ausgelöst festlegen.


Anpassen einer Nachricht in einem Workflow

Wählen Sie Nachricht anpassen aus und geben Sie Ihre Nachricht in das entsprechende Feld ein. 

Beachten Sie Folgendes, wenn Sie benutzerdefinierte Nachrichten verfassen:

  • Um Platzhalter zu erstellen und die Nachricht weiter anzupassen, setzen Sie geschweifte Klammern: {{Aufgabenname}}.
  • Das Feld Nachricht anpassen ist auf 2.000 Zeichen beschränkt. 
  • Wenn Sie Nur Nachricht auswählen, müssen Sie eine benutzerdefinierte Nachricht eingeben. Anderenfalls ist der Nachrichtentext optional.
  • Verwenden Sie das Drop-down-Menü Senden von, um festzulegen, was in der Zeile Absender stehen soll. 

Ansicht des Drop-down-Menüs zur Anpassung des Absenders.


Namen des Absenders anpassen

Im Drop-down-Menü Senden von können Sie den Absender des Alarms oder der Nachricht auswählen. 

Die Option Von meiner Organisation senden ist nur für Benutzer mit Enterprise-Plänen oder höher verfügbar.

In der Tabelle sind der Absender und die Antwortadressen für die einzelnen Warnungstypen aufgeführt. 

Ausgewählte Absenderoption
 
Absender-Benachrichtigungs-E-Mail E-Mail-Adresse für Antwort
Von Smartsheet-Automatisierung senden Absender ist Smartsheet-Automatisierung. E-Mail-Adresse des Sheetinhabers
Von Organisation senden Absender ist der Name Ihrer Organisation, der von Ihrem Systemadministrator festgelegt wurde. E-Mail-Adresse des Sheetinhabers
Von auslösendem Benutzer senden (für Alarme) Wenn eine Benachrichtigung durch die Änderungen eines einzelnen Benutzers in Ihrem Sheet ausgelöst wird, ist der Name des auslösenden Benutzers der Absender der Benachrichtigungs-E-Mail. Die Antwort erfolgt an die E-Mail-Adresse des auslösenden Benutzers.
Von auslösendem Benutzer senden (für Alarme) Wenn eine Benachrichtigung durch die Änderungen mehrerer Benutzer an Ihrem Sheet ausgelöst wird oder wenn die Benachrichtigung zeitbasiert ist, d. h. eine Erinnerung, dann ist der Name des Sheetinhabers der Absender für die E-Mail-Benachrichtigung. Die Antwort erfolgt an die E-Mail-Adresse des Sheetinhabers.
Vom Sheetinhaber senden (für Aktualisierungs- und Genehmigungsanforderungen) Absender ist der Name des Sheetinhabers. E-Mail-Adresse des Sheetinhabers

Inhalt eines Alarms oder einer Anforderung auswählen 

Abschnitt „Nachricht enthält“ 

Der Abschnitt Nachricht enthält unten auf der Seite bietet drei Auswahloptionen. Folgendes sollten Sie wissen:

  • Links zu Sheet und allen Feldern: Verwenden Sie diese Option, wenn Sie alle Felder ins Sheet aufnehmen möchten. 
  • Links zu Sheet und spezifischen Feldern: Wählen Sie nur die Felder aus, die der Benutzer sehen muss. 
  • Nur Nachricht: Verwenden Sie diese Option, wenn Sie dem Alarm nur eine Nachricht hinzufügen möchten.

Wenn Sie mit Personen arbeiten, die Smartsheet nicht verwenden, kann es hilfreich sein, die Option Links zu Sheet und allen Feldern auszuwählen.

Kommentare und Anlagen in Alarmen

  • Alarmaktionen in zeitbasierten Workflows umfassen weder Kommentare noch Anlagen.
  • Alarmaktionen in änderungsbasierten Workflows werden nur angezeigt, wenn die Anlage oder der Kommentar zum Zeitpunkt des auslösenden Ereignisses geändert wird. Der Alarm enthält keine Anlagen oder Kommentare, die vor dem auslösenden Ereignis vorhanden waren. 
  • Aktionen für Aktualisierungsanforderungen und Genehmigungsanforderungen umfassen alle neuen und bestehenden Anlagen und Kommentare.

Tipps zur Verwendung von Platzhaltern

Wenn Sie Platzhalter (Feldnamen in geschweiften Klammern) verwenden, fügt Smartsheet die entsprechenden eindeutigen Zellendaten zur Warnmeldung für die Zeile hinzu.

  • Wenn Sie Platzhalter in Alarmen vom Typ Genehmigungsanforderungen verwenden, wird eine separate Benachrichtigung für jede Zeile erstellt.
  • Platzhalter bei Aktionen für Alarme oder Aktualisierungsanforderungen in änderungsbasierten Workflows generieren separate Benachrichtigungen, wenn sechs oder weniger Zeilen gleichzeitig ausgelöst werden. Wenn sieben oder mehr Zeilen gleichzeitig ausgelöst werden, entfernt das System den benutzerdefinierten Betreff und den Text.
  • Beim Warnungstyp Nur Nachricht werden alle gleichzeitig ausgelösten Zeilen in einer einzelnen Benachrichtigung zusammengefasst.
  • Wenn in der benutzerdefinierten Nachricht für eine zeitbasierte Aktualisierungsanforderung Platzhalter verwendet wurden, wird keine benutzerdefinierte Nachricht gesendet.
  • Platzhalter können nicht verwendet werden, wenn Workflow ausführen auf stündlich, täglich oder wöchentlich eingestellt ist.
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