DataTable

DataTable ermöglicht es Ihnen, Smartsheet-Funktionen zu nutzen, um mit großen Datenspeichern oder einzigartigen benutzerdefinierten Ansichten, Formeln, Workflows und mehr an diesen Daten zu arbeiten. Die Daten sind dabei immer einheitlich und aktuell.

DataTable ist als Premiumangebot verfügbar. Für Informationen zu Preisen wenden Sie sich an unser Vertriebsteam.

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Auf DataTable zugreifen

Um DataTable zu verwenden, muss Ihr Smartsheet-Kontoadministrator Ihnen im Admin Center die DataTable-Rolle zuweisen. Um eine Verbindung zwischen einer DataTable und einem Sheet herzustellen, müssen Sie darüber hinaus auch ein Administrator oder Inhaber des Sheets sein. 

• Wählen Sie im linken Navigationsbereich die Option „Durchsuchen“ und dann „DataTables“ aus. 

Voraussetzungen

Um DataTable zu verwenden, müssen Sie:

• ein lizenzierter Benutzer sein
• Inhaber- oder Administratorberechtigungen für mit DataTable verknüpfte Sheets haben
• von einem Smartsheet-Systemadministrator unter Benutzerverwaltung Berechtigungen für DataTable aktivieren lassen

Erste Schritte mit DataTable

Sie können eine komplett neue DataTable erstellen, aber die einfachste Möglichkeit zum Erstellen einer DataTable besteht darin, die Daten mittels Data Shuttle hochzuladen. 

1. Erstellen Sie eine DataTable.
2. Verbinden Sie einen Data Shuttle-Workflow mit einer DataTable, um zusätzliche Daten in die DataTable zu importieren.
3. Richten Sie Verbindungen ein, um Datensätze aus einer DataTable auf ein Sheet zu übertragen. 
4. Verwalten Sie Ihre DataTable. (Feldeinstellungen bearbeiten, Datensätze löschen, Verbindungen nachverfolgen und bearbeiten)

DataTable – Tipps und bewährte Vorgehensweisen

Behalten Sie bei der Verwendung von DataTable diese Tipps im Hinterkopf:

• Importierte Datensätze dürfen nicht mehr als 2 Millionen Zeilen und nicht mehr als 200 Felder/Spalten enthalten.
• Wenn Sie Suchvorgänge in oder Aktualisierungen an Ihren Daten vornehmen oder diese in neuen Zeilen zusammenführen, müssen die Daten eine Spalte mit einer eindeutigen ID für jeden Datenpunkt enthalten. Die eindeutige ID sorgt dafür, dass die Daten einheitlich bleiben. Wenn Sie mehrere Workflows für eine DataTable erstellen, verwenden Sie für die eindeutige ID in jedem Workflow dasselbe Feld, um leere Felder oder doppelte Zeilen zu verhindern.
• Sie können bis zu 100 Sheets mit einer DataTable verbinden.
• Auch beim Verbinden eines Sheets mit einer DataTable mittels Data Shuttle gelten Smartsheet-Beschränkungen.
• Daten sollten sich von der ursprünglichen Quelle in eine DataTable und von dort aus in Untersätze von Sheets bewegen. DataTable kann nicht für die Rückübertragung der Daten aus Ihrem Sheet verwendet werden. Wenn nötig, verwenden Sie Data Shuttle, um Änderungen an Sheets auf die ursprüngliche Quelle per Offload zu übertragen. 
• Wenn Sie Unterstützung brauchen, ist die Verbindungs-ID eine hilfreiche Information. Um die ID zu finden, wählen Sie auf dem Bildschirm „Verbindungszusammenfassung“ das Pfeilsymbol zwischen der DataTable und den Sheet-Namen aus.
• Für Data Shuttle-Workflows in einer DataTable gibt es andere Optionen als für solche, die direkt in einem Sheet sind. Data Shuttle-Workflows:
  • können die Ausführung von Workflows in einem Sheet nicht anlagenmäßig planen
  • können keine erweiterten Optionen für die Datumsformatierung hinzufügen
  • können nicht alle Daten durch eine neue Importdatei ersetzen
  • können keine Zeilen löschen, die den Filterkriterien nicht entsprechen

Nachdem Sie eine DataTable erstellt haben, können Sie Felder hinzufügen, bearbeiten oder entfernen. DataTable unterstützt Text-, Zahlen-, Datums- und Kontrollkästchenfelder. Der Feldtyp ist wichtig für Suchvorgänge und Filter. Wenn Sie z. B. nach Datum suchen oder filtern möchten, muss Ihr Feld den zugehörigen Datumstyp haben.

DataTable erstellen

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine DataTable zu erstellen: eine leere DataTable erstellen und die Daten später einfügen oder einen Data Shuttle-Workflow verwenden. 

Option 1: Leere DataTable erstellen

Bei dieser Methode erstellen Sie eine leere DataTable und verwenden dann einen Data Shuttle-Workflow, um die Daten einzufügen. Wenn Sie zuerst die DataTable erstellen, haben Sie bei der Einrichtung mehr Optionen für die Datenformatierung. 

1. Wählen Sie in der linken Navigationsleiste Durchsuchen > DataTables aus.
2. Wählen Sie oben rechts im Bildschirm „DataTables“ die Option „Erstellen“ und dann „Eine leere DataTable erstellen“ aus.
3. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.

Sie können das DataTable-Schema jederzeit auf der Seite „Einstellungen“ bearbeiten. Beachten Sie, dass Änderungen Auswirkungen auf die Sheet-Verbindungen und Data Shuttle-Workflows haben können.

Option 2: Neue DataTable und Data Shuttle-Workflow erstellen

Der Importassistent erkennt automatisch die Überschrift der Quelldateispalte und ordnet die Überschriften Ihrem DataTable-Schema zu.

Erweiterte Optionen für das Datumsformat werden von dieser Methode nicht unterstützt. Die Data Shuttle-Workflow-Option erkennt nur das standardmäßige ISO-Format YYYY-MM-DD HH:MM:SSZ. Wenn Ihre Quelldatei ein anderes Format enthält, verwenden Sie Option 1 im obigen Abschnitt. 

1. Wählen Sie in der linken Navigationsleiste Durchsuchen > DataTables aus.
2. Wählen Sie oben rechts im Bildschirm DataTables die Option Erstellen und dann Aus OneDrive-, Google Drive-, Box- oder Smartsheet-Anlage aus. 
3. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. 

Daten in eine DataTable importieren

Sobald Sie eine DataTable erstellt haben, können Sie Data Shuttle-Workflows erstellen, um die DataTable mit zusätzlichen Daten auszufüllen.

Sie können mehrere Workflows für eine DataTable erstellen, aber dieselbe eindeutige ID verwenden, um bei aufeinanderfolgenden Ausführungen von Workflows das Hinzufügen von Duplikaten und leeren Feldern zu verhindern.

Weitere Informationen zu Data Shuttle.

1. Bei datashuttle.smartsheet.com anmelden
2. Wählen Sie in der linken Navigationsleiste das Plus-Symbol aus.
3. Wählen Sie die Option Daten hochladen aus und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. Wählen Sie für „Ziel“ (Schritt 2) die Option „DataTable“ aus und fahren Sie mit der Einrichtung fort.

Stellen Sie sicher, dass Sie für numerische Daten den Feldtyp Zahl ausgewählt haben. Eine DataTable interpretiert Sonderzeichen (Währungssymbole, Punkte, Prozentzeichen usw.) nicht als numerische Werte. Verzichten Sie auf Punkte, Prozentzeichen und Währungssymbole und geben Sie Prozentsätze stattdessen als Dezimalwert an (z. B. 0,5 anstelle von 50 %).

Abonnenten der Smartsheet University können im Kurs DataTable erstellen und verknüpfen mehr über diesen Prozess erfahren.

Verbindungsmethoden

Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Sheet mit einer DataTable zu verbinden: den Modus Hinzufügen und aktualisieren und den Modus Suche. Um eine Verbindung herzustellen, müssen Sie über Administrator-, Inhaber- oder Bearbeiterrechte für ein Sheet verfügen.

• Modus Hinzufügen und aktualisieren: Bei diesem Verbindungstyp werden Untersätze der Daten von einem DataTable auf ein Sheet übertragen. Sie können Filterkriterien verwenden, um den Untersatz der Daten zu beschränken, die DataTable-Daten Spalten im Sheet zuzuordnen und zu steuern, wie Änderungen an der DataTable im Sheet reflektiert werden. Verwenden Sie die Optionen zum Hinzufügen, Aktualisieren und Entfernen, um sicherzustellen, dass Ihr Sheet den in der Verbindung definierten Filterkriterien entspricht. Ihr Sheet wird immer an die aktuellen Daten aus der DataTable angepasst.
   
• Modus Suche: Bei diesem Verbindungstyp werden Daten aus einer DataTable auf Grundlage einer eindeutigen ID in einem Sheet zusammengeführt, ähnlich wie bei einem VLOOKUP. Sie wählen eine eindeutige ID aus, um Werte in der DataTable zu suchen, und wählen dann aus, welche Spalten des Sheets wieder der DataTable zugeordnet werden sollen. Diese Methode ermöglicht es Ihnen, eine DataTable als Referenz für in einem Sheet laufende Prozesse zu verwenden.
  
  Im Modus „Suche“ überschreibt die Verbindung am Sheet vorgenommene Änderungen mit Daten aus der DataTable. Ihr Sheet wird stets an die DataTable angepasst. Deshalb sperrt die Verbindung die zugeordneten Spalten, sodass die Daten darin nicht bearbeitet werden können.
   

In einem Sheet vorgenommene Änderungen werden nicht an die DataTable übertragen.

Modus „Hinzufügen und aktualisieren“

Schritt 1: Tabelle auswählen

1. Suchen Sie das Sheet, das mit einer DataTable verbunden werden soll, und wählen Sie das Menü Verbindungen und dann Mit einer DataTable verbinden aus.

2. Wählen Sie den Modus Hinzufügen und aktualisieren aus.

3. Wählen Sie die gewünschte DataTable aus. Die Liste enthält von Ihnen erstellte DataTables und DataTables, die für Sie als Administrator oder Betrachter freigegeben sind. 

Schritt 2: Daten filtern

Filtern Sie die Daten, die Sie von der DataTable auf Ihr Sheet übertragen. Ihr Sheet hat ein Limit von 500.000 Zellen und 20.000 Zeilen, während die DataTable wahrscheinlich deutlich mehr Daten umfasst.

Sie müssen mindestens ein Filterkriterium festlegen und können Ihrer Verbindung bis zu zehn Kriterien hinzufügen. Je nach Feldtyp können Sie Ihre Daten anhand verschiedenster Kriterien filtern.

1. Wählen Sie unter Datensätze übertragen, die alle Bedingungen erfüllen die Option Alle aus, um festzulegen, ob alle Filter oder Mindestens eine Bedingung erfüllt sein soll/en. Wählen Sie +Neue Bedingung hinzufügen aus, wenn Sie weitere Bedingungen festlegen möchten. 
2. Legen Sie Ihre Filter fest und wählen Sie Weiter aus. 

Schritt 3: Daten aus einer DataTable einem Sheet zuordnen

1. Aktivieren Sie die Felder, die Sie zuordnen möchten, und wählen Sie dann die Spalten im Sheet aus, an die die Informationen übertragen werden sollen. Die Namen in der DataTable und dem Sheet müssen nicht übereinstimmen.
   Die Verbindung fügt Ihrem Sheet eine neue Spalte mit dem Namen „DataTable-Datensatz-ID“ hinzu. Diese ID erfasst Zeilen, die aus der DataTable hinzugefügt wurden. Diese Spalte ist standardmäßig gesperrt und ausgeblendet. Wenn Sie Werte in dieser Spalte ändern, wird die entsprechende Zeile nicht mehr aktualisiert.
2. Wählen Sie Weiter aus.

Schritt 4: Verbindungsverhalten festlegen

1. Legen Sie eine beliebige Kombination von Verhalten fest: 
   Zeilen hinzufügen, wenn diese der DataTable hinzugefügt werden
   Zeilen aktualisieren, wenn diese in der DataTable geändert werden
   Zeilen löschen, die nicht mehr den Filterbedingungen entsprechen
2. Wenn Sie die gewünschte Verhaltenskombination aktiviert haben, wählen Sie Weiter.

Schritt 5: Verbindung überprüfen

Eine Zusammenfassung der erstellten Verbindung wird angezeigt. Wählen Sie Zurück aus, um die Verbindungseinstellungen zu überarbeiten. 

Wählen Sie Erstellen aus, wenn Sie fertig sind. Alle Daten, die den Filterkriterien entsprechen, werden automatisch Ihrem Sheet hinzugefügt. Dies kann mehrere Minuten dauern und Sie müssen das Sheet möglicherweise aktualisieren. 

Modus „Suche“

Schritt 1: Verbindung einrichten

1. Suchen Sie das Sheet, das mit einer DataTable verbunden werden soll, und wählen Sie das Menü Verbindungen und dann Mit einer DataTable verbinden aus.
2. Wählen Sie den Modus Suche aus.
3. Wählen Sie die gewünschte DataTable aus. Die Liste enthält von Ihnen erstellte DataTables und DataTables, die für Sie als Administrator oder Betrachter freigegeben sind.

Schritt 2: Eindeutige ID wählen

1. Wählen Sie eine eindeutige ID aus, um Zeilen in Ihrem Sheet an Datensätze in der DataTable anzupassen. Achten Sie darauf, ein Feld in der DataTable auszuwählen, das eindeutige Werte enthält. Dieser Wert ist normalerweise eine aus Zahlen und Buchstaben aus dem Datensatz bestehende Zeichenfolge, wie z. B. ein Filialcode, eine E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters oder die Datensatz-ID einer Datenbank. Wenn in der DataTable Datensätze mit mehreren übereinstimmenden eindeutigen IDs vorhanden sind, verwendet die Verbindung die Daten des ersten Datensatzes, den sie findet. In den meisten Fällen ist dies der Datensatz in der DataTable mit der niedrigsten ID.
2. Wählen Sie Weiter aus, nachdem Sie die eindeutige ID zugeordnet haben.

Schritt 3: Felder anpassen

1. Aktivieren Sie die Felder, die Sie zuordnen möchten, und wählen Sie dann die Spalte im Sheet aus, an die die Informationen übertragen werden sollen. Sie müssen mindestens ein Feld auswählen. Die Namen in der DataTable und dem Sheet müssen nicht übereinstimmen.
2. Wählen Sie Weiter aus.

Schritt 4: Verbindung überprüfen

Eine Zusammenfassung der erstellten Verbindung wird angezeigt. Wählen Sie Zurück aus, um die Verbindungseinstellungen zu überarbeiten. 

Wählen Sie Erstellen aus, um die Verbindung fertigzustellen. Die Verbindung wird automatisch aktiviert und fügt Suchwerte für alle eindeutigen IDs mit einem übereinstimmenden Datensatz in der DataTable hinzu. Dies kann mehrere Minuten dauern und Sie müssen das Sheet möglicherweise aktualisieren.