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Sheet mit einer DataTable verbinden

Synchronisieren Sie mit DataTable Ihre Sheets mit Ihrer Informationsquelle. Verbinden Sie ein Sheet und eine DataTable, um Daten automatisch von der DataTable auf das Sheet zu übertragen.

 

 

Wer kann das nutzen?

Pläne:

  • Smartsheet Advance Package

Berechtigungen:

Um DataTable zu verwenden, muss der Benutzer alle der folgenden Kriterien erfüllen:

  • Sie müssen ein Lizenzierter Benutzer sein.
  • Sie müssen Inhaber- oder Administrator-Berechtigungen für Sheets haben, die mit einer DataTable verknüpft werden.
  • DataTable ist eine Premium-Anwendung, die im Plan verfügbar ist.
  • Sie müssen von Ihrem Smartsheet-Systemadministrator unter Benutzerverwaltung Berechtigungen für die DataTable Premium-Anwendung aktivieren lassen.

Um Ihre Zugriffsstufe zu überprüfen, melden Sie sich hier bei DataTable an.

Besuchen Sie die Seite vom DataTable Marketplace, um zu erfahren, wie Sie einen Vertriebsmitarbeiter bei preisbezogenen Fragen kontaktieren können.

Finden Sie heraus, ob diese Funktion in Smartsheet-Regionen oder Smartsheet Gov enthalten ist.

Verbindungsmethoden

Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Sheet mit einer DataTable zu verbinden:

 

Modus Hinzufügen und aktualisieren: Übertragen Sie Untersätze der Daten von einer DataTable auf ein Sheet. Sie können Filterkriterien verwenden, um die Daten einzugrenzen, Sheetspalten zuzuordnen und zu steuern, wie Änderungen an der DataTable im Sheet reflektiert werden. Verwenden Sie die Optionen zum Hinzufügen, Aktualisieren und Entfernen, um sicherzustellen, dass Ihr Sheet den in der Verbindung definierten Filterkriterien entspricht.

Modus „Suche“: Führen Sie Daten aus einer DataTable auf Grundlage einer eindeutigen ID in einem Sheet zusammen, ähnlich wie bei „VLOOKUP“. Wählen Sie eine eindeutige ID aus, um Werte in der DataTable zu suchen, und entscheiden Sie dann, welche Sheetspalten wieder der DataTable zugeordnet werden sollen. Der Modus „Suche“ ermöglicht es Ihnen, eine DataTable als Referenz für in einem Sheet laufende Prozesse zu verwenden.

Im Modus Suche überschreibt die Verbindung am Sheet vorgenommene Änderungen mit Daten aus der DataTable. Aufgrund der Funktionsweise des Modus „Suche“ sperrt die Verbindung die zugeordneten Spalten, sodass die Daten darin nicht bearbeitet werden können.
 

In einem Sheet vorgenommene Änderungen werden nicht an die DataTable übertragen.

Zur Erinnerung, Sie können bis zu 1.000 Sheets mit einer DataTable verbinden.

Modus „Hinzufügen und aktualisieren“

Schritt 1: Tabelle auswählen

  1. Suchen Sie das Sheet, das mit einer DataTable verbunden werden soll, und wählen Sie das Menü Verbindungen.
  2. Wählen Sie Mit einer DataTable verbinden aus.
  3. Wählen Sie den Hinzufügen- und Aktualisieren-Modus aus.
  4. Wählen Sie die gewünschte DataTable aus. 

Schritt 2: Daten filtern

Filtern Sie die Daten, die von der DataTable auf Ihr Sheet übertragen werden sollen. Für Ihr Sheet gilt eine Obergrenze von 500.000 Zellen und 20.000 Zeilen, während die DataTable mehr Daten enthalten kann.

Sie müssen mindestens ein Filterkriterium festlegen und können Ihrer Verbindung bis zu zehn Kriterien hinzufügen. Je nach Feldtyp können Sie Ihre Daten anhand verschiedenster Kriterien filtern.

  1. Wählen Sie unter Sync records alle Datensätze aus, die die Bedingungen erfüllen, um festzulegen, ob alle Filter oder mindestens eine Bedingung erfüllt sein soll(en). Wählen Sie + Neue Bedingung hinzufügen aus, wenn Sie weitere Bedingungen festlegen möchten. 

  2. Legen Sie Ihre Filter fest und wählen Sie Weiter aus. 

 

Schritt 3: Daten aus einer DataTable einem Sheet zuordnen

  1. Aktivieren Sie die Felder, die Sie zuordnen möchten, und wählen Sie dann die Sheetspalte aus, an die die Informationen übertragen werden sollen. Die Namen in der DataTable und dem Sheet müssen nicht übereinstimmen. 
     

    Die Verbindung fügt Ihrem Sheet eine neue Spalte mit dem Namen „DataTable-Datensatz-ID“ hinzu. Diese ID erfasst Zeilen, die aus der DataTable hinzugefügt wurden. Diese Spalte ist standardmäßig gesperrt und ausgeblendet. Wenn Sie Werte in dieser Spalte ändern, wird die entsprechende Zeile nicht mehr aktualisiert.

  2. Wählen Sie Weiter aus.

Schritt 4: Verbindungsverhalten festlegen

  1. Legen Sie eine beliebige Kombination an Verhalten fest: 
    Zeilen hinzufügen, wenn sie der DataTable hinzugefügt werden
    Zeilen aktualisieren, wenn sie in der DataTable geändert werden
    Zeilen löschen, die den Filterbedingungen nicht mehr entsprechen
  2. Wenn Sie die gewünschte Verhaltenskombination aktiviert haben, wählen Sie Weiter aus.

Schritt 5: Verbindung überprüfen

Es wird eine Zusammenfassung der erstellten Verbindung angezeigt. Wählen Sie Zurück aus, um die Verbindungseinstellungen zu überarbeiten.

Wählen Sie Erstellen aus, wenn Sie fertig sind. Sämtliche Daten, die den Filterkriterien entsprechen, werden automatisch Ihrem Sheet hinzugefügt. Dies kann mehrere Minuten dauern und Sie müssen das Sheet möglicherweise aktualisieren.

Modus „Suche“

Schritt 1: Verbindung einrichten

  1. Suchen Sie das Sheet, das mit einer DataTable verbunden werden soll, und wählen Sie das Menü Verbindungen und dann Mit einer DataTable verbinden aus.
  2. Wählen Sie den Suchmodus aus.
  3. Wählen Sie die gewünschte DataTable aus. 

 

Schritt 2: Eindeutige ID wählen

  1. Wählen Sie eine eindeutige ID aus, um Zeilen in Ihrem Sheet an Datensätze in der DataTable anzupassen. Achten Sie darauf, ein Feld in der DataTable auszuwählen, das eindeutige Werte enthält. Dieser Wert ist normalerweise eine aus Zahlen und Buchstaben aus dem Datensatz bestehende Zeichenfolge, wie z. B. ein Filialcode oder die ID eines Datensatzes in einer Datenbank. Wenn in der DataTable Datensätze mit übereinstimmenden eindeutigen IDs vorhanden sind, verwendet die Verbindung die Daten des ersten Datensatzes, den sie findet. In der Regel ist dies der Datensatz mit der niedrigsten DataTable-Datensatz-ID.
  2. Wählen Sie Weiter aus, nachdem Sie die eindeutige ID zugeordnet haben.

 

Schritt 3: Felder anpassen

  1. Aktivieren Sie die Felder, die Sie zuordnen möchten, und wählen Sie dann die Sheetspalte aus, an die die Informationen übertragen werden sollen. Wählen Sie mindestens ein Feld aus. Die Namen in der DataTable und dem Sheet müssen nicht übereinstimmen.
  2. Wählen Sie Weiter aus.

Schritt 4: Verbindung überprüfen

Es wird eine Zusammenfassung der erstellten Verbindung angezeigt. Wählen Sie Zurück aus, um die Verbindungseinstellungen zu überarbeiten.

Wählen Sie Erstellen aus, um die Verbindung fertigzustellen. Die Verbindung aktiviert sich automatisch und fügt Suchwerte für alle eindeutigen IDs mit einem übereinstimmenden Datensatz in der DataTable hinzu. Dies kann mehrere Minuten dauern und Sie müssen das Sheet möglicherweise aktualisieren.