Kalender-App

Die Smartsheet Kalender-App ist ein flexibles, konfigurierbares Kalender-Add-On, mit dem Sie Ihre Smartsheet-Daten und -Formulare verbinden und Ihre Ereignisse in mehreren Ansichten oder durch farbcodierte Kategorien darstellen können.

Organisiertes Team dank der Kalender-App von Smartsheet

Die Smartsheet Kalender-App ist ein Premium-Add-On, mit dem Sie anhand von Smartsheet-Daten flexible, anpassbare Kalender erstellen, die freigegeben werden können. Mit der Kalender-App haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Farbcode nach einer primären und sekundären Kategorie
  • Einfacher Export der Kalenderansicht für E-Mail oder Druck
  • Synchronisierung mit bestehenden Projektdaten

Kalender-App

Die Smartsheet-Kalender-App ist ein käuflich erwerbbares Premium-Add-on. Weitere Informationen zum Erhalt von Smartsheet-Premium-Apps erhalten Sie vom Smartsheet-Vertrieb.

Wer kann diese Funktion nutzen?

Rollen und Berechtigungen Sie müssen über Freigabeberechtigungen auf Admin-Ebene für das Quellblatt verfügen.

Symbol „Plantypen“ Lizenzierte Smartsheet-Benutzer in einem Plan mit Kalender-App.

In diesem Artikel:

Bei der Smartsheet-Kalender-App anmelden
Einfache Kalenderansicht erstellen
Änderungen an einem bestehenden Kalender vornehmen
Kalender mit erweiterten Funktionen optimieren
Kalender freigeben oder veröffentlichen
Kalender veröffentlichen
Kalender drucken


Bei der Smartsheet-Kalender-App anmelden

Klicken Sie auf den Launcher, um auf die App zuzugreifen.

Launcher

Wenn Sie Probleme beim Zugriff auf die App über den Launcher haben, lesen Sie nach unter Über den Launcher auf Premium-Apps und Vorlagen zugreifen.

Nach der Anmeldung wird die Seite „Kalenderansichten“ angezeigt. Alle Kalender, die Sie erstellt haben oder die für Sie freigegeben wurden, werden auf dieser Seite angezeigt. Wählen Sie diese Option, um Kalender anzuzeigen, die Sie erstellt haben oder die für Sie freigegeben wurden. Klicken Sie dazu auf die Liste Filter (oder geben Sie den Kalendernamen in die Suchleiste ein).

Klicken Sie zum Anzeigen eines Kalenders auf dessen Link.

Wenn Sie nicht alle erwarteten Kalender sehen, müssen Sie oben rechts in der App auf Aktualisieren klicken.

In Kalender-App aktualisieren

Um zur Seite „Kalenderansichten“ zurückzukehren, klicken Sie oben in der App auf Smartsheet-Kalender.

Einfache Kalenderansicht erstellen

Sie erstellen neue Kalenderansichten im Assistenten „Neue Ansicht erstellen“.Klicken Sie zum Starten des Assistenten links oben in der Kalender-App auf Neu hinzufügen und führen Sie dann die Schritte des Assistenten aus.

Schritt 1: Blatt auswählen

Wählen Sie das Blatt oder den Bericht aus, in dem die Kalenderdaten enthalten sind, die Sie anzeigen möchten. Klicken Sie nach Auswahl des Blatts auf Weiter.

Ihr Blatt oder Bericht muss mindestens eine Datumsspalte enthalten.

Schritt 2: Ansicht wählen

Wählen Sie die Standardansicht für Ihren Kalender, indem Sie auf eine der Kacheln klicken.

Nach Erstellung Ihres Kalenders haben Sie die Möglichkeit, in eine andere Ansicht zu wechseln.

Schritt 3: Spalten zuordnen

Ordnen Sie die Spalten aus Ihrem Blatt den entsprechenden Feldern im Kalender zu:

  1. Wählen Sie unter Smartsheet-Spalten aus, welche Spalten die Daten enthalten, die Sie in der Kalenderansicht anzeigen möchten.

    TIPP: Bei Verwendung eines Berichts müssen die Spalten konsistent benannt werden. Wenn Sie Dropdown-Spalten im Quellblatt verwenden, können Sie die Datenkonsistenz besser kontrollieren und die Ansicht im Kalender ist übersichtlicher.

    Kalender-App Schritt 3: Spalten zuordnen
     
  2. (Optional) Wählen Sie unter Datengruppierung beliebige Kategorie- oder Unterkategoriegruppierungen aus, die Sie verwenden möchten, damit die im Kalender angezeigten Elemente als bestimmte Sammlungen angezeigt werden. Diese Gruppen werden auf der linken Seite des Kalenders angezeigt und steuern die Farbcodierung in Ihrem Kalender.

    Kalender-App Schritt 3: Datengruppierung

    Mit der Option „Datengruppierung“ können Sie beispielsweise Aufgaben im Zusammenhang mit einer bestimmten Marketingkampagne oder einer Urlaubsaktion im Einzelhandel zusammenfassen.

    HINWEIS: Wenn Sie unter Datengruppierung Elemente auswählen, können Sie festlegen, welche Farbe jeder Kategorie zugeordnet wird.
     
  3. Wenn die Ergebnisse angezeigt werden sollen, klicken Sie auf Hinzufügen, um den Kalender zu erstellen. Im Abschnitt Kalender mit erweiterten Funktionen optimieren in diesem Artikel finden sie weitere Funktionen.

Änderungen an einem bestehenden Kalender vornehmen

Wie Sie mit Änderungen beginnen, hängt davon ab, was Sie sich in der Kalender-App ansehen:

  • Wenn Sie einen Kalender anzeigen, klicken Sie auf den Abwärtspfeil und dann auf Einstellungen.

    Einstellungen in der Kalender-App


    -oder-
  • Klicken Sie auf der Seite Kalenderansichten auf das Symbol für Einstellungen in der Zeile des Kalenders, die Sie bearbeiten möchten.

    Bearbeitungsoptionen in der Kalender-App

Nur der Besitzer des Kalenders kann die Konfigurationseinstellungen bearbeiten.

Kalender mit erweiterten Funktionen optimieren

Sobald Ihr einfacher Kalender funktioniert, möchten Sie vielleicht mehr tun. Sie möchten beispielsweise:

  • Weitere Spalten hinzufügen
  • Aufgaben sortieren
  • Kalendereinträge nach bestimmten Kriterien filtern
  • Anzeige von Datum und Uhrzeit ändern und Kalenderkacheln formatieren
  • Das Logo des Kalenders ändern
  • Wochenenden anzeigen oder ausblenden

Beginnen Sie dazu mit Schritt 3: Spalten zuordnen im Kalender-App-Assistenten und klicken Sie auf Erweitert, um die Schritte 4 bis 8 anzuzeigen.

Schaltfläche „Erweitert“ in der Kalender-App

Wenn Sie auf die Schaltfläche Erweitert klicken, ändert sich ihr Name zu Einfachund Sie sehen die Schritte 4 bis 8.

Erweiterte Schritte in der Kalender-App (4 bis 8)

Klicken Sie auf Weiter, um zu Schritt 4 des Assistenten zu gelangen.

Schritt 4: Weitere Spalten

Auf der Seite „Weitere Spalten“ fügen Sie weitere Informationen zu Ihrem Kalender hinzu.

  • Sie haben die Möglichkeit, bereits zugeordnete Spalten auszuwählen.
  • Mit Spalten sortieren können Sie die Kacheln automatisch anhand der Spaltendaten sortieren.

Schritt 5: Spalten filtern

In diesem Fenster können Sie Filter für Ihren Kalender hinzufügen und konfigurieren. Wenn Sie Filter erstellen, wird oben im Kalender eine Schaltfläche „Filtern“ angezeigt.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Anwenden, um über den Filter Elemente entsprechend der von Ihnen erstellten Filter ein- oder auszublenden.

Schaltfläche „Filtern“ in der Kalender-App

Schritt 6: Zeit und Gestaltung

In diesem Fenster können Sie die Anzeige von Datum und Uhrzeit weiter konfigurieren. Konfigurieren Sie beispielsweise das Datumsformat, geben Sie die Anzahl der Zeiträume (Spalten) an, in die Ihre Daten unterteilt werden sollen, und konfigurieren Sie den Stil der Kalenderkacheln.

Schritt 7: Weitere Optionen

In diesem Fenster konfigurieren Sie Details wie den Namen des Kalenders, den Wochenbeginn, den Quartalsbeginn, ob Wochenenden einbezogen sind und wie oder ob Personen neue Ereignisse direkt aus der Kalenderansicht, die Sie erstellen, hinzufügen können.

Einige der verfügbaren Optionen müssen möglicherweise etwas näher erläutert werden:

Anhänge zulassen

Vergewissern Sie sich, dass das Kontrollkästchen Anhänge zulassen aktiviert ist, damit Dateien an Kalenderaufgaben angehängt werden können.

Dateien, die an Kommentare angehängt sind, werden mit dem Kommentar und nicht in der Spalte „Anhänge“ und bei einer Kalenderaufgabe angezeigt.

Kommentare zulassen

Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Kommentare zulassen aktiviert ist, damit andere Personen Kommentare zu den Aufgaben in der Kalender-App hinzufügen können. Diese Einstellung ist standardmäßig aktiviert, wenn ein neuer Kalender erstellt wird.

  • Sie müssen mindestens über Freigabeberechtigungen auf Bearbeiterebene für das Quellblatt oder den Bericht verfügen, um dem Kalender Kommentare hinzufügen zu können. Personen, für die das Quellobjekt mit Ansichtsberechtigungen freigeben ist, können weiterhin Kommentare anzeigen, die zu einem Kalender hinzugefügt wurden.
  • Wenn Sie Kommentare zu einem Kalender hinzufügen, werden diese auch dem Quellblatt oder Bericht hinzugefügt, auf den der Kalender verweist. Sie können auch die Funktion @mention (mehr dazu hier) verwenden, um Ihre Kalendereinträge besser sichtbar zu machen.
  • Alle zu einem Kommentar hinzugefügten Anhänge erscheinen mit dem Kommentar (und nicht in der Spalte „Anhänge“).

Neue Ereignisse zulassen

Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um allen Personen mit Freigabeberechtigungen auf Bearbeiterebene für das Quellblatt zu erlauben, Ereignisse direkt zur Kalenderansicht hinzuzufügen.

Schaltfläche

Webformular-Link

Wenn das Quellblatt ein Formular enthält, mit dem Informationen zum Blatt hinzugefügt werden, können Sie diesen Link in das Feld Webformular-Link einfügen, um das Formular über das Dropdown-Menü des Kalenders verfügbar zu machen. (Weitere Informationen finden Sie unter Informationen über ein Formular sammeln.)

Befehl „Webformular öffnen“ in der Kalender-App

Einen 454-Kalender verwenden

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen 454-Kalender, um den 454-Kalender als Anzeigeoption zuzulassen (Sie können auch das Kontrollkästchen Standard-454-Kalender aktivieren, wenn Sie möchten, dass dies die Standardanzeigeoption ist).

In einem 454-Kalender ist das Kalenderjahr in Monate im Format 4 Wochen – 5 Wochen – 4 Wochen unterteilt. (Dieses Format wird üblicherweise im Einzelhandel verwendet, um die Umsätze zwischen den Jahren genauer vergleichen zu können). Das Layout des Kalenders führt die Feiertage auf und stellt sicher, dass in vergleichbaren Monaten die gleiche Anzahl von Samstagen und Sonntagen erscheint.

Kalender-App Woche 454

Schritt 8: Bestätigen

In diesem Fenster überprüfen Sie die Einstellungen vor Erstellung des Kalenders. Wenn Sie Änderungen vornehmen müssen, klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück, suchen Sie die Seite mit den zu ändernden Optionen und nehmen Sie die Korrektur vor.

Wenn Sie mit den Ergebnissen zufrieden sind, klicken Sie auf Hinzufügen (oder Aktualisieren), um den Kalender zu erstellen oder zu aktualisieren.

Kalender freigeben oder veröffentlichen

Einrichten der Freigabe

  1. Klicken Sie auf der Seite „Kalenderansichten“ (klicken Sie auf das Smartsheet-Bild oben rechts in der App) auf das Freigabesymbol in der Kalenderzeile, um das Fenster „Freigabe“ anzuzeigen.

    Symbol „Freigabe“ in der Kalender-App
  2. Schalten Sie die Freigabe auf EIN, damit jeder, für den über Smartsheet das Quellblatt oder der Bericht freigegeben wird, den Kalender in seiner Kalenderanwendung sehen kann.

    Freigabe in der Kalender-App
     
  3. (Optional): Wenn Sie die Kalenderansicht für Personen freigeben möchten, die nicht für das Blatt oder den Bericht freigegeben sind, geben Sie deren E-Mail-Adressen in das Feld E-Mails/Domänen zulassen ein.

Jeder, der Freigabeberechtigungen auf Bearbeiterebene für das Quellblatt oder den Bericht hat, kann die Informationen direkt in der Kalenderansicht bearbeiten.

Informieren Sie andere über die Freigabe der Kalenderansicht

Personen, für die die Kalenderansicht freigegeben wurde, können über den direkten Link darauf zugreifen. Sie können den Kalender auch auf https://calendar.smartsheetapps.com/ nach Anmeldung bei der Kalender-App ansehen.

Wenn Sie Smartsheet-Dashboards oder -Portale verwenden, sollten Sie überlegen, ob Sie dort einen Link zur Kalenderansicht einfügen, damit andere Benutzer sie leicht finden können. (Weitere Informationen zu Smartsheet-Dashboards finden Sie unter Smartsheet-Dashboard oder -Portal erstellen oder bearbeiten.)

Kalender veröffentlichen

Unterhalb der Freigabeoptionen können Sie eine schreibgeschützte Version des Kalenders veröffentlichen.
 
Schalten Sie zum Veröffentlichen eines Kalenders die Option Veröffentlichen auf EIN und kopieren Sie die URL im Feld unten, um ihn für andere freizugeben.

Um den Zugriff auf einen veröffentlichten Kalender zu deaktivieren, schalten Sie Veröffentlichen auf AUS und aktualisieren Sie Ihren Browser. Die alte URL wird ungültig.

Freigabe im Vergleich zu Veröffentlichen

Die Freigabe ist auf Personen beschränkt, für die das Blatt freigegeben wird oder die speziell im Feld E-Mails zulassen aufgeführt sind. Der Freigabelink steht erst nach Anmeldung des Benutzers zur Verfügung. Ein veröffentlichter Link bietet jedem, der den Link hat, Zugang zum Kalender.

Kalender drucken

Erstellen Sie einen einmaligen Schnappschuss Ihres Kalenders. Laden Sie ihn dazu herunter, um ein Bild zu erstellen, oder erstellen Sie ein druckfähiges PDF, das Sie zunächst anpassen können.

Kalender herunterladen

Klicken Sie auf Herunterladen, um eine PNG-Bilddatei des aktuellen Kalenders herunterzuladen (durch Klicken auf Herunterladen erstellen Sie ein Bild von genau dem, was Sie in der aktuellen Ansicht sehen).

Anpassen und als PDF herunterladen

Klicken Sie auf PDF herunterladen, um eine PDF-Version des Kalenders anzupassen und auszudrucken.

Im Fenster „Im PDF-Format drucken“ stehen Ihnen folgende Anpassungsoptionen zur Verfügung:

  • Ausrichtung, Papierformat, Zoom, Kachelanzeige ändern und wunschgemäß komprimieren.
  • Mit Filter drucken: Wählen Sie ein, um die Elemente so zu drucken, wie sie in der aktuellen Ansicht mit den angewendeten Filtern erscheinen. Wählen Sie aus, um alle Elemente zu drucken.
  • Druckvorlage:
    • Wählen Sie Standard, um ein PDF mit dem Kalendernamen oben und der Legende in der Fußzeile zu erstellen.
    • Wählen Sie Legende oben, um ein PDF mit Monats-/Wochenverweis und Legende oben mit dem Kalendernamen in der Fußzeile zu erstellen. In dieser Vorlage zeigt die Legende nur die ersten 6 Elemente der Legende an.

Klicken Sie nach Auswahl der Optionen auf Herunterladen, um das PDF zu generieren.