Kalender-App

Die Smartsheet Calendar App ist ein Premium-Add-on, mit dem Sie anhand von Smartsheet-Daten flexible, anpassbare Kalender erstellen und freigeben können. Die Calendar App bietet folgende Möglichkeiten:

• Farbcodierung nach primärer und sekundärer Kategorie
• Einfacher Export der Kalenderansicht für E-Mail oder Druck
• Synchronisierung mit bestehenden Projektdaten

 

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Bei der Smartsheet Calendar App anmelden

Führen Sie diese Schritte aus, um auf die Calendar App zuzugreifen:

1. Wählen Sie in der linken Navigationsleiste den Launcher aus. 
2. Wählen Sie Calendar aus.

Sie können auch über die folgende URL auf die Calendar App zugreifen: calendar.smartsheet.com.

 

Wenn Sie Probleme beim Zugriff auf die App über den Launcher haben, finden Sie weitere Informationen im Hilfeartikel Auf Premium-Apps und Vorlagen mit dem Launcher zugreifen.

Nach der Anmeldung wird die Seite Kalenderansichten angezeigt. Alle Kalender, die Sie erstellt haben oder die für Sie freigegeben wurden, werden auf dieser Seite angezeigt. Um einen Kalender zu visualisieren, wählen Sie seinen Namen aus.

Es werden nicht alle erwarteten Kalender angezeigt? Wählen Sie oben rechts in der App die Option Aktualisieren aus.

Um die Suche einzugrenzen, können Sie die Filterliste verwenden oder den Kalendernamen in die Suchleiste eingeben.

Einfache Kalenderansicht erstellen

Nutzen Sie den Assistenten Neue Ansicht erstellen, um neue Kalenderansichten zu erstellen. So starten Sie den Assistenten:

1. Wählen Sie Smartsheet Calendar aus.
2. Wählen Sie Neu hinzufügen aus. 

Lesen Sie weiter, um die einzelnen Schritte auf den Tabs des Assistenten kennenzulernen.

Schritt 1: Sheet auswählen

Ihr Sheet oder Bericht muss mindestens eine Datumsspalte enthalten.

1. Wählen Sie das Sheet oder den Bericht aus, in dem die Smartsheet-Daten enthalten sind, die Sie anzeigen möchten. 
2. Klicken Sie nach Auswahl des Sheets auf Weiter.

Schritt 2: Ansicht auswählen

Klicken Sie auf eine der folgenden Kacheln, um die Standardansicht für Ihren Kalender auszuwählen:

• Monatlich
• Täglich
• Wöchentlich
• Mehrere Monate
• Quartalsweise
• Tag-Monat

Nach der Erstellung Ihres Kalenders haben Sie die Möglichkeit, zu einer dieser Ansichten zu wechseln. 

Schritt 3: Spalten zuordnen

Ordnen Sie die Spalten Ihres Sheets den entsprechenden Feldern im Kalender zu:

1. Wählen Sie unter Smartsheet-Spalten aus, welche Spalten die Daten enthalten, die Sie in der Kalenderansicht anzeigen möchten. Felder mit einem roten Sternchen sind Pflichtfelder.  
   Wenn Sie einen Bericht verwenden, geben Sie Ihren Spalten konsistente Namen. Wenn Sie Dropdown-Spalten im Quell-Sheet verwenden, sind die Daten dann konsistenter und die Kalenderansicht ist übersichtlicher.
   
   
2. Optional: Wählen Sie im Abschnitt Datengruppierung alle Kategorien oder Unterkategorien aus, mit denen Sie die Elemente, die im Kalender erscheinen, in spezifischen Sammlungen zusammenfassen möchten. Diese Gruppen werden auf der linken Seite des Kalenders angezeigt und beeinflussen die Farbcodierung in Ihrem Kalender.
   
   Wenn Sie unter Datengruppierung Elemente auswählen, können Sie festlegen, welche Farbe jeder Kategorie zugeordnet wird.
3. Wenn die Ergebnisse angezeigt werden sollen, klicken Sie auf Hinzufügen. 
4. Wenn Sie Ihren Kalender mit erweiterten Funktionen optimieren möchten, wählen Sie Erweitert aus.

Kalender mit erweiterten Funktionen optimieren

Sobald Ihr einfacher Kalender funktioniert, können Sie weitere Anpassungen vornehmen. Sie können beispielsweise Folgendes tun:

• Weitere Spalten hinzufügen
• Aufgaben sortieren 
• Die Anzeige von Datum und Uhrzeit ändern und Kalenderkacheln formatieren
• Das Logo des Kalenders ändern
• Wochenenden anzeigen oder ausblenden

Wenn Sie auf die Schaltfläche Erweitert klicken, ändert sich ihr Name zu Basic und Sie sehen folgende Tabs:

• Weitere Spalten
• Zeit und Gestaltung
• Weitere Optionen
• Bestätigen 

Um zum Tab Weitere Spalten zu wechseln, wählen Sie Weiter aus.

Lesen Sie weiter, um mehr über die nachfolgenden Tabs/Schritte im Assistenten zu erfahren.

Schritt 4: Dem Kalender weitere Spalten hinzufügen

1. Wenn Sie dem Kalender weitere Informationen hinzufügen möchten, verwenden Sie auf dem Tab Weitere Spalten die folgenden Abschnitte: 
   • Weitere Spalten: Wählen Sie bereits zugeordnete Spalten aus.
   • Spalten sortieren: Sortieren Sie die Kacheln anhand der Spaltendaten.
2. Wählen Sie Weiter aus. 

Schritt 5: Konfigurieren, wie Daten und Zeiträume angezeigt werden

Über den Tab Zeit und Design können Sie die Anzeige von Daten und Zeiträumen weiter konfigurieren. Geben Sie beispielsweise die Anzahl der Zeiträume (Spalten) an, in die Ihre Daten unterteilt werden sollen, um das Datumsformat zu konfigurieren. Anschließend können Sie den Stil der Kalenderkacheln konfigurieren.

Schritt 6: Andere Kalenderdetails bearbeiten

Auf dem Tab Weitere Optionen können Sie Folgendes tun:

• Kalendername hinzufügen
• Ersten Tag der Woche bestimmen
• Monat des Quartalbeginns festlegen
• Aufgaben nur an Wochentagen anzeigen, Wochenenden ausblenden oder sowohl Wochentage als auch Wochenenden anzeigen 
• Link zum Webformular öffnen und finden
• Festlegen, wie der Kalender für Benutzer angezeigt wird und was diese im Kalender tun können 

Anlagen zulassen

Wählen Sie diese Option aus, wenn Benutzer die Möglichkeit haben sollen, Dateien an Aufgaben in der Calendar App anzuhängen.

An Kommentare angehängte Dateien werden zusammen mit dem Kommentar angezeigt. Sie sehen die Anlagen nicht in der Spalte Anlagen oder in einer Aufgabe der Calendar App.

Kommentare zulassen

Wählen Sie diese Option aus, damit andere Benutzer Aufgaben in der Calendar App kommentieren können. Diese Einstellung ist standardmäßig aktiviert, wenn Sie einen neuen Kalender erstellen.

Wenn Sie einem Kalender Kommentare hinzufügen, werden diese auch dem Quell-Sheet oder -bericht hinzugefügt, auf den der Kalender verweist.

Verwenden Sie in den Kommentaren die Funktion @Erwähnung, um die Sichtbarkeit Ihrer Kalendereinträge zu erhöhen.

Benutzer müssen mindestens über Freigabeberechtigungen auf Bearbeiterebene für das Quell-Sheet oder den Quellbericht verfügen, um dem Kalender Kommentare hinzufügen zu können. Benutzer mit Betrachterberechtigungen, für die das Quellelement freigegeben wurde, können Kommentare in einem Kalender nur anzeigen.

Neue Ereignisse zulassen

Alle Personen mit Freigabeberechtigungen auf Bearbeiterebene für das Quell-Sheet können Ereignisse direkt zur Kalenderansicht hinzufügen.

Webformular-Link

Wenn das Quell-Sheet ein Formular enthält, fügen Sie den Link zum Formular in das Feld „Webformular-Link” ein. Wenn Sie dem Kalender den Link zum Webformular hinzufügen, können Sie über die Calendar App auf das Formular zugreifen.

So rufen Sie das Webformular über die Calendar App auf:

1. Wählen Sie im oberen linken Bereich der Calendar App das Dropdown-Symbol aus. 
2. Wählen Sie Webformular öffnen aus.

Einen 454-Kalender verwenden

Um einen 454-Kalender als Anzeigeoption zuzulassen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen 454 Calendar. Sie können auch Default 454 Calendar auswählen, wenn dies die Standardanzeigeoption sein soll.

In einem 454-Kalender ist das Kalenderjahr in folgendem Format in Monate unterteilt: 4 Wochen – 5 Wochen – 4 Wochen. Das Layout des Kalenders führt die Feiertage auf und stellt sicher, dass in vergleichbaren Monaten die gleiche Anzahl von Samstagen und Sonntagen angezeigt wird. (Das 454-Format wird üblicherweise im Einzelhandel verwendet, um die Umsätze zwischen den Jahren genauer vergleichen zu können.)

Schritt 7: Einstellungen überprüfen

Auf dem Tab Bestätigen können Sie die bearbeiteten Einstellungen noch einmal überprüfen. 

Falls Sie Änderungen vornehmen müssen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Wählen Sie Zurück aus. 
2. Suchen Sie die Seite mit den Optionen, die Sie ändern müssen. 
3. Nehmen Sie die notwendigen Anpassungen vor.

Sobald Sie mit den Ergebnissen zufrieden sind, wählen Sie Hinzufügen oder Aktualisieren aus.

Änderungen an einem bestehenden Kalender vornehmen

Nur der Inhaber des Kalenders kann die Konfigurationseinstellungen bearbeiten.

Wie Sie Änderungen vornehmen, hängt davon ab, was Sie in der Calendar App sehen:

• Wenn ein Kalender geöffnet ist: Wählen Sie oben links im Kalender den Dropdown-Pfeil aus. Wählen Sie dann Einstellungen aus.

• Wenn Sie sich auf der Seite Kalenderansichten befinden: Rufen Sie die Zeile des Kalenders auf, den Sie bearbeiten möchten. Wählen Sie dann   aus.

 

Kalender freigeben oder veröffentlichen

Wenn Sie sich auf einer anderen Seite in der Calendar App befinden, gehen Sie zurück zur Seite „Kalenderansichten“, um nach dem Kalender zu suchen, den Sie freigeben möchten. 

Kalender für Sheet- oder Berichtsmitarbeiter zugänglich machen

Benutzer mit Zugriff auf das Quell-Sheet oder den Quellbericht haben bereits Zugriff auf den Kalender. Benutzer mit Freigabeberechtigungen auf Bearbeiterebene für das Quell-Sheet oder den Quellbericht können die Informationen direkt in der Kalenderansicht bearbeiten.

Durch die Freigabe eines Kalenders wird ein Freigabelink (direkter Link) zum Kalender erstellt und die Benutzer werden aufgefordert, sich anzumelden.

So geben Sie die Kalenderansicht für Personen frei, die keinen Zugriff auf das Sheet oder den Bericht haben, und machen sie auf der Seite „Kalenderansichten“ sichtbar:

1. Gehen Sie auf der Seite Kalenderansichten zur Zeile des Kalenders.
2. Wählen Sie aus.
3. Aktivieren Sie die Option Freigabe.
4. Geben Sie die E-Mail-Adressen oder Domänen der hinzuzufügenden Benutzer ein.
5. (Optional) Kopieren Sie den Link.
6. Klicken Sie auf Speichern.

 

Andere Personen über die freigegebene Kalenderansicht informieren

Personen, für die die Kalenderansicht freigegeben wurde, können über den direkten Link darauf zugreifen. Sie können den Kalender auch anzeigen, indem sie sich bei der Calendar App anmelden.

Wenn Sie Smartsheet-Dashboards oder -Portale verwenden, können Sie dort einen Link zur Kalenderansicht einfügen, damit andere Benutzer sie leicht finden.

Kalender veröffentlichen

Sie können eine schreibgeschützte Version des Kalenders veröffentlichen. 

Bevor Sie beginnen:

• Um einen schreibgeschützten Kalender zu veröffentlichen, müssen Sie der Inhaber oder Administrator des zugrunde liegenden Quell-Sheets oder -berichts sein. 
• Wenn Sie der Inhaber eines veröffentlichten Kalenders sind, können Sie ihn direkt bearbeiten. 
• Wenn sowohl die Veröffentlichungs- als auch die Freigabeoptionen aktiviert sind, können Inhaber, Administratoren oder Bearbeiter des Kalender-Quell-Sheets den veröffentlichten Kalender direkt bearbeiten.
• Um einen veröffentlichten Kalender bearbeiten zu können, müssen sich Inhaber, Administratoren und Bearbeiter bei der Calendar App anmelden.

Schreibgeschützten Kalender veröffentlichen:

1. Gehen Sie auf der Seite Kalenderansichten zur Zeile des Kalenders.
2. Wählen Sie aus.
3. Aktivieren Sie die Option Veröffentlichen. 
4. Kopieren Sie den Link.
5. Wählen Sie Speichern aus.

Zugriff auf einen veröffentlichten Kalender entfernen:

1. Deaktivieren Sie im Dialogfeld Freigabe die Option Veröffentlichen. 
2. Aktualisieren Sie Ihren Browser. 

Danach wird die alte URL ungültig.

Freigeben und Veröffentlichen

Die Freigabe ist auf Personen beschränkt, für die das Sheet oder der Bericht freigegeben wurde oder die speziell im Feld E-Mails/Domänen zulassen aufgeführt sind. Um den Freigabelink öffnen zu können, müssen sich die Benutzer anmelden. 

Ein veröffentlichter Link bietet jedem, der den Link hat, Zugriff auf den Kalender. Benutzer, die auf den veröffentlichten Kalender zugreifen, müssen sich nicht bei der Calendar App anmelden.

Einen Kalender an einen anderen Benutzer übertragen

Bevor Sie beginnen:

Stellen Sie sicher, dass der neue Inhaber ein Administrator des Kalender-Quell-Sheets ist.

1. Gehen Sie auf der Seite Kalenderansichten auf die Zeile des Kalenders, den Sie bearbeiten möchten. 
2. Wählen Sie aus.
3. Geben Sie die E-Mail-Adresse des neuen Inhabers ein. 
4. Wählen Sie Übertragen aus.

Wenn sich Ihre E-Mail-Adresse ändert, können Sie Ihre Kalender nicht mehr bearbeiten. In diesem Fall müssen Sie sich an den Support wenden, um uns die alte E-Mail-Adresse und die neue E-Mail-Adresse für eine Übertragung der Inhaberschaft mitzuteilen.