Pivot App

Die Smartsheet Pivot App ist ein käuflich erwerbbares Premium-Add-on. Für weitere Informationen wenden Sie sich an den Smartsheet-Vertrieb. 

Mit der Pivot App können Sie eine Pivot-Tabelle erstellen, die Ihnen Folgendes ermöglicht:

• Rollup-Zusammenfassungen erstellen, um Schlüsselinformationen über mehrere Sheets hinweg anzuzeigen
• Zusammenfassende Messzahlen auf dem neuesten Stand halten, wenn neue Daten hinzugefügt werden
• Schlüsselsegmente schnell identifizieren und anpassen, wenn sich Ihre Datenanforderungen ändern

Mit der Pivot App können Sie zum Beispiel eine Datentabelle wie diese

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erfassen und so aufbereiten:

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Beachten Sie bei der Verwendung der Pivot App Folgendes

• Sie müssen ein*e Smartsheet-Benutzer*in in einem Plan sein, der die Pivot App enthält.
• Ihre Quelldaten müssen sich in einem Sheet oder Bericht befinden, um eine Pivot-Tabelle in der Pivot App erstellen zu können.
• Sie benötigen Freigabeberechtigungen auf Inhaber- oder Administratorebene für die Quellelemente.

Bei der Pivot App anmelden

1. Wählen Sie in der linken Navigationsleiste den Launcher aus.
2. Wählen Sie Pivot aus.  

Pivot-Sheet erstellen

Wählen Sie links oben in der Pivot App +Create pivot sheet (+Pivot-Sheet erstellen) aus und folgen Sie den Schritten des Assistenten.

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Schritt 1: Sheet auswählen

1. Suchen Sie das Quellsheet oder den Quellbericht, das/der die Daten enthält, die Sie zusammenfassen möchten, oder navigieren Sie dorthin.
2. Wählen Sie das gewünschte Sheet oder den Bericht aus und klicken Sie auf Next (Weiter).

Sobald Sie ein Quellsheet für das Pivot-Sheet ausgewählt haben, können Sie es nicht mehr ändern. Wenn Sie ein anderes Quellsheet oder einen anderen Quellbericht verwenden möchten, legen Sie ein neues Pivot-Sheet an.

Erwägen Sie die Verwendung eines Berichts als Quelle Ihres Pivots, sodass Sie Kriterien hinzufügen oder entfernen oder ein Pivot aus mehreren Sheets erstellen können. 

Schritt 2: Spalten zuweisen

Im Schritt Spalten zuweisen wählen Sie die Zeilen, Spalten und Werte aus, die in Ihrem Pivot-Sheet angezeigt werden sollen. Sie können Ihre Tabelle auch benennen und angeben, wie oft sie aktualisiert werden soll.

1. Wählen Sie über den Feldern Columns (Spalten), Rows (Zeilen) und Values (Werte) die Option Add Field (Feld hinzufügen) aus, um die Quelle für diese Elemente im Pivot-Sheet auszuwählen.
2. Geben Sie in das Feld Pivot name (Pivot-Name) einen Namen für das Pivot-Sheet ein.
    
3. Wählen Sie unter Execution Frequency (Ausführungshäufigkeit) aus, wie oft die Tabelle aktualisiert werden soll. Wählen Sie eine Option für die regelmäßige Aktualisierung Ihrer Pivot-Tabelle aus, um Änderungen an den Quelldaten widerzuspiegeln.

Leitfaden für die Platzierung von Spalten, Zeilen und Werten

Das folgende Bild hilft Ihnen bei der Entscheidung, wie Sie die Daten in Ihrer Pivot-Tabelle positionieren.

1. Spalten: Diese Felder sind die Werte am oberen Rand Ihrer Pivot-Tabelle (z. B. Kalendermonate).
2. Zeilen: Diese Felder werden auf der linken Seite der Pivot-Tabelle angezeigt. Wenn Sie mehrere Felder hinzufügen, müssen Sie Hierarchien erstellen. Die Hierarchie richtet sich nach der Reihenfolge, in der die Felder im Feld Zeilen erscheinen.
3. Werte: Diese Felder werden an der Schnittstelle zwischen den Zeilen und Spalten der Pivot-Tabelle angezeigt. Es kann sich dabei um Summen, Mittelwerte oder Zählungen handeln.

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Schritt 3: Ziel

In diesem Schritt geben Sie einen Namen für das neue Pivot-Sheet an und legen dafür ein Ziel in Smartsheet fest.

1. Geben Sie in das Feld Sheet name (Sheetname) den Namen für das Zielsheet ein.
2. Wählen Sie unter Select destination folder or workspace (Zielordner oder Arbeitsbereich auswählen) aus, wo die Pivot App die neue Pivot-Tabelle speichern soll.
3. Wählen Sie Next (Weiter) > Create (Erstellen) aus, um die Anweisungen in der Pivot App einzurichten.

Wenn Sie eine Execution Frequency (Ausführungshäufigkeit) festgelegt haben (wie oft die Pivot-Tabelle aktualisiert wird), erstellt das System die Pivot-Tabelle zur nächsten geplanten Ausführungszeit. Um die Pivot-Tabelle sofort in der Vorschau anzuzeigen und zu erstellen, erstellen Sie sie und erstellen Sie in Smartsheet ein entsprechendes Sheet.

Vorschau und Erstellung der Pivot-Tabelle

So zeigen Sie die Pivot-Tabelle in der Vorschau an und erstellen sie sofort:

1. Wählen Sie unter Name den Pivot aus, mit dem Sie arbeiten möchten.
2. Folgen Sie den Schritten des Assistenten. 
   

Sobald Sie sich im Assistenten befinden

1. Wählen Sie Preview (Vorschau) aus, um die Details Ihres Pivots zu überprüfen.

Dadurch gelangen Sie zu Schritt 2 des Assistenten und sehen eine Vorschau des Pivots, das Sie in Smartsheet erstellen.

2. Überprüfen Sie die Ergebnisse des Pivots. Wenn Ihnen gefällt, was Sie sehen, wählen Sie Confirm (Bestätigen) aus.

Um Änderungen vorzunehmen, wählen Sie Abbrechen und dann das Zahnradsymbol aus, um den Pivot zu bearbeiten.

3. Die Pivot App erstellt das Pivot-Sheet und legt es in Smartsheet an der Stelle ab, die Sie unter „Pivot-Sheet erstellen“ (Schritt 3: Ziel) angegeben haben.
4. Wählen Sie Close (Schließen) aus.

Sie haben nun ein Pivot-Blatt erstellt, das Sie in Smartsheet finden.

Das Pivot-Tabellensheet in Smartsheet finden

1. Öffnen Sie Smartsheet.
2. Suchen Sie das Sheet anhand des Namens oder suchen Sie den Zielarbeitsbereich oder -ordner, den Sie beim Einrichten des Pivot-Sheets angegeben haben (Schritt 3: Ziel).

Möglicherweise müssen Sie Ihren Browser aktualisieren, um das neue Sheet zu sehen.

Pivot-Sheet strukturieren und formatieren 

Die Pivot-Tabelle ist zunächst nicht formatiert. Die Zeilen werden alphabetisch angezeigt. Sie können die Spalten umbenennen und die Formatierungswerkzeuge in Smartsheet verwenden, um die Pivot-Tabelle so zu gestalten, wie Sie es wünschen.

Formatierungen und neue Spaltennamen bleiben auch dann erhalten, wenn sich Daten ändern oder neue Zeilen zur Tabelle hinzugefügt werden oder wenn Sie Ihre Pivot-Tabelle so eingerichtet haben, dass sie automatisch aktualisiert wird.

Pivot-Sheet bearbeiten

1. Wählen Sie das Zahnradsymbol aus, um das Pivot-Blatt zu bearbeiten und Änderungen daran vorzunehmen.
2. Wenden Sie die gewünschten Änderungen an.

Inhaberschaft an einem Pivot-Sheet übertragen

Nachdem Sie ein Pivot-Blatt erstellt haben, werden alle Administratoren des zugrunde liegenden Blatts automatisch zu Administratoren des Pivot-Blatts. Wenn Sie die Administratorberechtigungen für das zugrunde liegende Sheet verlieren, verlieren Sie auch den Administratorzugriff auf den Pivot.

Sie können anderen Administratoren über den Freigabelink Zugriff auf die Pivot-Einstellungen gewähren.

Jeder Administrator des Pivot-Blatts kann Einstellungen ändern, freigeben, veröffentlichen oder löschen.

Um den Pivot in der Listenansicht anzeigen zu können, müssen Sie sein Ersteller sein. Alle anderen Administratoren benötigen die Pivot-URL.