Über Data Shuttle

Um Data Shuttle zu verwenden, müssen Sie Inhaber-, Administrator- oder Bearbeiterberechtigungen für das Zielsheet besitzen. Außerdem sollte Ihr*e Smartsheet-Systemadmin in Admin Center Berechtigungen für die Data Shuttle Premium-App aktiviert haben. Besuchen Sie den Data Shuttle Marketplace, um Ihre*n Vertriebspartner*in zu kontaktieren und mehr zu erfahren.

Smartsheet Data Shuttle ermöglicht Ihnen, Ihre Daten in Smartsheet und Ihren ERPs, CRMs und Datenbanken hochzuladen bzw. aus diesen auszulagern. So können Sie Ihre Daten automatisch und reibungslos in einer Source of Truth zentralisieren und Entscheidungen in Echtzeit und mit Überzeugung treffen.

Erste Schritte

Wenn Ihr Unternehmen Data Shuttle nutzt, können Sie mithilfe folgender Empfehlungen den maximalen Nutzen daraus ziehen:

• Systemadmins sind dafür verantwortlich, Benutzer*innen Zugriff auf Data Shuttle zu gewähren. Als Systemadmin sollten Sie die Berechtigungen der Benutzer*innen überprüfen, um sicherzustellen, dass lizenzierte Benutzer*innen oder Mitglieder über den nötigen Zugriff verfügen.
  • Einzeln
  • Massenvorgang
• Stellen Sie Lerninhalte und Data Shuttle-Anmeldedaten für entsprechende Benutzer*innen in Ihrem Unternehmen bereit.
• Machen Sie sich mit den Data Shuttle-Managementsteuerungen vertraut.
• Registrieren Sie sich als Mobilizer, um Zugriff auf exklusive Ressourcen zu erhalten.

Auf Data Shuttle zugreifen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, um über die Smartsheet-App auf Data Shuttle zuzugreifen:

• Über das Menü Verbindungen in der oberen Navigationsleiste in der Tabellenansicht (klassisch). 
• Über die Schaltfläche Datenintegrationen in der oberen Navigationsleiste in der Tabellenansicht.

Sie können sich auch über die Schaltfläche unten anmelden.

Bei Data Shuttle anmelden

Data Shuttle-Workflows

Data Shuttle besteht aus Workflows. Es gibt zwei Arten von Workflows: Hochlade- und Ablade-Workflows. Wenn Sie Daten hochladen möchten, können Sie einen Workflow einrichten, der Tabellendateien automatisch in Ihr Smartsheet-Konto importiert, die Sie dann filtern und transformieren können. Wenn Sie Daten abladen möchten, wird ein Workflow erstellt, der automatisch eine Kopie eines Sheets speichert, die eine andere Anwendung in Ihren Prozess importieren kann.

Workflows bieten Ihnen folgende Möglichkeiten:

• Definieren, woher Daten kommen und wohin sie übertragen werden 
• Daten filtern 
• Daten an ihrem Ziel zuordnen 
• Optionale Zeitpläne für die automatische Ausführung von Workflows erstellen 

Achten Sie bei der Erstellung Ihrer Workflows darauf, einen klaren Endpunkt festzulegen. Vermeiden Sie zyklische Workflows, die sich unendlich wiederholen und zu Problemen mit Ihren Daten führen.

Grundlegende Workflow-Schritte

1. Überprüfen Sie Ihre Datenkompatibilität und Berechtigungen. 
2. Melden Sie sich unter datashuttle.smartsheet.com bei Data Shuttle an.
3. Wählen Sie in der linken Navigationsleiste die Option + aus, um einen neuen Workflow zu erstellen. 

4. Wählen Sie aus, welche Art von Workflow Sie erstellen möchten: Hochlade-Workflow oder Ablade-Workflow.

   Sie können keine Berichte, WorkApps, Dashboards, Anlagen oder in Zellen enthaltene Bilder hoch- oder abladen.

5. Folgen Sie den Anweisungen auf den Workflow-Bildschirmen, um Folgendes zu tun:
   • Ihre Quelle bestimmen 
   • Ein Ziel setzen
   • Filter anwenden 
   • Spalten zuordnen 
   • Workflow freigeben

6. (Optional) Legen Sie einen Zeitplan fest, damit Ihr Workflow automatisch ausgeführt wird.

   Data Shuttle wird unter UTC ausgeführt und hält sich nicht an die Zeitzoneneinstellungen, die Sie in der Smartsheet-App konfiguriert haben.

7. Veröffentlichen Sie Ihren Workflow, um ihn zu speichern. Kehren Sie zu Ihrem Dashboard zurück, um den Workflow zu überprüfen, zu bearbeiten oder zu archivieren.

Datenkompatibilität

Wenn Sie ein gewerbliches Smartsheet-Konto haben, sind alle Ihre Laufwerke standardmäßig aktiviert. 

Wenn Sie ein Smartsheet Gov-Konto haben, sind sie deaktiviert. In Smartsheet Gov-Konten können Sie die Ablagen auswählen, auf die Data Shuttle Zugriff erhalten soll. Dafür müssen Sie jedoch den Support kontaktieren und diese Funktion anfordern.

Hochlade-Workflows

Upload-Workflows übernehmen Daten aus einer Anlage und können Zeilen basierend auf einer eindeutigen ID zu einem Sheet hinzufügen, aktualisieren oder löschen. Bei der Anlage muss es sich um eine CSV- oder XLSX-Datei handeln. Upload-Workflows können auch Daten aus einer verknüpften Datei auf einem Speicherlaufwerk eines Drittanbieters übernehmen.

Upload-Workflows können auch die CSV-Dateiinformationen verwenden, um die Dropdown-Werte für eine oder mehrere Dropdown-Spalten zu aktualisieren. Bei der Anlage muss es sich um eine CSV- oder XLSX-Datei handeln.

Ablade-Workflows

Ablade-Workflows können Daten aus einem Smartsheet-Sheet abladen, in eine Excel- oder CSV-Datei konvertieren und sie dann an OneDrive/SharePoint, Box, Google Drive oder ein Smartsheet-Sheet anhängen.

In Smartsheet Gov-Plänen ist das Laufwerk für das GCC High-Angebot von Microsoft ebenfalls verfügbar.

Data Shuttle-Einblicke

Systemadmins können Admin Center > Plan-Insights aufrufen, um Data Shuttle-Einblicke anzuzeigen. Diese Einblicke umfassen die Gesamtzahl erstellter Workflows, aktualisierter Zeilen, Ausführungen, aktiver Benutzer*innen, Fehler, archivierter Elemente und mehr. Weitere Informationen zu Plan-Insights