Über Data Shuttle

Für Data Shuttle müssen Daten im .csv- oder .xlsx-Format von Systemen wie CRM, EPR, Datenbanken usw. heruntergeladen werden. 

Sie können Data Shuttle verwenden, um Daten als Anlage auf ein Smartsheet-Sheet oder eine externe Cloud-Quelle (OneDrive/SharePoint, Google Drive oder Box) abzuladen.

Die Data Shuttle-Verbindung kann über das Verbindungsmenü in der oberen Navigationsleiste der Smartsheet-Anwendung oder über die nachfolgende Schaltfläche Bei Data Shuttle anmelden hergestellt werden.

Bei Data Shuttle anmelden

Data Shuttle für Uploads

Erstellen Sie einen Hochlade-Workflow in Data Shuttle, um die folgenden Aktionen auszuführen:

• Arbeitsstunden aus einem externen Zeiterfassungs-Tool importieren
• Ausgaben aus einem externen Buchhaltungssystem importieren
• Liefervertriebspipelines aus einem CRM-Tool aktualisieren, das nicht zu SFDC gehört
• Daten aus einem externen System in einem Eingabesheet zusammenführen und so SCC-Provisioning vorantreiben
• Daten kontinuierlich aus mehreren Systemen in einer Smartsheet-Lösung zusammenführen und so eine zentrale Übersicht schaffen
• Problemlos Querverweise für ERP-Daten mit Arbeitsausführungskontext erstellen
• Daten aus individuellen Formularerstellungs-Tools in Smartsheet importieren
• Business-Intelligence-Analysen importieren und so Maßnahmen ergreifen

Data Shuttle für Ablade-Vorgänge

Erstellen Sie einen Ablade-Workflow in Data Shuttle, um die folgenden Aktionen auszuführen:

• Benutzern, die Smartsheet nicht verwenden, wichtige Smartsheet-Informationen anzeigen
• Verarbeitete Daten von Smartsheet zurück in andere Datenanalyse-Tools, CRM oder andere Aufzeichnungssysteme im Unternehmen importieren
• Komplexe Daten für Datenbankimporte in einer einfachen Struktur exportieren
• Sheet-Zusammenfassungen wöchentlich in einem Cloud-Speichersystem verfügbar machen und sie so als E-Mail-Anlagen versenden
• Bearbeitete, gefilterte Sheet-Daten für die Erstellung komplexer Lösungen als Anlage an ein anderes Sheet senden  
• Wichtige PPM-Tracking-Anwendungsfälle für die Korrektur und zeitliche Überprüfung von Budgets in externen Systemen nach einem Zeitplan exportieren
• Daten exportieren, archivieren und prüfen, indem exportierte Versionen verschiedener Sheets langfristig aufgehoben werden

Daten hochladen

Data Shuttle kann Daten aus folgenden Quellen hochladen:

• Systeme, die das Exportieren als Google Tabellen-, .xlsx- oder .csv-Textdatei ermöglichen 
• Dateien in Google Drive, Microsoft (OneDrive/SharePoint) oder Box
• Freigegebene Google-, Box- oder SharePoint-Laufwerke

Wenn Sie OneDrive als Quell-/Zielort auswählen, werden Ihre SharePoint-Sites im linken Bereich unter Ihren OneDrive-Dateien angezeigt. 

Stellen Sie bei der Erstellung eines Workflows sicher, dass:

• die .csv- oder .xlsx-Datei an ein Sheet in Smartsheet angehängt ist; oder,
• die .csv-, .xlsx- oder Google Tabellen-Datei im Google Drive eines Kontos gespeichert ist, auf das Sie Zugriff haben.
• Wenn ein lizenzierter Benutzer in Smartsheet Dateien aus Google Drive in Data Shuttle importieren möchte, muss dieser mindestens einen Betrachterzugriff auf die Dokumente im freigegebenen Google-Laufwerk haben.

Daten aus Smartsheet abladen

Um Dateien aus Smartsheet oder Excel in ein freigegebenes Laufwerk in Google Drive abzuladen, muss ein lizenzierter Benutzer in Smartsheet mindestens einen Bearbeiterzugriff auf die Datei im freigegebenen Laufwerk in Google haben.

Data Shuttle kann Dateien aus Smartsheet in folgende Orte abladen:

• OneDrive/SharePoint, Box und Google Drive, oder als Anlage zu einem Smartsheet-Sheet entweder im Excel-.xlsx- oder .csv-Format
• Freigegebene Google-, SharePoint- oder Box-Laufwerke Sie müssen mindestens eine Bearbeiterberechtigung für das freigegebene Laufwerk haben.

Die veraltete Erweiterung für Excel-Dateien (.xls) wird von Data Shuttle nicht unterstützt.

Informationen zur Browser-Kompatibilität finden Sie unter Systemanforderungen und Richtlinien für die Verwendung von Smartsheet.

Datenkompatibilität

Wenn Sie ein gewerbliches Smartsheet-Konto haben, sind alle Ihre Laufwerke standardmäßig aktiviert.

Wenn Sie ein Smartsheet Gov-Konto haben, sind sie deaktiviert. In Smartsheet Gov-Konten können Sie die Laufwerke auswählen, auf die Data Shuttle Zugriff erhalten soll. Dafür müssen Sie jedoch den Support kontaktieren und diese Funktion anfordern.

Data Shuttle-Workflows

Um Daten hoch- oder abzuladen, müssen Sie Workflows erstellen.  Mit Workflows können Sie Folgendes tun:

• definieren, woher Daten kommen und wohin sie übertragen werden 
• Daten filtern 
• Daten an ihrem Ziel zuordnen 
• optionale Zeitpläne erstellen, damit Workflows automatisch ausgeführt werden 
  • Wenn Sie einen Zeitplan für einen Workflow erstellen, können Sie diesen einrichten und sich anderen Dingen widmen, während die Daten am Zielort regelmäßig aktualisiert werden. Sie können Ihren Workflow auch jederzeit manuell ausführen.

Achten Sie bei der Erstellung Ihrer Workflows darauf, einen klaren Endpunkt festzulegen. Vermeiden Sie zyklische Workflows. Diese wiederholen sich unendlich und führen zu Problemen mit Ihren Daten.

Grundlegende Workflow-Schritte

1. Überprüfen Sie Ihre Datenkompatibilität und Berechtigungen. 
2. Melden Sie sich unter datashuttle.smartsheet.com bei Data Shuttle an.
3. Wählen Sie in der linken Navigationsleiste die Option + aus, um einen neuen Workflow zu erstellen. 
4. Wählen Sie aus, welche Art von Workflow Sie erstellen möchten (Hochlade-Workflow oder Ablade-Workflow).
5. Folgen Sie den Anweisungen auf den Workflow-Bildschirmen, um Folgendes zu tun:
   • Ihre Quelle bestimmen 
   • Ein Ziel setzen
   • Filter anwenden 
   • Spalten zuordnen 
6. Optional: Legen Sie einen Zeitplan fest, damit Ihr Workflow automatisch ausgeführt wird.
7. Veröffentlichen Sie Ihren Workflow, um ihn zu speichern. Kehren Sie zum Dashboard zurück, um den Workflow zu überprüfen, zu bearbeiten oder zu archivieren.

Tipps und bewährte Vorgehensweisen

• Auch bei Data Shuttle gelten Smartsheet-Beschränkungen.
• Wenn Sie einen Upload aus einer Quelle durchführen müssen, um mehr als 5.000 Zeilen zu ersetzen oder Daten in 20.000 Zeilen zusammenzuführen, können Sie Filter anwenden oder nur eine Auswahl an Spalten zuordnen. Sie können auch mehrere Workflows mit einer gemeinsamen Datenkategorie erstellen, um Daten in mehreren Sheets zu verteilen. Sie können bis zu 20.000 Zeilen abladen. 
• Wenn Sie normalerweise mit großen Datensätzen arbeiten, die die Sheet-Begrenzung von 20.000 Zeilen überschreiten, empfiehlt es sich, in eine DataTable hochzuladen.
• Bei Data Shuttle-Filtern wird die Groß- und Kleinschreibung berücksichtigt. Überprüfen Sie die Groß- und Kleinschreibung, wenn die Ergebnisse nicht passen.
• Richten Sie effiziente Workflows ein. Wenn ein Benutzer einen Workflow erstellt und festlegt, dass er jedes Mal ausgeführt werden soll, wenn jemand eine neue Anlage hinzufügt, dann wird jedes Mal, wenn ein Benutzer die Anlage hinzufügt, der Workflow ausgeführt.