Informationen zu Data Shuttle

Um Data Shuttle zu verwenden, müssen Sie Inhaber-, Administrator- oder Bearbeiterberechtigungen für das Zielsheet besitzen und Ihr*e Smartsheet-Systemadministrator*in muss im Admin Center Berechtigungen für die Data Shuttle Premium-App aktiviert haben. Besuchen Sie den Data Shuttle Marketplace, um Ihre*n Vertriebspartner*in zu kontaktieren und mehr zu erfahren.

Smartsheet Data Shuttle ermöglicht Ihnen, Ihre Daten in Smartsheet und Ihren ERPs, CRMs und Datenbanken hochzuladen bzw. aus diesen auszulagern. So können Sie Ihre Daten automatisch und nahtlos in einer zentralen Informationsquelle zusammenführen und fundierte Entscheidungen in Echtzeit treffen.

Erste Schritte

Wenn Ihr Unternehmen Data Shuttle nutzt, können Sie mithilfe folgender Empfehlungen den maximalen Nutzen daraus ziehen:

• Systemadmins sind dafür verantwortlich, den Benutzer*nnen Zugriff auf Data Shuttle zu gewähren. Als Systemadmin sollten Sie die Berechtigungen der Benutzer*innen überprüfen, um sicherzustellen, dass lizenzierte Benutzer*innen oder Mitglieder über den nötigen Zugriff verfügen.
  • Einzelbenutzer*in
  • Massenvorgang
• Geben Sie Lerninhalte und die Anmeldedaten für Data Shuttle für relevante Benutzer*innen innerhalb Ihres Unternehmens frei.
• Machen Sie sich mit den Data Shuttle-Managementsteuerungen vertraut.
• Registrieren Sie sich als Mobilizer, um Zugriff auf exklusive Ressourcen zu erhalten.

Zugriff auf Data Shuttle

Es gibt mehrere Möglichkeiten, um über die Smartsheet-App auf Data Shuttle zuzugreifen:

• Über das Menü Verbindungen in der oberen Navigationsleiste in der klassischen Tabellenansicht 
• Über die Schaltfläche Datenintegrationen in der oberen Navigationsleiste in der Tabellenansicht.

Sie können sich auch über die Schaltfläche unten anmelden.

Bei Data Shuttle anmelden

Data Shuttle-Workflows

Data Shuttle besteht aus Workflows. Es gibt zwei Arten von Workflows: Hochlade- und Ablade-Workflows. Wenn Sie Daten hochladen möchten, können Sie einen Workflow einrichten, der Tabellendateien automatisch in Ihr Smartsheet-Konto importiert, wo Sie sie dann filtern und transformieren können. Wenn Sie Daten abladen möchten, wird ein Workflow erstellt, der automatisch eine Kopie eines Sheets speichert, die eine andere Anwendung in Ihren Prozess importieren kann.

Workflows bieten Ihnen folgende Möglichkeiten:

• Definieren, woher Daten kommen und wohin sie übertragen werden 
• Daten filtern 
• Daten an ihrem Ziel zuordnen 
• Optionale Zeitpläne für die automatische Ausführung von Workflows erstellen 

Achten Sie bei der Erstellung Ihrer Workflows darauf, einen klaren Endpunkt festzulegen. Vermeiden Sie zyklische Workflows, die sich unendlich wiederholen und Ihre Daten schädigen.

Grundlegende Workflow-Schritte

1. Überprüfen Sie Ihre Datenkompatibilität und Berechtigungen. 
2. Melden Sie sich unter datashuttle.smartsheet.com bei Data Shuttle an.
3. Wählen Sie in der linken Navigationsleiste die Option + aus, um einen neuen Workflow zu erstellen. 

4. Wählen Sie aus, welche Art von Workflow Sie erstellen möchten: upload oder offload.

   Sie können keine Berichte, WorkApps, Dashboards, Anlagen oder in Zellen enthaltene Bilder hoch- oder abladen.

5. Folgen Sie den Anweisungen auf den Workflow-Bildschirmen, um Folgendes zu tun:
   • Quelle bestimmen 
   • Ein Ziel setzen
   • Filter anwenden 
   • Spalten zuordnen 
   • Workflow freigeben

6. (Optional) Legen Sie einen Zeitplan fest, damit Ihr Workflow automatisch ausgeführt wird.

   Data Shuttle wird unter UTC ausgeführt und hält sich nicht an die Zeitzoneneinstellungen, die Sie in der Smartsheet-App konfiguriert haben.

7. Veröffentlichen Sie Ihren Workflow, um ihn zu speichern. Kehren Sie zu Ihrem Dashboard zurück, um den Workflow zu überprüfen, zu bearbeiten oder zu archivieren.

Datenkompatibilität

Wenn Sie ein gewerbliches Smartsheet-Konto haben, sind alle Ihre Laufwerke standardmäßig aktiviert. 

Wenn Sie ein Smartsheet Gov-Konto haben, sind sie deaktiviert. In Smartsheet Gov-Konten können Sie die Ablagen auswählen, auf die Data Shuttle Zugriff erhalten soll. Dafür müssen Sie jedoch den Support kontaktieren und diese Funktion anfordern.

Hochlade-Workflows

Upload-Workflows übernehmen Daten aus einer Anlage und können Zeilen basierend auf einer eindeutigen ID zu einem Sheet hinzufügen, aktualisieren oder löschen. Bei der Anlage muss es sich um eine CSV- oder XLSX-Datei handeln. Upload-Workflows können auch Daten aus einer verknüpften Datei auf einem Speicherlaufwerk eines Drittanbieters übernehmen.

Sie können einen Hochlade-Workflow in Data Shuttle erstellen, um die folgenden Aktionen auszuführen:

• Arbeitsstunden aus einem externen Zeiterfassungs-Tool importieren
• Ausgaben aus einem externen Buchhaltungssystem importieren
• Liefervertriebspipelines aus einem CRM-Tool aktualisieren, das nicht zu SFDC (Salesforce) gehört
• Daten aus einem externen System in einem Eingangssheet zusammenführen und so die Bereitstellung in Control Center vorantreiben
• Daten aus individuellen Formularerstellungs-Tools in Smartsheet importieren

Ablade-Workflows

Sie können Smartsheet Data Shuttle verwenden, um Daten als Anlage in ein Smartsheet-Sheet oder eine externe Cloud-Quelle, z. B. OneDrive/SharePoint, Google Drive oder Box, auszulagern.

Erstellen Sie einen Auslagerungsworkflow in Smartsheet Data Shuttle, um die folgenden Aktionen auszuführen:

• Benutzer*innen, die Smartsheet nicht verwenden, wichtige Smartsheet-Informationen anzeigen
• Komplexe Daten für Datenbankeinspeisungen in einer einfachen Struktur exportieren
• Sheets wöchentlich in einem Cloud-Speichersystem verfügbar machen und sie als E-Mail-Anlagen versenden
• Bearbeitete, gefilterte Sheetdaten für die Erstellung komplexer Lösungen als Anlage an ein anderes Sheet senden
• Daten exportieren, archivieren und prüfen, indem exportierte Versionen als Sicherungen aufgehoben werden

In Smartsheet Gov-Plänen ist das Laufwerk für das GCC High-Angebot von Microsoft ebenfalls verfügbar.

Data Shuttle-Einblicke

Systemadmins können Admin Center > Plan-Insights aufrufen, um Data Shuttle-Einblicke anzuzeigen. Diese Einblicke umfassen die Gesamtzahl erstellter Workflows, aktualisierter Zeilen, Ausführungen, aktiver Benutzer*innen, Fehler, archivierter Elemente und mehr. Weitere Informationen zu Plan-Insights.