Сводные отчёты по таблицам

Благодаря сводным отчётам вы и ваша команда можете легко обобщать сводные данные из нескольких таблиц для просмотра сведений на уровне всего портфеля.

Такие отчёты обобщают сводные данные из одной или нескольких таблиц и отображают ключевые метрики в зависимости от выбранных критериев.

Вы можете быстро группировать информацию или с помощью функций рассчитывать итоговые результаты по столбцам отчёта.

Отчёты можно добавить на панель мониторинга или представить на диаграмме, чтобы заинтересованные лица могли отслеживать прогресс в режиме реального времени.

 

Создание представления портфеля с помощью сводного отчёта по таблицам

Вы можете обобщать сводные данные из нескольких таблиц с помощью сводных отчётов для просмотра сведений на уровне всего портфеля. 

Сводный отчёт по таблицам позволяет:

  • на основе ключевых полей сводок из нескольких таблиц получить общее представление о состоянии проектов и назначенных вам рабочих элементах, проблемах общего бюджета, приоритетных элементах и т. п.;
  • представить сводку портфеля и метрики хода выполнения на панелях мониторинга для руководителей;
  • представить статистику на уровне портфеля с помощью диаграмм и графиков.

Перед началом работы

  • Убедитесь, что поля сводок называются одинаково во всех таблицах. Даже небольшие различия (например, в пробелах или регистре символов) могут привести к тому, что сводные данные не будут включены в отчёт.
  • Чтобы столбцы в отчёте не дублировались, все поля сводок, используемые для сбора одинаковых данных, должны иметь один и тот же тип. Например, при сборе сведений о бюджете рекомендуется задать для всех соответствующих столбцов формат валюты. Если часть столбцов имеет формат валюты, а часть — формат числовых значений, вы получите по столбцу на каждый тип полей. 


Сводный отчёт по таблицам недоступен для премиум-приложений.

Создание представления портфеля

Для создания представления портфеля необходимо в первую очередь создать сводный отчёт по таблицам, а затем указать, какие сведения необходимо включить. 

Создание сводного отчёта по таблицам

  1. Щёлкните значок Центра решений (плюс) и выберите Отчёт
  2. Введите имя отчёта на панели навигации, выберите Сводный отчёт по таблицам и нажмите кнопку ОК.

Определение сведений, включаемых в отчёт 

После создания отчёта настройте представление портфеля с помощью параметров на панели инструментов отчёта.

Вкладка

Действие

Исходные таблицы

Позволяет выбрать таблицы, данные из которых (включая их сводки) будут отображаться в отчёте.

СОВЕТ. При выборе рабочего пространства в отчёт будут включены все таблицы этого пространства. В отчёте происходит динамическое обновление объёма включаемых в него данных по мере добавления таблиц в рабочее пространство и их удаления из него. В то же время при выборе папки в отчёт добавляются только таблицы, которые находятся в ней на соответствующий момент: объём включённых данных динамически не меняется.

Отображаемые столбцы

Позволяет выбрать поля сводки, которые должны отображаться в этом отчёте.

Условия фильтра

Позволяет задать параметры для сводной информации, отображаемой в отчёте.

Группа
Позволяет объединять похожие значения в группы, распределяя строки по логическим категориям или классам.
Сводные данные
Позволяет извлекать из отчёта определённые сведения, например количество завершённых проектов.

Сортировка

Позволяет задать способ сортировки сводной информации в отчёте.

Настроив все вкладки, нажмите Сохранить для подтверждения всех параметров. В отчёте будут отображаться сводные данные, которые соответствуют указанным критериям.

Дополнительные сведения обо всех этих настройках см. в статье Создание отчёта по строкам с помощью Построителя отчётов.

Изменение настраиваемых полей сводки таблицы

  1. Щёлкните значок Дополнительно в левой ячейке строки, которую нужно изменить, и выберите Изменить. Вы также можете щёлкнуть правой кнопкой мыши ячейку с именем таблицы и выбрать пункты «Действия со строкой...  > Изменить».
  2. Если в исходной таблице есть настраиваемые поля, откроется форма «Сводка по таблице». В противном случае появится сообщение «В этой таблице не определены настраиваемые поля сводки».
  3. Внесите изменения и нажмите кнопку Сохранить.

Расчёт ключевых метрик проекта с помощью формул сводки таблицы

Вводите формулы в поля сводок таблиц, чтобы автоматически рассчитать сводные показатели бюджетов, обобщить статусы по проектам и сведения об их состоянии и произвести другие операции.

Создание формулы сводки таблицы

Выполните следующие действия: введите знак равенства (=) и требуемую функцию в поле сводки таблицы. (Обратите внимание: формулу нельзя ввести в поле флажка.)

  • В таблице ниже приведены примеры того, как можно ссылаться на другие поля сводки таблицы в формулах.
  • Полный список функций см. здесь.

Ссылки, используемые в формулах сводки таблицы

При создании формул сводки таблицы обращайтесь к этой таблице, чтобы правильно ссылаться на другие поля.

Элементы, на которые нужно сослаться

Синтаксис

Пример формулы
Другие поля сводки (в той же таблице) [Имя поля]# =SUM([Бюджет 2016]#; [Бюджет 2017]#)
Ячейки в этой таблице [Имя столбца] =SUM(Расходы1:Расходы3)
Ячейки в другой таблице {имя межтабличной ссылки} =COUNT({Запасы на складе Б})

В формулах ссылками вида ([Имя поля]#) можно обращаться как к полям сводки таблицы, так и к ячейкам таблицы. Дополнительные сведения см. в статье Основы работы с формулами.

Пояснение символов в сводке таблицы с помощью легенды

Добавьте в сводку таблицы легенду, чтобы пояснить значение каждого значка или символа в таблице.

Кому доступна эта возможность

значок требуемых разрешений Владельцы и администраторы таблицы (имеющие лицензию) могут добавлять новые поля в сводку таблицы, изменять свойства полей и вводить значения в имеющихся заблокированных и незаблокированных полях. Владельцы, администраторы и редакторы могут вводить данные в имеющихся незаблокированных полях. Все, кому предоставлен доступ к таблице, могут просматривать её сводку.
Значок подходящих планов Эта возможность доступна для планов «Бизнес», «Корпоративный» и «Премьер».

Создание легенды в сводке таблицы

В сводке таблицы выполните указанные ниже действия.

  1. Добавьте вверху сводки таблицы поле типа «Текст или число» с описанием легенды.
  2. Добавьте в сводку таблицы поля символов (по одному для каждого символа). В качестве имени поля введите назначение символа. Для каждого поля необходимо выбрать группу символов, используемых в таблице.
  3. В каждом поле символа задайте значок, соответствующий описанию.

Вы можете также заблокировать эти поля, чтобы редакторы не могли вносить в них изменения. Чтобы заблокировать поле, щёлкните значок меню справа от него и выберите команду «Заблокировать поле».