Сводные отчёты на основе таблиц позволяют легко обобщать данные по сводным полям сразу в нескольких таблицах, чтобы быстро просматривать ключевые сведения и значения на уровне всего портфеля проектов.
Эти функции существенно расширяет возможности любой команды для работы с отчётами и позволяют включить сводные поля из одной или нескольких таблиц в единый отчёт для отслеживания ключевых показателей на основе заданных критериев. Отчёты можно добавлять непосредственно на панель мониторинга или выводить на диаграмму, благодаря чему заинтересованные лица смогут отслеживать ход работ в режиме реального времени.
Создание представления портфеля с помощью сводного отчёта по таблицам
Обобщайте сводные данные из нескольких таблиц с помощью сводных отчётов, чтобы просматривать сведения на уровне всего портфеля. Сводный отчёт по таблицам позволяет:
- получить общее представление о состоянии проектов на основе ключевых полей сводок из нескольких таблиц;
- представить сводку портфеля и метрики хода выполнения на панелях мониторинга для руководителей;
- представить статистику на уровне портфеля с помощью диаграмм и графиков.
Кому доступна эта возможность?
Создать отчёт по портфелю может любой пользователь, имеющий лицензию Smartsheet и доступ к таблицам со сводками. Просматривать сведения в отчёте могут все, у кого есть доступ к нему и базовым таблицам.
Эта возможность доступна для планов «Бизнес», «Корпоративный» и «Премьер».
Перед началом работы
- Убедитесь в том, что поля сводок называются одинаково во всех таблицах. Даже небольшие различия (например, в пробелах или регистре символов) могут привести к тому, что сводные данные не будут включены в отчёт.
- Чтобы столбцы в отчёте не дублировались, все поля сводок, используемые для сбора одинаковых данных, должны иметь один и тот же тип.
Создание представления портфеля
Чтобы создать представление портфеля, нужно создать сводный отчёт по таблицам и определить включаемые в него сведения.
Создание сводного отчёта по таблицам
- На панели слева щёлкните значок плюса > Создать > Отчёт.
- Введите имя отчёта.
- Выберите вариант Сводный отчёт по таблицам.
- Нажмите кнопку ОК.
Определение сведений, включаемых в отчёт
- Откройте Построитель отчётов, щёлкнув его значок
. - Щёлкните Исходные таблицы и выберите таблицы, данные из которых (и их сводок) будут включены в этот отчёт.
- Щёлкните Отображаемые столбцы и выберите поля сводки, которые должны отображаться в этом отчёте.
- Щёлкните Условия фильтра и определите параметры для сводной информации, отображаемой в отчёте.
- Щёлкните Сортировка и определите способ сортировки сводной информации в отчёте.
- Нажмите кнопку Сохранить, чтобы подтвердить сделанный выбор. В отчёте отобразятся сводные данные, соответствующие определённым условиям.
Изменение настраиваемых полей сводки таблицы
- Щёлкните стрелку в левой ячейке строки, которую нужно изменить, и выберите пункт Изменить. Вы также можете щёлкнуть правой кнопкой мыши ячейку с именем таблицы и выбрать пункты Действия со строкой... > Изменить.
- Если в исходной таблице есть настраиваемые поля, откроется форма «Сводка по таблице». В противном случае появится сообщение «В этой таблице не определены настраиваемые поля сводки».
- Завершив внесение изменений, нажмите кнопку Сохранить.
Расчёт основных метрик проекта с помощью формул в сводке таблицы
Добавив формулы в поля сводки таблицы, можно автоматически вычислять сводные бюджетные показатели, обобщать данные по состоянию проекта и совершать другие расчёты.
Кому доступна эта возможность
Владельцы и администраторы таблицы (имеющие лицензию) могут добавлять новые поля в сводку таблицы, изменять свойства полей и вводить данные в имеющихся заблокированных и незаблокированных полях. Владельцы, администраторы и редакторы могут вводить данные в имеющихся незаблокированных полях. Все, кому предоставлен доступ к таблице, могут просматривать её сводку.
Эта возможность доступна для планов «Бизнес», «Корпоративный» и «Премьер».
Создание формулы в сводке таблицы
В сводке таблицы сделайте следующее: в поле сводки таблицы введите знак равенства (=) и нужную функцию. (Учтите, что в полях флажков вводить формулы нельзя.)
- Примеры того, как ссылаться на другие поля сводки таблицы в формулах, можно найти в таблице ниже.
- Полный список функций см. здесь.
Ссылки в формулах сводки таблицы
Если при создании формул в сводке таблицы вам необходимо сослаться на другие поля, используйте эту таблицу для справки.
|
Элементы, на которые ссылается формула |
Синтаксис |
Пример формулы |
|---|---|---|
| Другие поля сводки (в той же таблице) | [Имя поля]# | =SUM([Бюджет 2016]#, [Бюджет 2017]#) |
| Ячейки в той же таблице | [Имя столбца]<номер строки> | =SUM(Затраты1:Затраты3) |
| Ячейки в другой таблице | {имя ссылки между таблицами} | =COUNT({Запасы на складе Б}) |
Пояснение символов в сводке таблицы с помощью легенды
Добавьте в сводку таблицы легенду, чтобы пояснить значение каждого значка или символа в таблице.
Кому доступна эта возможность
Владельцы и администраторы таблицы (имеющие лицензию) могут добавлять новые поля в сводку таблицы, изменять свойства полей и вводить значения в имеющихся заблокированных и незаблокированных полях. Владельцы, администраторы и редакторы могут вводить данные в имеющихся незаблокированных полях. Все, кому предоставлен доступ к таблице, могут просматривать её сводку.
Эта возможность доступна для планов «Бизнес», «Корпоративный» и «Премьер».
Создание легенды в сводке таблицы
В сводке таблицы выполните указанные ниже действия.
- Добавьте вверху сводки таблицы поле типа «Текст или число» с описанием легенды.
- Добавьте в сводку таблицы поля символов (по одному для каждого символа). В качестве имени поля введите назначение символа. Для каждого поля необходимо выбрать группу символов, используемых в таблице.
- В каждом поле символа задайте значок, соответствующий описанию.
Вы можете также заблокировать эти поля, чтобы редакторы не могли вносить в них изменения. Чтобы заблокировать поле, щёлкните значок меню справа от него и выберите команду «Заблокировать поле».