Сводные отчёты по таблицам

Благодаря сводным отчётам вы и ваша команда можете легко обобщать сводные данные из нескольких таблиц для просмотра сведений на уровне всего портфеля.

Такие отчёты обобщают сводные данные из одной или нескольких таблиц и отображают ключевые метрики в зависимости от выбранных критериев.

Вы можете быстро группировать информацию или с помощью функций рассчитывать итоговые результаты по столбцам отчёта.

Отчёты можно добавить на панель мониторинга или представить на диаграмме, чтобы заинтересованные лица могли отслеживать прогресс в режиме реального времени.

 

Создание представления портфеля с помощью сводного отчёта по таблицам

Вы можете обобщать сводные данные из нескольких таблиц с помощью сводных отчётов для просмотра сведений на уровне всего портфеля. Сводный отчёт по таблицам позволяет:

  • получить общее представление о состоянии проектов на основе ключевых полей сводок из нескольких таблиц;
  • представить сводку портфеля и метрики хода выполнения на панелях мониторинга для руководителей;
  • представить статистику на уровне портфеля с помощью диаграмм и графиков.

Перед началом работы

  • Убедитесь в том, что поля сводок называются одинаково во всех таблицах. Даже небольшие различия (например, в пробелах или регистре символов) могут привести к тому, что сводные данные не будут включены в отчёт.
  • Чтобы столбцы в отчёте не дублировались, все поля сводок, используемые для сбора одинаковых данных, должны иметь один и тот же тип.

Сводный отчёт по таблицам недоступен для премиум-приложений.


Чтобы создать представление портфеля, нужно создать сводный отчёт по таблицам и определить включаемые в него сведения.

Создание сводного отчёта по таблицам

  1. На панели слева щёлкните значок плюса и выберите «Создать > Отчёт».
  2. Введите имя отчёта.
  3. Выберите вариант «Сводный отчёт по таблицам».
  4. Нажмите «ОК».

Определение сведений, включаемых в отчёт

После создания отчёта необходимо пройти все вкладки настройки на верхней панели инструментов.

 

Вкладка

Действия

Исходные таблицы

Позволяет выбрать таблицы, данные из которых (включая их сводки) будут отображаться в отчёте.

СОВЕТ. При выборе рабочего пространства в отчёт будут включены все таблицы этого пространства. В отчёте происходит динамическое обновление объёма включаемых в него данных по мере добавления и удаления таблиц в рабочее пространство. В то же время при выборе папки в отчёт добавляются только таблицы, которые находятся в ней на соответствующий момент: объём включенных данных динамически не меняется.

Отображаемые столбцы

Позволяет выбрать поля сводки, которые должны отображаться в этом отчёте.

Условия фильтра

Позволяет задать параметры для сводной информации, отображаемой в отчёте.

Группа

Позволяет объединять похожие значения в группы, распределяя строки по логическим категориям или классам.

Сводные данные

Позволяет извлекать из отчёта определённые сведения, например количество завершённых проектов.

Сортировка

Позволяет задать способ сортировки сводной информации в отчёте.

Настроив все вкладки, нажмите Сохранить для подтверждения всех параметров. В отчёте будут отображаться сводные данные, которые соответствуют указанным критериям.

Дополнительные сведения обо всех этих настройках см. в статье Создание отчёта по строкам с помощью Построителя отчётов.

Изменение настраиваемых полей сводки таблицы

  1. Наведите курсор мыши на строку, которую необходимо изменить, и выберите стрелку вниз слева от строки. Затем выберите Изменить. Вы также можете щёлкнуть правой кнопкой мыши в любом месте строки и выбрать Изменить.
    Изменение настраиваемых полей
  2. Если в исходной таблице есть настраиваемые поля, откроется форма «Сводка по таблице». В противном случае появится сообщение «В этой таблице не определены настраиваемые поля сводки».
  3. Завершив внесение изменений, нажмите кнопку Сохранить.

Расчёт основных метрик проекта с помощью формул в сводке таблицы

Добавив формулы в поля сводки таблицы, можно автоматически вычислять сводные бюджетные показатели, обобщать данные по состоянию проекта и совершать другие расчёты.

Кому доступна эта возможность

значок требуемых разрешений Владельцы и администраторы таблицы (имеющие лицензию) могут добавлять новые поля в сводку таблицы, изменять свойства полей и вводить данные в имеющихся заблокированных и незаблокированных полях. Владельцы, администраторы и редакторы могут вводить данные в имеющихся незаблокированных полях. Все, кому предоставлен доступ к таблице, могут просматривать её сводку.
Значок типов планов Эта возможность доступна для планов «Бизнес», «Корпоративный» и «Премьер».

Создание формулы в сводке таблицы

В сводке таблицы сделайте следующее: в поле сводки таблицы введите знак равенства (=) и нужную функцию. (Учтите, что в полях флажков вводить формулы нельзя.)

  • Примеры того, как ссылаться на другие поля сводки таблицы в формулах, можно найти в таблице ниже.
  • Полный список функций см. здесь.

Ссылки в формулах сводки таблицы

Если при создании формул в сводке таблицы вам необходимо сослаться на другие поля, используйте эту таблицу для справки.

Элементы, на которые ссылается формула

Синтаксис

Пример формулы
Другие поля сводки (в той же таблице) [Имя поля]# =SUM([Бюджет 2016]#, [Бюджет 2017]#)
Ячейки в той же таблице [Имя столбца]<номер строки> =SUM(Затраты1:Затраты3)
Ячейки в другой таблице {имя ссылки между таблицами} =COUNT({Запасы на складе Б})

Пояснение символов в сводке таблицы с помощью легенды

Добавьте в сводку таблицы легенду, чтобы пояснить значение каждого значка или символа в таблице.

Кому доступна эта возможность

значок требуемых разрешений Владельцы и администраторы таблицы (имеющие лицензию) могут добавлять новые поля в сводку таблицы, изменять свойства полей и вводить значения в имеющихся заблокированных и незаблокированных полях. Владельцы, администраторы и редакторы могут вводить данные в имеющихся незаблокированных полях. Все, кому предоставлен доступ к таблице, могут просматривать её сводку.
Значок подходящих планов Эта возможность доступна для планов «Бизнес», «Корпоративный» и «Премьер».

Создание легенды в сводке таблицы

В сводке таблицы выполните указанные ниже действия.

  1. Добавьте вверху сводки таблицы поле типа «Текст или число» с описанием легенды.
  2. Добавьте в сводку таблицы поля символов (по одному для каждого символа). В качестве имени поля введите назначение символа. Для каждого поля необходимо выбрать группу символов, используемых в таблице.
  3. В каждом поле символа задайте значок, соответствующий описанию.

Вы можете также заблокировать эти поля, чтобы редакторы не могли вносить в них изменения. Чтобы заблокировать поле, щёлкните значок меню справа от него и выберите команду «Заблокировать поле».