Благодаря сводным отчётам вы и ваша команда можете легко обобщать сводные данные из нескольких таблиц для просмотра сведений на уровне всего портфеля.
Такие отчёты обобщают сводные данные из одной или нескольких таблиц и отображают ключевые метрики в зависимости от выбранных критериев.
Вы можете быстро группировать информацию или с помощью функций рассчитывать итоговые результаты по столбцам отчёта.
Отчёты можно добавить на панель мониторинга или представить на диаграмме, чтобы заинтересованные лица могли отслеживать прогресс в режиме реального времени.
Создание представления портфеля с помощью сводного отчёта по таблицам
Вы можете обобщать сводные данные из нескольких таблиц с помощью сводных отчётов для просмотра сведений на уровне всего портфеля. Сводный отчёт по таблицам позволяет:
- получить общее представление о состоянии проектов на основе ключевых полей сводок из нескольких таблиц;
- представить сводку портфеля и метрики хода выполнения на панелях мониторинга для руководителей;
- представить статистику на уровне портфеля с помощью диаграмм и графиков.
Перед началом работы
- Убедитесь в том, что поля сводок называются одинаково во всех таблицах. Даже небольшие различия (например, в пробелах или регистре символов) могут привести к тому, что сводные данные не будут включены в отчёт.
- Чтобы столбцы в отчёте не дублировались, все поля сводок, используемые для сбора одинаковых данных, должны иметь один и тот же тип.
Сводный отчёт по таблицам недоступен для премиум-приложений.
Чтобы создать представление портфеля, нужно создать сводный отчёт по таблицам и определить включаемые в него сведения.
Создание сводного отчёта по таблицам
- На панели слева щёлкните значок плюса и выберите «Создать > Отчёт».
- Введите имя отчёта.
- Выберите вариант «Сводный отчёт по таблицам».
- Нажмите «ОК».
Определение сведений, включаемых в отчёт
После создания отчёта необходимо пройти все вкладки настройки на верхней панели инструментов.
|
Вкладка |
Действия |
|---|---|
|
Исходные таблицы |
Позволяет выбрать таблицы, данные из которых (включая их сводки) будут отображаться в отчёте. |
|
Отображаемые столбцы |
Позволяет выбрать поля сводки, которые должны отображаться в этом отчёте. |
|
Условия фильтра |
Позволяет задать параметры для сводной информации, отображаемой в отчёте. |
|
Группа |
Позволяет объединять похожие значения в группы, распределяя строки по логическим категориям или классам. |
|
Сводные данные |
Позволяет извлекать из отчёта определённые сведения, например количество завершённых проектов. |
|
Сортировка |
Позволяет задать способ сортировки сводной информации в отчёте. |
Настроив все вкладки, нажмите Сохранить для подтверждения всех параметров. В отчёте будут отображаться сводные данные, которые соответствуют указанным критериям.
Дополнительные сведения обо всех этих настройках см. в статье Создание отчёта по строкам с помощью Построителя отчётов.
Изменение настраиваемых полей сводки таблицы
- Наведите курсор мыши на строку, которую необходимо изменить, и выберите стрелку вниз слева от строки. Затем выберите Изменить. Вы также можете щёлкнуть правой кнопкой мыши в любом месте строки и выбрать Изменить.
- Если в исходной таблице есть настраиваемые поля, откроется форма «Сводка по таблице». В противном случае появится сообщение «В этой таблице не определены настраиваемые поля сводки».
- Завершив внесение изменений, нажмите кнопку Сохранить.
Расчёт основных метрик проекта с помощью формул в сводке таблицы
Добавив формулы в поля сводки таблицы, можно автоматически вычислять сводные бюджетные показатели, обобщать данные по состоянию проекта и совершать другие расчёты.
Кому доступна эта возможность
Владельцы и администраторы таблицы (имеющие лицензию) могут добавлять новые поля в сводку таблицы, изменять свойства полей и вводить данные в имеющихся заблокированных и незаблокированных полях. Владельцы, администраторы и редакторы могут вводить данные в имеющихся незаблокированных полях. Все, кому предоставлен доступ к таблице, могут просматривать её сводку.
Эта возможность доступна для планов «Бизнес», «Корпоративный» и «Премьер».
Создание формулы в сводке таблицы
В сводке таблицы сделайте следующее: в поле сводки таблицы введите знак равенства (=) и нужную функцию. (Учтите, что в полях флажков вводить формулы нельзя.)
- Примеры того, как ссылаться на другие поля сводки таблицы в формулах, можно найти в таблице ниже.
- Полный список функций см. здесь.
Ссылки в формулах сводки таблицы
Если при создании формул в сводке таблицы вам необходимо сослаться на другие поля, используйте эту таблицу для справки.
|
Элементы, на которые ссылается формула |
Синтаксис |
Пример формулы |
|---|---|---|
| Другие поля сводки (в той же таблице) | [Имя поля]# | =SUM([Бюджет 2016]#, [Бюджет 2017]#) |
| Ячейки в той же таблице | [Имя столбца]<номер строки> | =SUM(Затраты1:Затраты3) |
| Ячейки в другой таблице | {имя ссылки между таблицами} | =COUNT({Запасы на складе Б}) |
Пояснение символов в сводке таблицы с помощью легенды
Добавьте в сводку таблицы легенду, чтобы пояснить значение каждого значка или символа в таблице.
Кому доступна эта возможность
Владельцы и администраторы таблицы (имеющие лицензию) могут добавлять новые поля в сводку таблицы, изменять свойства полей и вводить значения в имеющихся заблокированных и незаблокированных полях. Владельцы, администраторы и редакторы могут вводить данные в имеющихся незаблокированных полях. Все, кому предоставлен доступ к таблице, могут просматривать её сводку.
Эта возможность доступна для планов «Бизнес», «Корпоративный» и «Премьер».
Создание легенды в сводке таблицы
В сводке таблицы выполните указанные ниже действия.
- Добавьте вверху сводки таблицы поле типа «Текст или число» с описанием легенды.
- Добавьте в сводку таблицы поля символов (по одному для каждого символа). В качестве имени поля введите назначение символа. Для каждого поля необходимо выбрать группу символов, используемых в таблице.
- В каждом поле символа задайте значок, соответствующий описанию.
Вы можете также заблокировать эти поля, чтобы редакторы не могли вносить в них изменения. Чтобы заблокировать поле, щёлкните значок меню справа от него и выберите команду «Заблокировать поле».