Благодаря сводным отчётам вы и ваша команда можете легко обобщать сводные данные из нескольких таблиц для просмотра сведений на уровне всего портфеля.
Такие отчёты обобщают сводные данные из одной или нескольких таблиц и отображают ключевые метрики в зависимости от выбранных критериев.
Вы можете быстро группировать информацию или с помощью функций рассчитывать итоговые результаты по столбцам отчёта.
Отчёты можно добавить на панель мониторинга или представить на диаграмме, чтобы заинтересованные лица могли отслеживать прогресс в режиме реального времени.
Создание представления портфеля с помощью сводного отчёта по таблицам
Вы можете обобщать сводные данные из нескольких таблиц с помощью сводных отчётов для просмотра сведений на уровне всего портфеля.
Сводный отчёт по таблицам позволяет:
- на основе ключевых полей сводок из нескольких таблиц получить общее представление о состоянии проектов и назначенных вам рабочих элементах, проблемах общего бюджета, приоритетных элементах и т. п.;
- представить сводку портфеля и метрики хода выполнения на панелях мониторинга для руководителей;
- представить статистику на уровне портфеля с помощью диаграмм и графиков.
Перед началом работы
- Убедитесь, что поля сводок называются одинаково во всех таблицах. Даже небольшие различия (например, в пробелах или регистре символов) могут привести к тому, что сводные данные не будут включены в отчёт.
- Чтобы столбцы в отчёте не дублировались, все поля сводок, используемые для сбора одинаковых данных, должны иметь один и тот же тип. Например, при сборе сведений о бюджете рекомендуется задать для всех соответствующих столбцов формат валюты. Если часть столбцов имеет формат валюты, а часть — формат числовых значений, вы получите по столбцу на каждый тип полей.
Сводный отчёт по таблицам недоступен для премиум-приложений.
Создание представления портфеля
Для создания представления портфеля необходимо в первую очередь создать сводный отчёт по таблицам, а затем указать, какие сведения необходимо включить.
Создание сводного отчёта по таблицам
- Щёлкните значок Центра решений (плюс) и выберите Отчёт.
- Введите имя отчёта на панели навигации, выберите Сводный отчёт по таблицам и нажмите кнопку ОК.
Определение сведений, включаемых в отчёт
После создания отчёта настройте представление портфеля с помощью параметров на панели инструментов отчёта.
|
Вкладка |
Действие |
|---|---|
|
Исходные таблицы |
Позволяет выбрать таблицы, данные из которых (включая их сводки) будут отображаться в отчёте. |
|
Отображаемые столбцы |
Позволяет выбрать поля сводки, которые должны отображаться в этом отчёте. |
|
Условия фильтра |
Позволяет задать параметры для сводной информации, отображаемой в отчёте. |
| Группа | Позволяет объединять похожие значения в группы, распределяя строки по логическим категориям или классам. |
| Сводные данные | Позволяет извлекать из отчёта определённые сведения, например количество завершённых проектов. |
|
Сортировка |
Позволяет задать способ сортировки сводной информации в отчёте. |
Настроив все вкладки, нажмите Сохранить для подтверждения всех параметров. В отчёте будут отображаться сводные данные, которые соответствуют указанным критериям.
Дополнительные сведения обо всех этих настройках см. в статье Создание отчёта по строкам с помощью Построителя отчётов.
Изменение настраиваемых полей сводки таблицы
- Щёлкните значок Дополнительно
в левой ячейке строки, которую нужно изменить, и выберите Изменить. Вы также можете щёлкнуть правой кнопкой мыши ячейку с именем таблицы и выбрать пункты «Действия со строкой... > Изменить».
- Если в исходной таблице есть настраиваемые поля, откроется форма «Сводка по таблице». В противном случае появится сообщение «В этой таблице не определены настраиваемые поля сводки».
- Внесите изменения и нажмите кнопку Сохранить.
Расчёт ключевых метрик проекта с помощью формул сводки таблицы
Вводите формулы в поля сводок таблиц, чтобы автоматически рассчитать сводные показатели бюджетов, обобщить статусы по проектам и сведения об их состоянии и произвести другие операции.
Создание формулы сводки таблицы
Выполните следующие действия: введите знак равенства (=) и требуемую функцию в поле сводки таблицы. (Обратите внимание: формулу нельзя ввести в поле флажка.)
- В таблице ниже приведены примеры того, как можно ссылаться на другие поля сводки таблицы в формулах.
- Полный список функций см. здесь.
Ссылки, используемые в формулах сводки таблицы
При создании формул сводки таблицы обращайтесь к этой таблице, чтобы правильно ссылаться на другие поля.
|
Элементы, на которые нужно сослаться |
Синтаксис |
Пример формулы |
|---|---|---|
| Другие поля сводки (в той же таблице) | [Имя поля]# | =SUM([Бюджет 2016]#; [Бюджет 2017]#) |
| Ячейки в этой таблице | [Имя столбца] |
=SUM(Расходы1:Расходы3) |
| Ячейки в другой таблице | {имя межтабличной ссылки} | =COUNT({Запасы на складе Б}) |
В формулах ссылками вида ([Имя поля]#) можно обращаться как к полям сводки таблицы, так и к ячейкам таблицы. Дополнительные сведения см. в статье Основы работы с формулами.
Пояснение символов в сводке таблицы с помощью легенды
Добавьте в сводку таблицы легенду, чтобы пояснить значение каждого значка или символа в таблице.
Кому доступна эта возможность
Владельцы и администраторы таблицы (имеющие лицензию) могут добавлять новые поля в сводку таблицы, изменять свойства полей и вводить значения в имеющихся заблокированных и незаблокированных полях. Владельцы, администраторы и редакторы могут вводить данные в имеющихся незаблокированных полях. Все, кому предоставлен доступ к таблице, могут просматривать её сводку.
Эта возможность доступна для планов «Бизнес», «Корпоративный» и «Премьер».
Создание легенды в сводке таблицы
В сводке таблицы выполните указанные ниже действия.
- Добавьте вверху сводки таблицы поле типа «Текст или число» с описанием легенды.
- Добавьте в сводку таблицы поля символов (по одному для каждого символа). В качестве имени поля введите назначение символа. Для каждого поля необходимо выбрать группу символов, используемых в таблице.
- В каждом поле символа задайте значок, соответствующий описанию.
Вы можете также заблокировать эти поля, чтобы редакторы не могли вносить в них изменения. Чтобы заблокировать поле, щёлкните значок меню справа от него и выберите команду «Заблокировать поле».