Сводные отчёты на основе таблиц

 

Сводные отчёты на основе таблиц позволяют легко обобщать данные по сводным полям сразу в нескольких таблицах, чтобы быстро просматривать ключевые сведения и значения на уровне всего портфеля проектов.

Эти функции существенно расширяет возможности любой команды для работы с отчётами и позволяют включить сводные поля из одной или нескольких таблиц в единый отчёт для отслеживания ключевых показателей на основе заданных критериев. Отчёты можно добавлять непосредственно на панель мониторинга или выводить на диаграмму, благодаря чему заинтересованные лица смогут отслеживать ход работ в режиме реального времени.

 

Создание представления портфеля с помощью сводного отчёта по таблицам

Обобщайте сводные данные из нескольких таблиц с помощью сводных отчётов, чтобы просматривать сведения на уровне всего портфеля. Сводный отчёт по таблицам позволяет:

  • получить общее представление о состоянии проектов на основе ключевых полей сводок из нескольких таблиц;
  • представить сводку портфеля и метрики хода выполнения на панелях мониторинга для руководителей;
  • представить статистику на уровне портфеля с помощью диаграмм и графиков. 

Кому доступна эта возможность?

Необходимые разрешения Создать отчёт по портфелю может любой пользователь, имеющий лицензию Smartsheet и доступ к таблицам со сводками. Просматривать сведения в отчёте могут все, у кого есть доступ к нему и базовым таблицам.
Требуемые планы Эта возможность доступна для планов «Бизнес», «Корпоративный» и «Премьер».

Перед началом работы

  • Убедитесь в том, что поля сводок называются одинаково во всех таблицах. Даже небольшие различия (например, в пробелах или регистре символов) могут привести к тому, что сводные данные не будут включены в отчёт.
  • Чтобы столбцы в отчёте не дублировались, все поля сводок, используемые для сбора одинаковых данных, должны иметь один и тот же тип.

Создание представления портфеля

Чтобы создать представление портфеля, нужно создать сводный отчёт по таблицам и определить включаемые в него сведения.

Создание сводного отчёта по таблицам

  1. На панели слева щёлкните значок плюса > Создать > Отчёт.
  2. Введите имя отчёта.
  3. Выберите вариант Сводный отчёт по таблицам.
  4. Нажмите кнопку ОК.

Определение сведений, включаемых в отчёт

  1. Откройте Построитель отчётов, щёлкнув его значок значок построителя отчётов.
  2. Щёлкните Исходные таблицы и выберите таблицы, данные из которых (и их сводок) будут включены в этот отчёт.
  3. Щёлкните Отображаемые столбцы и выберите поля сводки, которые должны отображаться в этом отчёте.
  4. Щёлкните Условия фильтра и определите параметры для сводной информации, отображаемой в отчёте.

    Условия фильтра в Построителе отчётов
     
  5. Щёлкните Сортировка и определите способ сортировки сводной информации в отчёте.
  6. Нажмите кнопку Сохранить, чтобы подтвердить сделанный выбор. В отчёте отобразятся сводные данные, соответствующие определённым условиям.

Изменение настраиваемых полей сводки таблицы

  1. Щёлкните стрелку в левой ячейке строки, которую нужно изменить, и выберите пункт Изменить. Вы также можете щёлкнуть правой кнопкой мыши ячейку с именем таблицы и выбрать пункты Действия со строкой...  > Изменить.
  2. Если в исходной таблице есть настраиваемые поля, откроется форма «Сводка по таблице». В противном случае появится сообщение «В этой таблице не определены настраиваемые поля сводки».
  3. Завершив внесение изменений, нажмите кнопку Сохранить.

Расчёт основных метрик проекта с помощью формул в сводке таблицы

Добавив формулы в поля сводки таблицы, можно автоматически вычислять сводные бюджетные показатели, обобщать данные по состоянию проекта и совершать другие расчёты.

Кому доступна эта возможность

значок требуемых разрешений Владельцы и администраторы таблицы (имеющие лицензию) могут добавлять новые поля в сводку таблицы, изменять свойства полей и вводить данные в имеющихся заблокированных и незаблокированных полях. Владельцы, администраторы и редакторы могут вводить данные в имеющихся незаблокированных полях. Все, кому предоставлен доступ к таблице, могут просматривать её сводку.
Значок типов планов Эта возможность доступна для планов «Бизнес», «Корпоративный» и «Премьер».

Создание формулы в сводке таблицы

В сводке таблицы сделайте следующее: в поле сводки таблицы введите знак равенства (=) и нужную функцию. (Учтите, что в полях флажков вводить формулы нельзя.)

  • Примеры того, как ссылаться на другие поля сводки таблицы в формулах, можно найти в таблице ниже.
  • Полный список функций см. здесь.

Ссылки в формулах сводки таблицы

Если при создании формул в сводке таблицы вам необходимо сослаться на другие поля, используйте эту таблицу для справки.

Элементы, на которые ссылается формула

Синтаксис

Пример формулы
Другие поля сводки (в той же таблице) [Имя поля]# =SUM([Бюджет 2016]#, [Бюджет 2017]#)
Ячейки в той же таблице [Имя столбца]<номер строки> =SUM(Затраты1:Затраты3)
Ячейки в другой таблице {имя ссылки между таблицами} =COUNT({Запасы на складе Б})

Пояснение символов в сводке таблицы с помощью легенды

Добавьте в сводку таблицы легенду, чтобы пояснить значение каждого значка или символа в таблице.

Кому доступна эта возможность

значок требуемых разрешений Владельцы и администраторы таблицы (имеющие лицензию) могут добавлять новые поля в сводку таблицы, изменять свойства полей и вводить значения в имеющихся заблокированных и незаблокированных полях. Владельцы, администраторы и редакторы могут вводить данные в имеющихся незаблокированных полях. Все, кому предоставлен доступ к таблице, могут просматривать её сводку.
Значок подходящих планов Эта возможность доступна для планов «Бизнес», «Корпоративный» и «Премьер».

Создание легенды в сводке таблицы

В сводке таблицы выполните указанные ниже действия.

  1. Добавьте вверху сводки таблицы поле типа «Текст или число» с описанием легенды.
  2. Добавьте в сводку таблицы поля символов (по одному для каждого символа). В качестве имени поля введите назначение символа. Для каждого поля необходимо выбрать группу символов, используемых в таблице.
  3. В каждом поле символа задайте значок, соответствующий описанию.

Вы можете также заблокировать эти поля, чтобы редакторы не могли вносить в них изменения. Чтобы заблокировать поле, щёлкните значок меню справа от него и выберите команду «Заблокировать поле».