Формы

Формы Smartsheet помогают ускорить работу и воплотить новые идеи, позволяя быстро и легко собирать и обрабатывать данные.

Создайте свою пользовательскую форму в удобном интерфейсе и добавьте условную логику, чтобы вопросы были актуальны для каждого, кто ее заполнит. Затем поделитесь формой, чтобы коллеги, подрядчики, клиенты и другие пользователи могли легко отправлять информацию и файлы со своих настольных и мобильных устройств из любой точки.

Собирайте согласованные, безошибочные данные от ваших внутренних или внешних заинтересованных сторон и сохраняйте их прямо в вашей таблице, где можно отреагировать на изменения. Это идеальное решение для сбора информации об обращениях, регистрации на мероприятия, сбора отзывов от клиентов и многого другого.

 

Сбор информации с помощью форм

Вы можете создавать формы для сбора и упорядочения информации в Smartsheet и предоставлять к ним общий доступ. После того как вы создали форму и предоставили к ней общий доступ, при каждой её подаче пользователями данные добавляются в начало или конец таблицы в виде новой строки.

Например, с помощью форм можно собирать результаты опросов, принимать запросы проектов и заказы продуктов.

Любой пользователь, имеющий доступ к форме, может с её помощью отправлять информацию в таблицу.

Данные, полученные из форм, всегда добавляются в виде новых строк. Если вам нужно дать кому-то возможность изменить существующую строку, отправьте пользователю запрос изменения. Дополнительные сведения см. в статье Ускорение работы и экономия времени с помощью автоматизированных рабочих процессов.

Для оптимальной отправки данных с мобильного устройства открывайте формы в мобильном приложении для iOS или Android.


Создание формы

  1. Откройте таблицу, в которую нужно вложить форму.
  2. В строке меню в верхней части окна Smartsheet выберите пункты «Формы» > «Создать форму».

    Если пункт «Формы» отсутствует, щёлкните значок со стрелкой вниз в правом верхнем углу окна Smartsheet.

    Стрелка в строке меню

    При создании формы в неё автоматически добавляются все столбцы таблицы (кроме системных). Каждое поле работает согласно типу соответствующего столбца.

    Для списков контактов и раскрывающихся списков предусмотрен флажок Только значения из списка. Если он установлен, отправляющий форму пользователь сможет выбрать только значения из столбца.

    Дополнительные сведения о типах столбцов см. в статье Выбор подходящего типа столбца для данных.

    По умолчанию название формы соответствует имени таблицы, а поля формы — именам соответствующих столбцов таблицы.

    Построитель форм

  3. Выберите элемент на панели предпросмотра в центре, и его параметры будут показаны на правой панели, где вы можете изменить их. Дополнительные сведения о параметрах полей см. в статье Изменение и удаление полей в форме.
  4. Для изменения параметров на уровне формы используйте кнопку Параметры в верхней части построителя форм. Дополнительные сведения см. в статье Управление параметрами отображения и отправки формы.
  5. Завершив настройку формы, выберите Сохранить в правом верхнем углу, чтобы сохранить изменения.

Предпросмотр и предоставление доступа к форме

  1. Выберите Открыть форму, чтобы просмотреть форму и проверить, всё ли в ней правильно настроено.
    После просмотра формы можно закрыть вкладку браузера, на которой она открыта.
  2. Выберите Поделиться формой, чтобы отправить форму в сообщении электронной почты из Smartsheet, скопировать ссылку на неё или внедрить её на панель мониторинга или веб-страницу.
  3. Щёлкните стрелку возврата в левом верхнем углу редактора форм, чтобы закрыть его и вернуться к таблице.

Имя созданной формы будет отображаться в диспетчере форм, в котором можно распространять формы, просматривать их свойства и выполнять другие действия.

После предоставления общего доступа к форме пользователи смогут отправлять данные в вашу таблицу. При каждой отправке данные будут добавляться в новую строку.

Даже если отредактировать форму, ссылка останется прежней. Изменения отобразятся в форме после их сохранения.

Использование условной логики для оптимизации заполнения форм

Использование условной логики в формах позволяет отображать только те пункты, которые соответствуют предыдущим ответам пользователя. Пример.

  1. Вы создаете форму для управления запросами в службу технической поддержки.
  2. Пользователь при заполнении формы указывает тип запроса «Компьютерное оборудование».
  3. В форме будут отображаться только поля, связанные с компьютерным оборудованием.

Логика

Кому доступна эта возможность?

Значок типов ролей Создавать и изменять формы могут владельцы и администраторы таблиц. Отправлять данные с помощью формы может любой пользователь, имеющий доступ к ней.

Значок типа плана Эта возможность доступна для всех планов. Для создания и изменения форм необходима лицензия. Пользователи пробной версии могут создавать формы, но к таким формам невозможно предоставить общий доступ. Не знаете, есть ли у вас лицензия? См. статью Определение плана и типа пользователя Smartsheet.


Создание формы с условным отображением полей 

Чтобы создать новую форму и добавить правила для условного отображения полей, выполните следующие действия:

  1. Откройте таблицу, в которую нужно вложить форму.
  2. В строке меню в левом верхнем углу окна Smartsheet выберите пункт «Формы > Создать форму».
  3. Выберите поле, от значения которого будут зависеть отображаемые далее пункты. Это исходное поле для правила.
  4. В параметрах поля справа выберите вкладку «Логика», а затем нажмите «Добавить логику».
  5. Условие правила всегда начинается со слова «Если». Следует задать оператор (в зависимости от типа поля) и значение (или значения) исходного поля, которое будет определять отображаемые поля.

    Оператор построителя логики
  6. Чтобы задать действие (которое начинается со слова То), выберите поля, которые должны отображаться при выполнении условия. Это целевые поля правила.
  7. Нажмите Добавить в правом нижнем углу, чтобы добавить правило в исходное поле.
  8. Чтобы добавить ещё одно правило в исходное поле, щёлкните ссылку +Добавить правило.
  9. После добавления в форму всех необходимых полей и правил сохраните её и откройте предпросмотр, выбрав команду Открыть форму в правом верхнем углу построителя форм.

Проверка логики в форме

Имена полей с условной логикой помечены специальным значком. 

Исходные поля помечены значком . Щёлкните этот значок, чтобы открыть вкладку «Логика» для этого поля. 

Целевые поля помечены значком . Наведите указатель мыши на значок целевого поля, чтобы просмотреть все применимые к нему условия. 

Состояние при наведении указателя мыши


Принцип работы условной логики

При использовании условной логики необходимо учитывать следующие моменты:

  • Целевые поля не отображаются по умолчанию. Они видны только при соблюдении по крайней мере одного из исходных условий.
  • Данные из целевых полей передаются в таблицу, только если они отображались в момент отправки формы. 
  • Обязательные целевые поля будут требовать заполнения, только если они отображаются в момент отправки формы.
  • Изменение типа столбца или значения поля, используемого в условной логике, может повлиять на существующие правила. 
  • При удалении поля из формы соответствующая условная логика тоже будет удалена.
  • Если на целевое поле влияют несколько правил, оно будет отображаться при выполнении любого из них. 
  • Если поле скрыто с помощью переключателя в Параметрах поля, правила не будут влиять на его отображение.

Советы по работе с условной логикой

Для создания гибких правил отображения соблюдайте следующие рекомендации:

  • Правильный выбор оператора в синем раскрывающемся списке позволяет упростить условия и уменьшить число правил.
    • Пример 1. Если в исходном поле содержится раскрывающийся список и при выборе в нём нескольких разных значений будут отображаться одни и те же целевые поля, нет необходимости создавать отдельное правило для каждого варианта ответа. Лучше использовать одно правило с оператором любое из значений в условии.
      Пример логики 1
    • Пример 2. Если целевое поле чаще отображается, чем нет, не следует перечислять все возможные варианты. Вместо этого можно использовать обратные операторы, такие как не равно. Например, чтобы отображать Поле 2 при любом значении в [Поле 1], кроме [Значение A], можно использовать следующее правило:
      Пример логики 2
  • Целевое поле также может выступать как исходное, что открывает возможности для использования вложенной логики. Например, ответ на Вопрос 1 приводит к отображению Вопроса 2, а Вопрос 2 влияет на отображение Вопроса 3. Если введённый пользователем ответ на Вопрос 1 приводит к тому, что Вопрос 2 не отображается, Вопрос 3 также не будет отображаться.
  • Вы можете стандартизовать варианты ответов с помощью раскрывающихся списков с числовыми условиями. Например, чтобы пользователи не указывали точный размер бюджета в текстовом поле, создайте раскрывающийся список с такими вариантами, как «более 10 000 р.». Затем добавьте правила условной логики для отображения определённых полей при выборе одного из указанных вариантов.