Формы

Используя формы Smartsheet, можно ускорить выполнение задач и способствовать внедрению инноваций за счёт эффективного сбора данных от разных пользователей и оперативного реагирования.

Создайте собственную форму с помощью интуитивно понятного интерфейса и предоставьте уникальную ссылку для доступа к ней, чтобы ваши коллеги, подрядчики, клиенты и другие пользователи могли отправлять различные сведения и файлы со своих компьютеров или мобильных устройств. 

С помощью формы вы получите от коллег или внешних пользователей согласованные, не содержащие ошибок данные, которые будут сохранены прямо в таблицу, что позволит вам легко отслеживать состояние и предпринимать соответствующие действия. Формы идеально подходят для сбора заявок, регистрации на мероприятия, сбора отзывов от клиентов и других задач.

Использование форм в Smartsheet

Узнайте, как создавать формы в Smartsheet.

Формы Smartsheet легко создавать и настраивать. Они позволяют без труда собирать любые виды данных.

Формы интегрированы с мощной платформой Smartsheet, что позволяет мгновенно приступать к совместной работе, отслеживать собранные данные и управлять ими.

Чтобы создать форму, следуйте этим пошаговым инструкциям.

Сбор информации с помощью формы

Создавайте формы и предоставляйте к ним общий доступ для сбора любой информации и её хранения в упорядоченном виде в таблице. Например, с помощью форм можно собирать результаты опросов, запросы на покупку или заказы продуктов. После создания формы вы сможете предоставлять доступ к ней другим людям. После каждой отправки данных в форму они будут добавляться в начало или конец вашей таблицы в виде новой строки.

Любой пользователь, имеющий доступ к форме, может использовать её для отправки информации в таблицу.

Для оптимальной отправки данных с мобильного устройства открывайте формы в мобильном приложении. Подробные сведения об этом см. в следующих справочных статьях:

Если вам нужно дать кому-то возможность изменить существующую строку, отправьте пользователю запрос изменения. (Дополнительные сведения о запросах изменения см. в этой статье.)

Содержание статьи

Кому доступна эта возможность?

 

Значок необходимых разрешений Эта возможность доступна лицензированным пользователям с правами владельца или администратора таблицы.

Значок доступности планов Эта возможность доступна для планов всех типов.

ПРИМЕЧАНИЕ. Во время 30-дневного бесплатного пробного периода вы можете создавать, просматривать и тестировать формы, но не можете создавать для них общедоступный URL-адрес и код внедрения. Эти возможности доступны только лицензированным пользователям.


Создание формы

  1. Откройте таблицу, в которую нужно вложить форму.
  2. В строке меню в верхней части окна Smartsheet выберите пункт Формы > Создать форму.

    
 В редакторе форм вверху указано название формы, а ниже — имена всех её полей. По умолчанию название формы соответствует имени таблицы, а поля формы — именам соответствующих столбцов таблицы.

    
 Каждое поле функционирует в соответствии с типом соответствующего столбца. Дополнительные сведения о типах столбцов см. в статье Выбор подходящего типа столбца для данных.

    создание-формы
     
  3. Щёлкните элемент слева, и его свойства будут показаны справа, где вы можете изменить их.
  4. Завершив настройку формы, щёлкните Сохранить и просмотреть, чтобы сохранить изменения.
  5. После просмотра формы можно закрыть окно браузера, в котором она открыта.
  6. Щёлкните значок x в правом верхнем углу редактора форм, чтобы закрыть его и вернуться к окну «Формы».

Имя созданной формы и её URL-адрес будут отображаться в окне «Формы». После того как форма будет опубликована, люди смогут отправлять данные в вашу таблицу. При каждой отправке данные будут добавляться в новую строку. 


(Обратите внимание: URL-адрес доступен только для форм, принадлежащих лицензированным пользователям.)


Распространение формы

После создания формы вы можете сделать её доступной для других. 

Ссылка или сообщение электронной почты

Чтобы получить URL-адрес для предоставления доступа другим людям, выполните описанные ниже действия.

  1. В строке меню выберите пункт Формы > Управление формами. Откроется окно Формы.
  2. В окне Формы выполните одно из указанных ниже действий. 

    • В разделе URL-адрес скопируйте URL-адрес, а затем вставьте его в другую программу или отправьте в сообщении электронной почты.
      
 -Или-
    • Щёлкните значок с конвертом справа от URL-адреса, чтобы отправить ссылку по электронной почте.

В приложении Smartsheet невозможно настроить или сократить URL-адрес формы.

Код внедрения

Чтобы создать код внедрения и использовать его для внедрения формы в веб-страницу с помощью HTML, выполните описанные ниже действия.

  1. В строке меню выберите пункт Формы > Управление формами. Откроется окно Формы.
  2. Щёлкните стрелку рядом со словом Дополнительно и выберите пункт Получить код внедрения.

Дополнительные способы работы с формами и их распространения

После базовой настройки формы можно настроить её детальнее. Для справки см. параметры, указанные в следующей таблице:

ПараметрДействие
Создать форму (кнопка)Привязка еще одной формы к таблице.

 Для одной таблицы можно создать несколько форм для сбора разной информации или отображения различных форматов для разных людей.
ПредпросмотрПредварительное отображение формы.


 ПРИМЕЧАНИЕ. Данные, отправленные из режима предпросмотра, будут отображаться в таблице как новые строки.
ИзменитьОткрытие формы для изменения в редакторе.
Дополнительно > Получить код внедренияПолучение кода внедрения, с помощью которого можно скопировать форму и вставить её на веб-сайте.


 Доступно только лицензированным пользователям (если вы не знаете, есть ли у вас лицензия, см. эту статью).
Дополнительно > ДублироватьСоздание точной копии формы, но с другим URL-адресом.
Дополнительно > СвойстваОтображение состояния формы, числа отправленных записей, времени первой и последней отправки, адреса электронной почты создателя формы и даты её создания.
Дополнительно > ДеактивироватьОтключение URL-адреса (при попытке открыть его выводится сообщение об ошибке). При этом адрес и сама форма сохраняются и могут быть использованы в будущем.
Дополнительно > УдалитьУдаление формы и её URL-адреса из Smartsheet. URL-адрес восстановить невозможно. Будьте осторожны, удаляя формы.

Изменение и удаление полей и других элементов в форме

  1. В строке меню выберите пункт Формы > Управление формами. Откроется окно Формы.
  2. Щёлкните Изменить в форме, которую нужно отредактировать.

Чтобы удалить элемент из формы, выберите его, а затем щёлкните Удалить из формы (значок x справа). Учтите, что столбец при этом не удаляется из таблицы. Вы всегда можете вернуть элемент с помощью раздела Добавить поле.


Чтобы изменить положение поля в форме, выберите его и перетащите вверх или вниз. При этом очередность столбцов в таблице не меняется.

Изменяя свойства элементов в правой части редактора форм, в левой части вы сможете наблюдать за изменениями базового макета, который будет отображаться в форме.

Чтобы посмотреть, как будет выглядеть форма, можно в любой момент нажать кнопку Сохранить и просмотреть в нижней части окна.

Ниже перечислены свойства, которые можно устанавливать для полей формы.

СвойствоДействие
МеткаУкажите, что следует использовать в качестве имени поля формы: имя столбца или произвольную метку.
Поясняющий текстДобавьте описание или инструкцию, которая будет отображаться под полем формы.
Тип отображенияТолько для столбцов с флажками, раскрывающимся списком и символами.


 Это свойство позволяет указать, как они будут отображаться в форме.


 ПРИМЕЧАНИЕ. Чтобы изменить тип и значения поля, нужно настроить соответствующий столбец в таблице. Т. е. эти свойства невозможно настроить в редакторе формы. Чтобы внести такие изменения, закройте редактор формы и измените свойства столбца в таблице. 
Высота текстового поляУкажите, сколько пустых строк должно содержать поле формы (одну или несколько).
Обязательное полеОтправить форму, не заполнив все обязательные поля, невозможно. Если они останутся пустыми, отправитель получит сообщение об ошибке.
Скрытое полеСкрытые поля не отображаются в форме, но видны в таблице.


 Используйте скрытое поле, если в столбце таблицы должно отображаться значение по умолчанию (заполняющему форму не нужно будет вводить его). Например, если есть поле «Отправитель», вы можете задать значение по умолчанию «форма» и сделать поле скрытым. Таким образом можно различать строки, которые были добавлены в таблицу вами и соавторами, и строки, отправленные через веб-форму.
Значение по умолчаниюИспользуйте, чтобы указать значение по умолчанию для поля.

Системные и заблокированные столбцы нельзя включать в форму в качестве полей. Однако вы можете добавить в таблицу системные столбцы для автоматического отслеживания даты и времени отправки строк через форму. 


Добавление дополнительных элементов в форму

  1. Щёлкните Добавить поле в нижней части формы.
    
 Элементы можно разместить в любом месте под описанием формы, которое находится вверху. При перетаскивании элемента в левую часть формы появляется пунктирная линия, показывающая, где он будет вставлен.

    Перетаскивание полей формы
     
  2. Чтобы настроить форму, можно использовать различные параметры.
     
    • Добавьте поле Отправка файла, чтобы позволить отправителю добавлять в форму вложения (до 10 файлов размером не более 30 МБ каждый на одну отправку формы).
    • Перетащите элемент из раздела Добавить разделитель разделов, чтобы создать структуру и упорядочить форму с помощью заголовков и горизонтальных разделителей.

К началу


Управление параметрами отображения и отправки формы

Чтобы настроить параметры отображения и отправки формы, откройте форму в редакторе и в нижней части его окна щёлкните Параметры формы.

параметры-формы

Для выбора доступны указанные ниже параметры.

ПараметрДействие
Параметры подтвержденияУкажите, что будет видеть пользователь после отправки формы. Можно отображать сообщение с подтверждением, перезагружать форму для повторной отправки или направлять пользователя на другой URL-адрес. (URL-адрес будет загружен на той же вкладке браузера. Если форма внедрена в веб-страницу, URL-адрес будет загружен в окне внедрения.)
Включить отправку сообщения с подтверждением

Установите флажок Отправить мне копию моих ответов внизу формы. Если отправитель формы установит его, он сможет ввести свой адрес электронной почты и автоматически получить на него подтверждение о принятии отправленной формы. В нём будут указаны отправленные данные.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если отправитель формы выбрал получение копии своих ответов, ему может потребоваться пройти проверку в невидимой службе reCAPTCHA для предотвращения автоматической отправки.

СОВЕТ. Владелец и соавторы таблицы не могут получать по электронной почте подтверждение отправки формы, однако вы можете получать по электронной почте оповещения о поступлении новых записей. (Дополнительные сведения см. в статье Ускорение работы и экономия времени с помощью автоматизированных рабочих процессов.)

Расположение новых записейВыберите, где будут отображаться строки, вставленные с помощью формы: в самом верху таблицы или в нижней её части. (Нельзя вставлять строки под определённой родительской строкой или в другом месте.)
СтильДоступны три стиля: 

  • Классический: логотип, название и описание отображаются вверху формы. Вы также можете выбрать цвет фона.
  • Современный: логотип, название и описание отображаются в левой части формы. Вы также можете выбрать цвет фона.
  • Обычный: помимо полей формы и другого текста, отображаются только название и описание. (Логотип отсутствует, а фон по умолчанию белый.)
Кому доступноВыберите, будет ли форма доступна для просмотра и отправки любому пользователю со ссылкой или только зарегистрированным пользователям Smartsheet. В последнем случае при переходе к форме по URL-адресу каждому пользователю будет предлагаться войти в Smartsheet (если он ещё этого не сделал), чтобы иметь возможность просмотреть и отправить форму. Если выбран параметр Включить отправку сообщения с подтверждением, то при установке флажка Отправить мне копию моих ответов будет автоматически подставляться адрес отправителя формы.
Включить проверку/ответ для дополнительной безопасности

Если этот параметр выбран, для предотвращения автоматической отправки используется невидимая служба reCAPTCHA (о чём сообщается в нижнем колонтитуле формы). Некоторым отправителям формы потребуется подтвердить, что они являются людьми, выбрав правильные картинки из предложенных.

ПРИМЕЧАНИЕ. Невидимая служба reCAPTCHA заблокирована в Китае, поэтому у отправителей формы в этой стране могут возникнуть проблемы, если данный параметр включён или если они выбрали получение копии ответов.

Дополнительные параметры формыТолько для планов «Бизнес», «Корпоративный» и «Премьер». Снимите этот флажок, чтобы убрать сообщение На основе Smartsheet в форме и на странице подтверждения. 

Если в таблице есть системный столбец Автор и отправлять форму могут только зарегистрированные пользователи Smartsheet, столбец будет содержать адреса электронной почты пользователей, отправивших форму. Если форма доступна по ссылке всем пользователям, в столбце Автор будет отображаться адрес [email protected] (Сведения о системных столбцах см. в этой статье.)