Формы

Формы Smartsheet помогают ускорить работу и воплотить новые идеи, позволяя быстро и легко собирать и обрабатывать данные.

Создайте свою пользовательскую форму в удобном интерфейсе и добавьте условную логику, чтобы вопросы были актуальны для каждого, кто ее заполнит. Затем поделитесь формой, чтобы коллеги, подрядчики, клиенты и другие пользователи могли легко отправлять информацию и файлы со своих настольных и мобильных устройств из любой точки.

Собирайте согласованные, безошибочные данные от ваших внутренних или внешних заинтересованных сторон и сохраняйте их прямо в вашей таблице, где можно отреагировать на изменения. Это идеальное решение для сбора информации об обращениях, регистрации на мероприятия, сбора отзывов от клиентов и многого другого.

 

Использование форм в Smartsheet

Узнайте, как создавать формы в Smartsheet.

Формы Smartsheet легко создавать и настраивать. Они позволяют без труда собирать любые виды данных.

Формы интегрированы с мощной платформой Smartsheet, что позволяет мгновенно приступать к совместной работе, отслеживать собранные данные и управлять ими.

Сбор информации с помощью формы

Вы можете создавать формы для сбора и упорядочения информации в Smartsheet и предоставлять к ним общий доступ. Например, с помощью форм можно собирать результаты опросов, принимать запросы проектов и заказы продуктов. После того как вы создали форму и предоставили к ней общий доступ, при каждой её подаче пользователями данные добавляются в начало или конец таблицы в виде новой строки.

Любой пользователь, имеющий доступ к форме, может с её помощью отправлять информацию в таблицу.

Для оптимальной отправки данных с мобильного устройства открывайте формы в мобильном приложении (для iOS или Android). 

ПРИМЕЧАНИЕ. Данные, полученные из форм, всегда добавляются в виде новых строк. Если вам нужно дать кому-то возможность изменить существующую строку, отправьте пользователю запрос изменения. Дополнительные сведения см. в статье Запросы изменений: автоматический запрос актуальной информации

Кому доступна эта возможность?

Значок типов ролей Создавать и изменять формы могут владельцы и администраторы таблиц. Отправлять данные с помощью формы может любой пользователь, имеющий доступ к ней.

Значок типа плана Эта возможность доступна для всех планов. Для создания и изменения форм необходима лицензия. Пользователи пробной версии могут создавать формы, но к таким формам невозможно предоставить общий доступ. Не знаете, есть ли у вас лицензия? См. статью Определение плана и типа пользователя Smartsheet.


Создание формы

  1. Откройте таблицу, в которую нужно вложить форму.
  2. В строке меню в верхней части окна Smartsheet выберите пункт Формы > Создать форму.

    Если пункт «Формы» отсутствует, щёлкните значок со стрелкой вниз в правом верхнем углу окна Smartsheet.

    Стрелка в строке меню

    При создании новой формы в неё автоматически будут добавлены все столбцы таблицы (кроме системных). Каждое поле функционирует согласно типу соответствующего столбца. Дополнительные сведения о типах столбцов см. в статье Выбор подходящего типа столбца для данных.

    По умолчанию название формы соответствует имени таблицы, а поля формы — именам соответствующих столбцов таблицы.

    Построитель формы
  3. Выберите элемент на панели предпросмотра в центре, и его параметры будут показаны на правой панели, где вы можете изменить их. Дополнительные сведения о параметрах полей см. в статье Изменение и удаление полей в форме.
  4. Для изменения параметров на уровне формы используйте кнопку Параметры в верхней части построителя форм. Дополнительные сведения см. в статье Управление параметрами отображения и отправки формы.
  5. Завершив настройку формы, выберите Сохранить в правом верхнем углу, чтобы сохранить изменения.
  6. Выберите Открыть форму, чтобы просмотреть форму и проверить, всё ли в ней правильно настроено. После просмотра формы можно закрыть вкладку браузера, на которой она открыта.
  7. Выберите Поделиться формой, чтобы отправить форму в электронном сообщении из Smartsheet, скопировать ссылку на неё или внедрить её на панель мониторинга или веб-страницу. 
  8. Щёлкните стрелку возврата в левом верхнем углу редактора форм, чтобы закрыть его и вернуться к таблице.

Имя созданной формы будет отображаться в диспетчере форм, в котором можно распространять формы, просматривать их свойства и выполнять другие действия. После предоставления общего доступа к форме пользователи смогут отправлять данные в вашу таблицу с помощью ссылки. При каждой отправке данные будут добавляться в новую строку. При редактировании формы ссылка остаётся прежней, а внесенные изменения применяются после сохранения.

 

Изменение и удаление полей в форме

Кому доступна эта возможность?

Значок типов ролей Создавать и изменять формы могут владельцы и администраторы таблиц. Отправлять данные с помощью формы может любой пользователь, имеющий доступ к ней.

Значок типа плана Эта возможность доступна для всех планов. Для создания и изменения форм необходима лицензия. Пользователи пробной версии могут создавать формы, но к таким формам невозможно предоставить общий доступ. Не знаете, есть ли у вас лицензия? См. статью Определение плана и типа пользователя Smartsheet.

Чтобы изменить порядок полей, используйте перетаскивание или нажимайте стрелки вверх и вниз. Это никак не повлияет на порядок столбцов в таблице. 

Выбор полей
Чтобы удалить элемент из формы, наведите на него указатель мыши и щёлкните значок мусорной корзины в правом верхнем углу поля или перетащите элемент на панель слева. Чтобы удалить все поля из формы, используйте кнопки Удалить все или Добавить все на панели слева. При этом будет удалено только поле из формы, это действие не затронет соответствующий столбец таблицы. Подробные сведения см. в статье Добавление дополнительных элементов в форму.

Удалить все Добавить все

  1. В строке меню выберите пункт Формы > Управление формами. Откроется диспетчер форм.
  2. Вы можете выбрать любую форму и открыть её в редакторе. 
  3. Выберите элемент на панели предпросмотра в центре, и его свойства будут показаны на правой панели, где вы можете изменить их.
  4. По мере изменения свойств каждого элемента центральная панель предпросмотра меняется соответствующим образом и отображает конечный результат.

Параметры полей

Вы можете изменить заголовок, отображение и другие параметры полей, чтобы сделать форму удобной для восприятия и заполнения. 

Параметры полей

Ниже перечислены свойства, которые можно устанавливать для полей формы.

Свойство

Действие

Плитка «Свойства столбца»

Просмотр и изменение имени, типа и свойств столбца, таких как значения в списке контактов или раскрывающемся списке. 

Метка

Укажите, что следует использовать в качестве имени поля формы: имя столбца или произвольную метку.

Поясняющий текст

Добавьте описание или инструкцию, которая будет отображаться под полем формы. 

ПРИМЕЧАНИЕ. В текст справки можно включать гиперссылки. 

Тип отображения

Только для столбцов с текстом, флажками, раскрывающимся списком и символами.

Это свойство позволяет указать, как они будут отображаться в форме.

Обязательное поле

Отправить форму, не заполнив все обязательные поля, невозможно. Если они останутся пустыми, отправитель получит сообщение об ошибке.

ПРИМЕЧАНИЕ. Обязательные поля с условной логикой будут требовать заполнения, только если они отображаются на момент отправки формы.

Скрытое поле

Скрытые поля не отображаются в форме, но видны в таблице.

СОВЕТ. Скрытое поле и значение по умолчанию можно использовать для того, чтобы все формы содержали определённое значение в конкретном столбце и при этом его не нужно было вводить вручную. Например, если необходимо, чтобы все новые отправляемые данные имели статус «Открыто», а пользователи не видели и не могли изменять это значение, следует выбрать в раскрывающемся списке значение по умолчанию «Открыто» и скрыть поле. 

Если значение по умолчанию не задано, можно вместо этого удалить скрытое поле из формы.

Значение по умолчанию

Используйте, чтобы указать значение по умолчанию для поля. Когда форма откроется, это значение будет выбрано автоматически, и пользователь сможет при необходимости изменить его. 

 

Логика

Использование условной логики в формах позволяет отображать только те пункты, которые соответствуют предыдущим ответам пользователя. Дополнительные сведения см. в статье Использование условной логики для оптимизации заполнения форм.

ПРИМЕЧАНИЕ. Системные столбцы нельзя включать в форму в качестве полей. При этом можно добавлять системные столбцы в таблицу для автоматического отслеживания определённых данных, например даты и времени отправки формы. Дополнительные сведения об этой возможности см. в статье Использование системных столбцов для автоматического внесения данных в строку.

Использование условной логики для оптимизации заполнения форм

Использование условной логики в формах позволяет отображать только те пункты, которые соответствуют предыдущим ответам пользователя. Пример.

  1. Вы создаете форму для управления запросами в службу технической поддержки.
  2. Пользователь при заполнении формы указывает тип запроса «Компьютерное оборудование».
  3. В форме будут отображаться только поля, связанные с компьютерным оборудованием.

Логика

Кому доступна эта возможность?

Значок типов ролей Создавать и изменять формы могут владельцы и администраторы таблиц. Отправлять данные с помощью формы может любой пользователь, имеющий доступ к ней.

Значок типа плана Эта возможность доступна для всех планов. Для создания и изменения форм необходима лицензия. Пользователи пробной версии могут создавать формы, но к таким формам невозможно предоставить общий доступ. Не знаете, есть ли у вас лицензия? См. статью Определение плана и типа пользователя Smartsheet.


Создание формы с условным отображением полей 

Чтобы создать новую форму и добавить правила для условного отображения полей, выполните следующие действия:

  1. Откройте таблицу, в которую нужно вложить форму.
  2. В строке меню в левом верхнем углу окна Smartsheet выберите пункт «Формы > Создать форму».
  3. Выберите поле, от значения которого будут зависеть отображаемые далее пункты. Это исходное поле для правила.
  4. В параметрах поля справа выберите вкладку «Логика», а затем нажмите «Добавить логику».
  5. Условие правила всегда начинается со слова «Если». Следует задать оператор (в зависимости от типа поля) и значение (или значения) исходного поля, которое будет определять отображаемые поля.

    Оператор построителя логики
  6. Чтобы задать действие (которое начинается со слова То), выберите поля, которые должны отображаться при выполнении условия. Это целевые поля правила.
  7. Нажмите Добавить в правом нижнем углу, чтобы добавить правило в исходное поле.
  8. Чтобы добавить ещё одно правило в исходное поле, щёлкните ссылку +Добавить правило.
  9. После добавления в форму всех необходимых полей и правил сохраните её и откройте предпросмотр, выбрав команду Открыть форму в правом верхнем углу построителя форм.

Проверка логики в форме

Имена полей с условной логикой помечены специальным значком. 

Исходные поля помечены значком . Щёлкните этот значок, чтобы открыть вкладку «Логика» для этого поля. 

Целевые поля помечены значком . Наведите указатель мыши на значок целевого поля, чтобы просмотреть все применимые к нему условия. 

Состояние при наведении указателя мыши


Принцип работы условной логики

При использовании условной логики необходимо учитывать следующие моменты:

  • Целевые поля не отображаются по умолчанию. Они видны только при соблюдении по крайней мере одного из исходных условий.
  • Данные из целевых полей передаются в таблицу, только если они отображались в момент отправки формы. 
  • Обязательные целевые поля будут требовать заполнения, только если они отображаются в момент отправки формы.
  • Изменение типа столбца или значения поля, используемого в условной логике, может повлиять на существующие правила. 
  • При удалении поля из формы соответствующая условная логика тоже будет удалена.
  • Если на целевое поле влияют несколько правил, оно будет отображаться при выполнении любого из них. 
  • Если поле скрыто с помощью переключателя в Параметрах поля, правила не будут влиять на его отображение.

Советы по работе с условной логикой

Для создания гибких правил отображения соблюдайте следующие рекомендации:

  • Правильный выбор оператора в синем раскрывающемся списке позволяет упростить условия и уменьшить число правил.
    • Пример 1. Если в исходном поле содержится раскрывающийся список и при выборе в нём нескольких разных значений будут отображаться одни и те же целевые поля, нет необходимости создавать отдельное правило для каждого варианта ответа. Лучше использовать одно правило с оператором любое из значений в условии.
      Пример логики 1
    • Пример 2. Если целевое поле чаще отображается, чем нет, не следует перечислять все возможные варианты. Вместо этого можно использовать обратные операторы, такие как не равно. Например, чтобы отображать Поле 2 при любом значении в [Поле 1], кроме [Значение A], можно использовать следующее правило:
      Пример логики 2
  • Целевое поле также может выступать как исходное, что открывает возможности для использования вложенной логики. Например, ответ на Вопрос 1 приводит к отображению Вопроса 2, а Вопрос 2 влияет на отображение Вопроса 3. Если введённый пользователем ответ на Вопрос 1 приводит к тому, что Вопрос 2 не отображается, Вопрос 3 также не будет отображаться.
  • Вы можете стандартизовать варианты ответов с помощью раскрывающихся списков с числовыми условиями. Например, чтобы пользователи не указывали точный размер бюджета в текстовом поле, создайте раскрывающийся список с такими вариантами, как «более 10 000 р.». Затем добавьте правила условной логики для отображения определённых полей при выборе одного из указанных вариантов.