Отслеживание и просмотр действий в таблице

В Smartsheet предусмотрены различные функции, с помощью которых можно визуально отслеживать изменения в таблице.

  • Включите выделение изменений, чтобы быстро увидеть, какие ячейки таблицы изменились с момента вашего последнего посещения.  
  • Чтобы просмотреть предыдущие версии содержимого, откройте историю ячейки.
  • Чтобы узнать, кто и когда внёс те или иные изменения в таблицы, отчёты и панели мониторинга, просмотрите журнал действий.

Чтобы включить выделение изменений, следуйте пошаговым инструкциям.

Выделение изменений, внесённых в таблицу

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Чтобы быстро найти и проверить изменения в таблице, используйте функцию Выделение изменений.

Включение и отключение выделения изменений

  1. Откройте таблицу и щёлкните Выделение изменений Кнопка «Выделение изменений» на панели инструментов.

    Откроется окно Выделение изменений.

    Окно «Выделение изменений»

  2. Установите ползунок выделения изменений в положение ВКЛ.

  3. В раскрывающемся списке Выделить изменения за последние: выберите необходимый промежуток времени.

    Если выбрать вариант Дата моего последнего просмотра, изменения будут выделяться со дня, когда вы последний раз открывали таблицу. Другие пользователи будут видеть изменения с даты своего последнего просмотра.

  4. Щёлкните Цвет фона Кнопка «Цвет фона для изменённых ячеек», чтобы выбрать цвет выделения.

    Этот цвет будет применён к изменённым ячейкам.

  5. Щёлкните значок X в правом верхнем углу окна, чтобы закрыть его и сохранить параметры.

Кто видит выделение

Если включить или выключить выделение изменений и сохранить таблицу, это повлияет на то, что увидят пользователи с доступом к ней.

Если кто-то добавил в обсуждение комментарий либо добавил или изменил вложение за указанный период, значок в соответствующей строке будет выделен. Изменения в самих комментариях НЕ выделяются.

Выделение изменений

Чтобы узнать подробности изменения, в том числе его время и электронный адрес его автора, щёлкните ячейку правой кнопкой мыши и выберите Просмотр истории ячейки.

Чтобы своевременно узнавать об изменениях в таблице, можно настроить уведомления по электронной почте. Дополнительные сведения см. в статье Уведомления.

Параметры выделения изменений

Для выделения изменений можно настроить восемь параметров. При доступе к таблице настройки обновляются с точностью до минуты. В таблице ниже показано, какие изменения будут выделены при просмотре 12.12.20 в 18:00.

Выделить изменения за последние:

Таблица просмотрена 12.12.20 в 18:00

Таблица просмотрена 12.12.20 в 18:15

Час

С 17:00 12.12.20

С 17:15 12.12.20

Сегодня

С полуночи 12.12.20

С полуночи 12.12.20

День

С 17:00 11.12.20

С 17:15 11.12.20

Три дня

С 17:00 09.12.20

С 17:15 09.12.20

Семь дней

С 17:00 05.12.20

С 17:15 05.12.20

Тридцать дней

С 17:00 12.11.20

С 17:15 12.11.20

Настраиваемая дата

С полуночи выбранной даты

С полуночи выбранной даты

Дата моего последнего просмотра

Со времени последнего обновления таблицы для пользователя, просматривающего таблицу

Со времени последнего обновления таблицы для пользователя, просматривающего таблицу

Выделение изменений с разными параметрами

Ознакомьтесь с пошаговыми инструкциями для просмотра истории ячейки.

Просмотр изменений, внесённых в элементы Smartsheet

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

Добавлять или изменять столбцы могут владелец и администраторы таблицы. Для использования этой возможности необходима лицензия.

Работать с журналом действий могут лицензированные пользователи с доступом к таблице уровня редактора или выше. (Дополнительные сведения о совместном доступе к журналу действий см. здесь.)

Журнал действий доступен только в рамках планов "Бизнес" и "Корпоративный".

Для просмотра изменений, внесённых в элемент Smartsheet, можно открыть историю ячейки (включая системные столбцы) или Журнал действий.

История ячейки

Щёлкните ячейку правой кнопкой мыши и выберите Просмотр истории ячейки, чтобы увидеть журнал изменений, сделанных на уровне ячейки, а также информацию о том, кто и когда их внёс.

При необходимости можно также выбрать информацию и использовать сочетания клавиш CTRL+C (COMMAND+C на Mac) для копирования предыдущего изменения и CTRL+V (COMMAND+V на Mac) для вставки этой информации обратно в ячейку.

Системные столбцы

Системные столбцы Изменено (дата) и Автор изменений отображают время последнего изменения каждой строки и имя соавтора, который внёс эти изменения в таблицу. Дополнительные сведения см. в статье Использование системных столбцов для автоматического внесения данных в строку.

Журнал действий

Нажмите значок Журнал действий Значок журнала действий на панели функций справа, чтобы увидеть список всех изменений, внесённых в элемент, имена авторов этих изменений и время их внесения. Сюда входят такие изменения, как удаление строк (с данными, которые были удалены), информация о том, кто просматривал элемент, и изменения разрешений на совместный доступ. 

Журнал действий можно отфильтровать и экспортировать. Дополнительные сведения о журнале действий см. в статье Отслеживание истории изменений с помощью журнала действий.

Чтобы просмотреть журнал действий, воспользуйтесь пошаговыми инструкциями (это относится только к планам «Бизнес» и «Корпоративный»).

Отслеживание изменений с помощью журнала действий

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

Доступные сведения в журнале действий зависят от ваших разрешений. Подробнее см. в таблице в конце этой статьи. 

Что можно отслеживать в журнале действий

Используйте журнал для отслеживания типичных действий:

  • кто просматривал таблицу, отчёт или панель мониторинга;
  • кому был предоставлен или отменён доступ к таблице, отчёту или панели мониторинга;
  • только для таблиц: тип внесённых изменений и их специфика;
    • Пример: в строке 4 Мария Иванова изменила статус с Выполняется на Завершено.
  • имя пользователя, который внёс изменение;
  • время и дата внесения изменений;
  • предоставление доступа к рабочему пространству.

Как проверить изменения, внесённые в ячейки и строки отчёта 

Записи об этих изменениях не отображаются в журнале действий отчёта. Их можно просмотреть только в диалоговом окне журнала действий исходных таблиц. Поэтому для отслеживания изменений ячеек и строк в отчёте необходимо перейти в его исходную таблицу. 

Перед началом работы

Что ещё нужно знать о журнале действий:

  • В журнале действий отображаются последние изменения ячеек. Чтобы просмотреть историю ячейки, щёлкните её правой кнопкой мыши и выберите История ячейки
  • После закрытия журнала действий фильтры будут автоматически сброшены. Вы не сможете сохранить фильтры журнала действий или предоставить к ним доступ другим соавторам таблицы.
  • Для некоторых действий нельзя определить имя пользователя Smartsheet. Например, кто-то отправил вам по электронной почте таблицу или строку ячеек с вложением. Затем вы скачали это вложение, не входя в Smartsheet. Smartsheet обнаружит и запишет это действие, но в записи журнала будет отображаться имя пользователя download@smartsheet.com.
  • Для панелей мониторинга не предусмотрен доступ уровня редактора. Журнал действий для панелей мониторинга могут просматривать только администраторы и владелец.

Просмотр записей в журнале действий

Открыть диалоговое окно журнала действий можно двумя способами.

  • Открытие диалогового окна журнала действий с помощью строки меню
    • В строке меню выберите Файл > Просмотр журнала действий.
  • Открытие диалогового окна журнала действий с помощью правой панели
    • На панели справа нажмите значок журнала действий.

Изменения таблицы, вызванные работой API

Некоторые организации создают или используют индивидуальные решения, в которых применяется программный интерфейс (API) Smartsheet. Примером является приложение Smartsheet Pivot. Если API влияет на содержимое таблицы, рядом со столбцом даты появится значок "API — интегрированное приложение".

Действие, вставленное API-интерфейсом

Фильтрация записей в журнале действий

В диалоговом окне Просмотр журнала действий можно увидеть действия с таблицей: например, кто и когда удалил строки или когда пользователь просматривал таблицу. Отчёт в диалоговом окне журнала действий по умолчанию показывает события за последние семь дней.

Используйте фильтры в журнале действий, чтобы просматривать только нужные записи. Можно применить фильтр, отображающий действия для определённого диапазона дат, определённого типа действий или определённых пользователей, которые были активны в таблице.

Как применить фильтры к журналу действий

  1. В диалоговом окне журнала действий разверните раздел Фильтры
  2. Выберите один из следующих вариантов:
    • Действие — фильтрация журнала по типу действия.
    • Соавторы — кто выполнил действие.
    • Диапазон дат — группа дат, для которой нужно просмотреть действия.
  3. Нажмите Применить.

Чтобы сбросить фильтры, выберите Очистить фильтры.


Экспорт журнала действий

Журнал действий для элемента можно скачать в целях дополнительного учёта действий в таблице. Каждая загрузка может содержать данные о действиях в таблице не более чем за 90 дней.

Как экспортировать журнал действий

  1. В строке меню таблицы или отчёта выберите Файл > Просмотр журнала действий.
  2. В разделе Диапазон дат выберите дату начала и дату окончания. 
  3. При необходимости выберите дополнительные параметры в фильтрах Действие и Соавторы.
  4. Нажмите Загрузить.

    Smartsheet отправит ссылку на файл по адресу электронной почты, связанному с вашей учётной записью Smartsheet. 
     
  5. Нажмите ссылку в сообщении электронной почты, чтобы скачать журнал действий.

Если имя таблицы содержит специальные символы, может потребоваться удалить их из имени файла при экспорте журнала действий в формате CSV. Некоторые символы, такие как | (вертикальная черта) или * (звёздочка), могут вызывать видимость повреждения файла при его открытии.

Когда ожидать получения экспортированного файла?

Время, которое требуется Smartsheet для формирования файла и отправки ссылки на загрузку, может различаться. После нажатия кнопки Загрузить вы должны получить сообщение со ссылкой на файл в течение следующего рабочего дня.

 


Запрос моментального снимка таблицы

Если вы являетесь лицензированным владельцем или администратором таблицы, вы можете запросить моментальный снимок изменений в ячейках или столбцах таблицы.

Как запросить моментальный снимок изменений в таблице

  1. Откройте диалоговое окно журнала действий таблицы. 
  2. В разделе Диапазон дат установите нужные даты начала и окончания.
  3. Перейдите к конкретному изменению, разверните соответствующую строку и выберите Запросить моментальный снимок

 

Smartsheet отправит моментальный снимок по электронной почте владельцу таблицы в виде файла Excel. Этот файл Excel содержит только данные таблицы, сводку таблицы и комментарии. Условное форматирование, вложения, уведомления, история ячеек и формулы, несовместимые с Excel (формулы в столбцах, @row, @cell, межтабличные формулы и т. д.), не поддерживаются.

Для любой таблицы можно отправить только один запрос моментального снимка. После выполнения первого запроса можно подать дополнительный запрос.


Действия в журнале, связанные с представлением карточек

Некоторые действия, перечисленные в диалоговом окне журнала действий, описывают общее изменение, но не предоставляют контекст с подробными сведениями об этом изменении. Ниже приведены некоторые действия и их значение.

  • Представление карточек: карточки переупорядочены. Вы вручную перетащили одну или несколько карточек из одной позиции в другую: либо в другую полосу, либо в другую позицию в той же полосе.
  • Представление карточек: карточки переупорядочены не напрямую. Карточки были перемещены любым другим способом. Например, если вручную перетащить одну карточку в любую позицию в той же полосе или в другую полосу, другие карточки опосредованно перемещаются на более высокие или низкие позиции. Карточки также могут быть переупорядочены непрямым образом при внесении изменений в представлении сетки и представлении Ганта — например, при назначении задачи другому человеку или при изменении параметра списка для строки.

Кто может просматривать журнал действий

Уровень прав общего доступа Может просматривать журнал действий Может экспортировать журнал действий Просмотр отслеживаемых действий, начиная с этой даты или времени
Владелец* Да Да Создание элемента
Администратор (лицензированный)** Да Да Просмотр и экспорт
Администратор (нелицензированный) Нет Нет -
Редактор (лицензированный)** Да Нет Просмотр (но не экспорт)
Редактор (нелицензированный) Нет Нет -
Комментатор (лицензированный или нелицензированный) Нет Нет -
Наблюдатель (лицензированный или нелицензированный) Нет Нет -

* При передаче владения таблицей новый владелец будет видеть все журналы действий с момента создания таблицы.

** Записи журнала действий доступны при повышении уровня доступа до администратора (лицензированного) или редактора (лицензированного).

Хотите узнать больше о разрешениях совместного доступа? См. статью Разрешения для таблиц, отчётов и рабочих пространств.