Отслеживание и просмотр действий в таблице

В Smartsheet предусмотрены различные функции, с помощью которых можно визуально отслеживать изменения в таблице.

  • Включите выделение изменений, чтобы быстро увидеть, какие ячейки таблицы изменились с момента вашего последнего посещения.  
  • Чтобы просмотреть предыдущие версии содержимого, откройте историю ячейки.
  • Чтобы узнать, кто и когда внёс те или иные изменения в таблицы, отчёты и панели мониторинга, просмотрите журнал действий.

Чтобы включить выделение изменений, следуйте пошаговым инструкциям.

Выделение изменений, внесённых в таблицу

Чтобы быстро найти и проверить изменения в таблице, используйте функцию Выделение изменений.

Включение и отключение выделения изменений

  1. Откройте таблицу и щёлкните Выделение изменений Кнопка «Выделение изменений» на панели инструментов.

    Откроется окно Выделение изменений.

    Окно «Выделение изменений»

  2. Установите ползунок выделения изменений в положение ВКЛ.

  3. В раскрывающемся списке Выделить изменения за последние: выберите необходимый промежуток времени.

    Если выбрать вариант Дата моего последнего просмотра, изменения будут выделяться со дня, когда вы последний раз открывали таблицу. Другие пользователи будут видеть изменения с даты своего последнего просмотра.

  4. Щёлкните Цвет фона Кнопка «Цвет фона для изменённых ячеек», чтобы выбрать цвет выделения.

    Этот цвет будет применён к изменённым ячейкам.

  5. Щёлкните значок X в правом верхнем углу окна, чтобы закрыть его и сохранить параметры.

Кто видит выделение

Если включить или выключить выделение изменений и сохранить таблицу, это повлияет на то, что увидят пользователи с доступом к ней.

Если кто-то добавил в обсуждение комментарий либо добавил или изменил вложение за указанный период, значок в соответствующей строке будет выделен. Изменения в самих комментариях НЕ выделяются.

Выделение изменений

Чтобы узнать подробности изменения, в том числе его время и электронный адрес его автора, щёлкните ячейку правой кнопкой мыши и выберите Просмотр истории ячейки.

Чтобы своевременно узнавать об изменениях в таблице, можно настроить уведомления по электронной почте. Дополнительные сведения см. в статье Уведомления.

Параметры выделения изменений

Для выделения изменений можно настроить восемь параметров. При доступе к таблице настройки обновляются с точностью до минуты. В таблице ниже показано, какие изменения будут выделены при просмотре 12.12.20 в 18:00.

Выделить изменения за последние:

Таблица просмотрена 12.12.20 в 18:00

Таблица просмотрена 12.12.20 в 18:15

Час

С 17:00 12.12.20

С 17:15 12.12.20

Сегодня

С полуночи 12.12.20

С полуночи 12.12.20

День

С 17:00 11.12.20

С 17:15 11.12.20

Три дня

С 17:00 09.12.20

С 17:15 09.12.20

Семь дней

С 17:00 05.12.20

С 17:15 05.12.20

Тридцать дней

С 17:00 12.11.20

С 17:15 12.11.20

Настраиваемая дата

С полуночи выбранной даты

С полуночи выбранной даты

Дата моего последнего просмотра

Со времени последнего обновления таблицы для пользователя, просматривающего таблицу

Со времени последнего обновления таблицы для пользователя, просматривающего таблицу

Выделение изменений с разными параметрами

Ознакомьтесь с пошаговыми инструкциями для просмотра истории ячейки.

Просмотр изменений, внесённых в элементы Smartsheet

Для просмотра изменений, внесённых в элемент Smartsheet, можно открыть историю ячейки (включая системные столбцы) или Журнал действий.

История ячейки

Щёлкните ячейку правой кнопкой мыши и выберите Просмотр истории ячейки, чтобы увидеть журнал изменений, сделанных на уровне ячейки, а также информацию о том, кто и когда их внёс.

При необходимости можно также выбрать информацию и использовать сочетания клавиш CTRL+C (COMMAND+C на Mac) для копирования предыдущего изменения и CTRL+V (COMMAND+V на Mac) для вставки этой информации обратно в ячейку.

Системные столбцы

Системные столбцы Изменено (дата) и Автор изменений отображают время последнего изменения каждой строки и имя соавтора, который внёс эти изменения в таблицу. Дополнительные сведения см. в статье Выбор подходящего типа столбца для данных.

Журнал действий

Нажмите значок Журнал действий Значок журнала действий в правой части панели функций, чтобы увидеть список всех изменений, внесённых в элемент, авторов этих изменений и время их внесения. Сюда входят такие изменения, как удаление строк (с данными, которые были удалены), информация о том, кто просматривал элемент, и изменения разрешений на совместный доступ. 

Журнал действий можно отфильтровать и экспортировать. Дополнительные сведения о журнале действий см. в статье Отслеживание истории изменений с помощью журнала действий.

Чтобы просмотреть журнал действий, воспользуйтесь пошаговыми инструкциями (это относится только к планам «Бизнес» и «Корпоративный»).

Отслеживание истории изменений с помощью журнала действий

Журнал действий позволяет оперативно узнавать о действиях в таблице и об их авторах, а также о том, кто последним просматривал панель мониторинга. Таким образом, вы получаете возможность проверять историю изменений и удалений различных элементов таблицы и получаете полную картину всех действий, осуществляемых вашими соавторами в таблице. Вы также сможете узнать, кто просматривал отчёт или панель мониторинга и вносил в них общие изменения.

ПРИМЕЧАНИЕ. Эта функция доступна только пользователям плана "Бизнес" или планов "Корпоративный" определённых типов. Дополнительные сведения о планах с указанием их стоимости и функций, включённых в каждый план, см. на странице с расценками.

Действия, регистрируемые в журнале действий

В журнале действий регистрируются следующие сведения о стандартных действиях:

  • данные о том, кто просматривал таблицу, отчёт или панель мониторинга;
  • информация о том, кому был предоставлен или запрещён доступ к таблице, отчёту или панели мониторинга;
  • только для таблиц: типы внесённых изменений и подробные сведения об изменениях (например: в строке 4 Мария Иванова изменила статус "Выполняется" на "Завершено");
  • имя автора изменения;
  • дата и время изменения;
  • сведения о доступе к рабочему пространству.

ПРИМЕЧАНИЕ. Изменения, внесённые в ячейки и строки в отчёте, отображаются в журналах действий исходных таблиц, а не в журнале действий отчёта.

СОВЕТ. Журнал действий содержит самые последние изменения в ячейках. Чтобы просмотреть полную историю для конкретной ячейки, щёлкните её правой кнопкой мыши и выберите соответствующий пункт. (Дополнительные сведения об истории ячейки см. в разделе История ячейки.)


Просмотр записей в журнале действий

Журнал действий содержит записи о различных действиях соавторов в таблицах.

Чтобы просмотреть журнал действий, выполните указанные ниже действия.

  1. В строке меню выберите пункт Файл.
  2. Выберите пункт Просмотр журнала действий, чтобы открыть окно просмотра журнала действий. 

В окне "Просмотр журнала действий" отображаются различные сведения о действиях в таблице, например о том, кто и когда удалял строки или когда определённый пользователь просматривал таблицу. Изначально отображаются события за последние семь суток.

Вы можете отфильтровать журнал, чтобы просмотреть только нужные записи.

ПРИМЕЧАНИЕ. В некоторых организациях создают и используют собственные решения, использующие интерфейс прикладного программирования (API) Smartsheet. Примером может служить приложение Smartsheet Pivot App. Если интерфейс API влияет на содержимое таблицы, рядом со столбцом дат отображается изображение API: встроенное приложение.

Действие интерфейса API

Фильтрация записей в журнале действий

С помощью фильтров в журнале действий можно отображать только нужные вам записи. Например, можно показывать действия за указанный диапазон дат, действия конкретного типа или определённых пользователей.

ПРИМЕЧАНИЕ. При закрытии журнала действий фильтры автоматически сбрасываются. Фильтры журнала действий нельзя ни сохранять, ни предоставлять к ним общий доступ другим соавторам таблицы.

Чтобы применить фильтры к журналу действий, выполните указанные ниже действия.

  1. Откройте журнал действий и в левом верхнем углу окна выберите Фильтры, чтобы развернуть параметры фильтрации. 
  2. Выберите любой из указанных ниже вариантов.
    • Действие: тип действий, например удаление строки.
    • Соавторы: кто выполнил действие.
    • Диапазон дат: группа дат, за которые нужно просмотреть действия.
  3. Нажмите кнопку Применить.

Чтобы сбросить фильтры, щёлкните ссылку Очистить фильтры (рядом с кнопкой Применить).

ПРИМЕЧАНИЕ. Для некоторых действий невозможно определить имя пользователя Smartsheet. Например, если пользователь, не вошедший в Smartsheet, загрузил вложение из строки, которую получил по эл. почте, Smartsheet может отследить и зарегистрировать это действие, но в записи журнала в качестве имени пользователя будет указан адрес эл. почты download@smartsheet.com.


Экспорт журнала действий

Вы можете загрузить журнал действий для определённого элемента, чтобы сохранить запись о действиях в таблице. Загружаемый журнал содержит данные за период не более 90 дней.

Чтобы экспортировать журнал действий, выполните указанные ниже действия.

  1. Откройте элемент.
  2. Щёлкните Файл > Просмотр журнала действий.
  3. В фильтре Диапазон дат выберите дату начала и дату окончания. Диапазон дат необходимо выбрать до загрузки журнала действий.
  4. Можно также выбрать дополнительные параметры в фильтрах "Действие" и "Соавторы".
  5. Нажмите кнопку Загрузить внизу окна журнала действий.

    Smartsheet отправит по адресу эл. почты, который вы используете в Smartsheet, сообщение со ссылкой на загруженный файл.

    ПРИМЕЧАНИЕ. Время, необходимое для создания файла и отправки ссылки, может варьироваться. Сообщение со ссылкой на файл должно прийти в течение следующего рабочего дня после нажатия кнопки Загрузить.
     
  6. Чтобы загрузить журнал действий, щёлкните ссылку в полученном сообщении.

Журнал действий будет сохранён на вашем компьютере в формате CSV.


Интерпретация сведений, зарегистрированных в журнале действий

Некоторые записи в журнале действий описывают общую суть изменений, но не содержат подробностей. Ниже приведены примеры зарегистрированных действий и пояснения к ним.

"Представление карточек: карточки переупорядочены" и "Представление карточек: карточки переупорядочены не напрямую"

Запись Представление карточек: карточки переупорядочены означает, что вы вручную перетащили одну или несколько карточек, например, в другую полосу или в другое положение в той же полосе.

Запись Представление карточек: карточки переупорядочены не напрямую означает, что карточки были перемещены другим способом. Например, если вручную перетащить одну карточку в другое положение или в другую полосу, другие карточки также будут перемещены опосредованно. Кроме того, изменение порядка карточек происходит при внесении изменений в представлении сетки или Ганта (например, назначении задачи другому пользователю или выборе другого значения в раскрывающемся списке для определённой строки).


Права на просмотр журнала действий

Доступ к журналу действий зависит от уровня разрешений на совместный доступ. Момент, начиная с которого вы можете просмотреть отслеживаемые действия, зависит от того, когда вы в последний раз получили разрешение на доступ к таблице.

ПРИМЕЧАНИЕ. К панелям мониторинга не применяется уровень разрешений редактора. Журнал действий для панели мониторинга могут просматривать только владелец и администраторы.

Уровень разрешений на совместный доступ Может просматривать журнал действий Может экспортировать журнал действий Видит отслеживаемые действия начиная с этого момента
Владелец * Да Да Создание элемента
Администратор (с лицензией) ** Да Да Просмотр и экспорт с момента последнего предоставления доступа к этому элементу
Администратор (без лицензии) Нет Нет
Редактор (с лицензией) ** Да Нет  Просмотр (без возможности экспорта) с момента последнего предоставления доступа к этому элементу
Редактор (без лицензии) Нет Нет
Наблюдатель (с лицензией или без неё) Нет Нет

* После того как вы передали владение таблицей, новый владелец будет видеть весь журнал действий с момента её создания.

** Если уровень ваших разрешений будет повышен до администратора (с лицензией) или редактора (с лицензией), вы сможете просматривать журнал действий с момента первого предоставления вам доступа к таблице. Подробную информацию см. в статье Уровни разрешений совместного доступа.