Отслеживание и просмотр действий в таблице

Выделение изменений

1. Open the sheet and select Highlight Changes  Brandfolder Image on the toolbar.
2. Move the slider to ON.

Brandfolder Image

1. Under Highlight changes in the last, select a time interval.
   
   If you enable the I last viewed this sheet option, you'll see highlighted changes since you last viewed the sheet—anyone else who views the sheet will see changes since they last viewed it.
2. Select Background Color  Brandfolder Image  to set the highlight color.
3. Select the X in the upper-right corner of the window to close it and save your settings.

Who sees the highlighting

If you turn Highlight Changes on or off and save the sheet, you turn it on or off for everyone shared to the sheet.

If someone has added a comment or added or edited attachments in the specified time period, the icon in that row is highlighted. Changes to the comments are not highlighted.

To review details about the change, including the time the change was made and the email address of the person who made it, right-click on the cell and select View Cell History.

You can set up Notifications to receive email alerts when changes are made to a sheet. Подробнее об уведомлениях

Выделение изменений

Highlight Changes has eight settings. The settings refresh down to the minute when accessing a sheet. The table below outlines what changes will be highlighted when viewed on 12/12/20 at 6:00 PM.

История ячейки

История ячейки Журнал с записями об изменении ячеек, включая информацию о пользователе и времени редактирования. You can copy information from the View Cell History popup and paste it back into the cell as needed. 

Системные столбцы

Create Modified (Date) and Modified By columns to show the time each row was last edited and the collaborator who changed each row in the sheet. For more information, see Column Type Reference.

Журнал действий

To see the Activity log, you must be a paid user in a Business or Enterprise plan.

Журнал действий — позволяет просмотреть список всех изменений элемента, а также авторов этих изменений и время их внесения. Сюда входит информация о внесённых изменениях: какие строки были удалены, что в них содержалось, кто просматривал какие элементы и как изменялись разрешения на доступ.  

You can filter and export the Activity Log. Learn more in Track the History of Changes with Activity Log.

Что можно отслеживать в журнале действий

Используйте журнал для отслеживания типичных действий:

• кто просматривал таблицу, отчёт или панель мониторинга;
• кому был предоставлен или отменён доступ к таблице, отчёту или панели мониторинга;
• For sheets only: the type of changes made and the details. (пример: в строке 4 Мария Иванова изменила статус с Выполняется на Завершено);
• имя пользователя, который внёс изменение;
• время и дата внесения изменений;
• предоставление доступа к рабочему пространству.

Things to know about the activity log

• В журнале действий отображаются последние изменения ячеек. Чтобы просмотреть историю ячейки, щёлкните её правой кнопкой мыши и выберите История ячейки.
• После закрытия журнала действий фильтры будут автоматически сброшены. Вы не сможете сохранить фильтры журнала действий или предоставить к ним доступ другим соавторам таблицы.
• Для некоторых действий нельзя определить имя пользователя Smartsheet. For example, if you access Smartsheet by clicking on an attachment without logging in, Smartsheet tracks and records the activity, but the log entry will display the username download@smartsheet.com. 
• Activity logs in reports don’t provide details of the changes made. Поэтому для отслеживания изменений ячеек и строк в отчёте необходимо перейти в его исходную таблицу. 

Кто может просматривать журнал действий

* Только владелец может видеть всю историю действий, выполненных в таблице. * При передаче владения таблицей новый владелец будет видеть все журналы действий с момента создания таблицы.

Для панелей мониторинга не предусмотрен доступ уровня редактора. Журнал действий для панелей мониторинга могут просматривать только администраторы и владелец.

Owners, Admins, and Editors must be paid users to view and export the activity log.

Просмотр записей в журнале действий

Открыть диалоговое окно журнала действий можно двумя способами.

1. Открытие диалогового окна журнала действий с помощью строки меню
   • В строке меню выберите Файл > Просмотр журнала действий.

Or,

2. Открытие диалогового окна журнала действий с помощью правой панели
   • На панели справа нажмите значок журнала действий.

Изменения таблицы, вызванные работой API

Некоторые организации создают или используют индивидуальные решения, в которых применяется программный интерфейс (API) Smartsheet. Примером является приложение Smartsheet Pivot. Если API влияет на содержимое таблицы, рядом со столбцом даты появится значок "API — интегрированное приложение".

Brandfolder Image

Фильтрация записей в журнале действий

В диалоговом окне Просмотр журнала действий можно увидеть действия с таблицей: например, кто и когда удалил строки или когда пользователь просматривал таблицу. Отчёт в диалоговом окне журнала действий по умолчанию показывает события за последние семь дней.

Используйте фильтры в журнале действий, чтобы просматривать только нужные записи. Можно применить фильтр, отображающий действия для определённого диапазона дат, определённого типа действий или определённых пользователей, которые были активны в таблице.

Как применить фильтры к журналу действий

1. В диалоговом окне журнала действий разверните раздел Фильтры. 
2. Выберите один из следующих вариантов:
   • Действие — фильтрация журнала по типу действия.
   • Соавторы — кто выполнил действие.
   • Диапазон дат — группа дат, для которой нужно просмотреть действия.
3. Нажмите Применить.

Чтобы сбросить фильтры, выберите Очистить фильтры.

Экспорт журнала действий

Журнал действий для элемента можно скачать в целях дополнительного учёта действий в таблице. Каждая загрузка может содержать данные о действиях в таблице не более чем за 90 дней.

Как экспортировать журнал действий

1. В строке меню таблицы или отчёта выберите Файл > Просмотр журнала действий.
2. В разделе Диапазон дат выберите дату начала и дату окончания. 
3. При необходимости выберите дополнительные параметры в фильтрах Действие и Соавторы.
4. Нажмите Загрузить.
   
   Smartsheet отправит ссылку на файл по адресу электронной почты, связанному с вашей учётной записью Smartsheet. 
    
5. Нажмите ссылку в сообщении электронной почты, чтобы скачать журнал действий.

Если имя таблицы содержит специальные символы, может потребоваться удалить их из имени файла при экспорте журнала действий в формате CSV. Некоторые символы, такие как | (вертикальная черта) или * (звёздочка), могут вызывать видимость повреждения файла при его открытии.

Когда ожидать получения экспортированного файла?

Время, которое требуется Smartsheet для формирования файла и отправки ссылки на загрузку, может различаться. После нажатия кнопки Загрузить вы должны получить сообщение со ссылкой на файл в течение следующего рабочего дня.

Запрос моментального снимка таблицы

Если вы являетесь лицензированным владельцем или администратором таблицы, вы можете запросить моментальный снимок изменений в ячейках или столбцах таблицы.

Как запросить моментальный снимок изменений в таблице

1. Откройте диалоговое окно журнала действий таблицы. 
2. В разделе Диапазон дат установите нужные даты начала и окончания.
3. Перейдите к конкретному изменению, разверните соответствующую строку и выберите Запросить моментальный снимок. 

For more information, see Request a sheet snapshot. 

Действия в журнале, связанные с представлением карточек

Некоторые действия, перечисленные в диалоговом окне журнала действий, описывают общее изменение, но не предоставляют контекст с подробными сведениями об этом изменении. Ниже приведены некоторые действия и их значение.

• Представление карточек: карточки переупорядочены. Вы вручную перетащили одну или несколько карточек из одной позиции в другую: либо в другую полосу, либо в другую позицию в той же полосе.
• Представление карточек: карточки переупорядочены не напрямую. Карточки были перемещены любым другим способом. Например, если вручную перетащить одну карточку в любую позицию в той же полосе или в другую полосу, другие карточки опосредованно перемещаются на более высокие или низкие позиции. Карточки также могут быть переупорядочены непрямым образом при внесении изменений в представлении сетки и представлении Ганта, например при назначении задачи другому человеку или при изменении параметра списка для строки.