Оповещения и напоминания

 

Благодаря автоматизированным оповещениям и напоминаниям пользователи получают необходимую им информацию в нужный момент.

  • Оповещения отправляются после внесения изменений в таблицы и уведомляют участников рабочего процесса об обновлении критически важной информации.

  • Напоминания срабатывают в упреждающем режиме при наступлении определённой даты или времени и уведомляют ответственных лиц о приближении сроков выполнения соответствующих задач.

Как оповещения, так и напоминания можно настраивать отдельно или вместе в рамках комплексного рабочего процесса с набором условий. Их также можно направлять нескольким получателям с определённым интервалом (в том числе пользователям, которым не предоставлен доступ к таблице).

Создание автоматизированного рабочего процесса на основе времени

В блоке триггеров автоматизированного рабочего процесса можно настроить выполнение действий в конкретную дату, до или после неё. Для этого нужно указать поле даты (из столбца дат в таблице) или выбрать её вручную.

Триггер по дате

Примечания.

  • Если вы выбрали дату вручную, рабочий процесс будет активироваться одновременно для всех строк таблицы, соответствующих заданным условиям. Например, можно настроить напоминание о том, что нужно сделать что-то со строками, которым к определённой дате не назначен исполнитель.
  • Если вы выбрали для рабочего процесса поле даты, каждый день система будет проверять, какие строки необходимо включить в рабочий процесс в эту дату. Если строк с этой датой и временем или строк, удовлетворяющих условиям, нет, рабочий процесс не будет выполнен вообще. Строки без даты в рабочий процесс на основе поля даты не включаются.
  • Вы также можете задать время дня (час), когда должен активироваться рабочий процесс. По умолчанию он активируется в следующий час после того, как вы начали редактировать его.
  • Часовой пояс триггера всегда совпадает с часовым поясом владельца таблицы.

Групповая отправка автоматических оповещений или запросов на основе изменений

В блоке триггеров автоматизированного рабочего процесса в раскрывающемся списке Запускать рабочий процесс можно указать, должен ли рабочий процесс на основе изменений выполняться немедленно либо же оповещения и запросы должны накапливаться за определённый период и отправляться раз в час, день или неделю.

раскрывающийся список «Запускать рабочий процесс»

При настройке периодичности запуска рабочего процесса учитывайте приведённые ниже замечания.

  • Если рабочий процесс выполняется ежедневно, то он накапливает изменения, внесённые в таблицу с 00:00 до 23:59 в часовом поясе её владельца, а сообщения отправляются на следующий день в период с 00:00 до 4:00
  • Еженедельные рабочие процессы выполняются с 00:00 пятницы до 23:59 следующего четверга, а сообщения отправляются в следующую пятницу в период с 00:00 до 4:00.
  • Если в течение периода выполнения рабочего процесса в таблице было изменено несколько строк, рабочий процесс выполняется для каждой строки, соответствующей условиям запуска.