Благодаря автоматизированным оповещениям и напоминаниям пользователи получают необходимую им информацию в нужный момент.
-
Оповещения отправляются после внесения изменений в таблицы и уведомляют участников рабочего процесса об обновлении критически важной информации.
-
Напоминания срабатывают в упреждающем режиме при наступлении определённой даты или времени и уведомляют ответственных лиц о приближении сроков выполнения соответствующих задач.
И оповещения, и напоминания можно настраивать по отдельности или вместе в рамках комплексного рабочего процесса с набором условий. Их также можно отправлять нескольким получателям (в том числе тем, у кого нет доступа к таблице) с определённым интервалом.
Создание автоматизированного рабочего процесса на основе времени
В блоке триггеров автоматизированного рабочего процесса можно настроить выполнение действий в конкретную дату, до или после неё. Для этого нужно указать поле даты (из столбца дат в таблице) или выбрать её вручную.
ПРИМЕЧАНИЯ
- Если вы выбрали дату вручную, рабочий процесс будет активироваться одновременно для всех строк таблицы, соответствующих заданным условиям. Например, можно настроить напоминание о том, что нужно сделать что-то со строками, которым к определённой дате не назначен исполнитель.
- Если вы выбрали для рабочего процесса поле даты, каждый день система будет проверять, какие строки необходимо включить в рабочий процесс в эту дату. Если строк с этой датой и временем или строк, удовлетворяющих условиям, нет, рабочий процесс не будет выполнен вообще. Строки без даты в рабочий процесс на основе поля даты не включаются.
- Вы также можете задать время дня (час), когда должен активироваться рабочий процесс. По умолчанию он активируется в следующий час после того, как вы начали настраивать его.
- Часовой пояс триггера всегда совпадает с часовым поясом владельца таблицы.
Групповая активация часто используемых автоматизированных рабочих процессов на основе изменений
Вы можете настроить частоту выполнения рабочих процессов на основе изменений: Каждый час, Ежедневно или Еженедельно.
Перед началом работы
Прежде чем настраивать частоту выполнения рабочего процесса, следует учесть указанные ниже аспекты.
Некоторые задачи невозможно выполнять каждый час, ежедневно или еженедельно
Если настроен запуск рабочего процесса Каждый час, Ежедневно или Еженедельно, нельзя использовать следующие действия:
- Очистить содержимое ячейки
- Назначить пользователей
- Записать дату
- Переместить строки
- Копировать строки
- Заблокировать строки
- Разблокировать строки
- Запросить утверждение
Если вы настроите частоту Каждый час, Ежедневно или Еженедельно для рабочего процесса, содержащего какие-либо из этих действий, а затем попытаетесь сохранить его, приложение сообщит вам о необходимости выполнить одну из следующих задач:
- сохранить рабочий процесс с параметром По триггеру;
- вернуться к редактированию рабочего процесса.
Кроме того, в рабочих процессах, которые запускаются каждый час, ежедневно или еженедельно, нельзя использовать заполнители.
Группирование рабочих процессов для отправки уведомлений или запросов изменения и утверждения
Рабочие процессы отправки уведомлений и запросов изменения и утверждения можно группировать для выполнения Каждый час, Ежедневно или Еженедельно только в том случае, если в них нет действий Если утверждено или Если отклонено.
Рабочие процессы запускаются для каждой строки, которая соответствует критериям триггера
Это происходит, когда вы или другие соавторы таблицы сохраняете изменения в нескольких её строках в течение временного интервала активации рабочего процесса.
Все пользователи, подписанные на рабочий процесс, получат одно уведомление, содержащее до 100 строк в формате сетки.
Когда запускаются рабочие процессы
Расписание выполнения рабочих процессов и отправки оповещений зависит от настроенной частоты.
| Частота выполнения рабочего процесса | Ежедневно | Еженедельно |
|---|---|---|
| Время запуска рабочего процесса и обработки изменений в таблице | С 00:00 до 23:59 | Между 00:00 пятницы текущей недели и 23:59 четверга следующей недели |
| Время доставки оповещений рабочим процессом | Между 00:00 и 04:00 следующего дня после запуска рабочего процесса | Между 00:00 и 04:00 пятницы на следующей неделе |
Рассмотрим пример срабатывания процесса с частотой Еженедельно. Вы создали рабочий процесс 16 марта 2022 года (в среду). Он запускается и проверяет изменения в таблице с 18 марта 2022 года (пятница) по 24 марта 2022 года (четверг). После проверки изменений процесс доставляет оповещения о них 25 марта 2022 года (пятница).
Настройка частоты выполнения рабочего процесса
- В блоке триггера выберите в поле Триггер одно из следующих значений:
- Когда строки добавлены или изменены
- Когда строки добавлены
- Когда строки изменены
Если в блоке триггера выбран триггер Когда наступила определённая дата, варианты Каждый час, Ежедневно и Еженедельно отображаться не будут.
- В поле Запускать рабочий процесс выберите одно из следующих значений:
- Каждый час
- Ежедневно
- Еженедельно
Установите триггер за час до того, как действие должно произойти. Это позволит избежать задержки действия из-за технических проблем.
Обеспечение непрерывной реализации проекта за счёт автоматизации
Вы можете настроить повторное выполнение рабочих процессов, и тогда они будут регулярно запускаться для строк, отвечающих заданным условиям. Например, можно запросить ежедневное обновление списка просроченных задач, назначенных участникам рабочей группы.
Чтобы создать в таблице повторяющийся автоматизированный рабочий процесс, выполните указанные ниже действия.
- Выберите в меню пункт Автоматизация и создайте новый рабочий процесс или измените существующий. (Дополнительные сведения о создании и изменении рабочих процессов см. в статье Ускорение работы и экономия времени с помощью автоматизированных рабочих процессов.)
- В блоке триггеров рабочего процесса выберите Когда наступила определённая дата.
- Нажмите Выполнить один раз > Настроить.
- В форме "Настраиваемая периодичность" выберите нужный режим запуска рабочего процесса (каждый день, каждую неделю, каждый месяц, каждый год).
СОВЕТ. Вы можете настроить запуск рабочего процесса после указанной даты или определённого числа повторений.
- Нажмите кнопку Готово.
Вот и всё! Рабочий процесс теперь будет выполняться с заданной периодичностью. Чтобы указать, какие строки в нём будут использоваться, ознакомьтесь со статьей Центра справки Блоки условий: фильтрация данных, отправляемых автоматизированным рабочим процессом.