Оповещения и напоминания

Благодаря автоматизированным оповещениям и напоминаниям пользователи получают необходимую им информацию в нужный момент.

  • Оповещения отправляются после внесения изменений в таблицы и уведомляют участников рабочего процесса об обновлении критически важной информации.

  • Напоминания срабатывают в упреждающем режиме при наступлении определённой даты или времени и уведомляют ответственных лиц о приближении сроков выполнения соответствующих задач.

И оповещения, и напоминания можно настраивать по отдельности или вместе в рамках комплексного рабочего процесса с набором условий. Их также можно отправлять нескольким получателям (в том числе тем, у кого нет доступа к таблице) с определённым интервалом.

Создание автоматизированного рабочего процесса на основе времени

В блоке триггеров автоматизированного рабочего процесса можно настроить выполнение действий в конкретную дату, до или после неё. Для этого нужно указать поле даты (из столбца дат в таблице) или выбрать её вручную.

Триггер по дате

Примечания.

  • Если вы выбрали дату вручную, рабочий процесс будет активироваться одновременно для всех строк таблицы, соответствующих заданным условиям. Например, можно настроить напоминание о том, что нужно сделать что-то со строками, которым к определённой дате не назначен исполнитель.
  • Если вы выбрали для рабочего процесса поле даты, каждый день система будет проверять, какие строки необходимо включить в рабочий процесс в эту дату. Если строк с этой датой и временем или строк, удовлетворяющих условиям, нет, рабочий процесс не будет выполнен вообще. Строки без даты в рабочий процесс на основе поля даты не включаются.
  • Вы также можете задать время дня (час), когда должен активироваться рабочий процесс. По умолчанию он активируется в следующий час после того, как вы начали редактировать его.
  • Часовой пояс триггера всегда совпадает с часовым поясом владельца таблицы.

Групповая активация часто используемых автоматизированных рабочих процессов на основе изменений

В блоке триггеров автоматизированного рабочего процесса в раскрывающемся списке Запускать рабочий процесс можно указать, должен ли рабочий процесс на основе изменений выполняться немедленно либо же оповещения и запросы должны накапливаться за определённый период и отправляться раз в час, день или неделю.

раскрывающийся список «Запускать рабочий процесс»

При настройке периодичности запуска рабочего процесса учитывайте приведённые ниже замечания.

  • Если рабочий процесс выполняется ежедневно, то он накапливает изменения, внесённые в таблицу с 00:00 до 23:59 в часовом поясе её владельца, а сообщения отправляются на следующий день в период с 00:00 до 04:00
  • Еженедельные рабочие процессы выполняются с 00:00 пятницы до 23:59 следующего четверга, а сообщения отправляются в следующую пятницу в период с 00:00 до 04:00.
  • Если в течение выбранного временного диапазона в таблице было изменено несколько строк, рабочий процесс выполняется для каждой строки, соответствующей условиям запуска. Его получатели получают одно уведомление, содержащее до 100 строк в формате сетки.
  • Если в настраиваемых сообщениях автоматизированного рабочего процесса используются заполнители, для каждого уникального сообщения создаётся отдельное оповещение. Дополнительные сведения о заполнителях в сообщениях см. в статье Динамическое добавление данных ячейки в тему и текст сообщений запроса.
     

Обеспечение непрерывной реализации проекта за счёт автоматизации

Вы можете настроить повторное выполнение рабочих процессов, и тогда они будут регулярно запускаться для строк, отвечающих заданным условиям. Например, можно запросить ежедневное обновление списка просроченных задач, назначенных участникам рабочей группы.

Чтобы создать в таблице повторяющийся автоматизированный рабочий процесс, выполните указанные ниже действия.

  1. Выберите в меню пункт Автоматизация и создайте новый рабочий процесс или измените существующий. (Дополнительные сведения о создании и изменении рабочих процессов см. в статье Ускорение работы и экономия времени с помощью автоматизированных рабочих процессов.)
  2. В блоке триггеров рабочего процесса выберите Когда наступила определённая дата.
  3. Нажмите Выполнить один раз > Настроить.

    Кнопка настройки периодичности
     
  4. В форме «Настраиваемая периодичность» выберите нужный режим запуска рабочего процесса (каждый день, каждую неделю, каждый месяц, каждый год).

    
 СОВЕТ. Вы можете сделать так, что рабочий процесс перестанет запускаться после указанной даты или определённого числа повторений.

    Периодичность
  5. Нажмите кнопку Готово.

 

Вот и всё! Рабочий процесс теперь будет выполняться с заданной периодичностью. Чтобы указать, какие строки в нём будут использоваться, ознакомьтесь со статьей Центра справки Блоки условий: фильтрация данных, отправляемых автоматизированным рабочим процессом.