Замена рутинных действий гибкими автоматизированными рабочими процессами позволяет ускорить совместную работу в группах.
- Отправляйте важные оповещения об изменениях и напоминания о приближении сроков выполнения.
- Запрашивайте обновления и утверждения.
- Блокируйте и разблокируйте строки, перемещайте их из одной таблицы в другую.
- Назначайте пользователям задачи и фиксируйте даты наступления вех.
- Объединяйте сценарии и действия для достижения целей минимальными усилиями.
Для совместной работы над рабочими процессами в визуальном редакторе не нужно знание кода.
Автоматизированные рабочие процессы состоят из трёх компонентов: триггеров, условий и действий.
Обзор: автоматизированные рабочие процессы
В Smartsheet можно создавать рабочие процессы, чтобы автоматизировать выполняемые вручную рутинные задачи. Шаблоны с инструкциями помогут вам быстро и легко настроить автоматизированные процессы для сбора обновлений, отслеживания дат выполнения и т. д.
Примеры рабочих процессов
Коллекция шаблонов поможет вам в создании рабочих процессов для большинства стандартных ситуаций. К коллекции прилагаются инструкции по использованию и настройке рабочих процессов.
Ниже приведено несколько примеров.
|
Предназначение шаблона |
Действие |
|---|---|
|
Оповещать пользователя при выполнении указанных условий |
Пользователю отправляются сообщения о назначении задач или изменении сроков. |
|
Отправить пользователю напоминание в определённую дату |
Заинтересованные лица получат напоминания о приближении важных сроков. |
|
Запрашивать изменения каждую неделю |
Каждую неделю собираются отчёты о статусах проектов и уточняются сведения в них. |
|
Переместить строку в другую таблицу при выполнении указанных условий |
Строка автоматически перемещается в другую таблицу в результате изменений (например, после завершения задачи, обновления статуса или назначения группы). |
Это лишь несколько примеров того, как можно настраивать шаблоны в соответствии с рабочими сценариями.
Создание автоматизированного рабочего процесса
Для создания и управления рабочими процессами вы должны быть лицензированным пользователем. Пользователи с правами наблюдателя или редактора таблицы могут создавать оповещения и напоминания для себя. Если вы захотите создать или изменить рабочий процесс, который оповещает других пользователей, требует от них совершения действий или выполняет какие-либо действия в Smartsheet (перемещение строк или запись дат), вам потребуется доступ к таблице с правами администратора.
В открытой таблице выполните указанные ниже действия.
- В левом верхнем углу таблицы выберите пункт Автоматизация > Создать рабочий процесс из шаблона…
- Выберите шаблон рабочего процесса из коллекции и нажмите Использовать шаблон. Для примера мы рассмотрим шаблон Отправить напоминание пользователю в определённую дату.
- Блок триггеров служит для указания момента запуска рабочего процесса. Можно настроить отправку напоминаний каждую пятницу или в зависимости от конкретной даты в таблице (например, за три дня до срока выполнения). Можно указать в качестве триггера определённые изменения в таблице (например, добавление или изменение строки).
- В блоке "Оповещать пользователя…" укажите получателей. Кроме того, вы можете настроить тему и текст сообщения и даже вставить в него поля с помощью заполнителей {{имя поля}} или выбрать столбцы, которые будут отображаться в нижней части письма.
- Для большинства рабочих процессов достаточно указать триггер и действие, но можно также добавлять условия для более точной настройки напоминаний. Например, можно отправлять уведомления только о невыполненных задачах. В рабочий процесс можно добавить дополнительные действия, такие как сохранение даты отправки напоминания и отображение её в столбце таблицы.
- Выберите Сохранить в правом нижнем углу окна конструктора рабочих процессов.
Теперь у вас есть рабочий процесс, который будет уведомлять пользователя о приближении сроков выполнения.
Вы также можете создавать рабочие процессы с нуля.
- Выберите пункт Автоматизация > Создать рабочий процесс, настройте блок триггеров и выберите действия и условия или пути условий.