Автоматизированные запросы утверждения у одного или нескольких заинтересованных лиц с занесением их ответов в Smartsheet помогают организовать рабочий процесс.
Запросы утверждения можно гибко настраивать и отправлять отдельно либо в несколько этапов в рамках более сложного рабочего процесса.
Запросы утверждения поддерживаются на мобильных устройствах, и с ними можно работать где угодно, что позволяет экономить время, уменьшать количество ошибок и ускорять работу.
Последовательный запрос утверждений от заинтересованных лиц
Если нужно, чтобы заинтересованные лица предоставляли утверждения по очереди, а не все сразу, можно настроить последовательность из нескольких запросов утверждения. При этом рабочий процесс будет приостанавливаться до тех пор, пока очередной запрос утверждения не будет одобрен или отклонён. Далее выполняются условия и действия, которые заданы в блоках, связанных с полученным результатом запроса утверждения.
Пример:
- Запрос на обучение утверждается руководителем сотрудника.
- В результате автоматически инициируется следующий запрос утверждения, который отправляется директору по кадрам для окончательного подтверждения.
- Если запрос на обучение отклоняется руководителем, сотруднику отправляется запрос изменения, чтобы он изменил или дополнил информацию.
Настройка рабочего процесса утверждения
В открытой таблице выполните указанные ниже действия.
- Щёлкните Автоматизация > Запросить рабочий процесс утверждения.
- В блоке триггеров укажите условия, при которых должен автоматически активироваться рабочий процесс. Дополнительные сведения о блоке триггеров см. здесь.
- Кроме того, можно создать блоки условий для фильтрации строк, которые должны включаться в запрос утверждения. Дополнительные сведения о блоках условий см. здесь.
- В блоке действий выберите первую группу заинтересованных лиц, которые должны дать одобрение (это может быть один человек или несколько).
- Нажмите кнопку "Добавить" под элементами Если утверждено и Если отклонено и задайте дополнительные действия, которые должны выполняться в зависимости от того, как участники процесса ответили на запрос утверждения.
Вот и всё! Теперь рабочий процесс содержит несколько связанных действий, которые выполняются в зависимости от того, был ли первоначальный запрос утверждения одобрен или отклонён.
Выполнение рабочего процесса утверждения
- Если столбцы и значения, связанные с утверждением, используются в нескольких рабочих процессах, оповещения могут поступать повторно. Чтобы такого не происходило, используйте разные значения утверждения или добавьте условия после каждого утвержденного или отклонённого запроса.
- Так как триггер рабочего процесса и последующие блоки условий между триггером и запросом утверждения могут игнорироваться, если кто-нибудь вручную изменит статус утверждения в соответствующем столбце таблицы, рекомендуем заблокировать этот столбец или не предоставлять прямой доступ к таблице пользователям, от которых необходимо получить утверждение.
Чтобы запросы на утверждение не отображались бесконечно, ячейки с межтабличными формулами и связями не будут запускать рабочие процессы, автоматически меняющие таблицу (перемещение, копирование, блокировка и разблокировка строк, запросы утверждения). При необходимости используйте автоматизированные рабочие процессы на основе времени или повторяющиеся рабочие процессы.