Отчёты

Благодаря ним можно легко работать с актуальными данными из нескольких таблиц на одной странице. Вы можете поделиться этими сведениями с заинтересованными лицами или создать настраиваемые представления для различных инициатив. 

Если обновить данные в отчёте, соответствующие таблицы тоже автоматически обновятся, и наоборот. Можно создавать отчёты по строкам и столбцам, а также по полям сводки таблиц. 

Благодаря группированию и сводкам в отчётах можно быстро объединять данные из разных таблиц и выполнять вычисления.

Вы можете легко делиться отчётами с пользователями, у которых есть доступ к соответствующим таблицам. Отчёты можно публиковать или отображать на панели мониторинга, чтобы представить аудитории только информацию общего характера, которая для неё предназначена.

Создание отчёта на основе данных из нескольких таблиц

В отчётах можно объединять информацию из нескольких таблиц и отображать только те элементы, которые соответствуют указанным критериям.

Вы можете создавать отчёты двух видов: по строкам и по сводкам таблиц.

  • Отчёты по строкам позволяют собирать данные строк из нескольких таблиц. Например, вы можете создать на базе нескольких таблиц отчёт со всеми назначенными вам незавершёнными задачами, имеющими высокий приоритет.
  • В сводных отчётах по таблицам можно отображать сводные данные из нескольких таблиц. Сводные отчёты по таблицам позволяют просмотреть состояние нескольких проектов или отобразить метрики на уровне портфеля на панели мониторинга. Дополнительные сведения о создании сводных отчётов по таблицам см. в статье Создание представления портфеля с помощью сводного отчёта по таблицам.

Как и в случае с таблицей, вы можете отправлять и публиковать отчёт, а также предоставлять к нему общий доступ. Также можно редактировать данные в отчёте, подводить по ним итоги, группировать и сортировать их. Обратите внимание: отчёт отличается от таблицы тем, что в нём не хранится информация (он лишь отображает данные, которые хранятся в таблицах). Из-за этого различия отчёты не учитываются в общем количестве таблиц для вашей учётной записи.

 

Воспользуйтесь пошаговыми инструкциями, чтобы создать отчёт.

Создание отчёта по строкам с помощью Построителя отчётов

Сведения о создании сводного отчёта по таблицам см. в статье Создание представления портфеля с помощью сводного отчёта по таблицам.

Шаг 1. Создайте отчёт

Для создания отчёта используется Построитель отчётов. Выполните описанные ниже действия.

  1. Щёлкните значок меню (в левом верхнем углу окна Smartsheet) и выберите пункт «Домашняя».
  2. Щёлкните значок «Центр решений» (плюс).
  3. На панели слева выберите пункт «Создать» и щёлкните плитку «Отчёт».
  4. Введите имя отчёта, выберите Отчёт по строкам и нажмите кнопку ОК.
    Имя отчёта
     Новый отчёт будет создан в папке «Таблицы».

Шаг 2. Настройте отчёт

Для построения отчёта используйте вкладки верхней панели инструментов.

Настройка отчёта
 

С помощью панели инструментов можно настроить перечисленные ниже элементы.

  • Исходные таблицы
  • Отображаемые столбцы
  • Условия фильтра
  • Группа
  • Сводные данные
  • Сортировка

 

Сортировка результатов отчёта с помощью Построителя отчётов

Последняя вкладка на верхней панели инструментов — вкладка Сортировать, позволяющая задать в каждом отчёте до трех полей, по которым необходимо выполнить сортировку. В разделе Сортировать по выберите поле и порядок сортировки (по возрастанию или по убыванию).

Сортировка результатов отчёта

Выберите Сортировать по другому столбцу, чтобы добавить критерии сортировки (не более трёх). Дополнительные сведения о методах сортировки различных типов данных см. в статье о сортировке строк в таблице для систематизации данных

Поля с вкладки Группа нельзя использовать на вкладке Сортировка. Вместо этого можно задать порядок отображения групп и метод их сортировки на вкладке Группа. Дополнительные сведения см. в статье Формирование групп результатов в Построителе отчётов.

Необходимо учитывать приведенные ниже нюансы сортировки в раскрывающемся списке.

Сортировка в раскрывающемся списке по-разному работает в отчётах и таблицах. При сортировке в отчёте элементы располагаются по возрастанию или убыванию. В отличие от таблиц, при сортировке по какому-либо столбцу с раскрывающимся списком в исходной таблице элементы не будут сортироваться в соответствии со значениями списка, предварительно заданными в свойствах столбца исходной таблицы.

Отчёт может получать данные из различных таблиц, и в нём могут быть объединены столбцы с одинаковыми именами и типами. Если в столбцах раскрывающегося списка содержатся различные значения (например, a, b, c, d в одной таблице и 1, 2, 3, 4 в другой), отчёт не может определить, какой из методов сортировки использовать в объединённом столбце, поэтому данные в нём будут расположены так, как если бы он имел формат «текст или число».

Формирование групп результатов в Построителе отчётов

Группирование позволяет объединять похожие значения в группы, распределяя строки по логическим категориям или классам. В один отчёт можно добавить до трёх групп. В примере ниже строки сгруппированы по флажку Срочные и по статусу:

Настройка групп

Выберите вкладку Группа, чтобы открыть настройки группирования, и укажите соответствующие поля:

Вкладка «Группа»

Для каждого поля можно задать сортировку групп по возрастанию или убыванию. Используйте значки «Свернуть» и «Развернуть», чтобы настроить режим отображения групп по умолчанию при загрузке и обновлении отчёта. Чтобы свернуть или развернуть группу, нажмите на значок стрелки рядом с меткой группы. Чтобы свернуть или развернуть все строки, щёлкните правой кнопкой мыши основной столбец и выберите Развернуть все или Свернуть все.

Свернуть или развернуть

ПРИМЕЧАНИЯ.

  • Если в отчёте больше 2500 строк, группы будут автоматически свёрнуты. Чтобы развернуть их, необходимо, чтобы критериям отчёта соответствовало менее 2500 строк.
  • При группировании строк основной столбец автоматически будет размещён в самой левой позиции.
  • При распечатке и экспорте отчёта фиксируются только базовые строки. 

Если отчёт вставлен в мини-приложение диаграммы или панели мониторинга, в нём будут отображаться только базовые строки. Чтобы просмотреть группирование сводных строк на панели мониторинга, следует опубликовать отчёт и вставить его с помощью мини-приложения для веб-контента. Дополнительные сведения см. в статье Типы мини-приложений для панелей мониторинга Smartsheet.

Объединение сведений для отображения ключевой информации с помощью Построителя отчётов

Сводка позволяет несколькими нажатиями извлечь из отчёта ключевые сведения, а также рассчитать итоговые результаты для всего отчёта или отдельных групп строк. В примере ниже можно увидеть количество идентификаторов строк или общего числа запросов, количество срочных запросов, а также сумму часов, потраченных на обработку запросов.

Подсчёт сводных данных

Перейдите на вкладку Сводные данные, чтобы открыть настройки сводки и выбрать соответствующие поля. После этого выберите метод объединения данных в поле из раскрывающегося списка справа.

Вкладка «Сводные данные»

В зависимости от типа столбца для каждого поля используются разные варианты подсчёта сводных данных.

  • Символ: количество
  • Текст или число: сумма, количество, среднее, минимум, максимум
  • Дата: первый, последний, количество
  • Раскрывающийся список (с одиночным выбором): сумма, количество, среднее, минимум, максимум
  • Контакты: количество
  • Флажок: количество
  • Счётчик/система: количество