Сводка таблицы

Сводка таблицы позволяет сэкономить время при отслеживании ключевых показателей, ускорить выполнение проектов и формирование отчётов по критически важным данным, благодаря чему вы сможете быстрее принимать более эффективные решения.

В ситуациях, когда работать с критически важными данные непосредственно в таблицах становится сложно, сводка таблицы позволяет единообразно и удобно систематизировать и отслеживать нужную информацию. С помощью элементов управления на правой панели вы можете настроить сводные поля таблицы, добавить текст, символы, изображения, ссылки и сложные формулы для обобщения содержащихся в таблице данных.

Краткое описание работы с помощью сводки таблицы

Сводка таблицы позволяет вносить описания, систематизировать данные и создавать отчёты на различных уровнях (уровень проекта, предприятия и сводные данные). Описание таблицы находится в сводке, которая отображается на панели справа, рядом с данными таблицы.

Изображение с примером сводки таблицы

 


Доступ к сводке таблицы

Щёлкните значок сводки Значок сводки таблицы на панели справа, чтобы развернуть панель сводки таблицы.

В полях сводки можно указывать различные сводные данные.

Создание поля сводки таблицы

В открытой сводке таблицы выполните указанные ниже действия.

  1. Нажмите кнопку Добавить поле внизу сводки таблицы.
  2. Выберите тип поля с учетом информации, которая будет в нём отображаться. Доступные типы полей сводки приведены в таблице ниже.
  3. Введите имя поля, а затем нажмите кнопку ОК. В сводке таблицы появится новое пустое поле.
  4. Внесите требуемые изменения (вы можете добавить новые поля, изменить свойства, внести в поле данные) и нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов вверху таблицы.

Чтобы сохранить изменения в сводке таблицы, необходимо сохранить таблицу. Дополнительные сведения см. в статье Сохранение и обновление таблиц.

Сводка таблицы готова! Вы можете в любой момент редактировать её структуру, свойства и форматирование полей, а также добавлять в них данные.

Типы полей сводки

Тип поля Описание
Текст или число Текстовые описания или числа (например, сводные сведения о проекте, общий бюджет)
Список контактов Отображение доступных вам контактных данных (например, менеджера проекта или контактного лица)
Дата Важная дата (например, день начала или завершения проекта)
Раскрывающийся список Выбор значения из настраиваемого раскрывающегося списка (например, название отдела, тип проекта, статус проекта)
Флажок Флажки в полях можно устанавливать и снимать.
Символы Наборы наглядных представлений (например, диаграммы выполнения, звёзды, символы уровня сигнала)

Сводные максимальные значения по таблицам

У сводки таблицы могут быть следующие параметры:

  • до 200 полей (столбцы таблицы не учитываются);
  • имя поля может содержать до 50 символов;
  • значения полей соответствуют размеру ячеек;
  • раскрывающийся список может содержать до 500 вариантов.

Изменение формата, свойств поля, добавление ссылок и изображений в поле

Новые поля сводки могут содержать данные, гиперссылки, изображения и т. д. 

Чтобы изменить форматирование нового или существующего поля сводки, щёлкните значок меню рядом с заголовком поля сводки. Вы сможете внести изменения в формат или параметры поля (например, формат числа или валюты, блокировка).

изображение значка меню сводки таблицы
 

Эффективная работа со сводками таблиц: советы и рекомендации

С помощью сводки таблицы можно отображать метрику таблицы, указывать в тегах таблиц настраиваемые метаданные для более быстрого поиска и т. п.

Выделение важнейших проектных данных с помощью столбцов с формулами и символами

Один из сценариев использования сводок таблиц — маркировка статуса проекта (например, соответствие проектному плану). Достаточно разместить в поле сводки таблицы формулу, и сведения о статусе будут обновляться автоматически.

Вставьте формулу в поле сводки со ссылкой на данные сетки или другого поля сводки, чтобы расчёт важных данных выполнялся автоматически.

Чтобы выбрать ячейки сетки и диапазоны ячеек, перетаскивайте их в сетку при создании формулы (соответствующие ячейки будут выделяться цветом).

Ссылка на элемент Синтаксис Пример формулы
Другие поля сводки (в той же таблице) [Имя поля]# =SUM([Бюджет 2016]#; [Бюджет 2017]#)
Ячейки в сетке (в той же таблице) [Имя столбца] =SUM(Расходы1:Расходы3)
Ячейки в сетке (в другой таблице) {имя межтабличной ссылки} =COUNT({перечень ресурсов на складе Б})

Возможности поиска с помощью категорий таблиц

Вы можете создавать поля сводок с ключевыми значениями для облегчения поиска. Ниже приведены практические примеры.

  • Укажите отделы, к которым относится та или иная таблица, с помощью поля с раскрывающимся списком или поля с текстом или числами.
  • Добавьте ключевые слова для поиска в поле с текстом или числами. Например: стройка, электрический, проектирование 

Дополнительные сведения о соответствующих методах поиска см. в статье Поиск в Smartsheet.

Создание легенды с пояснениями к используемым символам

В рамках сводки таблицы можно создать легенду со значениями всех значков и символов в таблице.
Чтобы создать легенду, выполните указанные ниже действия.

  1. Добавьте в верхнюю часть сводки таблицы поле с текстом или числами с описанием легенды.
  2. Добавьте в сводку таблицы поля с символами для каждого из символов. В имени поля укажите назначение символа. Не забудьте выбрать для каждого поля группу символов, которые используются в таблице.
  3. В каждом поле с символами укажите значок, соответствующий описанию.

Легенда сводки таблицы

Групповое копирование для стандартизации сводок таблиц

Чтобы обеспечить единообразие метаданных и данных портфеля, вы можете скопировать структуру, формулы и другое содержимое сводки таблицы сразу в 20 уже существующих таблиц.

Копирование сводки таблицы

В сводке таблицы, содержащей поля, которые нужно скопировать, выполните следующие действия:

  1. Щёлкните значок меню Значок меню с правой стороны сводки таблицы.
  2. Выберите Скопировать сводку в другие таблицы.
  3. Выберите до 20 таблиц, в которые нужно скопировать содержимое. Можно скопировать либо только имена полей, либо также значения и формулы, содержащиеся в них.

    Выбор таблиц для группового копирования
     
  4. Нажмите кнопку Копировать.

После копирования сводки таблицы в другие таблицы это действие нельзя отменить. Если групповое копирование может повредить существующие данные, перед его началом появится уведомление, так что вы сможете отменить этот процесс.

Вот и всё! Сводка таблицы скопирована.