Настройка содержимого оповещений и запросов

Применить к

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

С помощью настраиваемых сообщений и заполнителей вы можете сделать оповещения и запросы более понятными пользователям. Также можно скрыть лишнее, чтобы получатель видел только то, что ему необходимо.

Чтобы использовать динамические заполнители в рабочем процессе на основе изменений, необходимо задать для блока триггеров значение При выполнении.

Вы можете настроить выполнение рабочего процесса каждую неделю, каждый день или в определённое время суток. Дополнительные сведения о создании рабочих процессов см. в статье Ускорение работы и экономия времени с помощью автоматизированных рабочих процессов.

  • Чтобы создать новый рабочий процесс, выберите Автоматизация в верхней части таблицы, а затем нажмите Новый рабочий процесс или Управление рабочими процессами, чтобы настроить существующий рабочий процесс.

Настройка сообщений в рабочем процессе

Выберите Настроить сообщение и введите текст в открывшихся полях.

При настройке сообщений учитывайте перечисленные ниже моменты.

  • Используйте заполнители в фигурных скобках (например, {{Имя задачи}}) для дополнительной настройки сообщения.
  • В поле настройки сообщения может быть не больше 2000 символов.
  • Если выбран вариант Только сообщение, необходимо настроить пользовательское сообщение. В противном случае текст необязателен.

Выбор параметров оповещения и запроса

В разделе "Сообщение содержит"

Выберите элементы, которые хотите включить в оповещение:

  • Связи с таблицей и всеми полями: включает все поля в таблице.
  • Связи с таблицей и определёнными полями: позволяет выбрать только необходимые поля.
  • Только сообщение: используется, если для оповещения ничего кроме сообщения не требуется.

Если нужно уведомить о чём-то человека, не использующего Smartsheet, можно выбрать вариант Связи с таблицей и всеми полями.

Комментарии и вложения в оповещения

В рабочих процессах на основе времени комментарии и вложения не включаются в оповещения. Для оповещений в рабочих процессах на основе изменений комментарии и вложения отображаются, только если они были изменены во время запуска. Вложения и комментарии, существовавшие до события запуска, не включаются.

В запросы изменения и утверждения включаются все новые и существующие вложения и комментарии.

Советы по работе с заполнителями

Если вы используете заполнители (например, имена полей в фигурных скобках), Smartsheet заменяет заполнитель на уникальное значение ячейки в соответствующей строке. Вместо отправки одного сообщения с несколькими строками Smartsheet будет отправлять отдельное оповещение по каждой строке.

При работе с заполнителями учитывайте перечисленные ниже моменты.

  • При использовании заполнителей в запросах утверждения Smartsheet создаёт для каждой строки отдельное уведомление.
  • Если заполнители используются в действиях типа Оповещение или Запрос изменения в рабочих процессах на основе изменений, то отдельные уведомления генерируются, если правило срабатывает одновременно для шести строк или меньше. Если это происходит для семи и более строк, настроенные тема и текст удаляются.
  • При использовании типа оповещения Только сообщение все строки, для которых одновременно сработало правило, объединяются в одно сообщение.
  • В темах действий типа Оповещение на основе времени заполнители не работают.
  • Также они не работают в действиях типа Запрос изменения на основе времени.
  • Невозможно использовать заполнители, если для параметра Запускать рабочий процесс указано значение Каждый час, Каждый день или Каждую неделю.