С помощью настраиваемых сообщений и заполнителей вы можете сделать оповещения и запросы более понятными пользователям. Также можно скрыть лишнее, чтобы получатель видел только необходимую информацию.
Вы можете задать выполнение рабочего процесса каждую неделю, каждый день или в определённое время суток.
Пользователи с правами редактора могут создавать, изменять или удалять только те оповещения и напоминания, получателями которых они являются. Подробнее о разрешениях для рабочих процессов.
Как изменить существующий рабочий процесс
- В верхней левой части таблицы выберите Автоматизация > Управление рабочими процессами.
- Наведите курсор на рабочий процесс, который необходимо отредактировать, и выберите Изменить.
- Измените содержимое оповещения в построителе рабочих процессов.
Чтобы использовать динамические заполнители в рабочем процессе, основанном на изменениях, необходимо установить в блоке Триггер значение По триггеру.
Настройка сообщения в рабочем процессе
Выберите Настроить сообщение и введите текст сообщения в соответствующее поле.
При составлении собственных сообщений учитывайте следующие моменты.
- Чтобы создать заполнитель для дополнительной настройки сообщения, используйте фигурные скобки: {{Имя задачи}}.
- Поле Настройка сообщения имеет ограничение в 2000 символов.
- Если выбран вариант Только сообщение, необходимо добавить собственный текст сообщения. В противном случае текст необязателен.
- В раскрывающемся списке Отправлять от имени можно выбрать, что будет отображаться в строке отправителя сообщения.
Настройка имени отправителя
В раскрывающемся меню Отправлять от имени можно выбрать, от кого будет приходить оповещение или сообщение.
Вариант Отправлять от имени организации доступен только пользователям с планом "Корпоративный" или более высокого уровня.
В таблице приведены имена отправителей и адреса для ответа для каждого типа оповещений.
| Выбранный вариант отправителя | Имя отправителя уведомления | Адрес электронной почты для ответа |
|---|---|---|
| Отправлять от имени службы автоматизации Smartsheet | Имя отправителя: Автоматизация Smartsheet. | Адрес эл. почты владельца таблицы |
| Отправлять от имени организации | Имя отправителя: название вашей организации, заданное системным администратором. | Адрес эл. почты владельца таблицы |
| Отправлять от имени пользователя, запускающего процесс (для оповещений) | Если оповещение срабатывает из-за изменений, внесённых в таблицу одним пользователем, то имя этого пользователя является именем отправителя письма с уведомлением. | Ответ направляется на адрес эл. почты пользователя, запустившего процесс. |
| Отправлять от имени пользователя, запускающего процесс (для оповещений) | Если оповещение срабатывает при изменении таблицы несколькими пользователями или если оповещение зависит от времени, т. е. является напоминанием, то имя владельца таблицы является именем отправителя письма с уведомлением. | Ответ направляется на адрес эл. почты владельца таблицы |
| Отправлять от имени владельца таблицы (для запросов изменения и утверждения) | Имя отправителя: имя владельца таблицы. | Адрес эл. почты владельца таблицы |
Выбор содержимого оповещения или запроса
Раздел "Сообщение содержит"
В разделе Сообщение содержит, расположенном внизу страницы, можно выбрать один из трёх вариантов. Доступные варианты
- Связи с таблицей и всеми полями: включает все поля в таблице.
- Связи с таблицей и определёнными полями: позволяет выбрать только нужные получателю поля.
- Только сообщение: используется, если для оповещения не требуется ничего кроме сообщения.
Если получатели не используют Smartsheet, можно выбрать вариант Связи с таблицей и всеми полями.
Комментарии и вложения в оповещениях
- Действия оповещений в рабочих процессах на основе времени не включают комментарии и вложения.
- Действия оповещений в рабочих процессах на основе изменений появляются только в том случае, если вложение или комментарий были изменены в момент срабатывания триггера. В оповещение не включаются вложения и комментарии, существовавшие до срабатывания триггера.
- Действия запросов изменения и утверждения включают все новые и существующие вложения и комментарии.
Row hierarchy in alerts
When a change-based alert is triggered for a child row, the parent row is included in the notification. When a time-based alert is triggered for a child row, the parent row is not included in the notification.
Work with placeholders
При использовании заполнителей (имён полей в фигурных скобках) Smartsheet подставляет уникальное значение соответствующей ячейки в оповещение для строки.
- При использовании заполнителей в запросах утверждения для каждой строки создаётся отдельное уведомление.
- При использовании заполнителей в действиях Уведомлять пользователя или Запросить изменение в рабочих процессах на основе изменений отдельные уведомления генерируются в случае, если правило срабатывает одновременно для шести или меньшего числа строк. Если срабатывание происходит для семи и более строк, система удаляет настроенную тему и текст сообщения.
- При использовании типа оповещения Только сообщение все строки, для которых одновременно сработало правило, объединяются в одно уведомление.
- Если в пользовательском сообщении для запроса изменения на основе времени есть заполнители, то пользовательское сообщение не отправляется.
- Заполнители нельзя использовать, если для параметра Запускать рабочий процесс установлено значение "Каждый час", "Ежедневно" или "Еженедельно".
Time-Based Alerts: Behavior with placeholders
When you set up an automation workflow to trigger When a date is reached and select a date in the trigger, the notification behaves differently depending on how many rows meet the criteria:
One Row: Placeholders in the subject line will display the actual values from the row. The email body will include the custom message you set up, with placeholders populated by the row data, followed by the row information.
Example: A subject with the placeholder {{Status}} shows Task Complete, if that is the value in the row's Status column.
Multiple rows: All rows will be grouped into one email notification.
Subject: The placeholders in the subject will be replaced with a default subject, for example: Reminder: [Sheet Name].
Email Body: The email will contain one custom message for each row, including any placeholders used. After each message, the row details (as configured in the custom message section) will be listed at the bottom of the email.