С помощью настраиваемых сообщений и заполнителей вы можете сделать оповещения и запросы более понятными пользователям. Также можно скрыть лишнее, чтобы получатель видел только то, что ему необходимо.
Чтобы использовать динамические заполнители в рабочем процессе на основе изменений, необходимо задать для блока триггеров значение При выполнении.
Вы можете настроить выполнение рабочего процесса каждую неделю, каждый день или в определённое время суток. Дополнительные сведения о создании рабочих процессов см. в статье Ускорение работы и экономия времени с помощью автоматизированных рабочих процессов.
- Чтобы создать новый рабочий процесс, выберите Автоматизация в верхней части таблицы, а затем нажмите Новый рабочий процесс или Управление рабочими процессами, чтобы настроить существующий рабочий процесс.
Настройка сообщений в рабочем процессе
Выберите Настроить сообщение и введите текст в открывшихся полях.
При настройке сообщений учитывайте перечисленные ниже моменты.
- Используйте заполнители в фигурных скобках (например, {{Имя задачи}}) для дополнительной настройки сообщения.
- В поле настройки сообщения может быть не больше 2000 символов.
- Если выбран вариант Только сообщение, необходимо настроить пользовательское сообщение. В противном случае текст необязателен.
Выбор параметров оповещения и запроса
В разделе "Сообщение содержит"
Выберите элементы, которые хотите включить в оповещение:
- Связи с таблицей и всеми полями: включает все поля в таблице.
- Связи с таблицей и определёнными полями: позволяет выбрать только необходимые поля.
- Только сообщение: используется, если для оповещения ничего кроме сообщения не требуется.
Если нужно уведомить о чём-то человека, не использующего Smartsheet, можно выбрать вариант Связи с таблицей и всеми полями.
Комментарии и вложения в оповещения
В рабочих процессах на основе времени комментарии и вложения не включаются в оповещения. Для оповещений в рабочих процессах на основе изменений комментарии и вложения отображаются, только если они были изменены во время запуска. Вложения и комментарии, существовавшие до события запуска, не включаются.
В запросы изменения и утверждения включаются все новые и существующие вложения и комментарии.
Советы по работе с заполнителями
Если вы используете заполнители (например, имена полей в фигурных скобках), Smartsheet заменяет заполнитель на уникальное значение ячейки в соответствующей строке. Вместо отправки одного сообщения с несколькими строками Smartsheet будет отправлять отдельное оповещение по каждой строке.
При работе с заполнителями учитывайте перечисленные ниже моменты.
- При использовании заполнителей в запросах утверждения Smartsheet создаёт для каждой строки отдельное уведомление.
- Если заполнители используются в действиях типа Оповещение или Запрос изменения в рабочих процессах на основе изменений, то отдельные уведомления генерируются, если правило срабатывает одновременно для шести строк или меньше. Если это происходит для семи и более строк, настроенные тема и текст удаляются.
- При использовании типа оповещения Только сообщение все строки, для которых одновременно сработало правило, объединяются в одно сообщение.
- В темах действий типа Оповещение на основе времени заполнители не работают.
- Также они не работают в действиях типа Запрос изменения на основе времени.
- Невозможно использовать заполнители, если для параметра Запускать рабочий процесс указано значение Каждый час, Каждый день или Каждую неделю.