Благодаря автоматизированным оповещениям и напоминаниям пользователи получают необходимую им информацию в нужный момент.
-
Оповещения отправляются после внесения изменений в таблицы и уведомляют участников рабочего процесса об обновлении критически важной информации.
-
Напоминания срабатывают в упреждающем режиме при наступлении определённой даты или времени и уведомляют ответственных лиц о приближении сроков выполнения соответствующих задач.
И оповещения, и напоминания можно настраивать по отдельности или вместе в рамках комплексного рабочего процесса с набором условий. Их также можно отправлять нескольким получателям (в том числе тем, у кого нет доступа к таблице) с определённым интервалом.
Блоки триггеров: настройка условий выполнения рабочего процесса
При создании автоматического рабочего процесса можно задать условия, при которых он будет активироваться. Возможные триггеры:
- добавление или изменение строк;
- изменение строк;
- добавление строк (изменение существующих строк не приводит к активации);
- наступление определённой даты.
Чтобы рабочий процесс запускался только при внесении определённых изменений в выбранные поля, можно указать условия активации рядом с меткой Когда в блоке триггеров. Например, можно создать рабочий процесс, который запускается, только когда поле «Статус» элемента принимает значение «Завершено».
При настройке блока триггеров учитывайте указанные ниже особенности.
-
Если рабочий процесс активируется при изменении ячейки на любое значение, это относится и к случаю, когда ячейка становится пустой.
-
Действия, автоматически изменяющие таблицу, не могут активироваться входящими ссылками на ячейки или межтабличными формулами. Это относится к действиям Запросить утверждение, Переместить строки, Копировать строки, Заблокировать строки и Разблокировать строки. Например, если значение в ячейке «Статус» изменяется из-за изменения связанной ячейки в другой таблице, рабочий процесс, который блокирует строку при изменении статуса на «Завершено», не активируется.