Verificação

A verificação capacita qualquer parte interessada a facilmente revisar e aprovar o conteúdo de sua equipe. Faça o upload de seu arquivo para uma verificação e envie uma solicitação de revisão a colegas, fornecedores, clientes e outros. Mesmo se eles não tiverem compartilhado seu cronograma. Os revisores podem anexar comentários, discutir o feedback uns com os outros e registrar suas decisões de aprovação. Faça o upload de uma nova versão da verificação a qualquer momento para continuar o processo. Versões anteriores da verificação continuarão disponíveis apenas em modo de visualização.

Use a Revisão para colaborar com os conteúdos

Com os comprovantes do Smartsheet, você e sua equipe podem revisar e aprovar rapidamente uma variedade de conteúdo. Use o processo de revisão simples e otimizado para carregar imagens de arquivos, vídeos, PDFs e documentos do Microsoft Office, controlar versões de arquivos, solicitar e coletar comentários anotados e obter aprovações das partes interessadas.

Adicionar um comprovante

Depois que a revisão for habilitada, você poderá carregar comprovantes para revisão.

  1. Na linha em que você deseja adicionar o comprovante clique no ícone Adicionar uma provaAdd a Proof icon, na coluna Comprovantes, para exibir o painel de Comprovantes.

    O painel de Comprovantes será aberto com o painel Carregar arquivo disponível.
  2. Clique em Carregar arquivo para localizar e carregar o arquivo para o qual deseja emitir um comprovante (ou, se souber onde o arquivo se encontra, arraste-o diretamente para o painel).
    Carregar arquivo

Você está pronto para começar a colaborar com a prova.

Anexos compatíveis

Você poderá criar apenas uma prova por linha, usando qualquer um dos tipos de arquivo na tabela abaixo.

Tipo de anexo

Tipos de arquivo compatíveis

Notas

Imagens

jpg, jpeg, png, bmp, gif

Total compatibilidadepara visualizar previamente e fazer anotações em uma única imagem ou em várias imagens diretamente na prova.
 

Vídeo

mp4, avi, mov

Total compatibilidade para visualizar previamente e fazer anotações em um único vídeo na prova.

Adobe

.pdf

Total compatibilidade para visualizar previamente e fazer anotações em um único PDF na prova.

Microsoft

doc, docx, dot, rtf, xls, xlt, xlsx, xltx, ppt, pot, pps, pptx, potx, ppsx

Total compatibilidade para visualizar previamente e fazer anotações em um único documento na prova.

Qualquer coisa anexada a um item do Smartsheet

Qualquer tipo de arquivo que pode ser anexado a um item do Smartsheet.

Você não pode visualizar previamente ou fazer anotações no conteúdo diretamente na prova.

 

No entanto, você pode solicitar feedback, deixar comentários, aprovar ou exigir alterações, gerenciar versões e marcar a prova como concluída.

DICA: Use provas para arquivos de trabalho em andamento que requerem revisão e use anexos para carregar arquivos concluídos.

NOTAS:

  • A extensão do Smartsheet para o Adobe Creative Cloud ainda não oferece suporte para o carregamento de várias imagens no Photoshop, no Illustrator ou no InDesign.
  • Para carregar uma nova versão de um arquivo, clique em Versão, na parte superior direita do painel. Para obter mais informações sobre como criar versões revisão, consulte a seção Trabalhar com versões de comprovante deste artigo.

Colaborar em um comprovante

Quando um comprovante estiver disponível no Painel de revisão a colaboração poderá começar. Como você escolhe colaborar dependerá se os revisores têm acesso à sua planilha e se você precisa de decisões de aprovação deles.

Solicitar revisão e aprovação

Você pode convidar qualquer pessoa com um endereço de e-mail válido para revisar seu comprovante (incluindo usuários não licenciados ou pessoas fora de sua organização).

Para solicitar feedback:

  1. Selecione o comprovante que deseja que os outros revisem e clique em Solicitar Feedback, na parte superior do painel de Emissão de Comprovantes.
  2. Na janela exibida Enviar comprovante para revisão, digite os nomes ou endereços de e-mail das pessoas que você deseja que revisem o seu comprovante.
  3. Verifique se as informações nas caixas Assunto e Mensagem transmitem as informações que você deseja passar para os seus revisores.
  4. Clique em Enviar.

As pessoas para quem você pede feedback receberão uma solicitação de revisão com um link direto para uma página de revisão externa. Quando esses destinatários clicarem na solicitação, eles serão direcionados para uma página de revisão fora do Smartsheet. Para obter mais informações sobre como revisar um comprovante enviado em uma solicitação de revisão, consulte: Responder a uma Solicitação de revisão.

Você não pode solicitar revisões de provas cujas linhas estão bloqueadas. Para obter mais informações sobre os recursos Bloquear e Desbloquear, confira Bloquear ou desbloquear colunas e linhas.

Colete feedback sem aprovações

Se quiser um feedback mais informal das pessoas com acesso à sua planilha, você pode mencioná-las com @mention em um comentário em seu comprovante. Elas não poderão aprovar ou exigir alterações, a menos que você também tenha enviado uma solicitação de revisão.

Se você usar @mention com quem a planilha não foi compartilhada - e você for o proprietário, um administrador ou um membro do compartilhamento com permissões de Editor (Pode Compartilhar) - será solicitado que você compartilhe a planilha com essa pessoa e conceda a ela as permissões apropriadas para que possa ter acesso ao comentário em que foi mencionada. Para obter mais informações, consulte Níveis de permissão de compartilhamento.)

Trabalhar com versões de comprovantes

Ao fazer alterações em um arquivo que está em um comprovante (provavelmente com base no feedback que você recebeu como parte do processo de revisão), você pode carregar a versão revisada para manter seu comprovante atualizado.

Carregar uma versão de um comprovante

Para carregar uma nova versão de um comprovante:

  1. Clique em Versão, na parte superior da seção direita do Painel de revisão.
  2. Selecione Criar nova versão.
  3. Clique no botão Carregar arquivo, exibido na seção esquerda do Painel de Emissão de comprovantes.
  4. Selecione o arquivo em seu computador e carregue (ou arraste o arquivo para a seção de carregamento do painel).

Pronto! O novo arquivo agora está carregado como a versão atual do seu comprovante. Agora o indicador de versão mostrará que existem várias versões do comprovante. Todas as versões anteriores serão bloqueadas.

Indicador de versão

Eis algumas coisas que devemos ter em mente sobre as versões de comprovantes:

  • As versões bloqueadas podem ser visualizadas, mas não podem mais ser anotadas ou comentadas.
  • Uma pessoa com quem a planilha foi compartilhada e que exerce a função de Administrador (deve ser um administrador licenciado) poderá excluir comentários das versões anteriores.
  • Qualquer usuário que tenha acesso à planilha poderá acessar os comprovantes anteriores no contêiner de emissão de comprovantes.
  • Qualquer solicitação externa ou acesso externo a versões anteriores será cancelado(a).
  • As respostas das solicitações permanecerão com a versão - isso inclui os comentários e os resultados Pendente, Rejeitado ou Aprovado.

Excluir uma versão de um comprovante

Para excluir a versão de um comprovante, clique no ícone Mais opçõesMore Options icon e selecione Excluir versão mais recente.

Ao excluir a versão mais recente:

  • Os arquivos são removidos.
  • Todos os comentários sobre a versão são excluídos.
  • Todas as solicitações de revisão pendentes são canceladas.
  • A versão anterior se torna a versão ativa e fica disponível para revisão.

Conclua um comprovante

Você poderá marcar um comprovante como concluído no painel de Emissão de Comprovantes para torná-la somente leitura no painel e na página de revisão externa.

Para marcar um comprovante como concluído, você precisa ser um usuário licenciado com o perfil de Proprietário da Planilha, Administrador ou Editor.

Quando um comprovante for concluído, ninguém poderá mais carregar novas versões ou adicionar/editar comentários. As pessoas ainda podem revisar os comentários e baixar os arquivos de cada versão.
Os Proprietários de Planilha e os Administradores podem excluir comentários de um comprovante concluído. Os Proprietários de Página, Administradores e Editores também têm a opção de marcar o comprovante novamente como não concluído.

Para marcar um comprovante como concluído, abra-o no painel de emissão de comprovantes e clique no botão de opção Comprovante Concluído, na parte superior do painel.

Comprovante Concluído

Pronto! O comprovante está concluído.

NOTA: Se você deseja permitir o envio de comentários ou de versões adicionais para o comprovante novamente, clique no mesmo botão de opção para marcar o comprovante novamente como não concluído.

Cancelar uma solicitação de revisão

Se você enviar uma solicitação de revisão, mas depois decidir cancelá-la, clique no ícone Mais opçõesMore Options icon e selecione Cancelar solicitação de revisão.

Cancelar solicitação de revisão

Quando uma solicitação de revisão for cancelada, todas as respostas capturadas na solicitação serão excluídas e os destinatários não terão mais acesso ao comprovante.

Responder a uma solicitação de revisão

Quando você receber uma solicitação de revisão de comprovante, ela incluirá um link que levará você a uma página de revisão em uma nova guia do navegador. Na página de revisão, você poderá executar as seguintes ações:

• Deixar comentários anotados vinculados diretamente a um conteúdo

• Conversar com outras partes interessadas

• Aprovar um comprovante ou solicitar alterações

Revisão de comprovante

Revisar um comprovante

Quando alguém enviar uma solicitação de revisão de comprovante, você receberá uma mensagem de e-mail, uma notificação no Smartsheet ou ambas (dependendo de suas preferências de notificação). Para começar sua revisão, clique em Revisar comprovante.

Sua ação seguinte dependerá de você ter uma conta no Smartsheet:

  • Se você já tiver uma conta no Smartsheet, ao clicar no link será exibida a página externa de revisão.
  • Se não tiver uma conta no Smartsheet, você será convidado a criar uma conta gratuita antes de poder visualizar a página externa de revisão.

Qualquer indivíduo convidado a revisar poderá participar.

Onde sua ação será executada dependerá do compartilhamento da planilha que contém o comprovante com você:

  • A planilha foi compartilhada com você: Se tiver acesso à planilha que contém o comprovante em questão, você poderá revisá-la diretamente no painel de revisão da planilha ou executar a ação na página externa de revisão.
  • A planilha não foi compartilhada com você: Se a planilha não tiver sido compartilhada com você, só será possível executar a ação na página externa de revisão.

NOTA: Qualquer pessoa com permissão para visualizar a planilha pode usar um link no painel de revisão para abrir a página de revisão externa em uma nova guia. Quando a página de revisão é acessada por meio do link do painel de revisão, as mesmas permissões se aplicam à planilha. Aprovar ou exigir mudanças ainda é apenas uma opção para as pessoas que recebem uma solicitação de revisão.

Aprovar um comprovante ou exigir alterações

Para aprovar um comprovante ou solicitar alterações, clique na opção desejada na parte inferior direita do Painel de revisão da planilha (você precisará das permissões apropriadas para fazer isso) ou da página externa de revisão.

Somente indivíduos que foram convidados a participar de uma revisão verão essas opções.

Revisão de comprovante com comentários

Aprove um comprovante se a versão que você está visualizando não necessitar de revisões adicionais.

Se forem necessárias mais revisões, clique em Requer alterações.

À medida que outras pessoas tomam decisões de aprovação, cada leitor do comprovante poderá ver:

  • Uma contagem de todas as respostas de aprovar/requer alterações.
  • Uma contagem de quantas solicitações de revisão ainda estão pendentes.

Para ver os nomes das pessoas que escolheram uma das duas opções ou que ainda precisam revisar o comprovante, passe o mouse sobre os botões Aprovado, Requer alterações ou Pendente.

Inclua comentários ou anotações em seu feedback

Adicione um comentário se tiver comentários gerais. Se seu feedback for específico para uma determinada área do conteúdo que está revisando, você pode usar uma ferramenta de marcação para combinar seu comentário com uma anotação.

Adicionar um comentário

Digite seu comentário no espaço Adicionar comentário e pressione Enter.

Comentar sobre a revisão do comprovante

DICA: Digite @ para marcar alguém em um comentário. Você pode usar isso, por exemplo, para informar ao solicitante que você concluiu a revisão. (Ele receberá uma notificação que inclui um link para a planilha que contém o comprovante, para que possa acessá-la e ver seu feedback.)

Adicionar uma anotação

Você pode usar três tipos de anotações para fazer marcações no conteúdo em uma prova.

Três ferramentas de marcação

Para adicionar uma anotação de marcação:

  1. Passe o mouse sobre o local do comprovante em que deseja deixar um comentário.
    O cursor mudará para uma cruz, indicando que você pode deixar uma anotação.
  2. Clique com o mouse.
    Essa ação adicionará uma marcação de anotação no comprovante.
  3. Digite seu comentário na seção Adicionar comentário (lado direito do painel).
  4. Pressione Enter para enviar o feedback.

Para adicionar uma anotação de seta entre dois locais na prova:

  1. Passe o mouse sobre o local em que deseja que a ponta da seta comece.
    O cursor mudará para uma cruz, indicando que você pode deixar uma anotação.
  2. Clique e arraste o mouse para onde deseja que a ponta da seta fique localizada.
    Isso adicionará uma seta de anotação com a direção e o tamanho desejados. Uma marcação estará localizada na extremidade da cauda da seta.
  3. Digite seu comentário na seção Adicionar comentário (lado direito do painel).
  4. Pressione Enter para enviar o feedback.

Para adicionar uma anotação em caixa em torno de uma área específica da prova:

  1. Passe o mouse sobre o local em que deseja colocar um canto da caixa.
    O cursor mudará para uma cruz, indicando que você pode deixar uma anotação.
  2. Clique e arraste o mouse para onde deseja que o canto oposto da caixa seja localizado.
    Isso adicionará uma caixa de anotação com as dimensões desejadas. Uma marcação estará localizada na extremidade final da caixa.
  3. Digite seu comentário na seção Adicionar comentário (lado direito do painel).
  4. Pressione Enter para enviar o feedback.

Após enviar sua anotação, um valor numérico será adicionado à anotação de marcação na prova. O número da anotação refletirá a ordem em que a anotação foi adicionada.

Para destacar a área associada a uma anotação, clique no comentário anotado. Para ver o comentário associado a uma anotação, clique na marcação numerada.

Adicionar uma anotação a um vídeo

Ao revisar uma prova de vídeo, você pode usar as mesmas ferramentas de marcação para adicionar anotações a quadros específicos.

Revisar um vídeo

Você tem quatro opções para navegar até um quadro que requer uma anotação:

  • Clique no botão Reproduzir e, em seguida, clique no botão de pausa quando chegar ao quadro certo.
  • Clique no botão Avançar para mover o vídeo 1 segundo para frente.
  • Clique no botão Voltar para retroceder o vídeo 1 segundo.
  • Clique em qualquer lugar na linha do tempo do vídeo para ir para aquele trecho.

Quando você adiciona uma anotação, o quadro é marcado na linha do tempo do vídeo com sua imagem de perfil.

Depois de adicionar uma anotação a um quadro do vídeo, há duas maneiras de voltar para esse quadro:

  • Clique no comentário associado.
  • Clique na imagem do seu perfil na linha do tempo do vídeo.