Emissão de comprovantes

A emissão de comprovantes permite que sua equipe agilize e gerencie a criação e aprovação de conteúdo diretamente no Smartsheet. Qualquer pessoa pode facilmente revisar, editar e aprovar imagens, vídeos, documentos e PDFs.A emissão de comprovantes também se integra ao Adobe Creative Cloud, de modo que usuários não precisam alternar sucessivamente entre os aplicativos.

Faça o upload de seu arquivo para uma verificação e envie uma solicitação de revisão a colegas, fornecedores, clientes e outros. Mesmo se eles não tiverem compartilhado seu cronograma. Os revisores podem anexar comentários, fazer anotações, discutir o feedback uns com os outros e registrar suas decisões de aprovação. Faça o upload de uma nova versão da verificação a qualquer momento para continuar o processo. Versões anteriores da verificação continuarão disponíveis apenas em modo de visualização.

 

Use a Revisão para colaborar com os conteúdos

Com os comprovantes do Smartsheet, você e sua equipe podem revisar e aprovar rapidamente uma variedade de conteúdo. Use o processo de revisão simples e otimizado para carregar imagens de arquivos, vídeos, PDFs e documentos do Microsoft Office, controlar versões de arquivos, solicitar e coletar comentários anotados e obter aprovações das partes interessadas.

Adicionar um comprovante

Com o recurso Revisão, você pode adicionar provas para revisão.

  1. Na linha de sua planilha ou relatório onde deseja adicionar a prova, clique no ícone Adicionar uma prova na coluna Provas para abrir a exibição de prova em tela cheia.
  2. Clique em Carregar para localizar e carregar o arquivo o qual deseja revisar (ou, se souber onde o arquivo se está, arraste-o diretamente para a janela).
    Carregar arquivo

Você está pronto para começar a colaborar com a prova.

Tipos de arquivo compatíveis

Você poderá criar apenas uma prova por linha, usando qualquer um dos tipos de arquivo na tabela abaixo.

Tipo de conteúdo

Tipos de arquivo compatíveis

Notas

Imagens

jpg, jpeg, png, bmp, gif

Total compatibilidadepara visualizar previamente e fazer anotações em uma única imagem ou em várias imagens diretamente na prova.
 

Vídeo

mp4, avi, mov

Total compatibilidade para visualizar previamente e fazer anotações em um único vídeo na prova.

Adobe

.pdf

Total compatibilidade para visualizar previamente e fazer anotações em um único PDF na prova.

Microsoft

doc, docx, dot, rtf, xls, xlt, xlsx, xltx, ppt, pot, pps, pptx, potx, ppsx

Total compatibilidade para visualizar previamente e fazer anotações em um único documento na prova.

Qualquer coisa anexada a um item do Smartsheet

Qualquer tipo de arquivo que pode ser anexado a um item do Smartsheet.

Você não pode visualizar previamente ou fazer anotações no conteúdo diretamente na prova.

 

No entanto, você pode solicitar feedback, deixar comentários, aprovar ou exigir alterações, gerenciar versões e marcar a prova como concluída.

DICA: Use provas para arquivos de trabalho em andamento que requerem revisão e use anexos para carregar arquivos concluídos.

NOTAS:

  • Agora, a extensão do Smartsheet para o Adobe Creative Cloud oferece suporte para o carregamento de várias imagens no Photoshop, no Illustrator ou no InDesign.
  • Para carregar uma nova versão de um arquivo, clique no menu suspenso Versão, na parte superior esquerda da prova. Para obter mais informações sobre como criar versões revisão, consulte a seção Trabalhar com versões de comprovante deste artigo.

Colaborar em uma prova

Quando uma prova é adicionada a sua planilha, é possível começar a colaboração. Como você escolhe colaborar dependerá se os revisores têm acesso à sua planilha e se você precisa de decisões de aprovação deles.

Solicitar revisão e aprovação

Você pode convidar qualquer pessoa com um endereço de e-mail válido para revisar seu comprovante (incluindo usuários não licenciados ou pessoas fora de sua organização).

Para solicitar feedback:

  1. Abra a prova que deseja que os outros revisem e clique em Convidar na parte superior da seção de comentários.
  2. Na janela Convidar revisores que é exibida, digite os nomes ou endereços de e-mail das pessoas que você deseja que revisem a sua prova.
  3. Verifique se as informações nas caixas Assunto e Mensagem transmitem as informações que você deseja passar para os seus revisores.
  4. Clique em Enviar.

As pessoas para quem você pede feedback receberão uma solicitação de revisão com um link direto para uma página de revisão externa. Quando esses destinatários clicarem na solicitação, eles serão direcionados para uma página de revisão fora do Smartsheet. Para obter mais informações sobre como revisar uma prova enviada em uma solicitação de revisão, consulte Responder a uma solicitação de revisão.

Você não pode solicitar revisões de provas cujas linhas estão bloqueadas. Para obter mais informações sobre os recursos Bloquear e Desbloquear, confira Bloquear ou desbloquear colunas e linhas.

Colete feedback sem aprovações

Se quiser um feedback mais informal das pessoas com acesso à sua planilha, você pode mencioná-las com @mention em um comentário em seu comprovante. Elas não poderão aprovar ou exigir alterações, a menos que você também tenha enviado uma solicitação de revisão.

Se você usar @mention com quem a planilha não foi compartilhada - e você for o proprietário, um administrador ou um membro do compartilhamento com permissões de Editor (Pode Compartilhar) - será solicitado que você compartilhe a planilha com essa pessoa e conceda a ela as permissões apropriadas para que possa ter acesso ao comentário em que foi mencionada. Para obter mais informações, consulte Níveis de permissão de compartilhamento.)

Trabalhar com versões de comprovantes

Ao fazer alterações em um arquivo que está em um comprovante (provavelmente com base no feedback que você recebeu como parte do processo de revisão), você pode carregar a versão revisada para manter seu comprovante atualizado.

Carregar uma versão de um comprovante

Para carregar uma nova versão de um comprovante:

  1. Clique no menu suspenso Versão no canto superior esquerdo da prova.
  2. Selecione Criar nova versão.
  3. Clique em Carregar para localizar e carregar o arquivo o qual deseja revisar (ou, se souber onde o arquivo se está, arraste-o diretamente para a janela).

Pronto! O novo arquivo agora está carregado como a versão atual do seu comprovante. Agora o indicador de versão mostrará que existem várias versões do comprovante. Todas as versões anteriores serão bloqueadas.

Versões da prova

Eis algumas coisas que devemos ter em mente sobre as versões de comprovantes:

  • As versões bloqueadas podem ser visualizadas, mas não podem mais ser anotadas ou comentadas.
  • Uma pessoa com quem a planilha foi compartilhada e que exerce a função de Administrador (deve ser um administrador licenciado) poderá excluir comentários das versões anteriores.
  • Qualquer usuário que tenha acesso à planilha poderá acessar os comprovantes anteriores no contêiner de emissão de comprovantes.
  • Qualquer solicitação externa ou acesso externo a versões anteriores será cancelado(a).
  • As respostas das solicitações permanecerão com a versão - isso inclui os comentários e os resultados Pendente, Rejeitado ou Aprovado.

Excluir uma versão de um comprovante

Para excluir a versão de uma prova, clique no ícone Mais opçõesMore Options icon e selecione Excluir versão mais recente.

Ao excluir a versão mais recente:

  • Os arquivos são removidos.
  • Todos os comentários sobre a versão são excluídos.
  • Todas as solicitações de revisão pendentes são canceladas.
  • A versão anterior se torna a versão ativa e fica disponível para revisão.

Conclua um comprovante

Você poderá marcar uma prova como concluída para torná-la somente leitura na sua planilha e na página de revisão externa.

Para marcar um comprovante como concluído, você precisa ser um usuário licenciado com o perfil de Proprietário da Planilha, Administrador ou Editor.

Quando um comprovante for concluído, ninguém poderá mais carregar novas versões ou adicionar/editar comentários. As pessoas ainda podem revisar os comentários e baixar os arquivos de cada versão.
Os Proprietários da Planilha e os Administradores podem excluir comentários de um comprovante concluído. Os Proprietários de Página, Administradores e Editores também têm a opção de marcar o comprovante novamente como não concluído.

Para marcar uma prova como concluída, abra-a na sua planilha e clique no botão de opção Comprovante Concluído, na parte superior do painel.

Comprovante Concluído

Pronto! O comprovante está concluído.

NOTA: Se você deseja permitir o envio de comentários ou de versões adicionais para o comprovante novamente, clique no mesmo botão de opção para marcar o comprovante novamente como não concluído.

Cancelar uma solicitação de revisão

Se você enviar uma solicitação de revisão, mas depois decidir cancelá-la, clique no ícone Mais opçõesMore Options icon e selecione Cancelar Revisão.

Cancelar solicitação de revisão

Quando uma solicitação de revisão for cancelada, todas as respostas capturadas na solicitação serão excluídas e os destinatários não terão mais acesso ao comprovante.