Verificação

A verificação capacita qualquer parte interessada a facilmente revisar e aprovar o conteúdo de sua equipe. Faça o upload de seu arquivo para uma verificação e envie uma solicitação de revisão a colegas, fornecedores, clientes e outros. Mesmo se eles não tiverem compartilhado seu cronograma. Os revisores podem anexar comentários, discutir o feedback uns com os outros e registrar suas decisões de aprovação. Faça o upload de uma nova versão da verificação a qualquer momento para continuar o processo. Versões anteriores da verificação continuarão disponíveis apenas em modo de visualização.

Use a emissão de comprovantes para colaborar com os conteúdos

O recurso de emissão de comprovantes permite que as pessoas revisem e colaborem com os conteúdos. Com a emissão de comprovantes, as equipes podem carregar conteúdos, solicitar feedback das partes interessadas, controlar versões e obter aprovações em um processo de aprovação simples e otimizado. Você pode usar a emissão de comprovantes para:

  • Deixar marcações e comentários anotados em imagens e PDFs
  • Revisar e anotar as alterações de idioma necessárias nos documentos
  • Fornecer informações específicas sobre o modelo de design de um produto

Neste artigo:

Quem pode usar este recurso

Ícone de requisitos de permissão Usuários licenciados com permissões de Proprietário ou de Administrador podem habilitar o recurso de Emissão de comprovantes e carregar um comprovante para revisão. Qualquer usuário licenciado com permissões de Proprietário, de Administrador ou de Editor poderá carregar um comprovante para revisão.

Observe que qualquer tipo de usuário (inclusive usuários gratuitos) poderá revisar e fornecer feedback sobre um comprovante. Para obter mais informações sobre os tipos de usuário disponíveis no Smartsheet, consulte Tipos de usuário no nível da conta para planos com múltiplos usuários.

Ícone de disponibilidade do plano A emissão de comprovantes está disponível nos planos Executivo e Empresa.


Habilitar a emissão de comprovantes em uma planilha

Para habilitar a emissão de comprovantes em uma planilha:

  1. Clique no ícone Emissão de comprovantes, no painel à direita, para abrir o painel de Emissão de comprovantes.
    Ícone de emissão de comprovantes
  2. Na parte inferior do painel de Emissão de comprovantes, ative a opção Habilitar a emissão de comprovantes nesta planilha.
    Habilitar a emissão de comprovantes

Uma coluna Comprovantes é adicionada à planilha (à direita da coluna Anexos). Você usará esta coluna para carregar comprovantes para revisão.

Coluna de Emissão de comprovantes

Carregar um comprovante

Depois que a emissão de comprovantes for habilitada, você poderá carregar comprovantes para revisão.

  1. Na linha em que você deseja adicionar o comprovante, clique no ícone Adicionar um comprovanteAdd a Proof icon, na coluna Comprovantes, para exibir o painel de Comprovantes.

    
 O painel de Comprovantes será aberto com o painel Carregar arquivo disponível
  2. Clique em Carregar arquivo para localizar e carregar o arquivo para o qual deseja emitir um comprovante (ou, se souber onde o arquivo se encontra, arraste-o diretamente para o painel).
    Carregar arquivo

Pronto. Você está pronto para começar a colaborar com o comprovante.

NOTAS:

  • Você poderá carregar apenas um comprovante por linha, usando qualquer um dos seguintes tipos de arquivo: .png, .jpg, .jpeg, .pdf, .gif e .bmp.
  • Para carregar uma nova versão de um arquivo, clique em Versão, na parte superior direita do painel. Para obter mais informações sobre como criar versões para emissão de comprovantes, consulte a seção Trabalhar com versões de comprovantes deste artigo.

Colaborar com um comprovante

Quando um comprovante estiver disponível no Painel de emissão de comprovantes, a colaboração poderá começar. A maneira como você escolhe colaborar depende se deseja que os revisores façam seus comentários em uma página de revisão externa ou se deseja que as pessoas colaborem diretamente na planilha.

DICA: Clique em @menção, na parte inferior do painel, para conversar sobre o comprovante com outras pessoas com quem a planilha foi compartilhada. Se você @mencionar alguém com quem a planilha não foi compartilhada - e você for o proprietário, um administrador ou um membro do compartilhamento com permissões de Editor (Pode Compartilhar) - será solicitado que você compartilhe a planilha com essa pessoa e conceda a ela as permissões apropriadas para que possa ter acesso ao comentário em que foi mencionada. Para obter mais informações, consulte Níveis de permissão de compartilhamento.)

Criar uma solicitação de revisão

Qualquer indivíduo com um endereço de e-mail válido poderá receber uma solicitação de revisão de comprovante (inclusive usuários não licenciados ou pessoas de fora da sua organização).

Para enviar uma solicitação de revisão:

  1. Selecione o comprovante que deseja que outros revisem e clique em Configurar solicitação de revisão, na parte superior do painel de Emissão de comprovantes.
    Configurar solicitação de revisão
  2. Na janela exibida Enviar comprovante para revisão, digite os nomes ou endereços de e-mail das pessoas que você deseja que revisem o seu comprovante.
  3. Verifique se as informações nas caixas Assunto e Mensagem transmitem as informações que você deseja passar para os seus revisores.
  4. Clique em Enviar.

As pessoas que você incluir na revisão receberão uma solicitação de revisão. Quando esses destinatários clicarem na solicitação, eles serão direcionados para uma página de revisão fora do Smartsheet. Para obter mais informações sobre como revisar um comprovante enviado em uma solicitação de revisão, consulte: Responder a uma solicitação de emissão de comprovantes.

Trabalhar com versões de comprovantes

Ao fazer alterações em um comprovante (provavelmente com base no feedback recebido como parte do processo de revisão), você poderá carregar a versão revisada para manter no Smartsheet sempre a verão mais atual.

Carregar uma versão de um comprovante

Para carregar uma nova versão de um comprovante:

  1. Clique em Versão, na parte superior da seção direita do Painel de Emissão de comprovantes.
  2. Selecione Criar nova versão.
  3. Clique no botão Carregar arquivo, exibido na seção esquerda do Painel de Emissão de comprovantes.
  4. Selecione o arquivo em seu computador e faça o upload (ou arraste o arquivo para a seção de upload do painel).

Pronto! A nova versão já está carregada e associada à sua planilha. Agora o indicador de versão mostrará que existem várias versões do comprovante. Todas as versões anteriores serão bloqueadas.

Indicador de versão

Eis algumas coisas que devemos ter em mente sobre as versões de comprovantes:

  • As versões bloqueadas podem ser visualizadas, mas não podem mais ser anotadas ou comentadas.
  • Uma pessoa com quem a planilha foi compartilhada e que exerce a função de Administrador (deve ser um administrador licenciado) poderá excluir comentários das versões anteriores.
  • Qualquer usuário que tenha acesso à planilha poderá acessar os comprovantes anteriores no contêiner de emissão de comprovantes.
  • Qualquer solicitação externa ou acesso externo a versões anteriores será cancelado(a).
  • As respostas das solicitações permanecerão com a versão - isso inclui os comentários e os resultados Pendente, Rejeitado ou Aprovado.

Excluir uma versão de um comprovante

Para excluir a versão de um comprovante, clique no ícone Mais opçõesMore Options icon e selecione Excluir versão mais recente.

Ao excluir a versão mais recente:

  • Os arquivos são removidos.
  • Todos os comentários sobre a versão são excluídos.
  • Todas as solicitações de revisão pendentes são canceladas.
  • A versão anterior se torna a versão ativa e fica disponível para revisão.

Cancelar uma solicitação de revisão

Se você enviar uma solicitação de revisão, mas depois decidir cancelá-la, clique no ícone Mais opçõesMore Options icon e selecione Cancelar solicitação de revisão.

Cancelar solicitação de revisão

Quando uma solicitação de revisão for cancelada, todas as respostas capturadas na solicitação serão excluídas e os destinatários não terão mais acesso ao comprovante

Responder a uma solicitação de emissão de comprovantes

Quando você receber uma solicitação de revisão de comprovante, ela incluirá um link que levará você a uma página de revisão em uma nova guia do navegador. Na página, você poderá executar as seguintes ações:

    •    Deixar comentários anotados vinculados diretamente a um conteúdo

    •    Conversar com outras partes interessadas

    •    Aprovar ou rejeitar o comprovante

Revisão de comprovante

Quem pode usar este recurso

Ícone de requisitos de permissão Indivíduos que possuam uma conta do Smartsheet poderão revisar o comprovante e executar ações (contanto que estejam conectados ao Smartsheet). Usuários licenciados com permissões de Proprietário, de Administrador ou de Editor na planilha que contém o comprovante poderão executar ações sobre ele diretamente na planilha.

NOTA: Qualquer indivíduo que não possua uma conta do Smartsheet e receba uma solicitação de revisão será convidado a criar uma conta gratuita. Depois de fazer isso, ele poderá visualizar o comprovante e executar ações.

Ícone de disponibilidade do planoOs tipos de plano Empresa e Executivo podem enviar solicitações de revisão. Qualquer tipo de plano pode revisar um comprovante.


Revisar um comprovante

Quando alguém enviar uma solicitação de revisão de comprovante, você receberá uma mensagem de e-mail, uma notificação no Smartsheet ou ambas (dependendo de suas preferências de notificação). Para começar sua revisão, clique em Revisar comprovante.

Sua ação seguinte dependerá de você possuir uma conta no Smartsheet:

  • Se você já possuir uma conta no Smartsheet, ao clicar no link será exibida a página externa de revisão.
  • Se não possuir uma conta no Smartsheet, você será convidado a criar uma conta gratuita antes de poder visualizar a página externa de revisão.

Qualquer indivíduo convidado a revisar poderá participar.

Onde sua ação será executada dependerá de a planilha que contém o comprovante ter sido compartilhada contigo:

  • A planilha foi compartilhada contigo: Se tiver acesso à planilha que contém o comprovante em questão, você poderá revisá-lo diretamente no painel de Emissão de comprovantes da planilha ou executar a ação na página externa de revisão.
  • A planilha não foi compartilhada contigo: Se a planilha não houver sido compartilhada contigo, você só poderá executar a ação na página externa de revisão.

Aprovar ou rejeitar um comprovante

Para aprovar ou rejeitar um comprovante, clique na opção desejada na parte inferior direita do Painel de Emissão de comprovantes da planilha (você precisará das permissões apropriadas para fazer isso) ou da página externa de revisão.

NOTA: Somente indivíduos que foram convidados a participar de uma revisão verão essas opções.

Revisão de comprovante com comentários
Aprove um comprovante se a versão que você está visualizando não necessitar de revisões adicionais.

Rejeite um comprovante se ele precisar de alterações e revisões adicionais.

À medida que outras pessoas aprovam ou rejeitam o comprovante, cada visualizador terá acesso aos seguintes insights:

  • Um registro com todas as respostas de Aprovação/Rejeição, fornecidas pelos demais que foram convidados a revisar o comprovante.
  • Um registro de pendências que lhe permite saber quantas pessoas ainda precisam revisar o comprovante.

DICA: Para ver os nomes das pessoas que escolheram uma das duas opções ou que ainda precisam revisar o comprovante, passe o mouse sobre os botões Aprovado, Rejeitado ou Pendente.

Inclua comentários ou anotações em seu feedback

Use um comentário se tiver comentários gerais. Use uma anotação (clique em um local específico do comprovante e faça o comentário) se o feedback for específico para uma área específica do comprovante.

Adicionar um comentário

Digite seu comentário no espaço Adicionar comentário e pressione Enter.

Comentar sobre a revisão do comprovante

DICA: Digite @<endereço de e-mail> para marcar alguém em um comentário. Você pode usar isso, por exemplo, para informar ao solicitante que você concluiu a revisão. (Ele receberá uma notificação que inclui um link para a planilha que contém o comprovante, para que possa acessá-lo e ver seu feedback.)

Adicionar uma anotação

Para adicionar uma anotação:

  1. Passe o mouse sobre o local do comprovante em que deseja deixar um comentário.

    
 O cursor mudará para uma cruz, indicando que você pode deixar uma anotação.
  2. Clique com o mouse.

    
 Essa ação adicionará um círculo de anotação no comprovante.
  3. Digite seu comentário na seção Adicionar comentário (lado direito do painel).
  4. Pressione Enter para enviar o feedback.

Depois de enviar a anotação, ela se transformará em um valor numérico circulado naquele local do comprovante. O número da anotação refletirá a ordem em que o comentário foi realizado.

DICA: Para destacar a área associada a uma anotação, clique no comentário anotado. Para ver o comentário associado a uma anotação, clique no número.