自動化

手動にて繰り返し実行しているタスクを、次のような柔軟で自動化されたワークフローに置き換えることにより、チームの機動力を上げ、貴重な時間を節約しましょう。

  • 変更について重要なアラートを送信したり、期限が近づいていることをリマインダーとして送信したりします。
  • コンテンツの更新や承認をリクエストします。
  • 行のロックやロック解除を実施したり、異なるシート間で行を移動したりします。
  • ユーザーにタスクを割り当てたり、マイルストーンに達した日を記録したりします。
  • 複数のシナリオやアクションを組み合わせることで、少ない労力で必要な作業を実施します。

コードを記述しなくても、ビジュアル エディターにてワークフローを作成することで、チームと簡単に共同作業ができます。

自動化されたワークフローは、トリガー、条件、アクションの 3 つで 構成されています。
 

ブロックおよびパス: 自動化されたワークフローの構造

自動化されたワークフローの構築は、フローチャートの構築に似ています。 トリガー、条件、アクションを開始ブロックから 1 つ以上の終了ブロックまで一緒に配置します。

ワークフロー ビルダー内で、以下を実施します。

  1. [追加] ボタン [追加]ボタンを選択します。
  2. 追加するもの (条件、条件パス、アクション) を選択します。

自動化を概念化するために、以下のようなフレームワークでワークフローを考えてみましょう。 変更によってワークフローがトリガーされ、行が設定した条件を満たしている場合は、指定されたアクションを実行する。

これらの要素が何を行うかについては、以下の表を参照してください。

要素 用途
トリガー ブロック 自動化されたワークフローの開始を設定したシート内の指定された日時、定期的なパターンの構成、またはアクティビティ。
条件ブロック 同じパスのワークフロー アクションに含まれる行をフィルターするために使用されます
アクション ブロック トリガーと先行する条件の結果として実行したい自動化のタイプ (アラート、承認、リクエストなど)。 ご利用いただけるさまざまな自動化タイプについての詳細はこちらをご覧ください。
条件パス ブロックを接続して、設定した条件に応じてワークフローがたどる可能性のあるさまざまなルートを表す線。 ワークフローには、トリガーからアクションへの単一のパスがある場合と、先行する条件に基づいて異なるアクションを示す複数のパスがある場合があります。

自動化されたワークフローのベスト プラクティス

ワークフローを設定する際は、次のことに注意してください。

  • ワークフローの名前はワークフロー ビルダーの左上に入力します
  • セットアップ後または変更後に、必ずワークフローを保存してください (右下にある [保存] をクリックしてください)。 いつでもワークフローに戻って、さらに変更を加えることができます。
  • 各シートには、最大 150 のワークフローを含めることができます。
  • 各ワークフローには、最大 100 のブロックを含めることができます。 これには、トリガー、条件、およびアクション ブロックが含まれます。
  • 各ワークフローには、最大 30 のアクション ブロックを含めることができます。
  • 条件ブロックには、最大 20 の条件ステートメント (ブロック内に 20 行) を含めることができます。
  • 自動ワークフローの電子メールに含まれる添付ファイルのリンクは、14 日後に期限切れになります。