自動化

複数のシナリオとアクションを組み合わせた自動化されたワークフローにより、チームの実行を加速し、貴重な時間を節約できます。 承認、ステータスの更新、リマインダーなどの定期的に発生する手動のタスクを自動化します。 ビジュアル エディターを使用して、ワークフローを簡単に作成、管理、およびコラボレーションできます。

自動化されたワークフローは、トリガー、条件、アクションの 3 つのコンポーネントで 構成されています。

ブロックおよびパス: 自動化されたワークフローの構造

自動化されたワークフローの構築は、フローチャートの構築に似ています。 トリガー、条件、アクションを開始ブロックから 1 つ以上の終了ブロックまで一緒に配置します。

ワークフロー ビルダー内で、以下を実施します。

  1. [追加] ボタン [追加]ボタンを選択します。
  2. 追加するもの (条件、条件パス、アクション) を選択します。

自動化を概念化するために、以下のようなフレームワークでワークフローを考えてみましょう。 変更によってワークフローがトリガーされ、行が設定した条件を満たしている場合は、指定されたアクションを実行する。

これらの要素が何を行うかについては、以下の表を参照してください。

要素 用途
トリガー ブロック 自動化されたワークフローの開始を設定したシート内の指定された日時、定期的なパターンの構成、またはアクティビティ。
条件ブロック 同じパスのワークフロー アクションに含まれる行をフィルターするために使用されます
アクション ブロック トリガーと先行する条件の結果として実行したい自動化のタイプ (アラート、承認、リクエストなど)。 ご利用いただけるさまざまな自動化タイプについての詳細はこちらをご覧ください。
条件パス ブロックを接続して、設定した条件に応じてワークフローがたどる可能性のあるさまざまなルートを表す線。 ワークフローには、トリガーからアクションへの単一のパスがある場合と、先行する条件に基づいて異なるアクションを示す複数のパスがある場合があります。

自動化されたワークフローのベスト プラクティス

ワークフローを設定する際は、次のことに注意してください。

  • ワークフローの名前はワークフロー ビルダーの左上に入力します
  • セットアップ後または変更後に、必ずワークフローを保存してください (右下にある [保存] をクリックしてください)。 いつでもワークフローに戻って、さらに変更を加えることができます。
  • 各シートには、最大 150 のワークフローを含めることができます。
  • 各ワークフローには、最大 100 のブロックを含めることができます。 これには、トリガー、条件、およびアクション ブロックが含まれます。
  • 各ワークフローには、最大 30 のアクション ブロックを含めることができます。
  • 条件ブロックには、最大 20 の条件ステートメント (ブロック内に 20 行) を含めることができます。
  • 自動ワークフローの電子メールに含まれる添付ファイルのリンクは、14 日後に期限切れになります。

トリガー ブロック: ワークフローをいつ実行するかを定義

自動化されたワークフローを作成する際には、ワークフローをトリガーする条件を定義できます。 トリガーには以下が含まれます:

  • 行が追加または変更された場合
  • 行が変更された場合
  • 行が追加された場合 (これは、既存の行での変更に対してはトリガーされません)
  • 日付に達した場合

    トリガー ブロック

選択した列のフィールドにおける特定の変更のみがワークフローをトリガーするように、トリガー ブロックの [次の場合:] の横でワークフロー トリガーの条件を指定できます。 たとえば、アイテムのステータスが「完了」になった場合にのみトリガーされるワークフローを作成することが可能です。

トリガー プロックを設定する際には、以下を考慮します。

  • 何らかの値に変更された場合にワークフローがトリガーされるように設定すると、セルが空白になった場合も対象に含まれます。

  • 自動的にシートを変更するアクションは、インバウンド セル リンクまたはシート間の数式によってトリガーできません。 これには、承認のリクエスト行の移動行のコピー行のロック、および行ロックの解除が含まれます。 たとえば、行の「ステータス」セルに別のシートからの値が入力されるようにセル リンクが作成されている場合、このセル リンクを通じて行われたセル値の変更は、ステータスを「完了済み」に変更すると行をロックするというワークフローをトリガーしません。

条件ブロック: 自動化されたワークフローが送信する内容をフィルター

自動化されたワークフローにおけるトリガー ブロックとアクション ブロックの間で条件を定義し、結果として生じるアラートやアクションに含まれる行をフィルターできます。また、指定した条件に基づいてアクションを自動化するために条件付きパスを追加し、1 つのワークフローでさまざまなシナリオに対応することも可能です。 

[および] あるいは [または] をクリックして 2 つの状態を切り替えることにより、条件ブロックで条件付き論理を作成します:

  • 後続のアクションが発生するために 1 つの条件のみを満たす必要がある (OR 条件、つまり [または])
  • 後続のアクションが発生するためにすべての条件を満たす必要がある (AND 条件、つまり [および])

[および] をクリック

たとえば、新しい IT サポート チケットがフォームを通じてシートに追加されると、そのチケットで指定されている部門、優先度、およびリクエスト タイプに応じて特定の担当者へ異なるアラートやリクエストが送信されるように設定できます。

同じ条件パスにおける AND 論理と OR 論理の組み合わせ

AND 論理条件と OR 論理条件を組み合わせる場合は、同じ条件パスに複数の条件ブロック (たとえば、AND 条件用と OR 条件用に 1 つずつ) を追加します。

混在した論理

上記の例では、「Conditions (2)」の条件が評価される前に「Conditions (1)」の条件を満たす必要があります。  


重複する条件パスで予期される事柄

Smartsheet では、互いに重複する複数の条件パス (複数の異なる条件パスに類似または同一の条件が定義されている状態) を設定できます。このような状況では、左から右へと条件が評価され、(条件を満たしたものの中で) 一番左の条件パスに対するアクションが発生します。条件を満たしたすべての並列パスに対するすべてのアクションが発生するわけではありません。 

たとえば、自動化されたワークフローに「Conditions (1)」と「Conditions (2)」という 2 つの条件パスがあるとします:

重複する論理

  • 「Conditions (1)」が一番左のパスで、この条件は「100 以下の価格」として指定されています。(これは、財務部長へのアラートをトリガーします。)
  • 「Conditions (2)」は条件パス A の右側にあり、この条件は「50 ~ 250 の価格」として指定されています。(これは、シートの連絡先フィールドに含まれている主要関係者への承認リクエストをトリガーします。)

「100 以下の価格」である行に対してワークフローがトリガーされると、 「Conditions (1)」に対するアクションが発生します。これは、「Conditions (1)」の条件を満たしており、重複する 2 つの条件のうち「Conditions (1)」が一番左にあるためです。(「Conditions (2)」に対するアクションは、「101 ~ 250 の価格」でない限り発生しません。)
 

アクション ブロック: トリガーされる自動化タイプを指定

アクション ブロックでは、トリガー時にワークフローが実行する自動化タイプを選択できます。 異なるアクション タイプについては、次の表を参考にしてください。

使用するアラートまたはアクションのタイプ 使用する状況
ユーザーにアラート送信

特定のフィールドにおける重要な変更についてユーザーに通知するため
新しいタスクに割り当てられた場合にユーザーに通知するため
フィールドが特定の値に設定されたことを把握するため (例: 「ステータス」ドロップダウン フィールドが「禁止」に設定された)

注: 添付ファイル/リンクは、時間ベースのワークフローとは一緒に送信されません。 添付ファイル/リンクは、ワークフローのトリガーと同時に追加または更新された場合にのみ送信されます。

リマインダーを設定 重要な日付の前、当日、または後で (日付フィールドに基づいて、または手動で指定)、ユーザー (連絡先フィールドに基づいて、または手動で入力) に通知するため
更新をリクエスト アイテムが期日超過になった場合 (「期日」は過去の日付だが、「ステータス」が未完了の場合) に、作業アイテムの所有者から詳細を取得するため
特定のフィールドで値が変更されたときに、作業アイテム担当者からの最新情報を自動的に求めるため (例: 行のステータスが「進行中」に変更された場合、「開始日」を更新するよう担当者にリクエストする)
承認ワークフローを設定 特定のタスクに関する主要な関係者からの承認のため
特定のユーザーがアイテムを承認または却下するため (例: ステータスをそれぞれ「承認済み」または「却下済み」に設定するための、プロジェクト提案に対するディレクターの承認)
特定の条件を満たすアイテムに対する承認のため (例: アイテムのコストが一定金額を超えた場合に必要となる、財務部門による承認
別のシートに行を移動またはコピー 「完了」に設定された際に、行を別のシートに移動またはコピーするため
受信した作業アイテムを特性に基づいて別のシートへ自動的に転送するため (例: 「担当部門/部署」が割り当てられると、その部門/部署のデータ収集シートにタスクを移動する)
行をロック アイテムの承認後または完了後に編集できないようにするため
特定の時点後に編集できないようにするため
行ロックを解除 前提となるステップが完了した場合にのみアイテムを編集できるようにすることによって、プロセスに一貫性を持たせるため

アクション ブロックを追加する際には、使用するアクションのタイプを選択します。 アクション タイプを選択した後で変更する場合は、ブロックの右上にあるメニュー アイコンを選択してアクションを変更します。

 

受信者の選択

特定の作業アイテムに関与しているユーザーへアラート/リクエストが送信されるようにアクション ブロックを設定します。 次のユーザーに送信されるよう設定できます。

  • 該当行の連絡先フィールドに含まれているユーザー (例: 担当者)
  • シートが共有されているユーザー全員
  • 手動で指定したユーザー
  • サード パーティ アプリ (Slack や Microsoft Teams など) のチャネルのメンバー

自分自身を受信者としてアラートを設定したにもかかわらず、シートを編集しても通知されない場合は、行った変更に対する通知をオンにする必要があります。 アカウントの通知設定やその他の設定の変更についての詳細は、「個人用の設定の調整」をご覧ください。

フィールド表示の変更とカスタム メッセージの作成

受信者が必要とする最も関連性の高い情報や状況を受け取り、十分な知識を得たり適切に対応したりすることができるように、表示されるフィールドを制御し、アラート/リクエスト タイプのアクションによって送信されるメッセージに対してカスタム件名および本文を作成できます。 カスタム メッセージとアラートの内容についての詳細は、 「アラートとリクエストの内容をカスタマイズ」をご覧ください。

行情報を直接カスタム メッセージに含めたい場合は、「アラート/リクエスト メッセージの件名や本文にセル データを動的に追加する」を参照して、カスタム メッセージをより効果的にします。