複数のシナリオとアクションを組み合わせた自動化されたワークフローにより、チームの実行を加速し、貴重な時間を節約できます。 承認、ステータスの更新、リマインダーなどの定期的に発生する手動のタスクを自動化します。 ビジュアル エディターを使用して、ワークフローを簡単に作成、管理、およびコラボレーションできます。
自動化されたワークフローは、トリガー、条件、アクションの 3 つのコンポーネントで 構成されています。
ブロック/パス: 自動化されたワークフローの構造
自動化されたワークフローの構築は、フローチャートの構築と似ています。「トリガー」、「条件」、および「アクション」を、1 つの開始ブロックから 1 つまたは複数の終了ブロックへと設定していくことで、ワークフローが構築されます。
ワークフロー ビルダーの使用方法は、次のとおりです:
-
プラス アイコンをクリックします。
- 追加するもの (条件、条件パス、アクション) を選択します。
自動化を概念化するには、「(1) ワークフローをいつトリガーし、(2) 設定した条件を行が満たした場合に、(3) 指定のアクションを実行する」というフレームワークを使用してワークフローを考えることをお勧めします。
ワークフローを構成する各要素についての詳細は、次の表をご覧ください。
| 要素 | 用途 |
|---|---|
| トリガー ブロック | 自動化されたワークフローを開始する特定の日付、定期的なパターン、またはシート変更アクティビティを指定します。 |
| 条件ブロック | 同じパスにおいてワークフローのアクションに含める行をフィルターします。 |
| アクション ブロック | トリガーおよび先行条件の結果として実行する自動化のタイプ (アラート、承認リクエストなど) を指定します。さまざまな自動化タイプについての詳細は、こちらをご覧ください。 |
| 条件パス | 設定した条件に基づいてワークフローが進む可能性のある異なるルートを示すために、ブロックを接続する線を指定します。ワークフローには、トリガーからアクションへの 1 つのパス、または先行条件によって異なるアクションを指定する複数のパスを含めることができます。 |
自動化されたワークフローのベスト プラクティス
ワークフローを設定する際には、以下の点に留意してください:
- ワークフロー ビルダーの左上にあるボックスにワークフローの名前を入力してください。
- ワークフローを設定または変更したら、(右下にある [保存] をクリックして) 保存するようにしてください。ワークフローは、後でいつでも変更することが可能です。
トリガー ブロック: ワークフローをいつ実行するかを定義
自動化されたワークフローを作成する際には、ワークフローをトリガーする条件を定義できます。 トリガーには以下が含まれます:
- 行が追加または変更された場合
- 行が変更された場合
- 行が追加された場合 (これは、既存の行での変更に対してはトリガーされません)
- 日付に達した場合
選択した列のフィールドにおける特定の変更のみがワークフローをトリガーするように、トリガー ブロックの [次の場合:] の横でワークフロー トリガーの条件を指定できます。 たとえば、アイテムのステータスが「完了」になった場合にのみトリガーされるワークフローを作成することが可能です。
トリガー プロックを設定する際には、以下を考慮します。
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何らかの値に変更された場合にワークフローがトリガーされるように設定すると、セルが空白になった場合も対象に含まれます。
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自動的にシートを変更するアクションは、インバウンド セル リンクまたはシート間の数式によってトリガーできません。 これには、承認のリクエスト、行の移動、行のコピー、行のロック、および行ロックの解除が含まれます。 たとえば、行の「ステータス」セルに別のシートからの値が入力されるようにセル リンクが作成されている場合、このセル リンクを通じて行われたセル値の変更は、ステータスを「完了済み」に変更すると行をロックするというワークフローをトリガーしません。
条件ブロック: 自動化されたワークフローが送信する内容をフィルター
自動化されたワークフローにおけるトリガー ブロックとアクション ブロックの間で条件を定義し、結果として生じるアラートやアクションに含まれる行をフィルターできます。また、指定した条件に基づいてアクションを自動化するために条件付きパスを追加し、1 つのワークフローでさまざまなシナリオに対応することも可能です。
[および] あるいは [または] をクリックして 2 つの状態を切り替えることにより、条件ブロックで条件付き論理を作成します:
- 後続のアクションが発生するために 1 つの条件のみを満たす必要がある (OR 条件、つまり [または])
- 後続のアクションが発生するためにすべての条件を満たす必要がある (AND 条件、つまり [および])
![[および] をクリック](/sites/default/files/inline-images/click-and.png)
たとえば、新しい IT サポート チケットがフォームを通じてシートに追加されると、そのチケットで指定されている部門、優先度、およびリクエスト タイプに応じて特定の担当者へ異なるアラートやリクエストが送信されるように設定できます。
同じ条件パスにおける AND 論理と OR 論理の組み合わせ
AND 論理条件と OR 論理条件を組み合わせる場合は、同じ条件パスに複数の条件ブロック (たとえば、AND 条件用と OR 条件用に 1 つずつ) を追加します。
上記の例では、「Conditions (2)」の条件が評価される前に「Conditions (1)」の条件を満たす必要があります。
重複する条件パスで予期される事柄
Smartsheet では、互いに重複する複数の条件パス (複数の異なる条件パスに類似または同一の条件が定義されている状態) を設定できます。このような状況では、左から右へと条件が評価され、(条件を満たしたものの中で) 一番左の条件パスに対するアクションが発生します。条件を満たしたすべての並列パスに対するすべてのアクションが発生するわけではありません。
たとえば、自動化されたワークフローに「Conditions (1)」と「Conditions (2)」という 2 つの条件パスがあるとします:
- 「Conditions (1)」が一番左のパスで、この条件は「100 以下の価格」として指定されています。(これは、財務部長へのアラートをトリガーします。)
- 「Conditions (2)」は条件パス A の右側にあり、この条件は「50 ～ 250 の価格」として指定されています。(これは、シートの連絡先フィールドに含まれている主要関係者への承認リクエストをトリガーします。)
「100 以下の価格」である行に対してワークフローがトリガーされると、 「Conditions (1)」に対するアクションが発生します。これは、「Conditions (1)」の条件を満たしており、重複する 2 つの条件のうち「Conditions (1)」が一番左にあるためです。(「Conditions (2)」に対するアクションは、「101 ～ 250 の価格」でない限り発生しません。)
アクション ブロック: トリガーされる自動化タイプを指定
アクション ブロックでは、トリガー時にワークフローが実行する自動化タイプを選択できます。 異なるアクション タイプについては、次の表を参考にしてください。
| 使用するアラートまたはアクションのタイプ | 使用する状況 |
|---|---|
| ユーザーにアラート送信 |
特定のフィールドにおける重要な変更についてユーザーに通知するため 注: アラートが設定された後に、添付ファイル/リンクが更新または行に追加された場合のみ、添付ファイル/リンクが送信されます。 |
| リマインダーを設定 | 重要な日付の前、当日、または後でユーザー (連絡先フィールドに基づいて自動的に、または手動で指定することにより) に通知するため |
| 更新をリクエスト | アイテムが期日超過になった場合 (「期日」は過去の日付だが、「ステータス」が未完了の場合) に、その作業アイテムのオーナーから詳細を取得するため 特定のフィールドで値が変更されると、作業アイテムの担当者からの最新情報を自動的に求めるため (例: 行のステータスが「進行中」に変更された場合に、「開始日」の入力/更新を担当者へリクエストする) |
| 承認ワークフローを設定 | 特定のタスクに関する主要な関係者からの承認のため 特定のユーザーがアイテムを承認または却下するため (例: ステータスを「承認済み」または「却下済み」に設定するための、プロジェクト提案に対するディレクターの承認または却下) 特定の条件を満たすアイテムに対する承認のため (例: アイテムのコストが一定金額を超えた場合に必要となる、財務部門による承認) |
| 別のシートに行を移動またはコピー | タスクのステータスが「完了」に設定されると、行を別のシートに移動またはコピーするため 受信した作業アイテムを特性に基づいて別のシートへ自動的に転送するため (例: 「担当部署」が割り当てられると、その部署の専用シートにタスクを移動する) |
| 行をロック | アイテムの承認後または完了後に編集できないようにするため 特定の時点後に編集できないようにするため |
| 行ロックを解除 | 前提となるステップが完了した場合にのみアイテムを編集できるようにすることによってプロセスに一貫性を持たせるため |
アクション ブロックを追加する際には、使用するアクションのタイプを選択します。 アクション タイプを選択した後で変更する場合は、ブロックの右上にあるメニュー アイコンを選択してアクションを変更します。
自動化されたワークフローのアクション ブロックでは、メニュー アイコン > [詳細オプション] を選択して、アラート/リクエストに表示されるフィールドの列や、承認リクエストのステータスとボタンのテキストを設定できます。
受信者の選択
特定の作業アイテムに関与しているユーザーへアラート/リクエストが送信されるようにアクション ブロックを設定します。 次へ送信されるように設定できます:
該当行の連絡先フィールドに含まれているユーザー ( 担当者など)
シートが共有されているユーザー全員
手動で指定した特定のユーザー
サード パーティ アプリ (Slack や Microsoft Teams など) のチャンネルのメンバー
自分自身を受信者として指定し、自分がシートを編集しても通知されない場合は、自分が行った変更をシートの通知に含めるように設定できます。 アカウントの通知設定やその他の設定の変更についての詳細は、「個人用の設定の調整」をご覧ください。
カスタム メッセージの作成
受信者が必要な情報や状況をすべて把握し、十分な知識を得たり適切に対応したりすることができるように、アラート/リクエスト タイプのアクションによって送信されるメッセージに対してカスタムの件名と本文を作成できます。
カスタム メッセージをより効果的にするには、「アラート/リクエストのメッセージの件名や本文にセル データを動的に追加」をご覧ください。