Unione utenti

La funzione Unione utenti consente agli amministratori di sistema di entrambi i piani Aziendale e Premier di unire gli utenti per eliminare voci duplicate e combinare due profili utente in uno. Questa funzione è utile per le organizzazioni in cui vi sono più indirizzi e-mail per dipendente.

In questo argomento esamineremo le migliori pratiche per l’utilizzo efficace della funzione Unione utenti, incluse le modalità di navigazione e accesso alla funzione Unione utenti e le modalità per strutturare appropriatamente e caricare i file CSV per unire più utenti Smartsheet contemporaneamente.

Centro dell'Amministratore: Abbina gli account con la funzione Unione Utenti

Con la funzione Unione Utenti, puoi aggiornare gli indirizzi e-mail in blocco o procedere all’unione di due account utente in un unico account. L’unione degli account utente provvede automaticamente al trasferimento di tutti i fogli, i report, i pannelli di controllo, gli spazi di lavoro e le informazioni in condivisione da due account in un unico account.

Puoi utilizzare la funzione Unione Utenti per i seguenti scenari:

  • Procedere all’unione di due account utente all’interno della tua organizzazione che appartengono alla stessa persona. Uno di questi due account potrebbe essere stato creato a seguito di un cambio di e-mail o di una modifica nel dominio dell’e-mail.
  • Aggiornare l’indirizzo e-mail principale degli utenti all’interno della tua organizzazione, purché l’indirizzo e-mail non sia già associato ad un utente esterno alla tua organizzazione. (Cioè, se un indirizzo e-mail inserito esiste già come account utente Smartsheet, quell’account utente deve essere un membro della tua organizzazione.)
  • Aggiornare i domini delle e-mail di utenti all’interno della tua organizzazione. L’aggiornamento del dominio potrebbe essere il risultato di un’operazione di fusione, acquisizione, cessione, branding o consolidamento.

Prima di cominciare: Convalidare e attivare i domini

Prima di poter utilizzare la funzione Unione Utenti, è necessario convalidare e attivare i domini dell’e-mail associati agli indirizzi e-mail che desideri unire.

L'unione utenti richiede la convalida del dominio e l'attivazione del dominio, ma l'UAP può essere disabilitato.

Se esiste già un account utente per un indirizzo e-mail inserito, quell'account utente deve essere un membro della tua organizzazione nella tua Lista utenti.

L'account utente può esistere e non essere elencato nella Gestione utenti se è stato eliminato dall'account o condiviso in un foglio.

Per ulteriori informazioni sulla convalida del dominio, vedi Aggiunta automatica di utenti a un account aziendale con provisioning automatico degli utenti.

Download e configurazione del modello Unione utenti

  1. Accedi al Centro dell’Amministratore alla pagina https://admin.smartsheet.com utilizzando le tue attuali credenziali dell’account Smartsheet..
  2. Nella pagina della Gestione degli Utenti, seleziona Altre Azioni > Unione Utenti.

    Unione Utenti
  3. Nella finestra Unione Utenti, fai clic su Download per scaricare il file del modello (lo userai per l’unione). Download unione utenti
  4. Nel modello scaricato, inserisci quanto segue:
    • Nella colonna Indirizzo E-mail di Accesso Attuale, inserisci gli indirizzi e-mail degli account corrispondenti che devono essere uniti e chiusi.
    • Nella colonna Indirizzo E-Mail di Accesso Sostitutivo, inserisci gli indirizzi e-mail principali degli account che desideri conservare.

      E-mail per l’Unione Utenti
  5. Salva il file completato e conserva il formato CSV.

La prassi migliore è quella di garantire che gli indirizzi e-mail in ogni coppia appartengano alla stessa persona.

Puoi indicare fino a 500 coppie di indirizzi e-mail in un unico file. Qualora dovessi aggiornare più di 500 coppie di indirizzi e-mail, dovrai caricare altri file di unione.

Se un indirizzo e-mail inserito esiste già come account utente Smartsheet, quell’account utente deve essere un membro della tua organizzazione.

Una volta effettuata l’unione, l’indirizzo e-mail principale dell’account che è stato mantenuto sarà il valore contenuto nella colonna Indirizzo E-Mail di Accesso Sostitutivo, e il valore contenuto nella colonna Indirizzo E-Mail Attuale verrà mantenuto come indirizzo e-mail alternativo nell’account.

Anteprima e applicazione dell'unione

  1. Accedi al Centro dell’Amministratore alla pagina https://admin.smartsheet.com utilizzando le tue attuali credenziali dell’account Smartsheet..
  2. Nella pagina della Gestione degli Utenti, seleziona Altre Azioni > Unione Utenti.
  3. Nella finestraUnione Utenti, carica il file aggiornato, quindi seleziona Anteprima Unione.Anteprima Unione

    Anteprima Unione convaliderà gli indirizzi e-mail qualora dovessero sorgere problemi quali indirizzi e-mail non validi, voci duplicate, domini non convalidati, ed altro ancora. Le voci che non sono Pronte per l’Unione non verranno applicate, e verrà mostrata una correzione attuabile nella colonna Consigli.

    Schermata Anteprima Unione

  4. Seleziona Applica Unione quando sei pronto.

    Viene visualizzato un messaggio di conferma che indica che l’Unione Utenti è in corso.

    Conferma Unione
  5. Quando l’Unione Utenti è completa, gli utenti interessati riceveranno un’e-mail di conferma che li avviserà delle modifiche.

    Riceverai inoltre un’e-mail con un link ad un report dei risultati dell’Unione Utenti. La funzione Unione Utenti contiene le seguenti informazioni:
    • Indirizzo E-Mail di Accesso Attuale è l’indirizzo e-mail che è stato unito.
    • Indirizzo E-Mail di Accesso Sostitutivo è l’indirizzo e-mail che è stato mantenuto.
    • Risultato mostra se l’unione per un dato utente è avvenuta con successo.
    • Metriche per la visualizzazione di un elenco dei ruoli, degli articoli posseduti, degli articoli condivisi e dei membri di un gruppo per l’account mantenuto.

Riepilogo dell’Unione Utenti

Ecco fatto! Hai completato l’Unione Utenti.

Articoli compresi nell’Unione utenti

Una volta completata l’unione, i seguenti articoli vengono uniti all’account mantenuto dall’account chiuso:

  • Tutti i fogli, i report, gli spazi di lavoro ed i pannelli di controllo che vengono condivisi con o posseduti dall’utente.
  • Gruppi posseduti dall’utente
  • Membri del gruppo
  • Ruoli (Utente con licenza, Amministratore di Gruppo, Amministratore di Sistema, Visualizzazione Risorse, ecc.)
  • Indirizzi e-mail alternativi
  • Informazioni sul profilo

Tutti gli altri articoli sono esclusi dall’unione.

Gli elementi che non vengono fusi includono (ma non sono limitati a):

  • Automazione flussi di lavoro
  • Contatti
  • Connettori
  • Preferiti
  • Token API*

Dal momento che i token API vengono utilizzati per integrazioni ed applicazioni premium come Control Center e Calendar App, potrebbe essere necessario per gli utenti autenticarsi nuovamente per utilizzare queste applicazioni.

Annulla Unione Utenti

Qualora riscontrassi problemi con l’Unione utenti o avessi bisogno di annullare l’Unione Utenti per qualsiasi account, evidenzia le righe nel file Unione Utenti che desideri annullare, quindi rivolgiti al team di assistenza Smartsheet. Allega il file di Unione utenti alla richiesta di assistenza.

L’assistenza Smartsheet ti contatterà per avere conferma della richiesta prima di procedere alle modifiche.

Un’Unione Utenti può essere ripristinata soltanto se è stata completata entro gli ultimi sette giorni.

Un ripristino non restituirà completamente un account utente nel suo stato originale precedente all’unione. Solo gli elementi che sono stati uniti saranno ripristinati. Potrebbe essere necessario per gli utenti autenticarsi nuovamente alle applicazioni premium, correggere i flussi di lavoro automatizzati o intraprendere un’altra azione.