Centro dell'amministratore: abbina gli account con la funzione Unione utenti

Con la funzione Unione utenti puoi aggiornare indirizzi e-mail in massa o unire due account utente. L'unione di account utente trasferisce automaticamente tutti i fogli, report, pannelli di controllo, workspace e informazioni di condivisione da due account a uno solo.

Sei su un piano Business o Pro? Avrai bisogno di trasferire elementi sull'account che intendi mantenere ed eliminare l'account in più. 

Puoi usare la funzione Unione utenti per i seguenti scenari:

• Unire due account utente della tua organizzazione che appartengono alla stessa persona. Uno di questi due account potrebbe essere stato creato a causa di una modifica all'e-mail o al dominio e-mail.
• Aggiornare l'indirizzo e-mail principale degli utenti nella tua organizzazione, a patto che non sia già associato a un utente esterno alla tua organizzazione.
  se un indirizzo e-mail inserito esiste già come account utente Smartsheet, tale account deve essere un membro della tua organizzazione.
• Aggiornare i domini e-mail degli utenti nella tua organizzazione. L'aggiornamento del dominio potrebbe essere il risultato di un esercizio di fusione, acquisizione, cessione, branding o consolidamento.

Prima di iniziare

Convalidare e attivare tutti i domini

Prima di poter utilizzare la funzione Unione utenti, devi convalidare e attivare tutti i domini e-mail associati agli indirizzi e-mail da unire.

La funzione Unione utenti richiede la convalida e l'attivazione del dominio ma la funzione di provisioning automatico degli utenti (UAP) può essere disabilitata.

Se è già presente un account utente per un indirizzo e-mail inserito, tale account deve essere un membro della tua organizzazione e figurare nell'elenco utenti.

L'account utente potrebbe esistere ma non essere elencato in Gestione degli utenti, se eliminato dall'account o condiviso su un foglio. Per unire questo utente, invitalo nel tuo account. L'utente deve accettare l'invito per poter essere aggiunto alla tua organizzazione come membro attivo.

Rimuovere i ruoli di applicazioni Premium

Se uno degli account che vuoi unire ha i ruoli dell'app Premium abilitati, devi rimuovere queste autorizzazioni prima di unire gli account. Puoi riassegnare i ruoli dell'app Premium una volta uniti gli account..

Scaricare e configurare il modello Unione utenti

1. Accedi al Centro dell'amministratore alla pagina https://admin.smartsheet.com utilizzando le tue attuali credenziali dell’account Smartsheet.
2. Seleziona Altre azioni > Unione utenti.
   
   
3. Per scaricare il file del modello, seleziona Download. 
   potrai utilizzare il modello per l'unione degli utenti. 
4. Nel modello scaricato, inserisci le seguenti informazioni:
   • In Indirizzo e-mail di accesso attuale, inserisci gli indirizzi e-mail degli account corrispondenti che devono essere uniti e chiusi.
   • Nella colonna Indirizzo e-mail di accesso sostitutivo, inserisci gli indirizzi e-mail principali degli account che desideri conservare.
     
     
5. Salva il file completato e conserva il formato CSV.

Assicurati che gli indirizzi e-mail in ogni coppia appartengano alla stessa persona.

Puoi specificare fino a 500 coppie di indirizzi e-mail in un unico file. Qualora dovessi aggiornare più di 500 coppie di indirizzi e-mail, dovrai caricare altri file di unione.

Se un indirizzo e-mail inserito esiste già come account utente Smartsheet, tale account deve essere un membro della tua organizzazione.

Terminata l'unione, l'indirizzo e-mail principale dell'account mantenuto sarà il valore nella colonna Indirizzo e-mail di accesso sostitutivo. Il valore nella colonna Indirizzo e-mail di accesso attuale verrà mantenuto come indirizzo e-mail alternativo sull'account.

Visualizzare l'anteprima e applicare l'unione

1. Accedi al Centro dell'amministratore alla pagina https://admin.smartsheet.com utilizzando le tue attuali credenziali dell’account Smartsheet.
2. Sulla pagina Gestione degli utenti, seleziona Altre azioni > Unione utenti.
3. Carica il file aggiornato e seleziona Anteprima unione.

   La funzione Anteprima unione convalida l'indirizzo e-mail qualora dovessero sorgere problemi quali indirizzi e-mail non validi, voci duplicate, domini non convalidati ed altro ancora. Le voci che non sono Pronte per l'unione non verranno applicate e verrà mostrata una correzione attuabile nella colonna Consigli.
   
   

4. Quando sei pronto, seleziona Applica unione.
   
   Viene visualizzato un messaggio di conferma che indica che il processo Unione utenti è in corso.
   
   

5. Completato il processo Unione utenti, gli utenti interessati riceveranno un’e-mail di conferma che li avviserà delle modifiche.

   Anche tu riceverai un’e-mail con un collegamento a un report dei risultati dell'unione utenti. La funzione Unione utenti contiene le seguenti informazioni:

   • Indirizzo e-mail di accesso attuale ossia l’indirizzo e-mail che è stato unito.
   • Indirizzo e-mail di accesso sostitutivo ossia l’indirizzo e-mail che è stato mantenuto.
   • Risultato che indica se l’unione per un dato utente è avvenuta con successo.
   • Metriche per la visualizzazione di un elenco dei ruoli, degli elementi posseduti, degli elementi condivisi e dei membri di un gruppo per l'account mantenuto.

Ora hai completato l'unione degli utenti.

Elementi inclusi in un processo Unione utenti

Nel processo Unione utenti, Smartsheet segue questa logica: 

1. Se un utente possiede un account con licenza e uno senza licenza, Smartsheet chiude l'account senza licenza. 
   • Smartsheet trasferisce tutte le risorse da un account senza licenza a un account con licenza. 
2. Se un utente possiede due account con licenza, Smartsheet mantiene l'account più vecchio e chiude quello nuovo.

Al termine dell'operazione, Smartsheet trasferisce i seguenti elementi dall'account chiuso a quello mantenuto:

• Tutti i fogli, report, workspace e pannelli di controllo che sono condivisi con l'utente o che sono di proprietà dell'utente
• Gruppi di proprietà dell'utente
• Appartenenza a un gruppo
• Ruoli (ad es., Utente con licenza, Amministratore gruppi, Amministratore di sistema, Visualizzazione risorse, ecc.)
• Indirizzi e-mail alternativi
• Informazioni sul profilo

Nel processo Unione utenti, il sistema sposta gli elementi del workspace nella cartella Trasferito da.

Informazioni utili

Smartsheet richiede a un utente non Smartsheet di creare un account se ha ricevuto:

• Un invito a modificare o visualizzare un elemento Smartsheet
• Un avviso da un flusso di lavoro di automazione o altri trigger 

Per evitare di perdere i flussi di lavoro Connector e i token API quando unisci gli account, assicurati che:

• L'account che vuoi mantenere disponga di una licenza 
• L'account che vuoi chiudere non disponga di una licenza

Elementi non inclusi in un processo Unione utenti

• Flussi di lavoro di automazione
• Contatti
• Connettori
• Preferiti
• Token API* 

*I token API vengono utilizzati per integrazioni e applicazioni premium come Control Center e app Calendario. Gli utenti potrebbero dover riautenticare queste app per utilizzarle.

Annullare il processo Unione utenti

Qualora riscontrassi problemi con il processo Unione utenti o avessi bisogno di annullarlo per un qualsiasi account, evidenzia le righe nel file Unione utenti che desideri annullare, quindi contatta l'assistenza Smartsheet. Allega il file Unione utenti alla richiesta di assistenza.

L'assistenza Smartsheet ti contatterà per avere conferma della richiesta prima di procedere alle modifiche.

Un'unione utenti può essere ripristinata soltanto se è stata completata entro gli ultimi sette giorni.

Un ripristino non riporterà completamente un account utente al suo stato originale precedente all’unione. Solo gli elementi che sono stati uniti saranno ripristinati. Per gli utenti potrebbe essere necessario doversi riautenticare alle applicazioni premium, correggere i flussi di lavoro automatizzati o intraprendere un’altra azione.