Con la funzione di unione degli utenti, puoi aggiornare gli indirizzi e-mail in blocco o unire due profili utente in uno. L’unione dei profili utente trasferisce automaticamente tutti i fogli, i report, le dashboard, i workspace e le informazioni di condivisione da due profili in un unico profilo.
USM Content
Usa Unione utenti per:
- Unire due profili utente nel tuo piano appartenenti alla stessa persona. Uno di questi profili potrebbe essere stato creato perché è cambiato l’indirizzo o il dominio.
- Puoi aggiornare l’indirizzo e-mail principale di un utente nel tuo piano se non è già associato.
Se un indirizzo e-mail inserito esiste già come profilo utente di Smartsheet, tale profilo utente deve essere aggiunto al piano per essere incluso nell’ambito delle funzionalità di Unione utenti.
- Aggiorna i domini e-mail degli utenti nel piano. L’aggiornamento del dominio potrebbe essere necessario in seguito a operazioni di fusione, acquisizione, cessione, branding o consolidamento.
Prima di iniziare
Convalida tutti i domini
La funzione Unione utenti richiede la convalida del dominio per tutti i domini e-mail associati agli indirizzi e-mail che desideri unire.
Scopri come convalidare un dominio.
L’Amministratore di sistema che esegue la funzione Unione utenti non può essere uno degli account da unire. Un altro Amministratore di sistema deve eseguire la funzione Unione utenti per l’account di un Amministratore di sistema.
Il profilo utente potrebbe già esistere o far parte di un altro piano. Per unire questo utente, invitalo nel tuo piano e chiedigli di accettare l’invito in modo da risultare un Membro attivo. Se ricevi un errore che indica che l’utente fa già parte di un altro piano, rivolgiti all’Amministratore di sistema dell’altro piano in modo che rimuova l’utente prima che tu lo aggiunga al tuo piano.
Rimuovere i ruoli delle app Premium
Se per uno dei profili che vuoi unire sono abilitati i ruoli delle app Premium, rimuovi tali diritti utente prima dell’unione. Puoi riassegnare i ruoli delle app Premium dopo aver unito i profili.
Rimuovere utenti dai gruppi in un altro piano
Se uno dei profili è un membro di gruppo esterno al piano corrente, devi richiedere di rimuoverlo da tali gruppi prima dell’unione. Contatta il team di assistenza per completare questa azione.
Inoltre, puoi richiedere di aggiungere nuovamente questi profili dopo averli uniti.
Scaricare e configurare il modello Unione utenti
- Accedi al Centro dell’Amministratore utilizzando le credenziali del tuo account Smartsheet attuale.
- Seleziona l’icona Menu nell’angolo in alto a sinistra e vai a Utenti e gruppi > Ruoli utente e report.
Seleziona Altre azioni > Unisci utenti.
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Seleziona Scarica per scaricare il file del modello che desideri utilizzare per l’unione utenti.
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- Nel modello scaricato, inserisci le seguenti informazioni:
- Nell’Indirizzo e-mail attuale di accesso, inserisci gli indirizzi e-mail dei profili corrispondenti da unire e chiudere.
- Nella colonna Indirizzo e-mail di accesso sostitutivo, inserisci gli indirizzi e-mail principali dei profili che desideri mantenere.
- Salva il file completato e mantieni il formato CSV.
Verifica che gli indirizzi e-mail di ogni coppia appartengano alla stessa persona.
Dopo l’unione, l’indirizzo e-mail principale del profilo mantenuto diventa il valore nella colonna Indirizzo e-mail di accesso sostitutivo. Il valore nella colonna Indirizzo e-mail attuale di accesso viene mantenuto come indirizzo e-mail alternativo del profilo.
Puoi aggiornare fino a 500 coppie di indirizzi e-mail in un unico file. Devi caricare file di unione aggiuntivi se hai aggiornato più di 500 coppie di indirizzi e-mail.
Visualizzare l’anteprima e applicare l’unione
- Accedi al Centro dell’Amministratore utilizzando le credenziali del tuo account Smartsheet attuale.
- Seleziona l’icona Menu nell’angolo in alto a sinistra e vai a Utenti e gruppi > Ruoli utente e report.
- Seleziona Altre azioni > Unisci utenti...
- Carica il file aggiornato e seleziona Anteprima unione.
L’opzione Anteprima unione convalida l’indirizzo e-mail qualora dovessero sorgere problemi quali indirizzi e-mail non validi, voci duplicate, domini non convalidati e altro ancora. Le voci che non vengono visualizzate come Pronto per l’unione non vengono applicate e la colonna Suggerimento mostra una possibile correzione.
- Per procedere, seleziona Applica unione. Il messaggio di conferma indica che il processo di unione utenti è in corso.
- Al termine del processo di unione utenti, gli utenti interessati ricevono un’e-mail di conferma che notifica loro le modifiche. Riceverai anche un’e-mail con un link al report dei risultati di Unione utenti, che include:
- Indirizzo e-mail attuale di accesso: indirizzo e-mail che è stato unito.
- Indirizzo e-mail di accesso sostitutivo: indirizzo e-mail che è stato mantenuto.
- Risultato: indica se l’unione per un dato utente è avvenuta correttamente.
- Parametri da visualizzare: un conteggio di ruoli, elementi di proprietà, elementi condivisi e appartenenze a gruppi per il profilo che è stato mantenuto.
Elementi compresi in Unione utenti
Smartsheet segue questa logica:
- Se un utente dispone di profili Membro e Visualizzatore, Smartsheet chiude il profilo di Visualizzatore.
- Smartsheet trasferisce tutti gli elementi dall’account Visualizzatore al profilo Membro.
- Se un utente ha due profili Membro, Smartsheet mantiene il profilo meno recente e chiude quello nuovo.
Al completamento, Smartsheet trasferisce i seguenti elementi dal profilo chiuso al profilo che è stato mantenuto:
- Tutti i fogli, report, workspace e dashboard a cui l’utente ha accesso
- Gruppi di proprietà dell’utente
- Appartenenza a gruppi
- Ruoli
- Indirizzi e-mail alternativi
- Informazioni sul profilo
Nel processo Unione utenti, il sistema sposta gli elementi del workspace nella cartella Trasferito da.
Da sapere
Smartsheet richiede a un utente senza un account Smartsheet di creare un account se ha ricevuto:
- Un invito a modificare o visualizzare un elemento Smartsheet
- Un avviso generato da un flusso di lavoro automatizzato o altri trigger
Per evitare di perdere i flussi di lavoro dei connettori e i token API quando unisci gli account, verifica che:
- Il profilo che desideri mantenere sia un Membro
- Il profilo che desideri chiudere sia un Visualizzatore
Elementi non inclusi in un processo di unione utenti
- Flussi di lavoro automatizzati
- Contatti
- Connettori
- Favorites
- Token API*
* I token API vengono utilizzati per integrazioni e applicazioni Premium come Control Center e Calendar App. Per utilizzare queste app, è possibile che gli utenti debbano effettuare di nuovo l’autenticazione.
Annullare un processo di unione utenti
Per annullare l’Unione utenti, evidenzia le righe nel file Unione utenti che desideri annullare e contatta l’Assistenza Smartsheet. Assicurati di allegare il file Unione utenti alla richiesta di assistenza.
Verrai contattato dall’Assistenza Smartsheet per confermare la richiesta prima di apportare le modifiche. Puoi ripristinare l’unione utenti solo se è stata completata negli ultimi sette giorni.
Il ripristino riporta solo parzialmente un profilo utente al suo stato originale prima dell’unione. Puoi ripristinare solo gli elementi uniti. Potrebbe essere necessario per gli utenti autenticarsi nuovamente alle applicazioni Premium, correggere i flussi di lavoro automatizzati o intraprendere un’altra azione.
Limitazioni dell’unione utenti - Integrazione di directory/SCIM
Lo strumento di unione utenti potrebbe non funzionare nei seguenti scenari:
- Se sia l’Indirizzo e-mail corrente di accesso che l’Indirizzo e-mail di accesso sostitutivo sono utenti gestiti da directory di terze parti. In questo caso, l’unione non riesce e restituisce l’errore: You cannot merge email addresses belonging to users in your directory service (Non puoi unire indirizzi e-mail appartenenti a utenti nel tuo servizio di directory).
- Se l’Indirizzo e-mail corrente di accesso è un utente gestito da directory e l’Indirizzo e-mail di accesso sostitutivo è un utente Smartsheet (ovvero non gestisci il profilo utente tramite integrazione di directory/SCIM). In tal caso, l’unione non riesce e restituisce l’errore: To merge email addresses of a user in your directory service with their existing Smartsheet user account, set the Current Login Email Address to the current primary Smartsheet email address and Replacement Login Email Address to their directory service email address (Per unire gli indirizzi e-mail di un utente nel tuo servizio di directory con il suo account utente Smartsheet esistente, imposta come Indirizzo e-mail corrente di accesso l’indirizzo e-mail Smartsheet principale corrente e come Indirizzo e-mail di accesso sostitutivo l’indirizzo e-mail del servizio directory).
Se l’indirizzo e-mail corrente di accesso è un utente Smartsheet (ovvero non gestisci il profilo utente tramite integrazione di directory/SCIM) e l’Indirizzo e-mail di accesso sostitutivo è un utente di directory, l’unione può procedere.
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Usa Unione utenti per:
- Unire due profili utente nel tuo piano appartenenti alla stessa persona. Uno di questi profili potrebbe essere stato creato perché è cambiato l’indirizzo o il dominio.
- Puoi aggiornare l’indirizzo e-mail principale di un utente nel tuo piano se non è già associato.
Se un indirizzo e-mail inserito esiste già come profilo utente di Smartsheet, tale profilo utente deve essere aggiunto al piano per essere incluso nell’ambito delle funzionalità di Unione utenti.
- Aggiorna i domini e-mail degli utenti del piano. L’aggiornamento del dominio potrebbe essere necessario in seguito a operazioni di fusione, acquisizione, cessione, branding o consolidamento.
Prima di iniziare
Convalida tutti i domini
La funzione Unione utenti richiede la convalida del dominio per tutti i domini e-mail associati agli indirizzi e-mail che desideri unire.
Scopri come convalidare un dominio.
L’Amministratore di sistema che esegue la funzione Unione utenti non può essere uno degli account da unire. Un altro Amministratore di sistema deve eseguire la funzione Unione utenti per l’account di un Amministratore di sistema.
Il profilo utente potrebbe già esistere o far parte di un altro piano. Per unire questo utente, invitalo nel tuo piano e chiedigli di accettare l’invito in modo da risultare un Membro attivo. Se ricevi un errore che indica che l’utente fa già parte di un altro piano, rivolgiti all’Amministratore di sistema dell’altro piano in modo che rimuova l’utente prima che tu lo aggiunga al tuo piano.
Rimuovere i ruoli delle app Premium
Se per uno dei profili che vuoi unire sono abilitati i ruoli delle app Premium, rimuovi tali diritti utente prima dell’unione. Puoi riassegnare i ruoli delle app Premium dopo aver unito i profili.
Rimuovere utenti dai gruppi in un altro piano
Se uno dei profili è un membro di gruppo esterno al piano corrente, devi richiedere di rimuoverlo da tali gruppi prima dell’unione. Contatta il team di assistenza per completare questa azione.
Inoltre, puoi richiedere di aggiungere nuovamente questi profili dopo averli uniti.
Scaricare e configurare il modello Unione utenti
- Accedi al Centro dell’Amministratore utilizzando le credenziali del tuo account Smartsheet attuale.
- Seleziona l’icona Menu nell’angolo in alto a sinistra e vai a Utenti e gruppi > Ruoli utente e report.
Seleziona Altre azioni > Unisci utenti.
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Seleziona Scarica per scaricare il file del modello che desideri utilizzare per l’unione utenti.
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- Nel modello scaricato, inserisci le seguenti informazioni:
- Nell’Indirizzo e-mail attuale di accesso, inserisci gli indirizzi e-mail dei profili corrispondenti da unire e chiudere.
- Nella colonna Indirizzo e-mail di accesso sostitutivo, inserisci gli indirizzi e-mail principali dei profili che desideri mantenere.
- Salva il file completato e mantieni il formato CSV.
Verifica che gli indirizzi e-mail di ogni coppia appartengano alla stessa persona.
Dopo l’unione, l’indirizzo e-mail principale del profilo mantenuto diventa il valore nella colonna Indirizzo e-mail di accesso sostitutivo. Il valore nella colonna Indirizzo e-mail attuale di accesso viene mantenuto come indirizzo e-mail alternativo del profilo.
Puoi aggiornare fino a 500 coppie di indirizzi e-mail in un unico file. Devi caricare file di unione aggiuntivi se hai aggiornato più di 500 coppie di indirizzi e-mail.
Visualizzare l’anteprima e applicare l’unione
- Accedi al Centro dell’Amministratore utilizzando le credenziali del tuo account Smartsheet attuale.
- Seleziona l’icona Menu nell’angolo in alto a sinistra e vai a Utenti e gruppi > Ruoli utente e report.
- Seleziona Altre azioni > Unisci utenti...
- Carica il file aggiornato e seleziona Anteprima unione.
L’opzione Anteprima unione convalida l’indirizzo e-mail qualora dovessero sorgere problemi quali indirizzi e-mail non validi, voci duplicate, domini non convalidati e altro ancora. Le voci che non vengono visualizzate come Pronto per l’unione non vengono applicate e la colonna Suggerimento mostra una possibile correzione.
- Per procedere, seleziona Applica unione. Il messaggio di conferma indica che il processo di unione utenti è in corso.
- Al termine del processo di unione utenti, gli utenti interessati ricevono un’e-mail di conferma che notifica loro le modifiche. Riceverai anche un’e-mail con un link al report dei risultati di Unione utenti, che include:
- Indirizzo e-mail attuale di accesso: indirizzo e-mail che è stato unito.
- Indirizzo e-mail di accesso sostitutivo: indirizzo e-mail che è stato mantenuto.
- Risultato: indica se l’unione per un dato utente è avvenuta correttamente.
- Parametri da visualizzare: un conteggio di ruoli, elementi di proprietà, elementi condivisi e appartenenze a gruppi per il profilo che è stato mantenuto.
Elementi compresi in Unione utenti
Smartsheet segue questa logica:
- Se un utente dispone di profili Membro e Visualizzatore, Smartsheet chiude il profilo di Visualizzatore.
- Smartsheet trasferisce tutti gli elementi dall’account Visualizzatore al profilo Membro.
- Se un utente ha due profili Membro, Smartsheet mantiene il profilo meno recente e chiude quello nuovo.
Al completamento, Smartsheet trasferisce i seguenti elementi dal profilo chiuso al profilo che è stato mantenuto:
- Tutti i fogli, report, workspace e dashboard a cui l’utente ha accesso
- Gruppi di proprietà dell’utente
- Appartenenza a gruppi
- Ruoli
- Indirizzi e-mail alternativi
- Informazioni sul profilo
Nel processo Unione utenti, il sistema sposta gli elementi del workspace nella cartella Trasferito da.
Da sapere
Smartsheet richiede a un utente senza un account Smartsheet di creare un account se ha ricevuto:
- Un invito a modificare o visualizzare un elemento Smartsheet
- Un avviso generato da un flusso di lavoro automatizzato o altri trigger
Per evitare di perdere i flussi di lavoro dei connettori e i token API quando unisci gli account, verifica che:
- Il profilo che desideri mantenere sia un Membro
- Il profilo che desideri chiudere sia un Visualizzatore
Elementi non inclusi in un processo di unione utenti
- Flussi di lavoro automatizzati
- Contatti
- Connettori
- Favorites
- Token API*
* I token API vengono utilizzati per integrazioni e applicazioni Premium come Control Center e Calendar App. Per utilizzare queste app, è possibile che gli utenti debbano effettuare di nuovo l’autenticazione.
Annullare un processo di unione utenti
Per annullare l’Unione utenti, evidenzia le righe nel file Unione utenti che desideri annullare e contatta l’Assistenza Smartsheet. Assicurati di allegare il file Unione utenti alla richiesta di assistenza.
Verrai contattato dall’Assistenza Smartsheet per confermare la richiesta prima di apportare le modifiche. Puoi ripristinare l’unione utenti solo se è stata completata negli ultimi sette giorni.
Il ripristino riporta solo parzialmente un profilo utente al suo stato originale prima dell’unione. Puoi ripristinare solo gli elementi uniti. Potrebbe essere necessario per gli utenti autenticarsi nuovamente alle applicazioni Premium, correggere i flussi di lavoro automatizzati o intraprendere un’altra azione.
Limitazioni dell’unione utenti - Integrazione di directory/SCIM
Lo strumento di unione utenti potrebbe non funzionare nei seguenti scenari:
- Se sia l’Indirizzo e-mail corrente di accesso che l’Indirizzo e-mail di accesso sostitutivo sono utenti gestiti da directory di terze parti. In questo caso, l’unione non riesce e restituisce l’errore: You cannot merge email addresses belonging to users in your directory service (Non puoi unire indirizzi e-mail appartenenti a utenti nel tuo servizio di directory).
- Se l’Indirizzo e-mail corrente di accesso è un utente gestito da directory e l’Indirizzo e-mail di accesso sostitutivo è un utente Smartsheet (ovvero non gestisci il profilo utente tramite integrazione di directory/SCIM). In tal caso, l’unione non riesce e restituisce l’errore: To merge email addresses of a user in your directory service with their existing Smartsheet user account, set the Current Login Email Address to the current primary Smartsheet email address and Replacement Login Email Address to their directory service email address (Per unire gli indirizzi e-mail di un utente nel tuo servizio di directory con il suo account utente Smartsheet esistente, imposta come Indirizzo e-mail corrente di accesso l’indirizzo e-mail Smartsheet principale corrente e come Indirizzo e-mail di accesso sostitutivo l’indirizzo e-mail del servizio directory).
Se l’indirizzo e-mail corrente di accesso è un utente Smartsheet (ovvero non gestisci il profilo utente tramite integrazione di directory/SCIM) e l’Indirizzo e-mail di accesso sostitutivo è un utente di directory, l’unione può procedere.