Usa il controllo della politica dei dati di governance per impostare la politica di conservazione dei dati, che disciplina i dati da conservare e i dati da eliminare.
Puoi creare una sola politica, ma puoi assegnarle tanti gruppi di inclusione quanti ne desideri. Le condizioni della politica al momento supportano solo i fogli e i relativi allegati. La politica può essere applicata a fogli precedenti a una data di creazione specificata o alla data dell’ultima modifica.
Una volta configurata e attivata, la politica di conservazione dei dati viene eseguita in background per garantire che tutti i dati conservati soddisfino i requisiti di conformità.
Se la scansione rileva fogli e/o allegati non conformi alle tue politiche, i proprietari dei fogli ricevono una notifica che i loro dati non sono conformi e che verranno eliminati se non intervengono. Se non intervengono per rendere conformi i propri elementi, questi vengono eliminati. Riceveranno un’ulteriore notifica che li informerà dell’eliminazione, una volta completata.
Configurare una politica di conservazione dei dati
- Accedi al Centro dell’Amministratore.
- Seleziona Controlli di governance > Politica di conservazione dei dati > Configura.
- Segui le istruzioni visualizzate sullo schermo per impostare le condizioni della politica.
- Imposta le date di creazione e dell’ultima modifica.
- Imposta la frequenza di esecuzione della politica, con quanto anticipo inviare la notifica e i gruppi a cui applicare la politica.
- Seleziona Salva e attiva per attivare la politica.
Puoi abilitare o disabilitare la politica in qualsiasi momento da Controlli di governance.
Per modificare la politica di conservazione dei dati:
- Vai a Controlli di governance nel Centro dell’Amministratore e seleziona Modifica politica.
Quando aggiorni la politica, la scansione viene eseguita secondo quanto programmato nell’aggiornamento. Qualsiasi modifica alla politica fa ripartire l’intervallo di tempo e aggiunge (o rimuove) eventuali gruppi inclusi.
Puoi modificare o disabilitare la politica di conservazione dei dati, ma non eliminarla.
Recuperare elementi eliminati
I proprietari possono recuperare i fogli se lo fanno prima che la politica elimini definitivamente l’elemento.
Sono disponibili due modi per recuperare un elemento eliminato dalla politica di conservazione dei dati:
- Spostare il foglio fuori dalla cartella degli elementi eliminati.
-o- - Aprire e modificare il foglio, quindi salvarlo con le nuove modifiche.