Définir des rappels de tâches spécifiques

Les rappels vous permettent de définir des alertes pour vous-même ou d’autres personnes concernant des tâches spécifiques de votre feuille. 

Qui peut l’utiliser ?

Forfaits :

  • Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Autorisations :

Le Propriétaire et les Administrateurs de la feuille peuvent créer des rappels au niveau des lignes avec n’importe quel destinataire

Les Éditeurs et les Spectateurs peuvent créer des rappels pour eux-mêmes au niveau des lignes. Ils ne peuvent pas définir d’autres destinataires.

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

Vous pouvez configurer des rappels au niveau d’une ligne ou sous forme de flux de travail d’automatisation.

Smartsheet envoie des rappels sous forme de notifications dans l’application. Si vous activez les notifications par e-mail, les rappels sont également envoyés dans votre boîte de réception.

Créer des rappels de niveau de ligne

  1. Sélectionnez l’icône représentant une cloche  Notifications. dans la colonne d’indicateur d’action des lignes. Vous pouvez également faire un clic droit sur le numéro de ligne et sélectionner Définir un rappel… 

    La fenêtre Nouveau rappel apparaît.

    row level reminder

  2. Personnalisez la date du rappel en sélectionnant la date affichée au-dessus de l’agenda.

  3. Choisissez la date à laquelle le rappel doit se déclencher, puis sélectionnez OK.
  4. Sélectionnez Enregistrer.

Ces rappels sont déclenchés à midi dans le fuseau horaire du propriétaire de la feuille.

Toute ligne associée à un rappel affiche l’icône représentant une cloche dans la colonne Indicateurs d’action des lignes.

Modifier votre rappel

  1. Sélectionnez l’icône représentant une cloche  Notifications. pour toute ligne associée à un rappel.
row level reminder

Dans la fenêtre Rappels, vous pouvez supprimer des rappels ou modifier les éléments suivants :

  • Destinataire : sélectionnez le nom du contact ou de la colonne associé(e) au destinataire actuel.

  • Timing : envoyez des rappels avant, à ou après la date spécifiée.

  • Date Trigger (Déclencheur de date) : sélectionnez le bouton de date pour modifier la date ou la colonne de date spécifique qui détermine le rappel.

  • Message de rappel : sélectionnez Modifier le message pour créer un message personnalisé pour le destinataire du rappel.

Rappels en tant que flux de travail d’automatisation

Les spectateurs ne peuvent pas définir d’automatisations ; ils ne peuvent configurer que des rappels de niveau de lignes.

  1. Accédez au menu supérieur et sélectionnez Automatisation > Créer à partir d’un modèle…
  2. Choisissez Alerter quelqu’un lorsque les critères spécifiés sont remplis, puis sélectionnez Utiliser le modèle.
  3. Définissez le déclencheur du rappel. Si vous choisissez Quand une date est atteinte, vous pouvez personnaliser la date et l’heure de déclenchement du rappel.
  4. Configurez les conditions souhaitées.
  5. Choisissez la personne qui reçoit le rappel dans la section Alerter quelqu’un.
  1. Sélectionnez Enregistrer.

Pour en savoir plus, consultez l’article Automatiser les processus avec des flux de travail.