Visualiser et gérer des flux de travail automatisés

À mesure que vos processus de travail se développent, vous devrez peut-être faire des ajustements, copier, désactiver, supprimer, vous désabonner ou vous abonner à un flux de travail automatisé.

Pour accéder à vos flux de travail sauvegardés :

• En haut à gauche de la feuille, sélectionnez Automatisation > Gérer des flux de travail 

En haut à droite du gestionnaire des flux de travail, vous pouvez :

• Filtrer par statut : Tous, Actif, Inactif, Impossible à exécuter
• Trier par : Nom, Date de modification, Date de création, Dernière exécution

Actualiser vos flux de travail

1. En haut à gauche de la feuille, sélectionnez Automatisation> Gérer des flux de travail. Vous pourrez y voir le statut, la dernière exécution et les dates de modification de chaque flux de travail. 
2. Passez le curseur sur le flux de travail et sélectionnez l'icône Plus.
   À partir de ce menu, vous pourrez :
   • Activer ou désactiver le flux de travail
   • Modifier le flux de travail
   • Dupliquer le flux de travail - cela est utile si vous souhaitez utiliser le flux de travail en tant que modèle pour un autre flux de travail
   • Supprimer le flux de travail - Vous ne pouvez pas restaurer un flux de travail supprimé. Utilisez la fonction de désactivation si vous n'êtes pas sûr de vouloir supprimer le flux de travail. 
   • S'abonner ou se désabonner d'un flux de travail 
   • Visualiser les propriétés du flux de travail, comme l'ID du flux de travail, les détails liés à la création du flux de travail, et les personnes, le cas échéant, qui se sont désabonnées.

Problèmes et notifications du flux de travail 

Il est possible que vous receviez des notifications par e-mail en cas de problèmes avec votre flux de travail. Peut-être que l'une des colonnes utilisées dans le flux de travail a été supprimée de la feuille associée, ou que certains des destinataires prévus n'ont pas accès à la feuille.

Suivez les instructions indiquées dans l'e-mail pour résoudre un problème, quel qu'il soit 

Se désabonner des notifications du flux de travail

Si vous souhaitez ne plus recevoir toutes les actions automatisées du flux de travail, désabonnez-vous de celui-ci.

Lorsque vous recevez des alertes ou des demandes, vous pouvez sélectionner le lien Se désabonner à côté de la mention « Vous ne souhaitez plus recevoir cette alerte ? » en bas du message.

Vous souhaitez recevoir à nouveau des alertes ou des actions automatisées ? Accédez au menu du flux de travail, et sélectionnez S'abonner.

Dupliquer un flux de travail

Sélectionnez Dupliquer dans le menu du flux de travail.

Vous pouvez à présent modifier le flux de travail pour tenir compte de n'importe quel nouveau scénario. Assurez-vous de modifier toutes les demandes d'approbation. Conservez-les dans un nouveau champ ou utilisez de nouvelles valeurs pour des demandes approuvées ou refusées. Si vous ne les changez pas, les approbations dans votre flux de travail original peuvent entraîner l'exécution de demandes d'approbation dans le flux de travail dupliqué. Vérifiez également votre liste d'abonnés afin de vous assurer que les bonnes personnes reçoivent des notifications. 

Vérifiez les propriétés de votre flux de travail

Pour vérifier les détails suivants, ouvrez la boîte de dialogue relative aux propriétés des flux de travail :

• ID du flux de travail : valeur à 16 chiffres attribuée à votre flux de travail, que vous pouvez utiliser pour les échanges avec le Centre d'assistance de Smartsheet
• Créé par : l'utilisateur qui a créé le flux de travail
• Les personnes qui se sont désabonnées du flux de travail : le nombre total et la liste des utilisateurs qui se sont désabonnés du flux de travail