Blocs d’actions : indiquent le type d’automatisation déclenché

Les blocs d’actions vous permettent de choisir le type d’automatisation que votre flux de travail exécute lorsqu’il est déclenché. Utilisez le tableau suivant comme référence pour les différents types d’actions.

Utilisez ce type d’alerte ou d’action Dans cette situation
Alerter quelqu’un

Alerter les personnes de modifications importantes dans des champs spécifiques
Pour alerter une personne lorsqu'elle est affectée à une nouvelle tâche
Pour savoir si des champs sont définis pour une valeur spécifique (par exemple, un champ déroulant Statut est défini pour « Bloqué »)

Remarque : Les pièces jointes ne sont pas envoyées avec des flux de travail basés sur le temps. Les pièces jointes ne sont envoyées que si elles sont ajoutées ou actualisées en même temps que le déclencheur du flux de travail.

Définir un rappel Pour alerter les personnes (à partir d’un champ Contact ou d’une saisie manuelle) à une date importante, avant ou après celle-ci (à partir d’un champ date ou spécifiée manuellement)
Demander une actualisation Pour obtenir des détails de la part d’un propriétaire d’un élément de travail si sa date est dépassée (la date d’échéance est antérieure à la date du jour et le statut n’est pas Terminé)
Pour rechercher automatiquement les dernières informations d’une personne à laquelle un élément de travail a été affecté lorsqu’une valeur change dans un champ donné (par exemple, lorsque le statut d’une ligne passe à « En cours », demandez-lui d’actualiser la date de début)
Paramétrer un flux de travail d’approbation Pour obtenir l’approbation d’une partie prenante clé concernant une tâche donnée
Pour qu’une personne approuve ou refuse un élément (par exemple, l’approbation par le directeur d’une proposition de projet, afin de passer son statut à Approuvé ou Refusé)
Pour l’approbation d’un élément qui répond à certains critères (par exemple, approbation du service financier, lorsque le coût d’un élément est supérieur à un certain montant)
Déplacer ou copier des lignes dans une autre feuille Pour déplacer ou copier une ligne dans une autre feuille lorsqu’elle est indiquée comme étant terminée.
Pour rediriger automatiquement les éléments de travail entrants vers différentes feuilles en fonction de leurs caractéristiques (par exemple, si une tâche est affectée au responsable du service, la déplacer vers la feuille de réception de ce service).
Verrouiller des lignes Pour empêcher d’autres modifications lorsqu’un élément a été approuvé ou terminé
Pour empêcher d’autres modifications après un moment donné
Déverrouiller des lignes Permet d’assurer la cohérence du processus, en n’autorisant la modification des éléments que si des étapes préalables sont terminées

Lorsque vous ajoutez un bloc d’actions, vous devez choisir le type d’action que vous souhaitez utiliser. Si vous sélectionnez un type d’action et que vous souhaitez le modifier, sélectionnez l’icône Menu en haut à droite du bloc.

 

Sélectionner vos destinataires

Configurez le bloc d’actions pour vous assurer que les alertes et les demandes sont bien envoyées aux personnes impliquées dans un élément de travail donné. Vous pouvez définir la configuration pour qu’elles soient envoyées :

  • aux personnes figurant dans un champ Contact pour cette ligne (exemple : la personne à laquelle l’élément est affecté)
  • à toute personne partagée sur la feuille
  • aux personnes que vous spécifiez manuellement
  • aux membres d’un canal dans une application tierce, comme Slack ou Microsoft Teams

Si vous avez configuré une alerte avec vous-même comme destinataire, mais n’êtes pas averti lorsque vous modifiez la feuille, activez les notifications pour les modifications que vous apportez. Reportez-vous à Ajuster les paramètres personnels afin d’obtenir des informations complémentaires sur la modification des préférences de notification et d’autres paramètres de votre compte.

Modifier la visibilité des champs et créer un message personnalisé

Vous pouvez contrôler quels champs sont affichés, et ce, en créant un objet et un corps personnalisés pour les messages transmis par les actions de type alerte ou demande, afin de vous assurer que le destinataire dispose des informations et du contexte les plus pertinents dont il a besoin pour être pleinement informé, ou prendre les actions appropriées. Pour plus d’informations sur les messages personnalisés et le contenu des alertes, voir Personnaliser le contenu de vos alertes et demandes.

Si vous souhaitez inclure des informations sur les lignes directement dans vos messages personnalisés, consultez la section Ajouter dynamiquement les données d’une cellule à l’objet et au corps des messages d’alerte et de demande pour rendre vos messages personnalisés encore plus performants.