S’applique à
- Pro
- Business
- Enterprise
Blocs d’actions : indiquent le type d’automatisation déclenché
Les blocs d’actions vous permettent de choisir le type d’automatisation que votre flux de travail exécute lorsqu’il est déclenché. Utilisez le tableau suivant comme référence pour les différents types d’actions.
| Utilisez ce type d’alerte ou d’action | Dans cette situation |
|---|---|
| Alerter quelqu’un |
Alerter les personnes de modifications importantes dans des champs spécifiques Remarque : les pièces jointes et commentaires ne sont pas envoyés avec des flux de travail basés sur le temps. Les pièces jointes et commentaires ne sont envoyés que s’ils sont ajoutés ou actualisés en même temps que le déclencheur du flux de travail. |
| Définir un rappel | Pour alerter les personnes (à partir d’un champ Contact ou d’une saisie manuelle) à une date importante, avant ou après celle-ci (à partir d’un champ date ou spécifiée manuellement) |
| Affecter des personnes | Affectez une ou plusieurs personnes à un élément de travail lorsqu’une date est atteinte ou lorsqu’une ligne est ajoutée ou modifiée. |
| Modifier la valeur d’une cellule | Saisir des données dans les colonnes Texte/nombre, Liste déroulante à sélection unique, Liste déroulante à sélection multiple et Case à cocher. |
| Enregistrer une date | Pour définir la date du jour dans le champ choisi lorsqu’un flux de travail est déclenché. |
| Demander une actualisation | Pour obtenir des détails du propriétaire d’un élément de travail si sa date est dépassée (la date d’échéance est antérieure à la date du jour et le statut n’est pas Terminé) Pour rechercher automatiquement les dernières informations d’une personne à laquelle un élément de travail a été attribué lorsqu’une valeur change dans un champ donné (par exemple, lorsque le statut d’une ligne passe à « En cours », demandez-lui d’actualiser la date de début) |
| Paramétrer un flux de travail d’approbation | Pour obtenir l’approbation d’une partie prenante clé concernant une tâche donnée Pour qu’une personne approuve ou refuse un élément (par exemple, l’approbation par le directeur d’une proposition de projet, afin de passer son statut à Approuvé ou Refusé) Pour l’approbation d’un élément qui répond à certains critères (par exemple, approbation du service financier, lorsque le coût d’un élément est supérieur à un certain montant) |
| Déplacer ou copier des lignes dans une autre feuille | Pour déplacer ou copier une ligne dans une autre feuille lorsqu’elle est indiquée comme étant terminée. Pour rediriger automatiquement les éléments de travail entrants vers différentes feuilles en fonction de leurs caractéristiques (par exemple, si une tâche est attribuée au responsable du service, la déplacer vers la feuille de prise en charge de ce service). |
| Verrouiller des lignes | Pour empêcher d’autres modifications lorsqu’un élément a été approuvé ou terminé Pour empêcher d’autres modifications après un moment donné |
| Déverrouiller des lignes | Permet d’assurer la cohérence du processus, en n’autorisant la modification des éléments que si des étapes préalables sont terminées |
Lorsque vous ajoutez un bloc d’actions, vous devez choisir le type d’action que vous souhaitez utiliser. Si vous sélectionnez un type d’action et que vous souhaitez le modifier, sélectionnez l’icône Menu en haut à droite du bloc.
Pour éviter des boucles d’approbation infinies, les cellules qui contiennent des formules de feuilles croisées ou des liens de cellule ne déclencheront pas d’automatisation qui change automatiquement la feuille (Déplacer la ligne, Copier la ligne, Verrouiller la ligne, Déverrouiller la ligne, Demande d’approbation). Pour contourner ce problème, envisagez d’utiliser l’automatisation basée sur le temps ou les flux de travail récurrents.
Sélectionner vos destinataires
Configurez le bloc d’actions pour vous assurer que les alertes et les demandes sont bien envoyées aux personnes impliquées dans un élément de travail donné. Vous pouvez définir la configuration pour qu’elles soient envoyées :
- aux personnes figurant dans un champ Contact pour cette ligne (exemple : la personne à laquelle l’élément est attribué)
- à toute personne partagée sur la feuille
- aux personnes que vous spécifiez manuellement
- aux membres d’un canal dans une application tierce, comme Slack ou Microsoft Teams
Si vous avez configuré une alerte avec vous-même comme destinataire, mais n’êtes pas averti lorsque vous modifiez la feuille, activez les notifications pour les modifications que vous apportez. Reportez-vous à Ajuster les paramètres personnels afin d’obtenir des informations complémentaires sur la modification des préférences de notification et d’autres paramètres de votre compte.
Modifier la visibilité des champs et créer un message personnalisé
Vous pouvez contrôler quels champs sont affichés, et ce, en créant un objet et un corps personnalisés pour les messages transmis par les actions de type alerte ou demande, afin de vous assurer que le destinataire dispose des informations et du contexte les plus pertinents dont il a besoin pour être pleinement informé, ou prendre les actions appropriées. Pour plus d’informations sur les messages personnalisés et le contenu des alertes, consultez Personnaliser le contenu de vos alertes et demandes.
Si vous souhaitez inclure des informations sur les lignes directement dans vos messages personnalisés, consultez la section Ajouter dynamiquement les données d’une cellule à l’objet et au corps des messages d’alerte et de demande pour rendre vos messages personnalisés encore plus performants.