Le bloc d’action vous permet de choisir le type d’automatisation que votre flux de travail exécute lorsqu’il est déclenché.
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Il existe quatre types de flux de travail, et chacun comprend différents types d’actions. Utilisez les tableaux suivants comme référence pour les différents types d’actions de flux de travail.
Les utilisateurs disposant d’autorisations de niveau éditeur ne peuvent créer, modifier ou supprimer que des alertes ou des rappels dont ils sont le destinataire. En savoir plus sur les autorisations de flux de travail.
Types d’actions liés aux notifications
| Utiliser ce type d’alerte ou d’action | Dans cette situation | Exemple(s) |
|---|---|---|
| Alerter quelqu’un |
| Vous avez créé un flux de travail pour recevoir des alertes lorsqu’un champ Statut est défini sur Bloqué. |
| Alerter un canal de Microsoft Teams |
| Vous avez créé un flux de travail pour envoyer des alertes au canal Microsoft Teams de votre équipe lorsqu’une nouvelle entrée de formulaire est ajoutée à votre feuille. |
| Alerter un canal Slack |
| Vous avez créé un flux de travail pour envoyer des alertes au canal Slack de votre équipe lorsqu’une tâche apparaît comme Urgente. |
Types d’actions liés aux demandes d’actualisation et d’approbation
| Utiliser ce type d’alerte ou d’action | Dans cette situation | Exemple(s) |
|---|---|---|
| Demande d’actualisation |
| Votre responsable a créé un flux de travail pour demander aux responsables des tâches d’actualiser la colonne Date de début lorsque le statut d’une ligne passe sur En cours. |
| Demande d’approbation |
| Vous avez créé un flux de travail pour demander au réviseur de contenu d’approuver ou de refuser un brouillon lorsqu’il apparaît comme Terminé. L’équipe marketing a créé un flux de travail pour demander à l’équipe financière d’examiner et d’approuver ou de refuser la demande lorsque le coût d’un élément de travail dépasse le montant prévu. |
Types d’actions liés aux modifications de feuille
| Utiliser ce type d’alerte ou d’action | Dans cette situation | Exemple(s) |
|---|---|---|
| Affecter des personnes | Affectez une ou plusieurs personnes à un élément de travail lorsqu’une date est atteinte ou qu’une ligne est ajoutée ou modifiée. | Vous avez créé un flux de travail pour affecter des tâches à l’équipe chargée des remontées lorsqu’un élément de travail apparaît comme Urgent. |
| Modifier la valeur d’une cellule | Modifiez les données dans ces colonnes lorsque certaines conditions sont remplies :
| Vous paramétrez la feuille de façon à ce que la colonne Terminée soit cochée lorsqu’un utilisateur définit la colonne Statut d’approbation sur Approuvé. |
| Enregistrer une date | Enregistrez la date du jour dans le champ sélectionné lorsqu’un flux de travail est déclenché. | Vous paramétrez la feuille pour enregistrer la date du jour lorsqu’une tâche apparaît comme Terminée. |
| Effacer la valeur d’une cellule | Supprimez le contenu d’un champ lorsque certaines conditions sont remplies. | Vous avez créé un flux de travail pour vous aider à supprimer le contenu. |
| Verrouiller les lignes | Cette action interdit toute modification ultérieure une fois qu’un élément a été approuvé ou terminé, ou à un moment défini. | Vous paramétrez la feuille de façon à verrouiller une ligne lorsque la valeur de la colonne Statut de la révision est définie sur En cours. |
| Déverrouiller les lignes | Autorisez les utilisateurs à modifier les lignes uniquement lorsque les étapes préalables sont terminées. | Vous paramétrez la feuille de façon à déverrouiller une ligne lorsque la valeur de la colonne Statut de la révision est définie sur Terminée. |
Types d’actions liés aux flux de travail feuille à feuille
| Utiliser ce type d’alerte ou d’action | Dans cette situation | Exemple(s) |
|---|---|---|
| Déplacer les lignes |
| L’équipe e-learning a créé un flux de travail pour supprimer les demandes qui ne devraient pas figurer sur la feuille de prise en charge de leur équipe. Si elle reçoit des demandes adressées à l’équipe marketing, le flux de travail déplace la tâche vers la feuille de prise en charge de ce service. |
| Copier des lignes |
| Vous avez une feuille où toutes les tâches terminées sont enregistrées. Pour réduire le travail manuel, vous avez créé un flux de travail pour copier des lignes sur cette feuille lorsque les lignes de votre fichier parent apparaissent comme Terminées. |
Vous pouvez modifier l’action sélectionnée : il vous suffit d’accéder à l’icône Menu en haut à droite du bloc.
Tenez compte du fait que les actions suivantes modifient automatiquement la feuille :
- Déplacer la ligne
- Copier la ligne
- Verrouiller la ligne
- Déverrouiller la ligne
- Demande d’approbation
- Enregistrer une date
- Affecter des personnes
- Modifier une cellule
- Effacer la cellule
- Générer le document
Sélectionner vos destinataires
Configurez le bloc d’actions pour vous assurer que les alertes et les demandes sont bien envoyées aux personnes impliquées dans un élément de travail donné. Vous pouvez définir la configuration pour qu’elles soient envoyées :
- aux personnes figurant dans un champ de contact pour cette ligne (exemple : la personne à laquelle l’élément est attribué),
- à toute personne partagée sur la feuille,
- aux personnes que vous indiquez manuellement,
- aux membres d’un canal dans une application tierce, comme Slack ou Microsoft Teams.
Personnaliser le message d’alerte
Vous pouvez personnaliser le message d’alerte de façon à ce que les destinataires ne reçoivent que les informations qui les concernent. Dans la section Personnaliser le message, vous pouvez contrôler les champs qui apparaissent ou modifier l’objet et le message.
Je n’ai pas reçu les alertes que j’ai configurées pour moi-même
Vos notifications de feuille sont peut-être désactivées. Pour résoudre ce problème, activez les notifications en cas de modification apportée à la feuille. Vous ne savez pas comment procéder ? Lisez l’article Déclencher des flux de travail automatisés pour les modifications que vous apportez.