Centre d’administration : gérer la sécurité et les contrôles

La fonction Sécurité et contrôles vous permet de contrôler les autorisations de notification et de demandes globales, les membres des groupes et la découverte des comptes. Vous pouvez également définir des contrôles pour les pièces jointes et les fournisseurs de messagerie instantanée pris en charge.

Autorisations

Vous pouvez définir des contrôles granulaires sur les personnes autorisées à recevoir des notifications et à rejoindre des groupes au sein de votre organisation.

Notifications et demandes 

La fonction Notifications et demandes vous permet de contrôler les listes de réception des notifications ou des demandes à partir de feuilles en fonction du niveau d’accès des utilisateurs aux feuilles et de l’adhésion à l’organisation.

Groupes

Contrôlez les membres des groupes créés au sein de l’organisation. Par défaut, n’importe quelle personne peut être ajoutée à un groupe. Vous pouvez limiter l’accès aux groupes aux membres de l’organisation. 

Découverte des comptes

Lorsque la Découverte des comptes est activée, les personnes dont l’adresse e-mail correspond au domaine de messagerie de l’administrateur système peuvent demander à rejoindre l’organisation en tant qu’utilisateur sous licence. Cette demande apparaît dans la section Gestion des demandes de licence. Si un client a configuré le paramètre de Mise à niveau personnalisée, la demande est transférée en conséquence. Les clients dont le Provisionnement automatique des utilisateurs (UAP) est activé ne peuvent pas configurer la Découverte des comptes ; dans ce cas, l’UAP l’emporte sur la Découverte des comptes.

Formulaires

Seuls les clients Entreprise peuvent configurer des autorisations de formulaire à l’échelle du système. 

Par défaut, tous les formulaires sont anonymes et disponibles pour toute personne disposant d’un lien vers le formulaire. Vous pouvez limiter l’accès au formulaire aux personnes disposant d’un identifiant Smartsheet ou sur votre compte Smartsheet via la liste de partage sécurisé. 

Une fois ces paramètres sélectionnés dans le Centre d’administration, ceux-ci deviennent les autorisations minimums pour tous les formulaires sur votre compte et ne peuvent être modifiés dans le créateur de formulaires.

Formulaires hors ligne

Les formulaires hors ligne permettent à votre équipe d’accéder à l’application mobile et d’envoyer des formulaires sans connexion Internet.  En utilisant la bascule, vous pouvez activer et désactiver cette fonctionnalité pour contrôler l’accès des utilisateurs de votre compte.

Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, consultez la section Ce qu’il faut savoir sur les formulaires hors ligne pour l’application mobile.

Contrôles des contenus et conversations instantanées

Vous pouvez configurer des contrôles sur le type d’élément qui peut être publié et sur les sources de données qui sont autorisées dans Smartsheet. De plus, vous pouvez choisir l’un des deux fournisseurs de conversation instantanée pris en charge pour simplifier encore plus la communication entre vos utilisateurs tout en utilisant Smartsheet.

Pièces jointes

En fonction des exigences de sécurité de votre organisation, les administrateurs peuvent choisir d’activer ou de désactiver différentes sources de pièces jointes. Selon les sources activées, les membres de l’organisation peuvent charger des fichiers depuis leur ordinateur, en joignant un lien (URL) vers un site, ou à partir d’un service de stockage en ligne tiers, dont Google Drive, OneDrive, Box, Dropbox, Evernote ou Egnyte. Pour de plus amples renseignements sur le chargement de pièces jointes, veuillez consulter Charger des pièces jointes.

Si vous désactivez l’option Télécharger à partir de l’ordinateur pour les pièces jointes, les paramètres d’informations de sécurité empêcheront tout téléchargement disponible dans la Gestion des utilisateurs, par exemple le Rapport d’accès à la feuille.

Si vous désactivez le chargement de fichiers sur S3, les créateurs de formulaires ne pourront pas ajouter de champ de pièce jointe aux formulaires dans votre compte et les destinataires ne pourront pas y joindre de fichier.

Images dans les champs de feuille

Vous pouvez désactiver les Images dans les champs de feuille pour supprimer la possibilité d’ajouter des images aux cellules de feuilles appartenant aux utilisateurs sous licence de votre compte. Les images déjà ajoutées aux cellules ne seront pas supprimées. 

Ce paramètre est disponible pour les clients disposant d’un forfait Entreprise ou Affaire. Pour de plus amples renseignements sur cette fonctionnalité, veuillez consulter Ajouter des images à la vue Grille.

Widget de contenu Web

Vous pouvez désactiver le widget de contenu Web pour désactiver l’ajout de widgets de contenu Web aux tableaux de bord appartenant aux utilisateurs sous licence de votre compte. 

Les clients disposant d’un forfait Entreprise peuvent autoriser des domaines spécifiques de l’entreprise comme sources prises en charge par les widgets de contenu Web en validant ces domaines et en cochant la case Inclure des domaines… Pour de plus amples renseignements sur cette fonctionnalité, veuillez consulter Ajouter un contenu interactif à un tableau de bord avec le widget de contenu Web. 

Intégration de conversation instantanée

Vous pouvez choisir l’un des deux fournisseurs de conversation instantanée pris en charge pour simplifier encore plus les communications entre les utilisateurs de Smartsheet.

Utilisez l’intégration de conversation instantanée pour contrôler les fournisseurs de conversation instantanée activés. Une seule sélection peut être active. Pour de plus amples renseignements sur la configuration des intégrations de conversation instantanée, consultez Options d’intégration de conversation pour Smartsheet

Contrôles de publication

Vous pouvez configurer des contrôles sur le type d’élément qui peut être publié et sur les sources de données qui sont autorisées dans Smartsheet.

Si vous avez plusieurs forfaits et que l’un d’eux est le forfait principal dans le Gestionnaire de forfaits Entreprise, vous pouvez mettre en place des contrôles des publications pour les rapports, feuilles et tableaux de bord dans le forfait principal. Ces contrôles seront répercutés sur tous les forfaits gérés. Vous pouvez modifier ces paramètres dans le forfait géré si vous êtes un administrateur du forfait principal.

Publication de rapports

Vous pouvez désactiver la publication de rapport pour annuler immédiatement la publication de tous les rapports publiés. En fonction des exigences de sécurité de votre organisation, vous pouvez également contrôler si les rapports publiés peuvent être consultés par quiconque ou seulement par des membres de votre propre organisation. Pour plus d’informations, consultez Publication de rapport.

Publication de feuille

Vous pouvez désactiver la publication de feuille pour annuler immédiatement la publication de toutes les feuilles publiées. En fonction des exigences de sécurité de votre organisation, vous pouvez également contrôler si les feuilles publiées peuvent être consultées par quiconque ou seulement par des membres de votre propre organisation. Pour plus d’informations, consultez Publication de feuille.

Publication de tableau de bord

Vous pouvez désactiver la publication de tableau de bord pour annuler immédiatement la publication de tous les tableaux de bord publiés. En fonction des exigences de sécurité de votre organisation, vous pouvez également contrôler si les tableaux de bord publiés peuvent être consultés par quiconque ou seulement par des membres de votre propre organisation. Pour plus d’informations, consultez Publication de tableau de bord.

Publication d’agenda

Vous pouvez désactiver la publication d’agenda pour supprimer la possibilité de publier le mode agenda d’une feuille au format iCal. Les agendas déjà publiés sont immédiatement dépubliés. Pour de plus amples renseignements sur cette fonctionnalité, veuillez consulter Publier un agenda Smartsheet au format iCal.