Application Agenda

L’application Agenda de Smartsheet est un module d’extension souple et configurable qui vous permet d’associer vos données ou vos formulaires Smartsheet et de visualiser vos événements dans plusieurs affichages, ou par catégories avec des codes couleur.

Organisez vos équipes grâce à l’application Agenda de Smartsheet

L’application Agenda de Smartsheet est un module complémentaire Premium, qui vous aide à créer des agendas flexibles et personnalisables et que vous pouvez partager à partir de vos données Smartsheet. L’application Agenda vous permet :

  • de définir un code couleur par catégorie principale et secondaire
  • d’exporter facilement le mode Agenda, pour l’envoyer par e-mail ou l’imprimer
  • de réaliser une synchronisation avec les données actuelles des projets

Application Agenda

L’application Agenda de Smartsheet est un module complémentaire Premium qu’il est possible d’acheter. Veuillez contacter le Service commercial de Smartsheet si vous souhaitez plus d’informations sur l’achat d’applications Premium de Smartsheet.

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

rôles et autorisations Vous devez disposer d’autorisations de partage de niveau Administrateur sur la feuille source

Icône Types de forfaits Utilisateurs de Smartsheet sous licence pour un forfait qui comprend l’application Agenda

Sujets abordés dans cet article :

Se connecter à l’application Agenda de Smartsheet
Créer un mode Agenda de base
Apporter des modifications à un agenda existant
Optimiser votre agenda à l’aide de fonctionnalités avancées
Partager ou publier l’agenda
Publier un agenda
Imprimer un agenda


Se connecter à l’application Agenda de Smartsheet

Cliquez sur le lanceur pour accéder à l’application

Lanceur

Si vous rencontrez des problèmes pour accéder à l’application à partir du lanceur, reportez-vous à Accéder aux applications Premium et aux modèles avec le lanceur.

Lorsque vous êtes connecté, vous verrez la page des modes Agenda. Tous les agendas que vous avez créés ou pour lesquels vous disposez d’un partage y seront affichés. Cliquez sur la liste Filtre (ou tapez le nom de l’agenda dans la barre de recherche) pour afficher les agendas que vous avez créés ou pour lesquels vous disposez d’un partage.

Cliquez sur le lien d’un agenda pour l’afficher.

Si vous ne voyez pas tous les agendas, cliquez sur Actualiser en haut à droite de l’application.

Actualiser dans l’application Agenda

Pour revenir à cette page Modes Agenda, cliquez sur Agenda Smartsheet en haut de l’application.

Créer un mode Agenda de base

Vous pouvez créer de nouveaux modes Agenda dans l’assistant Créer un nouvel affichage.Pour démarrer l’assistant, cliquez sur Ajouter nouveau, en haut à gauche de l’application Agenda, puis suivez les étapes de l’assistant.

Étape 1 : sélectionner la feuille

Sélectionnez la feuille ou le rapport qui contient les données de l’agenda que vous voulez afficher. Cliquez ensuite sur Suivant.

Votre feuille ou votre rapport doit comprendre au moins une colonne de date

Étape 2 : choisir un affichage

Choisissez l’affichage par défaut de votre agenda en cliquant sur l’une des vignettes.

Lorsque vous avez créé votre agenda, vous pouvez basculer vers un autre affichage.

Étape 3 : établir la correspondance entre les colonnes

Établissez la correspondance entre les colonnes de votre feuille et les champs correspondants de l’agenda :

  1. dans Colonnes Smartsheet, sélectionnez les colonnes qui contiennent les données que vous voulez afficher dans le mode Agenda.

    
 ASTUCE : Si vous utilisez un rapport, nommez vos colonnes de manière cohérente. Si vous utilisez des colonnes déroulantes dans la feuille source, vous pouvez mieux contrôler la cohérence des données et l’affichage sera plus clair dans l’agenda.

    Application Agenda, étape 3 : établir la correspondance entre les colonnes
     
  2. (Facultatif) Dans Regroupement des données, sélectionnez les groupes de catégories ou de sous-catégories que vous souhaitez utiliser pour afficher les éléments de l’agenda apparaissant comme des collections spécifiques. Ces groupes s’affichent à gauche de l’agenda et déterminent les codes couleur de celui-ci.

    Application Agenda, étape 3 : regroupement des données

    
 Vous pouvez utiliser le regroupement de données pour regrouper les tâches concernant une campagne de marketing donnée ou une promotion commerciale à l’occasion des vacances.

    
 REMARQUE : lorsque vous avez choisi les éléments dans Regroupement des données, vous pouvez indiquer la couleur attribuée à chaque catégorie.
     
  3. Cliquez sur Ajouter pour créer l’agenda si vous voulez voir le résultat. Vous pouvez également passer au paragraphe Optimiser votre agenda à l’aide de fonctionnalités avancées de cet article si vous souhaitez découvrir les fonctionnalités avancées.

Apporter des modifications à un agenda existant

La manière dont vous apportez les modifications dépend des éléments que vous regardez dans l’application Agenda :

  • si vous visualisez un agenda, cliquez sur la flèche vers le bas et cliquez sur Paramètres.

    Paramètres dans l’application Agenda


    
-ou-
  • dans la page Modes Agenda, cliquez sur l’icône des paramètres dans la ligne de l’agenda que vous souhaitez modifier.

    Modifier les options de l’application Agenda

Seul le propriétaire de l’agenda peut modifier les paramètres de configuration.

Optimiser votre agenda à l’aide de fonctions avancées

Lorsque votre agenda de base fonctionne, vous pouvez l’optimiser. Vous disposez par exemple des possibilités suivantes :

  • ajouter des colonnes
  • trier les tâches
  • filtrer les entrées de l’agenda selon des critères donnés
  • modifier l’affichage de la date ou de l’heure et mettre en forme les vignettes de l’agenda
  • changer le logo affiché sur l’agenda
  • afficher ou masquer les week-ends

Commencez à l’étape 3 pour ces actions : établir la correspondance entre les colonnes dans l’assistant de l’application Agenda et cliquez sur Avancé pour afficher les étapes 4 à 8.

Bouton Avancé de l’application Agenda

Lorsque vous cliquez sur le bouton Avancé, son nom devient Basique et les étapes 4 à 8 s’affichent.

Application Agenda, étapes avancées (4 à 8)

Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape 4 de l’assistant.

Étape 4 : colonnes supplémentaires

Utilisez la page Colonnes supplémentaires pour ajouter des informations supplémentaires à votre agenda.

  • Vous pouvez choisir les colonnes pour lesquelles vous avez déjà établi la correspondance.
  • Utilisez Trier les colonnes pour trier automatiquement vos vignettes selon les données des colonnes.

Étape 5 : filtrer les colonnes

Utilisez cette fenêtre pour ajouter et configurer des filtres pour votre agenda. Lorsque vous créez des filtres, un bouton Filtre s’affiche en haut de l’agenda.

Cliquez sur le bouton Appliquer afin d’utiliser le filtre, pour afficher ou masquer des éléments, selon les filtres que vous avez créés.

Bouton Filtre dans l’application Agenda

Étape 6 : heure et apparence

Utilisez cette fenêtre pour préciser l’affichage des dates et des périodes. Configurez le format de la date, définissez le nombre de périodes (colonnes) dans lesquelles vos données doivent être réparties et configurez le style des vignettes de l’agenda.

Étape 7 : options supplémentaires

Utilisez cette fenêtre pour configurer des détails, comme le nom de l’agenda, le premier jour de la semaine, le mois de début des trimestres, si les week-ends sont compris ou non, et si d’autres personnes peuvent ajouter de nouveaux événements directement à partir du mode Agenda que vous êtes en train de créer et comment elles peuvent le faire.

Voici certaines options disponibles méritant quelques explications :

Autoriser les pièces jointes

Vérifiez que la case Autoriser les pièces jointes est cochée pour qu’il soit possible de joindre des fichiers aux tâches de l’agenda.

Les fichiers joints aux commentaires s’affichent avec ces derniers, et non dans la colonne Pièces jointes ou pour une tâche de l’agenda.

Autoriser les commentaires

Vérifiez que la case Autoriser les commentaires est cochée pour qu’il soit possible d’ajouter des commentaires aux tâches dans l’application Agenda. Ce paramètre est activé par défaut lors de la création d’un nouvel agenda.

  • Vous devez avoir au moins disposer des autorisations de partage de niveau Éditeur sur la feuille source ou le rapport pour pouvoir ajouter des commentaires à l’agenda. Les personnes qui disposent d’un partage sur l’élément source avec les autorisations Spectateur peuvent toujours voir les commentaires qui ont été ajoutés à un agenda.
  • Lorsque vous ajoutez des commentaires à un agenda, ils sont également ajoutés à la feuille source ou au rapport source auquel l’agenda fait référence. Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité @mention (cliquez ici pour en savoir plus) pour que vos entrées soient plus visibles dans l’agenda.
  • Toute pièce jointe ajoutée à un commentaire s’affiche avec le commentaire (et non dans la colonne Pièces jointes).

Autoriser les nouveaux événements

Cochez cette case afin que toute personne disposant des autorisations de partage de niveau Éditeur sur la feuille source puisse directement ajouter des événements au mode Agenda.

Bouton Autoriser les nouveaux événements dans l’application Agenda

Lien vers le formulaire en ligne

Si la feuille source comprend un formulaire qui permet aux personnes d’y ajouter des informations, vous pouvez coller ce lien dans la zone Lien vers le formulaire en ligne pour que le formulaire soit disponible à partir du menu déroulant de l’agenda. Reportez-vous à Recueillir des informations à l’aide d’un formulaire pour plus d’informations sur les formulaires.)

Commande Ouvrir un formulaire en ligne dans l’application Agenda

Utiliser un Agenda 454

Cochez la case Agenda 454 pour autoriser l’option d’affichage Agenda 454 (vous pouvez également cocher Agenda 454 par défaut si vous souhaitez que ce soit l’option d’affichage par défaut).

Dans un agenda 454, l’année civile est divisée en mois selon le format 4 semaines - 5 semaines - 4 semaines. (Ce format est couramment utilisé dans les commerces de détail pour comparer plus précisément les ventes d’une année à l’autre). La disposition de l’agenda aligne les jours de congé et garantit que le nombre de samedis et de dimanches soit identique pour les mois comparables.

Application Agenda, Semaine 454

Étape 8 : confirmer

Utilisez cette fenêtre pour vérifier les paramètres avant de créer l’agenda. Si vous devez apporter des modifications, cliquez sur le bouton Précédent, trouvez la page qui contient les options que vous souhaitez modifier et effectuez la correction.

Si vous êtes satisfait des résultats, cliquez sur Ajouter (ou sur Actualiser) pour créer ou actualiser l’agenda.

Partager ou publier l’agenda

Configurer le partage

  1. Dans la page Modes Agenda (cliquez sur l’image de Smartsheet en haut à droite de l’application), cliquez sur l’icône de partage dans la ligne de l’agenda pour afficher la fenêtre de partage.

    Icône de partage de l’application Agenda
  2. Passez le partage sur Activé pour permettre à toute personne qui dispose d’un partage sur la feuille ou le rapport source dans Smartsheet de voir l’agenda dans son application Agenda.

    Application Agenda, partage
     
  3. (Facultatif) : Si vous souhaitez partager le mode Agenda avec des personnes qui ne disposent pas d’un partage sur feuille ou le rapport, saisissez leurs adresses e-mail dans la zone Autoriser des adresses e-mail/ ou des domaines.

Toute personne ayant des autorisations de partage de niveau Éditeur sur la feuille ou le rapport source peut directement modifier les informations dans le mode Agenda.

Informer les autres personnes sur le mode Agenda partagé

Les personnes qui disposent d’un partage pour le mode Agenda peuvent y accéder à partir du lien direct, ou accéder à l’adresse https://calendar.smartsheetapps.com/, et se connecter à l’application Agenda pour consulter l’agenda.

Si vous utilisez des tableaux de bord ou des portails Smartsheet, vous pouvez ajouter un lien vers le mode Agenda afin qu’il soit plus facile à trouver. (Reportez-vous à Créer ou modifier un tableau de bord ou un portail Smartsheet pour plus d’informations).

Publier un agenda

En dessous des options de partage, vous pouvez publier une version de l’agenda en lecture seule.
 

Pour publier un agenda, passez l’option Publier à Activé et copiez l’URL dans la zone ci-dessous pour la partager avec d’autres personnes.

Pour désactiver l’accès à un agenda publié, passez l’option Publier à Désactivé et actualisez votre navigateur. L’ancienne URL n’est alors plus valide.

Différence entre partager et publier

Le partage se limite aux personnes qui disposent d’un partage sur la feuille ou qui figurent dans la liste de la zone Autoriser des adresses e-mail. Tout utilisateur qui souhaite utiliser le lien de partage doit se connecter. Tout lien publié permet aux personnes qui en disposent d’accéder à l’agenda.

Imprimer un agenda

Créer un instantané unique de votre agenda. Pour ce faire, vous pouvez le télécharger pour créer une image ou créer un fichier PDF imprimable que vous pouvez personnaliser au préalable.

Télécharger un agenda

Cliquez sur Télécharger pour télécharger un fichier image au format PNG de l’agenda actuel (en cliquant sur Télécharger, vous créez une image de l’affichage en cours).

Personnaliser et télécharger au format PDF

Cliquez sur Télécharger au format PDF pour personnaliser et imprimer l’agenda au format PDF.

Dans la fenêtre Imprimer au format PDF, utilisez l’une des options de personnalisation suivantes :

  • modifiez l’orientation, le format du papier, le zoom, l’affichage des vignettes et appliquez la compression souhaitée.
  • Imprimer avec des filtres : sélectionnez Activé pour imprimer les éléments tels qu’ils apparaissent dans l’affichage actuel avec les filtres appliqués ; sélectionnez désactivé pour imprimer tous les éléments.
  • Imprimer le modèle :
    • sélectionnez Par défaut pour créer un fichier PDF avec le nom de l’agenda en haut et la légende dans le pied de page.
    • sélectionnez Légende en haut pour créer un fichier PDF avec la référence Mois/Semaine et la légende en haut, et avec le nom de l’agenda dans le pied de page. Dans ce modèle, seuls les six premiers éléments de la légende sont affichés dans la légende.

Cliquez sur Télécharger pour générer le fichier PDF quand vous avez sélectionné vos options.