Contrôler les personnes informées des alertes et des demandes

Vous pouvez contrôler les personnes pouvant recevoir des alertes ou des demandes en fonction de leur relation avec votre organisation et de leur accès à la feuille dont ces dernières proviennent. Vous pouvez le contrôler au niveau du compte ou de la feuille.

Pour que les intégrations de conversations instantanées (Slack, Google Hangouts, Microsoft Teams) puissent recevoir des alertes et des demandes, vérifiez que les paramètres d’automatisation sont définis Sans restriction au niveau du compte et au niveau de la feuille.

Contrôles de l’automatisation au niveau du compte

Si vous êtes administrateur système du compte, vous pouvez définir vos préférences concernant les personnes qui peuvent recevoir des notifications au niveau du compte dans Compte > Administration du compte > Paramètres du compte > Autorisations d’automatisation

Pour plus d’informations, reportez-vous à Paramètres du compte global.

Contrôles de l’automatisation au niveau de la feuille

Si vous êtes le propriétaire de la feuille, ou disposez des autorisations de partage de niveau Administrateur, vous pouvez contrôler si les personnes peuvent recevoir des alertes et des demandes concernant la feuille.

Pour modifier les paramètres de notification au niveau de la feuille :

  1. cliquez sur Automatisation > Gérer les flux de travail automatisés en haut de la feuille pour afficher la fenêtre Automatisation.

    Si vous ne voyez pas Automatisation, cliquez sur l’icône de la flèche vers le bas en haut à droite de la fenêtre Smartsheet.
    Afficher-barre-de-menus-partage  
  2. Sélectionnez l’icône Paramètres en haut à droite de la fenêtre Automatisation.

    Paramètres
  3. Dans la fenêtre Autorisations d’automatisation qui s’ouvre, choisissez le paramètre souhaité pour les personnes pouvant recevoir des notifications à partir de cette feuille :
    • Restreintes (par défaut) : seules les personnes qui peuvent afficher la feuille dans Smartsheet reçoivent les notifications.
    • Limitées : les personnes de votre compte Smartsheet et celles qui peuvent afficher la feuille dans Smartsheet reçoivent les notifications.
    • Sans restriction : toutes les personnes reçoivent les notifications, même si elles ne disposent pas de partage sur la feuille.

      REMARQUE : Si les autorisations au niveau du compte sont Limitées ou Restreintes, il est possible que vous ne puissiez pas accéder à certains de ces paramètres. Si vous ne pouvez pas définir les paramètres d’alerte et d’action au niveau de la feuille, contactez votre administrateur système qui les définira au niveau du compte.

Réception de l’alerte « Une règle d’automatisation de votre feuille comporte des destinataires non valides »

Avez-vous reçu une alerte de Smartsheet qui vous informe qu’un ou plusieurs utilisateurs ne reçoivent pas les notifications ? Voici quelques actions que vous pouvez essayer :

Partagez la feuille avec le destinataire prévu

Si vous avez créé une alerte destinée à être envoyée aux personnes disposant d’un partage sur votre feuille, mais que vous avez reçu un e-mail qui vous informe qu’elle ne peut pas être remise à un ou plusieurs destinataires, essayez de partager la feuille avec eux, si vous ne l’avez pas déjà fait.

  1. Ouvrez la feuille et cliquez sur le bouton Partager en haut à droite. Le formulaire Partager une feuille s’ouvre.
  2. Dans le champ Inviter des collaborateurs, saisissez l’adresse e-mail de la personne avec laquelle vous souhaitez partager la feuille.
  3. Définissez l’autorisation de partage souhaitée pour celle-ci. (Plus d’informations sur les niveaux d’autorisation de partage.)

    ASTUCE : Dans la section Détails de l’invitation, vous pouvez saisir un message personnel destiné à cette personne afin qu’elle dispose de plus de contexte concernant votre feuille.
     
  4. Cliquez sur le bouton Partager la feuille.

Elle commence à recevoir des alertes et des demandes dès qu’elle dispose d’un partage sur la feuille.

Modifiez vos paramètres pour être moins restrictif

Si vous avez créé une alerte destinée à des personnes qui ne disposent pas de partage sur votre feuille, il faut peut-être que vous modifiiez vos paramètres d’alerte et d’action pour qu’ils soient moins restrictifs. Cela peut également se produire si vous avez supprimé le partage d’une personne sur la feuille, mais que vous souhaitez quand même qu’elle reçoive les alertes.

  1. Ouvrez la feuille et cliquez sur Automatisation > Gérer les flux de travail automatisés
  2. Cliquez sur l’icône Paramètres en haut à droite du Gestionnaire de flux de travail.
  3. Choisissez un paramètre moins restrictif (toute personne ayant une adresse e-mail, par exemple).

Modifiez la liste des destinataires de vos notifications

Cela peut se produire si vous avez enregistré une copie d’une feuille avec des alertes qui sont configurées pour être envoyées à des personnes spécifiques.

  1. Ouvrez la feuille et cliquez sur Automatisation > Gérer les flux de travail automatisés
  2. Double-cliquez sur la règle (un message en rouge s’affiche pour indiquer qu’un destinataire a été supprimé).
  3. Modifiez sa liste de destinataires à partir de l’outil de création de flux de travail selon vos besoins.

Confirmez la liste d’inclusion des adresses e-mail

Vérifiez que toutes les adresses e-mail adéquates figurent sur la liste d’inclusion de votre organisation auprès de l’administrateur système de votre compte.

Vous pouvez trouver l’adresse e-mail de votre administrateur système Smartsheet en cliquant sur l’icône de votre profil en haut à droite de l’écran et en sélectionnant Administrateur de compte.